Phương pháp kiểm kê định kỳ là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp nhỏ trong ngành bán lẻ theo dõi hàng tồn kho của họ. Trong trường hợp hệ thống kiểm kê hoạt động theo định kỳ, bất kỳ thay đổi nào trong kho chỉ được báo cáo theo chu kỳ, thường xuyên nhất là vào cuối mỗi tháng hoặc cuối năm. Do đó, các tổ chức sử dụng hàng tồn kho định kỳ sẽ làm như vậy vào các khoảng thời gian khác nhau thay vì theo dõi lỗ hoặc lãi hàng hóa mỗi khi một giao dịch tài chính diễn ra. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về ví dụ hệ thống kiểm kê định kỳ, kế toán và sự khác biệt giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Tuy nhiên, để hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm kê định kỳ, trước tiên chúng ta phải hiểu kiểm kê định kỳ là gì.
Hàng tồn kho định kỳ là gì?
Kiểm kê định kỳ là một quy trình định giá cổ phiếu được thực hiện đều đặn trong kế toán. Vào cuối quý, các doanh nghiệp sẽ kiểm đếm sản phẩm của họ một cách thực tế và sử dụng thông tin này để cân bằng sổ cái chung của họ. Sau đó, các tập đoàn sẽ sử dụng số dư còn lại vào đầu kỳ tiếp theo.
Các phương pháp kế toán khác nhau được áp dụng theo hệ thống đánh giá thường xuyên và hệ thống đánh giá định kỳ để quản lý hàng tồn kho. Vào cuối năm, công ty tiến hành kiểm đếm hàng tồn kho thực tế để xác định số lượng hàng tồn kho định kỳ. Báo cáo hàng tháng và hàng quý vào giữa năm dựa trên các ước tính. Khi một công ty mua sản phẩm để bán lại, kế toán không cập nhật hàng tồn kho trong tài khoản sổ cái chung. Thay vào đó, các giao dịch mua được thực hiện bằng tài khoản tạm thời được ghi nợ. Mỗi năm dương lịch mới, tài khoản tạm thời sẽ có số dư mới, trống. Ngoài ra, vào cuối năm, kế toán chuyển tiền vào một tài khoản riêng.
Tài khoản đối ứng trong sổ cái chung là nơi doanh nghiệp phải ghi lại bất kỳ chênh lệch tiền mặt hoặc tín dụng nào xảy ra do mua hàng. Mục đích của tài khoản đối ứng, có thể được đưa vào báo cáo tài chính, là hoạt động như một đối trọng với sổ cái chung. Tài khoản mua hàng trả lại và trợ cấp và chiết khấu khi mua hàng là hai loại tài khoản chống đối. Tổng của hai sổ cái này thể hiện tổng số tiền đã chi tiêu.
Trong kiểm soát hàng tồn kho định kỳ, chi phí vận chuyển vẫn nằm trong một tài khoản riêng biệt với hàng tồn kho. Họ giám sát các chi phí liên quan đến Vận chuyển hàng hóa hoặc Vận chuyển Trong các tài khoản đối với hàng tồn kho đến. Theo thời gian, những chi phí này sẽ làm tăng giá trị sổ sách của cổ phiếu của họ.
Hàng tồn kho định kỳ hoạt động như thế nào?
Thuật ngữ “hàng tồn kho” được sử dụng để mô tả các nguồn cung cấp và thành phẩm mà một doanh nghiệp có trong tay và có thể bán. Trong quá trình hoạt động bình thường, hầu hết các công ty sẽ duy trì một mức tồn kho nào đó. Với tầm quan trọng của nó như một công cụ tạo thu nhập, nó được xếp hạng cao trong số những tài sản quý giá nhất của công ty.
Một số phương pháp tồn tại cho các doanh nghiệp để theo dõi mức tồn kho của họ. Hệ thống lấy hàng theo định kỳ là một ví dụ. Hệ thống sổ sách kế toán này đòi hỏi phải kiểm đếm thực tế hàng tồn kho theo định kỳ, chẳng hạn như vào cuối mỗi quý hoặc năm tài chính. Điều này có ý nghĩa gì đối với các doanh nghiệp là họ có thể theo dõi mức tồn kho của mình khi bắt đầu và kết thúc bất kỳ giai đoạn tài chính nhất định nào. Không có hệ thống nào để theo dõi lượng hàng tồn kho hoặc doanh số bán hàng. Doanh nghiệp có thể tính giá vốn hàng bán bằng cách sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ.
Ngoài ra, các công ty có ít tài nguyên hơn có thể chọn số lượng hàng tồn kho định kỳ thay vì số lượng thường xuyên hơn. Trong các tổ chức như vậy, việc đếm hàng tồn kho thường được thực hiện thủ công vì không cần phần mềm kế toán để làm như vậy. Các công ty kinh doanh hàng hóa có khối lượng thấp, chẳng hạn như những công ty kinh doanh tác phẩm nghệ thuật hoặc ô tô, thường áp dụng kỹ thuật này.
Kiểm kê định kỳ là một cách tiếp cận đơn giản và rẻ tiền để lưu giữ hồ sơ tài chính. Điều này là do thực tế là nó không bắt buộc phải xảy ra thường xuyên. Nó không yêu cầu các chương trình đắt tiền hoặc thậm chí không cần thêm trợ giúp, khiến nó trở nên lý tưởng cho các cửa hàng chỉ bán một số mặt hàng tại một thời điểm. Tuy nhiên, có những nhược điểm, chẳng hạn như:
- Hậu quả của sự sai lầm của con người
- Thiếu khả năng phát hiện sai sót và/hoặc trộm cắp
- Khả năng đình chỉ hoạt động cho một số lượng lớn
Hệ thống kiểm kê định kỳ là gì
Hệ thống kiểm kê định kỳ là một hình thức kiểm soát hàng tồn kho hoạt động cùng với kế hoạch quản lý hàng tồn kho tổng thể của bạn. Các hệ thống định kỳ không theo dõi hàng tồn kho hàng ngày mà cho phép các doanh nghiệp kiểm tra lượng hàng tồn kho ban đầu và mức tồn kho cuối kỳ trong một khoảng thời gian nhất định. Các hệ thống này được thiết kế để theo dõi hàng tồn kho và giá vốn hàng bán thông qua số lượng chu kỳ vật lý; sau khi hoàn thành kiểm kê vật chất, số dư trong tài khoản mua hàng được chuyển sang tài khoản hàng tồn kho và được điều chỉnh để phản ánh chi phí của hàng tồn kho cuối kỳ.
Hơn nữa, các ứng dụng phần mềm này bổ sung cho cách bạn hiện đang theo dõi hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng chúng để thu thập danh sách hàng tồn kho trên giấy, nhập dữ liệu hàng tồn kho và tính toán các số liệu như những gì bạn cần để đặt thêm hàng và cách bạn cần điều chỉnh hàng tồn kho mà bạn đã có cho kỳ kế toán tiếp theo. Kế toán có thể lấy dữ liệu và báo cáo điện tử. Nhu cầu của tổ chức và các tính năng của phần mềm là tiêu chí chính để mua phần mềm.
Hệ thống kiểm kê định kỳ hoạt động như thế nào?
Để có chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện hệ thống kiểm kê định kỳ để đảm bảo mức tồn kho luôn ở mức vừa phải, không có tình trạng thừa hay thiếu. Có thể là sự dư thừa của bất cứ thứ gì có thể gây bất lợi do lãng phí hoặc thời gian trôi qua. Ngoài ra, nó khiến tiền bị giữ lại có thể được sử dụng cho các mục đích khác.
Theo cách tương tự, sự thiếu hụt có thể cản trở năng suất và gây ra sự quản lý yếu kém trong việc điều hành một công ty. Do đó, cách tiếp cận này tạo điều kiện đáng kể cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Bộ phận thích hợp giữ các tab liên tục về mức tồn kho trên toàn bộ bảng, từ nguyên liệu thô đến sản phẩm dở dang cho đến hàng hóa cuối cùng. Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, hàng hóa được đếm thủ công, thay vì sử dụng bất kỳ loại phần mềm tự động hoặc hệ thống đếm nào.
Tuy nhiên, thông tin cập nhật về mức tồn kho sẽ không có sẵn trong quá trình đếm.
Để tính giá bán, chúng tôi sử dụng phương pháp sau. Nhưng nếu có nhiều hàng tồn kho và có nhiều loại khác nhau của cùng một thứ, thì công việc có thể trở nên khó khăn và khó hiểu. Việc đếm sai lầm, trộm cắp và mất mát đều mang lại yếu tố không chắc chắn.
Tính toán trong hệ thống kiểm kê định kỳ
Như đã nêu, sự khác biệt về giá trị hàng tồn kho giữa hai lần đếm thực tế được xác định bằng cách so sánh số dư đầu kỳ của hai tài khoản và thực hiện các điều chỉnh thích hợp cho việc thêm và xóa kế toán.
Việc tính toán rất đơn giản:
Số lượng mặt hàng có sẵn để bán bằng tổng lượng hàng tồn kho ban đầu (được xác định bởi hàng tồn kho thực tế gần đây nhất) và tất cả các giao dịch mua được thực hiện từ thời điểm hết hàng trong kho đó đến khi hàng tồn kho thực tế tiếp theo.
Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho của công ty được tính bằng cách lấy chi phí (hoặc tổng giá) của những thứ có thể bán trừ đi số lượng mặt hàng đã bán giữa các lần đếm thực tế. Sau đó, chúng tôi kiểm tra giá trị được tính toán so với số lượng thực tế mà chúng tôi đã thực hiện. Sự khác biệt xuất hiện dưới dạng số dư âm trong báo cáo giá vốn hàng bán.
Một lần nữa, hàng tồn kho vật lý mất rất nhiều thời gian và cuối cùng tốn tiền, do đó, hệ thống kiểm kê định kỳ là loại quy trình kiểm kê phổ biến nhất được các doanh nghiệp áp dụng.
Duy trì ít nhất các bản cập nhật không thường xuyên cho các mặt hàng sẵn sàng để bán của công ty thường giảm thiểu bất kỳ mối lo ngại nghiêm trọng nào về hàng hóa bị mất hoặc mất khả năng kiếm lời, tuy nhiên, sự khác biệt có nhiều khả năng xuất hiện hơn khi thời gian giữa các hàng tồn kho lâu hơn.
Đặc điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ
Các tính năng của hệ thống kiểm kê định kỳ bao gồm:
- Số vật lý. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu thô, sản phẩm trung gian và hàng hóa đã hoàn thành đều được đếm và ghi lại một cách thực tế để tạo ra một kế toán chính xác về hàng tồn kho của công ty.
- Không theo dõi thời gian thực. Có một khoảng thời gian trễ giữa các phiên đếm do thiếu theo dõi thời gian thực và không có phần mềm hoặc công nghệ tự động. Độ trễ giữa số lượng hàng tồn kho và lần cập nhật tiếp theo có thể khá dài.
- Các kỹ thuật được sử dụng trong kinh doanh. Điều quan trọng cần nhớ là không phải mọi công ty đều có thể hưởng lợi từ chiến lược này. Các doanh nghiệp nhỏ, những doanh nghiệp sử dụng một bộ nguyên liệu thô nhất quán và những doanh nghiệp cần kiểm đếm hàng tồn kho của họ một cách thường xuyên có thể được hưởng lợi từ loại hình quản lý hàng tồn kho này.
- Tính giá vốn hàng bán. Trong bước này của quy trình, giá vốn hàng bán được tính toán thường xuyên cho từng trường hợp.
- khó khăn về thủ tục. Việc thiếu kiểm soát và phức tạp trong hệ thống kế toán hàng tồn kho định kỳ có thể là do sự cần thiết của việc sử dụng số lượng thực tế. Nếu việc thu thập và phân tích dữ liệu không nhất quán hoặc không hiệu quả, kết quả có thể bị sai lệch.
Vì vậy, các tính năng trên của hệ thống kiểm kê định kỳ được một số doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả và tính thông thoáng.
Ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ là gì?
Để theo dõi mức tồn kho, một hệ thống quản lý kho định kỳ thực hiện kiểm đếm vật lý thường xuyên của tất cả các mặt hàng trong kho. Lợi ích của phương pháp này là chi phí thấp, các bước đơn giản và tài liệu dễ dàng. Dưới đây là những ưu điểm hàng đầu của hệ thống kiểm kê định kỳ.
#1. Lý tưởng cho các công ty khởi nghiệp và cửa hàng địa phương
Các công ty nhỏ hơn với mức tồn kho thấp có thể hưởng lợi rất nhiều từ phương pháp kiểm kê định kỳ. Hàng tồn kho thực tế rất đơn giản để hoàn thành, cho phép ước tính giá vốn hàng bán tạm thời cho các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.
Ngoài ra, mức độ không chính xác cao của hệ thống khiến nó chỉ hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và là vấn đề đau đầu đối với các doanh nghiệp lớn hơn. Phương pháp định kỳ dễ xảy ra lỗi do con người và dễ bị mất hoặc quên hồ sơ kiểm kê do tính chất thủ công của nó.
Giá vốn của sản phẩm đã bán và số dư hàng tồn kho cuối kỳ không có sẵn theo thời gian thực thông qua hệ thống kiểm kê định kỳ. Do đó, việc theo dõi mức tồn kho trở nên khó khăn hơn.
Để theo dõi các giao dịch mua, bán và giá trị của các mặt hàng trong thời gian thực, hầu hết các phần mềm kế toán đều sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Theo cách tiếp cận này, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể tính đến hàng tồn kho đã lỗi thời hoặc bị loại bỏ khi tính giá vốn hàng bán của họ.
#2. Giảm chi phí
Bởi vì nó yêu cầu một lượng nguyên liệu nhỏ như vậy, hệ thống kiểm kê định kỳ có thể được thiết lập nhanh chóng và dẫn đến tổng chi phí thấp hơn. Khi bạn sử dụng các hệ thống định kỳ, bạn sẽ không phải đầu tư tốn kém vào các giải pháp phần mềm. Trên thực tế, nói đúng ra, các chủ doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào bất cứ thứ gì, ngoài thời gian cần thiết để kiểm đếm hàng tồn kho thực tế của họ theo khoảng thời gian đã được chỉ định trước.
#3. Hạn chế đào tạo
Quy trình kiểm đếm thực tế hàng tồn kho có thể mất nhiều thời gian, nhưng nó không phải là một quy trình khó hoặc phức tạp. Vào cuối tháng kế toán của bạn, nhân viên cần thực hiện việc đếm số lượng hàng tồn kho còn lại. Khi những ngày hàng tồn kho trôi qua, bạn có thể cần phân bổ thêm tiền cho nhu cầu nhân sự, nhưng bạn sẽ không cần đào tạo nhân viên sử dụng các hệ thống phức tạp để ghi lại và theo dõi doanh số bán hàng trên cơ sở liên tục. Khía cạnh này đặc biệt thuận lợi cho các doanh nghiệp và lĩnh vực có tỷ lệ thay thế nhân viên cao.
#4. Sổ sách kế toán và kế toán đơn giản
Kiểm kê định kỳ chỉ sử dụng một số hồ sơ đơn giản như sau: số lượng hàng tồn kho hiện có trong kho, số lượng nguyên liệu thô đã được mua và (3) số lượng hàng tồn kho đã được bán. Do tính đơn giản của việc chỉ cần theo dõi ba biến số, việc lưu giữ hồ sơ bằng các hệ thống định kỳ thường rất dễ dàng. Điều này ngụ ý rằng bạn có thể bắt đầu sử dụng nó ngay lập tức để xác định giá trị cổ phiếu của mình.
#5. Thân thiện với người dùng
Do thực tế là chúng không yêu cầu sử dụng phần cứng hoặc phần mềm phức tạp, hệ thống kế toán định kỳ giúp các công ty bắt đầu sử dụng chương trình ngay từ ngày đầu tiên. Bởi vì phương pháp này đòi hỏi rất ít đào tạo và cực kỳ đơn giản để áp dụng vào thực tế, chọn nó như một tùy chọn để lưu giữ và quản lý hàng hóa sẵn sàng để bán của bạn có thể là một lựa chọn ít căng thẳng hơn.
Nhược điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ?
Sau đây là danh sách một số nhược điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ mà bạn cần lưu ý:
#1. không chính xác
Một trong những điều tồi tệ nhất về hệ thống kiểm kê định kỳ là nó có thể cực kỳ không chính xác.. Hãy nhớ rằng số lượng hàng tồn kho thực tế của bạn được phản ánh trong hồ sơ kế toán cập nhật vào cuối năm. Đây là một vấn đề cơ bản trong hệ thống. Có những trường hợp khi độ chính xác là không thể. Bạn chỉ có thể khá tự tin vào độ chính xác. Đây có thể không phải là vấn đề đối với một số công ty, đặc biệt nếu chúng tôi đang làm việc với một công ty rất nhỏ. Tuy nhiên, các công ty lớn hơn sẽ cần lưu ý rằng mặc dù các lỗi không phổ biến nhưng chúng cũng không phải là chưa từng xảy ra khi sử dụng phương pháp này.
#2. thâm dụng lao động
Nếu bạn có kho dự trữ và lượng đặt hàng hàng năm khiêm tốn, việc chuyển sang hệ thống kiểm kê định kỳ sẽ không quá khó khăn. Ngay cả một trang tính Excel cũng có thể có thông tin được nhập thủ công. Tuy nhiên, khi công ty của bạn mở rộng, phương pháp quản lý hàng tồn kho theo chu kỳ có thể ngày càng khó quản lý. Kiểm kê thực tế có thể là một quá trình tốn thời gian mà bạn thực sự không nên vội vàng thực hiện. Tìm kiếm thời gian và nguồn lực để quản lý đúng cách hệ thống kiểm kê định kỳ có thể khó khăn đối với bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt là đối với những tổ chức nhỏ hơn. Đây là giai đoạn mà lỗi của bạn có thể trở nên đáng chú ý.
#3. kiểm soát tập thể dục
Một điều nữa cần lưu ý là việc duy trì quyền kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn trong tương lai sẽ khó khăn hơn nhiều, vì vậy bạn nên chuẩn bị cho khả năng này. Việc xác định mức độ của vấn đề trộm cắp cũng có thể trở nên khó khăn hơn.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ
Hệ thống tồn kho vĩnh viễn cập nhật liên tục mức tồn kho. Việc mua và bán cổ phiếu được theo dõi và hạch toán tự động bằng hệ thống quản lý tài sản kinh doanh và POS trên máy vi tính. Đó là một bản nâng cấp lớn so với phương pháp kiểm kê định kỳ cũ.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn rất toàn diện. Miễn là không có mặt hàng nào bị đánh cắp hoặc hư hỏng, số lượng hàng tồn kho được cập nhật là chính xác và sẵn có. Khi việc bán hàng được thực hiện, các cập nhật cũng được cung cấp cho tài khoản COGS. Dữ liệu thu được bằng kỹ thuật số được tải ngay lập tức lên các hệ thống tập trung.
Doanh nghiệp ít tham gia hơn do sử dụng công nghệ:
- Sản phẩm được cấp mã vạch để theo dõi thời hạn sử dụng và hiệu suất bán hàng.
- Khi được kết hợp với hệ thống máy tính, thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng (POS) có thể tự động cập nhật mức tồn kho khi các mặt hàng được bán.
- Tất cả các giao dịch tài chính, bao gồm mua hàng, giá vốn hàng bán và mức tồn kho, đều được ghi vào sổ cái của chính chúng.
Do chi phí thiết lập và duy trì hệ thống kiểm kê như vậy cao nên một số doanh nghiệp có thể nằm ngoài tầm với. So với hệ thống định kỳ, hệ thống này ít phức tạp hơn và dễ sử dụng hơn nhiều. Bạn không chỉ có thể theo dõi mọi thứ trong thời gian thực mà hàng tồn kho liên tục còn chính xác hơn số lượng thực tế. Với mã vạch được gắn vào mọi mặt hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi luồng hàng tồn kho với độ chính xác cao hơn. Ngoài ra, đọc HỆ THỐNG KHO VĨNH VIỄN: Định nghĩa và tất cả những gì bạn cần biết.
Sự khác biệt giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ
Các công ty sử dụng bất kỳ phương pháp kiểm kê nào trong số này là điểm khác biệt chính giữa chúng. Có thể các doanh nghiệp có doanh số bán hàng khiêm tốn và ít nhân viên hơn có thể hưởng lợi nhiều hơn từ hệ thống kiểm kê định kỳ. Trong những tình huống như vậy, kho dự trữ thường có thể quản lý được bằng cách đếm bằng tay.
Hơn nữa, các doanh nghiệp có khối lượng bán hàng cao hơn và mức tồn kho phức tạp hơn có thể hưởng lợi nhiều hơn từ hệ thống vĩnh viễn. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp như siêu thị và nhà thuốc. Thành phần công nghệ của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm khả năng trình bày tất cả các giao dịch một cách toàn diện ở cấp độ đơn vị riêng lẻ và dễ dàng xác định các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho.
Hai cách tiếp cận quản lý hàng tồn kho cũng khác nhau đáng kể ở một số khía cạnh quan trọng khác, bao gồm:
#1. Phương pháp ghi âm
Trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, máy tính và phần mềm liên quan thường xuyên cập nhật sổ sách của công ty để phản ánh những thay đổi về mức tồn kho và doanh số bán hàng. Tuy nhiên, ký hiệu thủ công là cần thiết cho một hệ thống kiểm kê định kỳ.
#2. Cố gắng
Sau khi thiết lập ban đầu phần mềm và phần cứng của hệ thống vĩnh viễn, công ty không phải làm gì nhiều để duy trì hoạt động của nó. Đó là bởi vì ngày nay toàn bộ quá trình diễn ra trực tuyến. Một hệ thống kiểm kê định kỳ đòi hỏi phải kiểm đếm thực tế, điều này có thể tốn thời gian nếu có bất kỳ kiểm kê nào cần thiết.
# 3. Giá vốn hàng bán
Trái ngược với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, liên quan đến việc đăng nhất quán vào tài khoản COGS, hệ thống định kỳ chỉ thỉnh thoảng làm như vậy. Thay vào đó, một tổng số duy nhất sẽ đến vào cuối khoảng thời gian đếm.
#4. Khoảng thời gian đánh giá lỗi
Do yếu tố vốn có của con người là đếm trong các hệ thống định kỳ, nên có nhiều khả năng xảy ra sai sót hơn. Giả sử sẽ không có tổn thất do trộm cắp hoặc hư hỏng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống vĩnh cửu.
Ngoài ra, hệ thống tồn kho vĩnh viễn cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về thời điểm mua hàng, với điều kiện là họ có khả năng hiển thị đầy đủ về số lượng hàng hóa được giữ tại mỗi địa điểm của công ty. Trộm cắp là một trong những loại vấn đề có thể được theo dõi hiệu quả hơn với tính năng theo dõi được cải thiện, chính xác hơn về mức độ tồn kho.
Cái nào tốt hơn: Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn hay định kỳ?
Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống vĩnh viễn vượt trội so với phương pháp định kỳ khi quản lý hàng tồn kho. Đó là bởi vì phần mềm được sử dụng bởi các doanh nghiệp về cơ bản loại bỏ nhu cầu can thiệp của con người. Mã vạch được đặt trên các sản phẩm và hệ thống POS giám sát vị trí của chúng khi chúng di chuyển qua cửa hàng. Những mã vạch này cung cấp cho các nhà bán lẻ rất nhiều dữ liệu, chẳng hạn như thời gian trung bình một sản phẩm nằm trên kệ trước khi được mua. Ngoài ra, các hệ thống vĩnh viễn ghi lại chính xác giá bán và giá mua của sản phẩm.
Ưu và nhược điểm của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Dưới đây là Ưu điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
- Bằng cách theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực, bạn có thể bổ sung nguồn cung trước khi hết, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Bạn có thể biết sản phẩm nào đang hoạt động tốt và sản phẩm nào không theo thời gian thực nhờ dữ liệu giao dịch.
- Quản lý hàng tồn kho tại nhiều kho được đơn giản hóa với một hệ thống tập trung.
- Khi đặt hàng để giao hàng trong ngày, việc biết liệu một mặt hàng có trong kho hay không là rất quan trọng.
- Tăng cường khả năng quản lý để theo dõi mức tồn kho
- Quá trình kết hợp trình tối ưu hóa cho khoảng không quảng cáo hoặc giá được đơn giản hóa rất nhiều.
Dưới đây là Nhược điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
- Một lỗi hoặc thiếu sót trong việc nhập dữ liệu có thể dẫn đến hồ sơ không chính xác.
- Chi phí ban đầu tốn kém cho việc cấp phép phần mềm và giáo dục người dùng.
- Rất tốn thời gian để ghi lại từng giao dịch.
Ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ
Dưới đây là một ví dụ thực tế về hệ thống kiểm kê định kỳ.
Một thành phần quan trọng của bất kỳ báo cáo doanh thu nào là giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, cho đến khi việc đếm vật lý kết thúc, số tiền sẽ không được biết đến trong hồ sơ kế toán của công ty nếu công ty sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ.
Lấy ví dụ, một doanh nghiệp có hàng tồn kho vào ngày 1 tháng 500,000 trị giá 250,000 USD. Trong vòng ba tháng, công ty chi 31 đô la cho hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho của công ty vào ngày 400,000 tháng 350,000 được ước tính là 500,000 đô la sau khi kiểm đếm thực tế. Đây là cổ phiếu có trong tay để bắt đầu giai đoạn tài chính tiếp theo. Giá vốn hàng bán của quý đầu tiên là 250,000 đô la (400,000 đô la doanh thu + XNUMX đô la chi tiêu trừ XNUMX đô la doanh thu).
Do sự khác biệt về thời gian, người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm giám sát hàng tồn kho trong kỳ phải quyết định xem có nên dành thời gian để kiểm kê hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm một cách thận trọng về mặt tài chính hay không.
Ưu điểm của Hệ thống Đánh giá Định kỳ là gì?
Có rất nhiều lợi ích khi thực hiện các chu kỳ xem xét. Ưu điểm rõ ràng nhất là chúng hỗ trợ các doanh nghiệp cập nhật và tuân thủ các quy định về mua sắm. Các hệ thống đánh giá hiệu suất thường xuyên giúp tìm ra những nơi có thể cắt giảm chi phí hoặc có thể tạo ra hiệu quả. Các tổ chức có thể tìm thấy những nơi mà họ có thể đạt được hiệu suất và hiệu quả đáng kể bằng cách đánh giá cẩn thận các quy trình và thủ tục mua sắm của họ một cách thường xuyên.
Tuy nhiên, các hệ thống đánh giá định kỳ mang lại những lợi thế tiềm năng được liệt kê ở trên, nhưng chúng cũng có thể hỗ trợ phát triển và duy trì mối quan hệ đối tác hiệu quả với các nhà cung cấp. Kiểm toán thường xuyên làm tăng khả năng nhà cung cấp sẽ giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể cho thấy họ nghiêm túc trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao trong suốt quá trình mua sắm bằng cách tiến hành đánh giá thường xuyên hiệu suất của nhà cung cấp.
Kết luận
Một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho lợi nhuận của công ty mình là giải quyết một hệ thống kế toán hàng tồn kho phù hợp với bạn. Cuối cùng, tùy thuộc vào bạn để xác định điều gì thiết thực nhất. Giả sử bạn là chủ sở hữu đáng tự hào của một doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa hạn chế. Nếu đúng như vậy, bạn có thể xoay xở với một hệ thống kiểm kê ít tốn kém hơn, ít thường xuyên hơn. Có thể bạn sẽ phải xem xét các khả năng khác nếu không phải như vậy.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống kiểm kê định kỳ
Ai có nhiều khả năng sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ?
Các doanh nghiệp nhỏ có vòng quay hàng tồn kho trong kỳ kế toán thấp thường sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ. Đó là một chiến thuật phổ biến cho các doanh nghiệp này, vì nó dễ áp dụng và không cần bất kỳ phần mềm cụ thể, đắt tiền nào.
Kiểm kê định kỳ là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là số lượng hàng tồn kho thực tế diễn ra thường xuyên trong khi sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ. Ngay cả các công ty sử dụng hàng tồn kho vĩnh viễn cũng nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế một cách thường xuyên để cho phép thu hẹp.
Mục nhập điều chỉnh là gì?
Công thức giá vốn hàng bán làm cơ sở cho đầu vào điều chỉnh. Kết quả là, tổng của các lần mua lại và hàng tồn kho (ban đầu) bằng với lượng hàng để bán.
Bài viết tương tự
- Lịch khấu hao, khoản vay và tính toán
- QUẢN LÝ CỔ PHIẾU: Hướng dẫn chi tiết và các phương pháp hay nhất
- Niên kim thông thường: Công thức & Cách tính
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- CHIẾN LƯỢC BÁN HÀNG: Hơn 7 chiến lược bán hàng để thúc đẩy doanh số bán hàng và ROI
- KIỂM TRA NỀN TẢNG KINH DOANH: Cách Điều hành Một & Dịch vụ Tốt nhất
- TÀI KHOẢN MERCHANT: Nó là gì, các loại & Tại sao bạn cần một tài khoản
Tài liệu tham khảo
