Việc biết chủ lao động của bạn mong đợi và cần gì về khoản hoàn trả số dặm bay vào năm 2023 sẽ rất hữu ích nếu bạn có ý định đi công tác. Nhân viên sử dụng phương tiện của họ (chẳng hạn như ô tô hoặc xe tải) để hoàn thành các công việc lặt vặt liên quan đến kinh doanh có thể được hoàn trả số dặm đã đi. Đối với việc lái ô tô cho các mục đích liên quan đến công việc, từ thiện, y tế hoặc di chuyển vào năm 2023, Sở Thuế vụ (IRS) đã đặt ra một tỷ lệ hoàn trả số dặm tiêu chuẩn mới. Một Biểu mẫu hoàn trả số dặm yêu cầu thông tin về chuyến đi cũng được cung cấp cho nhân viên để điền vào mỗi khi họ chạy việc vặt cho doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các điểm quan trọng liên quan đến việc hoàn trả số dặm bay, cách xác định tính đủ điều kiện của bạn và lời khuyên để ghi lại chính xác chi phí đi lại của bạn.
Trả lại
Khi một nhân viên sử dụng phương tiện của họ cho các mục đích liên quan đến công việc, người sử dụng lao động sẽ hoàn trả cho họ số dặm đã đi. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng công thức xu trên mỗi dặm. Tuy nhiên, người sử dụng lao động và thỏa thuận của họ với nhân viên sẽ xác định tỷ lệ hoàn trả, chi phí được bảo hiểm và lịch trình thanh toán.
Khoản bồi thường bạn nhận được khi sử dụng phương tiện cá nhân cho các mục đích liên quan đến công việc được gọi là khoản hoàn trả số dặm. Tất cả các chi phí liên quan đến việc sở hữu và vận hành ô tô của bạn trong quãng đường cần thiết đều được hoàn trả. Trong hầu hết các trường hợp, nó được tính trên mỗi dặm và trả cho tất cả các chi phí liên quan đến việc sở hữu và vận hành một phương tiện cho mục đích kinh doanh.
Các yếu tố hoàn trả số dặm bay
Một số yếu tố, chẳng hạn như các yếu tố sau, có thể ảnh hưởng đến việc hoàn trả số dặm:
# 1. Đủ điều kiện
Mặc dù không phải tất cả người lao động đều đủ điều kiện, nhưng người sử dụng lao động có thể hoàn trả cho nhân viên số dặm khi họ sử dụng phương tiện của họ cho các mục đích liên quan đến công việc. Các chi tiết cụ thể về việc làm của bạn sẽ xác định xem bạn có đủ điều kiện hay không. Một chính sách hoàn trả số dặm điển hình thường bao gồm các chuyến đi sau:
- Các chuyến thăm với khách hàng
- Cung cấp phương tiện vận chuyển cho khách hàng
- Thực hiện một chuyến đi đến một trang web việc làm tạm thời
- Hành trình đến một hội nghị hoặc hội nghị chuyên nghiệp
Hãy nhớ rằng hậu quả về thuế có thể là do công ty hoàn trả. Bạn nên nói chuyện với một người khai thuế dày dạn kinh nghiệm để tìm hiểu xem thu nhập của bạn có thể bị ảnh hưởng như thế nào.
#2. giá tiêu chuẩn
Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) đã thiết lập tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, nhưng một công ty cũng có thể tự do đặt tỷ lệ của mình. IRS cho phép các tờ khai thuế khấu trừ tối đa số tiền này cho số dặm. Mặc dù nhiều công ty dựa trên tỷ lệ của họ dựa trên tỷ lệ IRS, nhưng luật pháp không bắt buộc phải làm như vậy. Chủ lao động của bạn có thể cung cấp khoản bồi hoàn ít hơn hoặc nhiều hơn mức tối thiểu hợp pháp.
#3. Yêu cầu của nhà tuyển dụng
Người sử dụng lao động không bắt buộc phải trả tiền bồi hoàn số dặm bay trừ khi làm như vậy sẽ dẫn đến việc lương của nhân viên giảm xuống dưới ngưỡng lương tối thiểu của tiểu bang.
Cách theo dõi hoàn trả số dặm
Một số chủ lao động yêu cầu công nhân nộp biên lai xăng và sửa chữa ô tô để được hoàn trả. Quy trình thu thập biên lai rườm rà được loại bỏ khi sử dụng tỷ lệ khấu trừ tiêu chuẩn. Việc sử dụng chương trình theo dõi chi phí giúp việc theo dõi số dặm của bạn trở nên đơn giản. Các chương trình này cho phép bạn nhập thông tin số dặm của mình và tính toán khoản hoàn trả của bạn dựa trên thông tin đó. Bằng cách sử dụng các bước bên dưới, bạn có thể theo dõi việc hoàn trả số dặm của mình:
- Ghi lại ngày của chuyến đi.
- Theo dõi thời gian di chuyển.
- Ngay khi cuộc hành trình bắt đầu, hãy ghi lại quãng đường đã đi.
- Bao gồm điểm xuất phát và điểm đến cuối cùng của bạn.
- Bao gồm một bản tóm tắt các mục tiêu của chuyến đi.
- Khi bạn đã trở về từ chuyến đi của mình, hãy ghi lại quãng đường đã đi.
Chủ lao động của bạn có thể cung cấp cho bạn khoản trợ cấp số dặm đã định hàng tháng, FAVR (tỷ lệ cố định và thay đổi) hoặc tỷ lệ hoàn trả số dặm tiêu chuẩn theo yêu cầu của IRS.
FAVR (Tỷ lệ cố định và thay đổi)
FAVR, một sự thay thế phổ biến cho phương pháp truyền thống, liên quan đến việc trả lương cho nhân viên kết hợp giữa tỷ lệ xu trên mỗi dặm ước tính để trang trải chi phí biến đổi và một khoản tiền cố định để trang trải chi phí cố định. Gas, dầu, bảo trì và sửa chữa là một số ví dụ về chi phí biến đổi. Trong khi hợp đồng thuê, thuế, phí đăng ký và giấy phép, cũng như khấu hao và bảo hiểm, là những ví dụ về chi phí cố định. Như mọi khi, bạn phải sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của IRS và mọi khoản hoàn trả bổ sung sẽ phải chịu thuế thu nhập.
Người sử dụng lao động và nhà thầu độc lập có thể khấu trừ số dặm liên quan đến kinh doanh. Hơn nữa, nó không phải chịu thuế vì nó không được coi là thu nhập cho nhân viên. Nhưng nếu người sử dụng lao động trả cho nhân viên nhiều hơn chi phí lái xe thực tế cho các mục đích liên quan đến công việc, thì một số khoản hoàn trả có thể được coi là tiền bồi thường và bị đánh thuế.
Điều gì đủ điều kiện để hoàn trả số dặm?
Doanh nghiệp của bạn có thể khấu trừ chi phí cho các chuyến công tác không liên quan đến việc đi lại thường xuyên của nhân viên. Các chi phí sau đủ điều kiện để được hoàn trả số dặm:
- Đi công tác
- Tư vấn bên ngoài với khách hàng hiện tại và tiềm năng
- Chạy việc vặt để mua vật tư cho công ty
- Giao hàng cho doanh nghiệp
Tỷ lệ hoàn trả dặm bay vào năm 2023
Tỷ lệ số dặm mới của IRS có hiệu lực đối với các chuyến đi bắt đầu vào ngày 1 tháng 2023 năm XNUMX.
- 65.5 xu mỗi dặm khi lái xe đi làm
- Đối với nhu cầu di chuyển hoặc y tế, 22 xu mỗi dặm
- 14 xu mỗi dặm cho mục đích từ thiện
Khi giá nhiên liệu, hiệu quả sử dụng nhiên liệu và chi phí bảo hiểm thay đổi, tỷ lệ số dặm mới cũng thay đổi.
Quy tắc hoàn trả số dặm
Bạn phải tuân thủ ba yêu cầu của IRS đối với một kế hoạch có trách nhiệm để khoản hoàn trả của bạn được miễn thuế:
- Các khoản chi phí tự trả của bạn phải liên quan đến công việc của bạn, nghĩa là bạn phải chịu chúng khi làm việc cho chủ lao động của mình.
- Bạn phải cung cấp cho chủ lao động bản kê khai các chi phí này một cách nhanh chóng và chính xác.
- Bất kỳ khoản bồi thường hoặc trợ cấp thêm nào phải được trả lại đúng hạn.
Ngoài ra, IRS không có bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào về việc hoàn trả số dặm liên bang. Bạn phải tuân theo luật về mức lương tối thiểu ngay cả khi bạn không cung cấp khoản bồi hoàn này. Hãy chắc chắn rằng bạn trả cho người lao động ít nhất là mức lương tối thiểu, trừ đi bất kỳ khoản bồi hoàn số dặm nào.
Tính hoàn trả số dặm
Giả sử, Joe, một trong những nhân viên của bạn, đang thực hiện một số công việc lặt vặt cho công ty của bạn. Đối với nguồn cung cấp, Joe đi một quãng đường 50 dặm khứ hồi. Sau đó, anh ấy đi 13 dặm để gặp khách hàng trước khi lái xe 20 dặm trở lại văn phòng. Joe đi 83 dặm khi đang trên đường đi làm. Vì tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn là 65.5 ($0.655 tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn x 36 dặm kinh doanh lái xe), bạn phải trả lại cho anh ta $54.37.
Mẫu hoàn trả số dặm
Nhân viên có thể sử dụng bút và giấy để theo dõi số dặm kinh doanh hàng ngày của họ. Nhiều công ty cung cấp một hình thức hoàn trả số dặm cho nhân viên của họ. Sau đó, nhân viên có thể hoàn thành biểu mẫu hoàn trả số dặm mỗi khi họ thực hiện một nhiệm vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Biểu mẫu hoàn trả số dặm yêu cầu thông tin về chuyến đi. Biểu mẫu thường yêu cầu thông tin như ngày tháng, mục đích kinh doanh, nguồn gốc, điểm đến, số dặm đã đi và tổng số dặm. Thông thường, những nhân viên muốn được hoàn trả tiền khi sử dụng phương tiện của họ cho mục đích công việc sẽ điền vào biểu mẫu hoàn trả số dặm.
Để cho phép nhân viên nhập thông tin về nhiều chuyến đi, biểu mẫu thường có nhiều dòng hoặc khoảng trắng. Trong khi một số công ty chỉ yêu cầu báo cáo số dặm mỗi năm một lần, những công ty khác có thể yêu cầu nhân viên gửi chúng hàng tháng.
Dữ liệu sẽ giống hệt nhau giữa dạng kỹ thuật số và dạng giấy. Ngoài ra, việc sử dụng biểu mẫu số dặm kỹ thuật số giúp loại bỏ nguy cơ nhân viên đặt nhầm hoặc làm mất biểu mẫu giấy, điều này có thể dẫn đến mất dữ liệu số dặm.
Tỷ lệ hoàn trả số dặm liên bang cho năm 2023 là bao nhiêu?
Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn cho tất cả các dặm kinh doanh là 65.5 xu mỗi dặm, trong khi tỷ lệ chi phí di chuyển hoặc y tế là 22 xu mỗi dặm, và cho các mục đích từ thiện, chúng là 14 xu mỗi dặm.
Làm cách nào để tính toán hoàn trả số dặm?
Nhân số dặm doanh nghiệp của bạn với tỷ lệ số dặm hiện tại của IRS hoặc chủ lao động của bạn sẽ mang lại số tiền hoàn trả số dặm của bạn. Ví dụ: giả sử bạn đã đi 800 dặm cho các mục đích liên quan đến công việc trong tháng này và chủ của bạn đã hoàn trả cho bạn theo tỷ lệ tiêu chuẩn. Nếu vậy, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng công thức dưới đây để xác định khoản bồi hoàn số dặm của mình: 800 dặm x 65.5 xu tương đương với 524 đô la tiền bồi thường số dặm.
Một cuộc họp với một khách hàng ở thị trấn tiếp theo là cần thiết cho Mary, một nhân viên của công ty. Cô ấy đi du lịch, gặp gỡ khách hàng, rồi nhanh chóng quay trở lại văn phòng của anh ta. Mary đã dành tổng cộng 74 dặm lái xe. Khi lái xe, nhân 74 dặm với 0.655 đô la sẽ ra 48.47 đô la
Hoàn trả số dặm hoạt động như thế nào?
Người sử dụng lao động hoàn trả cho người lao động theo tỷ lệ xu trên mỗi dặm cho các chi phí xe cộ phát sinh trong công việc. Theo quy định của IRS, tỷ lệ dặm tiêu chuẩn cho năm 2023 là 65.5 xu.
Tỷ lệ này được nhân với quãng đường bạn đi trong thời hạn thanh toán để xác định khoản hoàn trả số dặm của bạn. Giả sử bạn đã đi du lịch 120 dặm trong tháng này. Bạn sẽ nhận được 78.6 đô la tiền hoàn trả số dặm
Làm thế nào để các công ty trả tiền cho Mileage?
Người sử dụng lao động hoàn trả cho người lao động theo tỷ lệ xu trên mỗi dặm cho các chi phí xe cộ phát sinh trong công việc. Nhân viên nhận được khoản hoàn trả theo xu cho mỗi dặm từ công ty để trang trải chi phí sử dụng phương tiện của họ cho các mục đích liên quan đến công việc.
Tôi cần bằng chứng gì để yêu cầu số dặm bay?
Bạn sẽ cần nhật ký số dặm của mình nếu bạn chọn khấu trừ số dặm bằng phương pháp tiêu chuẩn. Bạn sẽ yêu cầu biên lai chi tiết chi phí của bạn nếu bạn đang sử dụng chi tiêu thực tế. Để xác định phương pháp nào sẽ dẫn đến khoản khấu trừ lớn hơn, bạn có thể nên theo dõi số dặm của mình.
Tôi có thể yêu cầu số dặm với tư cách là nhân viên không?
Miễn là bạn không phải là nhà thầu độc lập, nhân viên sử dụng phương tiện của họ cho mục đích kinh doanh có thể đủ điều kiện nhận khoản hoàn trả số dặm từ chủ nhân của họ. Khoản bồi hoàn này nhằm mục đích trang trải chi phí xăng và hao mòn trong các chuyến công tác.
Kết luận
Chủ lao động của bạn có thể hoàn trả số dặm nếu bạn sử dụng phương tiện cá nhân cho mục đích kinh doanh để giúp trang trải chi phí của mình. Bất chấp một số luật của tiểu bang, không có luật liên bang nào yêu cầu bạn phải trả tiền cho nhân viên của mình khi sử dụng phương tiện của họ cho mục đích kinh doanh.
Massachusetts, California, Illinois và các tiểu bang khác áp đặt nghĩa vụ đối với người sử dụng lao động phải thanh toán chi phí đi lại và các chi phí liên quan khác mà nhân viên phải chịu khi đi công tác. Nếu không chắc liệu mình có phải hoàn trả số dặm bay hay không, bạn nên nghiên cứu luật tại tiểu bang của mình và nói chuyện với luật sư.
Câu hỏi thường gặp về hoàn trả số dặm bay vào năm 2023
Hoàn trả số dặm là gì?
Khoản bồi thường bạn nhận được khi sử dụng phương tiện cá nhân cho các mục đích liên quan đến công việc được gọi là khoản hoàn trả số dặm
Tôi cần bằng chứng gì để yêu cầu số dặm bay?
Bạn sẽ yêu cầu sổ nhật ký số dặm của mình nếu bạn chọn khấu trừ số dặm bằng phương pháp tiêu chuẩn hoặc bạn sẽ yêu cầu biên lai ghi chi tiết chi phí của mình nếu bạn đang sử dụng số tiền chi tiêu thực tế.
Tỷ lệ hoàn trả số dặm liên bang cho năm 2023 là bao nhiêu?
Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn cho tất cả các dặm kinh doanh là 65.5 xu mỗi dặm, trong khi tỷ lệ chi phí di chuyển hoặc y tế là 22 xu mỗi dặm, và cho các mục đích từ thiện, chúng là 14 xu mỗi dặm.
Bài viết liên quan
- CÁCH TÍNH HỖN HỢP THUẾ: Tất cả những gì bạn cần
- XE CÔNG TY: Sử dụng, Bảo hiểm, Cho thuê và Hướng dẫn.
- CÁCH TÍNH TOÁN MILEAGE: Cách Tính Khoản Hoàn Trả 2023
- HOÀN TRẢ HỌC PHÍ: Cách thức hoạt động và lợi ích
- NHỮNG CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ MUA XE CHO DOANH NGHIỆP: Lợi ích và lời khuyên hàng đầu
dự án
