Chuyển đổi kỹ thuật số đang hỗ trợ các doanh nghiệp trong tất cả các ngành thích nghi với môi trường kinh doanh đang thay đổi và thay đổi kỳ vọng của khách hàng. Chuyển đổi kỹ thuật số chỉ là quản lý CNTT tốt hơn giúp loại bỏ các vấn đề và giúp hệ thống CNTT sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai. Điều này yêu cầu sửa đổi cơ sở hạ tầng CNTT của bạn để kết hợp đổi mới tiên tiến vào hoạt động kinh doanh và CNTT của bạn. Áp dụng chiến lược ưu tiên thiết bị di động và lưu trữ phần mềm cộng tác trên đám mây là hai ví dụ về cách tăng năng suất. Bất chấp sự đơn giản rõ ràng của chúng, những sửa đổi này gây ra những trở ngại hậu cần đáng kể. Việc không thực hiện thay đổi có thể gây bất lợi cho công ty. Quản lý thay đổi CNTT tự động hóa các tác vụ thông thường và phân loại các thay đổi theo thói quen, khẩn cấp hoặc bình thường. Quá trình chuyển đổi CNTT suôn sẻ yêu cầu một bộ giao thức nhất quán từ đầu đến cuối. Quản lý thay đổi CNTT khác với quản lý thay đổi tổ chức. Đọc tiếp để tìm hiểu về phần mềm, chính sách và khuôn khổ quản lý thay đổi CNTT.
Giới thiệu chung
Nghệ thuật quản lý thay đổi CNTT nằm ở khả năng hài hòa các phương pháp và quy trình tiêu chuẩn để xử lý các thay đổi một cách hiệu quả và kịp thời. Quá trình này tìm cách giảm tác động của các sự kiện liên quan đến thay đổi đến chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao hoạt động hàng ngày của công ty. Nguồn gốc của lời giải thích này có thể bắt nguồn từ ITIL, trước đây được công nhận là Thư viện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. ITIL là công ty tiên phong trong việc thiết lập quy trình quản lý ITchange vào năm 1989.
Cũng giống như bản chất không ngừng phát triển của vũ trụ, lĩnh vực CNTT luôn ở trong trạng thái thay đổi liên tục. Những bộ óc tài tình đằng sau ITIL đã tạo ra một khuôn khổ mang tính cách mạng để quản lý các thay đổi CNTT. Khuôn khổ này nhằm mục đích thiết lập tính đồng nhất trong các quy trình và đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện trong khi vẫn duy trì các nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp trong quan điểm. Trong suốt nhiều năm, các doanh nghiệp đã khám phá nhiều khuôn khổ khác nhau như COBIT, Six Sigma và TOGAF.
Tuy nhiên, khi nói đến quản lý thay đổi CNTT, khuôn khổ ITIL vẫn thống trị tối cao như một tiêu chuẩn. Quản lý thay đổi CNTT, còn được gọi là quản lý thay đổi tổ chức, có liên quan chặt chẽ với quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) và thường được coi là một phần của nó. Cả hai lĩnh vực đều nhằm mục đích đảm bảo rằng các thay đổi đối với khung CNTT của công ty là chính xác, nhanh chóng, nhất quán, được ghi chép đầy đủ và có thể định lượng được. ITSM nhấn mạnh vào kết quả của sự thay đổi theo cảm nhận của khách hàng về chất lượng dịch vụ được cung cấp.
Quy trình quản lý thay đổi CNTT
Một quy trình có cấu trúc để thêm vào hoặc thay đổi thiết lập cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức là quy trình quản lý ITchange. Khi một bên liên quan hợp lệ hoặc hệ thống được phê duyệt đưa ra yêu cầu mua phần cứng, phần mềm hoặc dịch vụ của bên thứ ba mới để kết hợp với công ty, quy trình quản lý ITchange sẽ bắt đầu. Có hồ sơ về người đưa ra yêu cầu công nghệ, nơi cần sửa đổi, tại sao cần sửa đổi và mức độ cần thiết khẩn cấp. Vì vậy, nếu thay đổi được yêu cầu chưa được phê duyệt trước đó, hoạt động CNTT sẽ đánh giá thay đổi đó để xem liệu nó có được bảo hành hay không. Sửa đổi mong muốn bị từ chối nếu thiết bị được chỉ định là không cần thiết, không thể phân biệt được, quá tốn kém hoặc không cần thiết.
Rủi ro và tuân thủ, khả năng hiển thị và hợp tác giữa các nhóm là trọng tâm của quản lý thay đổi, khiến nó trở thành một quy trình phức tạp và đôi khi cực kỳ thách thức. Tuy nhiên, đó không phải là cách mọi thứ phải diễn ra. Các tổ chức sử dụng điều này sẽ thấy quản lý dịch vụ CNTT là một công cụ không thể thiếu. Quản lý dịch vụ CNTT được xác định dựa trên ý tưởng rằng CNTT được cung cấp tốt nhất cho khách hàng dưới dạng dịch vụ. Việc tích hợp quản lý dịch vụ CNTT vào quy trình quản lý thay đổi của tổ chức có thể giảm sự cố và giảm bớt căng thẳng trong nhóm. Hơn nữa, nó cũng có thể giải phóng các tài nguyên có thể được sử dụng để phát triển sản phẩm và dịch vụ khách hàng.
Phần mềm quản lý thay đổi CNTT
Có thể khó biết những gì cần tìm khi nghiên cứu một chủ đề phức tạp như quản lý thay đổi CNTT. Điều này đặc biệt đúng với phần mềm quản lý dịch vụ CNTT. Bạn thậm chí bắt đầu tìm kiếm phần mềm quản lý thay đổi phù hợp ở đâu? Tuy nhiên, để giúp bạn, chúng tôi đã biên soạn một danh sách các phần mềm quản lý thay đổi hàng đầu để hỗ trợ quá trình chuyển đổi trong công ty của bạn. Vì vậy, chúng bao gồm:
# 1. Người viết nguệch ngoạc
Phần mềm quản lý thay đổi CNTT này được sử dụng để thực hiện các thay đổi. Đây là một tiện ích bổ sung dành cho Chrome cho phép bạn ghi lại màn hình của mình trong khi thực hiện một tác vụ. Nó cũng cho phép bạn tạo ngay một hướng dẫn hoàn chỉnh với ảnh chụp màn hình được gắn nhãn và giải thích bằng văn bản. Nhân sự, giảng viên, giám đốc, chuyên gia và chuyên gia về chủ đề có thể sử dụng Scribe để tạo thông tin mà không cần phải chụp ảnh màn hình hoặc viết hướng dẫn thủ công. Những hướng dẫn này có thể được phân phối cho đồng nghiệp thông qua các liên kết hoặc được đưa vào các ứng dụng khác.
# 2. Tiền tố gì
Whatfix là một phần mềm quản lý thay đổi CNTT giúp thu hẹp khoảng cách giữa công nghệ và quản lý thay đổi bằng cách hỗ trợ nhân viên giới thiệu và đào tạo liên tục. Ngoài ra, phần mềm quản lý thay đổi CNTT này cho phép doanh nghiệp áp dụng các ứng dụng mới. Phương pháp quản lý quá trình chuyển đổi này cũng cung cấp cho người dùng quá trình đào tạo và giới thiệu được cá nhân hóa cho hệ thống mới.
# 3. SolarWinds
SolarWinds là một giải pháp giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô quản lý các thay đổi CNTT một cách hiệu quả và hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý thay đổi CNTT này cho phép quản lý thay đổi hiệu quả và giao diện bán vé CNTT. Điều này có nghĩa là bạn có một hệ thống thống nhất để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình, không có nguy cơ thất lạc các yêu cầu thay đổi.
Tất cả các loại vé có thể được thực hiện trên trang web và gửi bằng một liên kết email đơn giản. SolarWinds là một trung tâm cho phép bỏ phiếu theo bảng ngoài việc theo dõi vé. Điều này cho phép các quản trị viên CNTT thuận tiện khi có danh sách các thành viên hội đồng tư vấn tiềm năng được tạo tự động, hợp lý hóa việc lựa chọn các cấp độ ủy quyền.
# 4. Freshservice
Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý thay đổi CNTT này để quản lý tài sản, phát hành sản phẩm và thực hiện các thay đổi. Điểm mạnh nhất của Freshservice là tính linh hoạt trong các ngành và kết nối liền mạch.
#5. La bàn thay đổi
Phần mềm quản lý thay đổi CNTT này là một nguồn tài nguyên vô giá cho các doanh nghiệp năng động. Ngoài ra, phần mềm quản lý thay đổi này theo dõi kết quả của từng sửa đổi được thực hiện đối với các quy trình hiện có. Nó cũng đưa ra một bản tóm tắt về cách mỗi dự án thay đổi ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp bằng cách theo dõi các chỉ số như giảm chi phí, tăng trưởng thị trường, hiệu quả hoạt động, v.v.
Chính sách quản lý thay đổi CNTT
Mục tiêu của chính sách quản lý thay đổi CNTT là đảm bảo rằng bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện đối với tài nguyên CNTT đều được truyền đạt, lên lịch, theo dõi và ghi lại một cách nhất quán. Do đó, để tránh những thay đổi có thể cản trở xung đột hoặc gây ra rủi ro không thể chấp nhận được, chính sách quản lý thay đổi CNTT yêu cầu tất cả các thay đổi phải được tiết lộ giữa các bộ phận để tranh luận và phê duyệt trước khi thực hiện. Chỉ những thay đổi đã được yêu cầu và chấp nhận hợp lệ mới được thực hiện.
Hơn nữa, chính sách quản lý thay đổi CNTT đảm bảo rằng tất cả các sửa đổi đối với hệ thống sản xuất và cơ sở hạ tầng cơ bản của chúng đều tuân thủ một bộ tiêu chuẩn tối thiểu thống nhất. Mục tiêu của các quy định này là đảm bảo tính thống nhất trong việc xử lý các yêu cầu thay đổi và triển khai tiếp theo vào sản xuất. Khung kiểm soát GitLab, bản thân nó dựa trên Khung an ninh mạng NIST, các tiêu chuẩn ISO/IEC 27001 và SOC 2, đã được sử dụng để xây dựng các điều kiện tiên quyết này.
Ví dụ về chính sách quản lý thay đổi CNTT
Dưới đây là các ví dụ về chính sách quản lý CNTT:
- Tuyên bố chính sách
- Vai trò của công ty
- Định nghĩa
- Mục đích
- thay đổi thủ tục
Khung quản lý thay đổi CNTT
Khung quản lý dịch vụ của một tổ chức là một tập hợp các hướng dẫn để tiến hành phân tích và xây dựng chiến lược thực hiện chiến lược đó. Vì vậy, nếu công ty của bạn đang thay đổi, bạn cần có một khung quản lý thay đổi.
Cho dù bạn đang triển khai thay đổi trực tuyến, văn hóa hay kinh doanh, thì việc có được khung quản lý CNTT phù hợp là rất quan trọng đối với thành công của bạn. Nhiều vấn đề có thể tránh được ngay từ đầu bằng cách áp dụng cách tiếp cận có phương pháp đối với khung quản lý thay đổi CNTT.
Khung quản lý thay đổi CNTT phổ biến
Dưới đây là các khung quản lý thay đổi CNTT phổ biến khác nhau:
#1. Lý thuyết Cú hích
Lý thuyết cú hích là một cách tiếp cận năng động và hiện đại để quản lý dịch vụ CNTT đi sâu vào sự phức tạp của nhận thức, ra quyết định và hành vi của con người. Nó trao quyền cho các cá nhân nâng cao kỹ năng suy nghĩ và ra quyết định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các loại thay đổi khác nhau, đồng thời xác định và thay đổi bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào có thể cản trở tiến trình.
Vẻ đẹp của phương pháp này nằm ở sự tinh tế của nó. Thay vì áp đặt những thay đổi sâu rộng lên các cá nhân, nó khuyến khích họ áp dụng những sửa đổi nhỏ nhưng quan trọng đối với hành vi của họ. Bằng cách này, họ có nhiều khả năng sẵn sàng đón nhận những thay đổi mà không có bất kỳ sự e ngại hay miễn cưỡng nào.
#2. ADKAR
Khung quản lý dịch vụ CNTT này được tạo ra bởi Jeff Hiatt, người sáng lập Prosci đáng kính, một phương pháp nổi tiếng và phổ biến. Cách tiếp cận mà nó ủng hộ bắt đầu từ đầu, với mỗi nhân viên dẫn đầu và đạt đến đỉnh cao trong sự chuyển đổi của toàn bộ tổ chức.
#3. Mô hình chuyển tiếp của Bridges
Cách tiếp cận của khung quản lý dịch vụ CNTT này tập trung vào các cá nhân và nhu cầu của họ. Nó đặc biệt nhấn mạnh vào quá trình chuyển tiếp hơn là thay đổi đột ngột. Mặc dù sự khác biệt giữa hai cách diễn đạt là không đáng kể, nhưng nó có ý nghĩa quan trọng – sự biến đổi là một sự xuất hiện không thể tránh khỏi ảnh hưởng đến các cá nhân, bất kể họ có đồng ý hay không.
Giống như một con sâu biến thành một con bướm, một sự chuyển đổi là một sự biến đổi xảy ra trong tâm trí của một người trong một thời kỳ thay đổi. Giống như một tia chớp, thay đổi có thể xảy ra ngay lập tức, trong khi quá trình chuyển đổi giống như một cơn gió nhẹ làm thay đổi dần cảnh quan.
7 Rs của Quản lý thay đổi là gì?
Đó là:
- LÝ DO cho sự thay đổi?
- RỦI RO liên quan đến thay đổi được đề xuất?
- Những NGUỒN LỰC nào được yêu cầu để thực hiện thay đổi?
- Ai YÊU CẦU sửa đổi?
- DOANH THU dự kiến từ sự thay đổi?
- Ai CHỊU TRÁCH NHIỆM trong việc thiết kế, đánh giá và thực hiện thay đổi?
Vai trò của Người quản lý Thay đổi CNTT là gì?
Việc quản lý tất cả các phần của thay đổi CNTT thường thuộc phạm vi quản lý của người quản lý thay đổi, những người thường được gọi là “điều phối viên thay đổi”. Họ tổ chức các yêu cầu thay đổi theo thứ tự ưu tiên, đánh giá tác động của các thay đổi và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi. Ngoài ra, họ ghi lại các thủ tục quản lý dịch vụ cũng như lập kế hoạch.
Mục tiêu của quản lý thay đổi CNTT là gì?
Mục đích của quy trình quản lý dịch vụ CNTT là kiểm soát vòng đời của tất cả các thay đổi. Điều này sẽ cho phép thực hiện các thay đổi có lợi trong khi giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động cho các dịch vụ CNTT.
3 CS của Quản lý thay đổi là gì?
Nếu bạn áp dụng nguyên tắc “ba chữ C” để quản lý sự thay đổi, bạn sẽ thành công. Các nhà quản lý cần đảm bảo rằng những giải thích của họ về những điều chỉnh mà họ đang thực hiện là rõ ràng, thuyết phục và hấp dẫn.
Mô hình RACI để quản lý thay đổi là gì?
Kỹ thuật RACI là một chiến lược quản lý dịch vụ CNTT hỗ trợ các cá nhân hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và nghĩa vụ được giao cho họ. Chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm giải trình, được tư vấn và được thông báo là những từ viết tắt tạo nên từ viết tắt RACI. Bạn có thể sử dụng RACI để lập kế hoạch dự án, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình, trao đổi tài liệu với khách hàng, v.v.
Người quản lý CNTT quản lý ai?
Người quản lý CNTT là một chuyên gia chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi công nhân đều có quyền truy cập vào công nghệ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ. Điều này bao gồm máy tính xách tay và kết nối VPN dành cho những người làm việc từ xa không thể liên lạc theo bất kỳ cách nào khác, cũng như hợp tác cẩn thận với các bộ phận khác, chẳng hạn như bộ phận nhân sự hoặc tài chính, để đảm bảo rằng dữ liệu được giữ kín.
Quản lý thay đổi có được yêu cầu không?
Các doanh nghiệp cần tính đến hành vi của con người và có thể giao tiếp rõ ràng để mọi thứ mới thành công, cho dù đó là cấu trúc mới, công nghệ mới hay cách thức làm việc mới. Do đó, đã có sự gia tăng đáng kể về nhu cầu đối với các nhà quản lý thay đổi có khả năng, tuy nhiên nhóm ứng viên lại khá hạn chế.
Quản lý thay đổi CNTT có phải là một con đường sự nghiệp tốt không?
Quản lý thay đổi là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn bắt đầu sự nghiệp trong một ngành đang có triển vọng việc làm tích cực. Một doanh nghiệp có thể phát triển và thực hiện các kế hoạch gắn kết tốt hơn với sự hỗ trợ của quản lý dịch vụ CNTT. Điều này cuối cùng dẫn đến các quy trình làm việc được cải thiện và tăng sản lượng từ các nhân viên.
dự án
- managerengine.com
- khoa họclogic.com
- splunk.com
- phần mềmtestinghelp.com
Bài viết liên quan
- KHUNG RA QUYẾT ĐỊNH: Khuôn khổ tốt nhất để ra quyết định hiệu quả
- PHONG CÁCH VÀ CHIẾN LƯỢC TỐT NHẤT ĐỂ QUẢN LÝ XUNG ĐỘT
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ THAY ĐỔI: Kỹ thuật & Tất cả những gì bạn cần biết
- QUẢN LÝ THAY ĐỔI: Các bước để thực hiện quy trình
- KIỂM SOÁT THAY ĐỔI TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN: Hướng dẫn Quy trình
- Ưu điểm của việc chuyển kinh doanh truyền thống sang kinh doanh trực tuyến
- BẢO HIỂM CHO NGƯỜI LÁI XE KHÔNG CÓ BẢO HIỂM: Khi Bạn Cần
