“Bây giờ tôi đã để hàng tồn kho đó ở đâu?” bạn tự hỏi khi đi lang thang trong nhà kho của mình một cách bàng hoàng. Kịch bản đó hơi kịch tính, nhưng bạn có thể cảm thấy như vậy khi phát hiện ra số lượng hàng tồn kho của mình không chính xác. Theo dõi đúng mức sử dụng và phương sai hàng tồn kho là chìa khóa để tận dụng tối đa sản phẩm của bạn. May mắn thay, nó không khó như vẻ ngoài của nó. Chúng tôi đã tập hợp một hướng dẫn toàn diện có thể giúp bạn hiểu những kiến thức cơ bản về hệ thống theo dõi hàng tồn kho, bao gồm một số phần mềm miễn phí mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ của mình và một trang tính để giúp bạn thực hiện quy trình. Không chần chừ thêm nữa, hãy tiếp tục!
Trình theo dõi hàng tồn kho là gì?
Theo dõi hàng tồn kho, như tên của nó, đề cập đến việc theo dõi mức độ hàng tồn kho trong suốt quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Những điều này liên tục thay đổi khi khách hàng mua hàng và hàng mới được đưa vào, cho dù là để thay thế các mặt hàng đã bán cho những khách hàng đó hay để dự đoán các mô hình nhu cầu đang thay đổi.
Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp bán lẻ, dù lớn hay nhỏ, thì trách nhiệm quan trọng nhất của bạn là giữ đúng hàng với số lượng phù hợp—và để làm được như vậy, bạn cần có một hệ thống theo dõi hàng tồn kho chính xác như một phần của hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình.
Có hai lý do tại sao theo dõi hàng tồn kho là rất quan trọng. Đầu tiên là đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và thứ hai là số tiền bị đe dọa. Các doanh nghiệp phải hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho để đảm bảo rằng khách hàng có thể tìm thấy sản phẩm phù hợp và doanh nghiệp không lãng phí tiền vào hàng tồn kho dư thừa.
Các doanh nghiệp lớn hơn có thể dành nhiều nguồn lực hơn để quản lý kho hàng và kiểm soát hàng tồn kho. Một số thậm chí có các bộ phận cụ thể tập trung hoàn toàn vào công việc này. Đây rõ ràng là một lựa chọn ít khả thi hơn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Tuy nhiên, các công cụ như phần mềm theo dõi hàng tồn kho có thể hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ này trong việc quản lý kho bãi, thực hiện và các nhiệm vụ khác.
Lợi ích của việc theo dõi hàng tồn kho
Theo dõi hàng tồn kho có nhiều lợi thế vì mức hàng tồn kho theo thời gian thực có tác động trực tiếp đến hoạt động bán hàng và kho bãi của bạn. Ba người đứng đầu như sau:
#1. Bạn sẽ có thể đưa ra quyết định đặt hàng sản phẩm sáng suốt.
Việc tính toán các điểm đặt hàng lại tối ưu, thực hiện lập kế hoạch và dự báo nhu cầu, v.v. đều trở nên dễ dàng hơn khi bạn có thông tin chi tiết về mức độ và chuyển động của hàng tồn kho. Kết quả là khả năng tăng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận được cải thiện.
#2. Bạn sẽ tiết kiệm tiền trên diện rộng.
Khi hàng tồn kho của bạn được kiểm soát, bạn có thể tiết kiệm tiền lưu kho, luân chuyển hàng hóa, mua hàng và trả lương cho nhân viên. Với ít tiền dành cho hàng tồn kho hơn, bạn có thể đầu tư số tiền đó vào hoạt động tiếp thị Thương mại điện tử để tăng doanh số bán hàng và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
#3. Nhân viên kho hàng của bạn sẽ đánh giá cao việc có thông tin chi tiết về mức tồn kho và vị trí chính xác của bạn.
Họ sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ có nhiều thông tin hơn. Nếu bạn chưa có, bạn nên bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý kho. Tốc độ thực hiện đơn hàng cũng được tăng lên và nhân viên của bạn sẽ mất ít thời gian hơn để tìm kiếm các mặt hàng bị thiếu hoặc phân loại một lượng lớn hàng tồn kho. Điều này cũng dẫn đến khách hàng hài lòng hơn.
Những thách thức của việc theo dõi hàng tồn kho
Mặc dù những ưu điểm của việc theo dõi hàng tồn kho đã nói lên điều đó, nhưng điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế. Hiểu được những thách thức này là rất quan trọng vì nó có thể giúp các doanh nghiệp tránh trở thành nạn nhân của chúng.
#1. Tốn thời gian
Mặc dù chúng tôi đã đề cập trước đó rằng theo dõi hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, nhưng điều đáng chú ý ở đây là việc quản lý hàng tồn kho có thể tốn nhiều thời gian. Nó trở nên phức tạp hơn khi các doanh nghiệp mở rộng sang các kênh mới và doanh số bán hàng tăng lên, điều đó có nghĩa là có nhiều thứ hơn để phân tích và theo dõi.
Không cần phải nói rằng các doanh nhân bán lẻ có rất nhiều nhu cầu về thời gian. Các nhà bán lẻ đa kênh có rất nhiều việc phải làm, cho dù đó là tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, chạy các chiến dịch tiếp thị hay tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới. Quản lý hàng tồn kho là một trách nhiệm bổ sung trên tất cả mọi thứ khác.
#2. Việc theo dõi các mục không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Một vấn đề khác với theo dõi hàng tồn kho là các đơn đặt hàng thường xuyên di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác. Không đơn giản là cất tất cả vào một kho cho đến khi khách hàng yêu cầu. Các mặt hàng có thể được chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác trước khi đến tay người tiêu dùng.
Khi các mặt hàng được di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác, việc theo dõi chúng ở đâu và có bao nhiêu trở nên khó khăn hơn. Điều này có thể có hậu quả tiêu cực. Nó ngụ ý cụ thể rằng có nguy cơ hao hụt hàng tồn kho (ví dụ do mất mát hoặc trộm cắp), các đơn đặt hàng không được thực hiện hoặc trễ hạn và hồ sơ tài chính không chính xác.
#3. Hàng tồn kho lớn hơn khó quản lý hơn.
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này, nhưng hàng tồn kho lớn hơn sẽ khó quản lý hơn. Rõ ràng, các doanh nhân đầy tham vọng luôn tìm cách mở rộng. Nhưng khi doanh số bán hàng tăng lên, vòng quay hàng tồn kho cũng tăng theo và việc quản lý điều này là không thể phủ nhận.
Bạn có thể thấy mình đang mang theo nhiều biến thể của cùng một loại sản phẩm, vì vậy, nhiệm vụ ở đây là theo dõi tất cả những biến thể này – ở tất cả các kích cỡ, màu sắc, kiểu dáng khác nhau, v.v. Cũng như quản lý giá của chúng, đồng thời đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đủ từng loại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó, mở rộng quy mô theo dõi hàng tồn kho là một trong những thách thức khó khăn nhất đối với các doanh nghiệp đang phát triển phải vượt qua.
Làm thế nào để bạn theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả?
Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho khác nhau, với một số phương pháp hiệu quả hơn những phương pháp khác. Chúng ta hãy nhìn vào một vài trong số họ.
#1. bút và giấy
Một số doanh nghiệp (thường là những doanh nghiệp cũ hơn, nhỏ hơn) tiếp tục sử dụng các phương pháp thủ công bằng giấy bút, ghi lại chi tiết của từng giao dịch trên hệ thống thẻ. Tuy nhiên, đây rõ ràng là một phương pháp dưới mức tối ưu và phần lớn các doanh nghiệp đã từ bỏ các phương pháp đó từ lâu.
#2. bảng tính excel
Để theo dõi hàng tồn kho, một số doanh nghiệp chỉ cần sử dụng bảng tính Excel. Điều này không sao đối với các công ty nhỏ xử lý khối lượng đặt hàng rất thấp, nhưng nó có thể không phù hợp ngay cả đối với các doanh nghiệp cỡ trung bình. Khi công ty của bạn phát triển, bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng những bảng tính này không còn phù hợp nữa.
#3. Trình theo dõi khoảng không quảng cáo trên Google Trang tính
Mặc dù bảng tính là một cải tiến so với bản giấy, nhưng thông tin vẫn phải được nhập thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Google Trang tính, bạn có thể tự động cập nhật trình theo dõi khoảng không quảng cáo của mình bất cứ khi nào nó thay đổi.
#4. Hậu cần của bên thứ ba
Một lựa chọn khác là thuê ngoài việc thực hiện đơn hàng cho một công ty hậu cần bên thứ ba, công ty này sẽ xử lý toàn bộ quy trình. Bởi vì các công ty này xử lý các đơn đặt hàng của bạn, họ cũng chịu trách nhiệm về hàng tồn kho, đóng gói và vận chuyển các đơn đặt hàng của bạn cho khách hàng. Họ cũng có thể cung cấp các báo cáo hàng tồn kho chi tiết, theo thời gian thực và kiểm tra mức hàng tồn kho chính xác.
#5. Ứng dụng di động
Nhiều doanh nghiệp (bao gồm nhiều công ty mới thành lập nhỏ) đang ngày càng sử dụng các ứng dụng iOS và Android thay vì bảng tính làm công cụ theo dõi hàng tồn kho. Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp phát triển và nhu cầu của họ trở nên phức tạp hơn, các ứng dụng này có thể trở nên hạn chế phần nào.
#6. Phần mềm theo dõi hàng tồn kho
Phần mềm theo dõi hàng tồn kho cung cấp một bức tranh chi tiết hơn về hàng tồn kho. Khi các đơn đặt hàng được xử lý, nhân viên kho hàng có thể quét nhãn mã vạch 2D, cung cấp bản ghi tức thời về mặt hàng nào đang có trong kho, mặt hàng nào sắp hết và mặt hàng nào được dự trữ quá nhiều. Đây chỉ là một ví dụ về cách tự động hóa giúp cuộc sống của cả doanh nghiệp và nhân viên của họ trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm theo dõi hàng tồn kho miễn phí tốt nhất 2023
Phần mềm kiểm kê miễn phí có thể cung cấp một cách hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ để quản lý hàng tồn kho của họ. Tuy nhiên, bạn nhận được những gì bạn phải trả cho. Các hệ thống theo dõi hàng tồn kho này thường ít tính năng, vì vậy khi tìm kiếm phần mềm phù hợp, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó ít nhất hỗ trợ các hoạt động hiện tại của bạn. Chúng tôi đã chọn một số để bạn sử dụng. Chúng như sau:
# 1. Odoo
Odoo, một hệ thống kiểm kê mã nguồn mở hoàn toàn, là phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí tốt nhất vì nó làm được rất nhiều việc, bao gồm các đơn đặt hàng tự động (PO) và theo dõi ngày hết hạn. Nó hoàn toàn không giới hạn, làm cho nó trở nên tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ có hàng tồn kho lớn và với một khoản phí nhỏ, bạn có thể kết hợp nó với hàng tá công cụ tiếp thị và bán hàng khác của Odoo. Odoo cũng tích hợp với các hệ thống thương mại điện tử.
# 2. Zoho
Zoho Inventory, được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng, tạo đơn đặt hàng và theo dõi chính xác hàng tồn kho. Nó tích hợp với một số thị trường trực tuyến, bao gồm Amazon, Etsy và eBay. Nó cũng hỗ trợ Shopify và có sẵn trên tất cả các nền tảng. Phiên bản này miễn phí và đi kèm với 20 đơn đặt hàng trực tuyến và ngoại tuyến, 20 nhãn vận chuyển, 20 theo dõi lô hàng và một nhà kho. Nó bao gồm hàng tồn kho và quản lý kho hàng, bán hàng đa kênh, báo cáo và các tính năng khác.
# 3. Người bán hàng
SalesBinder cung cấp phần mềm kiểm kê tuyệt vời hoạt động ở hơn 130 quốc gia và nhiều loại tiền tệ. Giao diện thân thiện với người dùng của nó cũng cho phép tùy chỉnh rộng rãi, cho phép bạn làm cho nó hoạt động chính xác theo cách bạn cần, bất kể bạn ở đâu trên thế giới. Gói miễn phí của SalesBinder không hỗ trợ tích hợp; thay vào đó, hãy xem xét Zoho hoặc Odoo. Gói miễn phí của nó cũng hạn chế số lượng bản ghi hàng tháng mà nó tính là mặt hàng, tài khoản hoặc đơn đặt hàng trong kho—không có hệ thống theo dõi hàng tồn kho nào khác trong danh sách của chúng tôi thực hiện điều này cho doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty lớn. Tuy nhiên, nó có các tính năng theo dõi và ghi lại hàng tồn kho mạnh mẽ, cũng như các tính năng CRM và bán hàng mạnh mẽ.
# 4. Sắp xếp
Sortly là một nền tảng quản lý khoảng không quảng cáo dựa trên đám mây bao gồm các tính năng như theo dõi hoạt động, theo dõi nhiều địa điểm, mã vạch và theo dõi kiểm toán. Tuy nhiên, tính năng đáng chú ý nhất của nó là ứng dụng di động quét QR và mã vạch tích hợp, hoạt động ngay cả khi thiết bị đã tắt. Ngay cả khi ứng dụng điện thoại của bạn không nhận được tín hiệu, bạn vẫn có thể quét khoảng không quảng cáo đến và đi—Sortly sẽ tự động đồng bộ hóa sau khi bạn trực tuyến trở lại. Sortly lý tưởng cho việc quản lý khoảng không quảng cáo khi đang di chuyển trên nhiều địa điểm nhờ khả năng ngoại tuyến và theo dõi đa địa điểm. Mặc dù ứng dụng di động của Zoho có chế độ ngoại tuyến, nhưng Sortly cung cấp khoảng không quảng cáo cho nhiều địa điểm.
# 5. Quảng trường
Square được biết đến nhiều nhất nhờ các khả năng của điểm bán hàng (POS) dành cho các nhà bán lẻ và nhà hàng, đồng thời nó được xếp gần đầu danh sách các hệ thống POS tốt nhất và hệ thống POS miễn phí hàng đầu của chúng tôi. Tuy nhiên, nó cũng bao gồm các công cụ quản lý hàng tồn kho của Square hoàn toàn miễn phí cho tối đa 300 địa điểm. Với tất cả các tính năng mà tài khoản Square bao gồm—bán hàng tại cửa hàng, tích hợp thương mại điện tử, khả năng di động và POS—đây là giải pháp tất cả trong một tốt nhất cho các nhà bán lẻ muốn quản lý khoảng không quảng cáo miễn phí và bán hàng tại cửa hàng, trực tuyến, thông qua hóa đơn, và điện thoại di động.
Đọc thêm: HỆ THỐNG THEO DÕI KHO: Thực tiễn tốt nhất
Cách chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí
Để xác định phần mềm kiểm kê miễn phí nào phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn, hãy xem xét các yếu tố sau và cân nhắc chúng trong bối cảnh kinh doanh của bạn.
#1. Quản lý đa kênh
Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ hoặc một công ty lớn có cửa hàng bán lẻ và cửa hàng trực tuyến, bạn sẽ cần một hệ thống theo dõi hàng tồn kho miễn phí đồng bộ hóa hàng tồn kho từ cả hai địa điểm. Nó sẽ tích hợp với POS và phần mềm thương mại điện tử của bạn để thực hiện điều này. Ví dụ, Square là một giải pháp kiểm kê miễn phí tốt cho việc này, nhưng Stockpile của Canvus thì không.
#2. Tích hợp bổ sung
Nếu phần mềm kế toán của bạn bao gồm các báo cáo hàng tồn kho, bạn nên chọn một ứng dụng hàng tồn kho miễn phí tích hợp với nó. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu đăng ký gói quản lý khoảng không quảng cáo phải trả tiền để truy cập báo cáo nâng cao. Có những lý do khác khiến phần mềm kế toán và phần mềm kiểm kê của bạn nên được liên kết: Công cụ theo dõi hàng tồn kho được phân loại là tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn.
#3. Số lượng người dùng
Có bao nhiêu người sẽ cần quyền truy cập vào ứng dụng quản lý khoảng không quảng cáo của bạn? Phần mềm miễn phí thường có giới hạn người dùng nhỏ, đôi khi chỉ cho phép một người dùng. Bao gồm chính bạn, bất kỳ ai lấp đầy hoặc đếm hàng tồn kho và thậm chí có thể là kế toán của bạn.
# 4. Ngân sách
Phần mềm theo dõi hàng tồn kho miễn phí có giá cả phải chăng cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ hay lớn nào. Nhưng nếu một hệ thống theo dõi hàng tồn kho đắt tiền hơn một chút giúp bạn tiết kiệm thời gian mà lẽ ra phải dùng để theo dõi hàng tồn kho của bạn theo cách thủ công — hoặc ngăn ngừa những sai lầm tốn kém khi đặt hàng hoặc theo dõi các mặt hàng — thì về lâu dài, nó có thể đáng giá.
# 5. Đặc trưng
Hệ thống theo dõi hàng tồn kho miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty lớn thường bao gồm ít tính năng hơn các tùy chọn trả phí, chẳng hạn như báo cáo cơ bản, cảnh báo lượng hàng sắp hết, một số khả năng quét và dán nhãn kỹ thuật số cũng như chức năng di động.
Cách tốt nhất để theo dõi hàng tồn kho là gì?
Phương pháp theo dõi hàng tồn kho cơ bản nhất là đếm hàng tồn kho của bạn theo cách thủ công hai tuần một lần và so sánh các con số với doanh số bán hàng. Điều này được gọi là hàng tồn kho định kỳ. Ngoài ra còn có hàng tồn kho vĩnh viễn, sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho được tích hợp vào POS của công ty bạn.
Làm cách nào tôi có thể Theo dõi Hàng tồn kho của mình miễn phí?
Bút và giấy, bảng tính theo dõi hàng tồn kho hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí đều có thể được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho miễn phí. Bạn có thể đi với bất cứ ai phù hợp với bạn.
Excel có thể được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho không?
Excel là hệ thống theo dõi hàng tồn kho miễn phí, chi phí thấp dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc tập đoàn lớn, nhưng nó có những hạn chế (và có thể xảy ra lỗi) mà phần mềm quản lý hàng tồn kho không có. Một bảng tính có hầu như vô số cột để phân loại và sắp xếp thông tin bạn yêu cầu.
Ba phương pháp theo dõi hàng tồn kho là gì?
Kỹ thuật đẩy, kỹ thuật kéo và kỹ thuật đúng lúc là ba kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất.
Hai phương pháp theo dõi hàng tồn kho là gì?
Có hai cách tiếp cận: phương pháp truyền thống theo dõi và ghi lại luồng hàng hóa ra vào doanh nghiệp của bạn theo cách thủ công hoặc phương pháp tự động thiết thực hơn bằng cách sử dụng công nghệ.
Các loại hệ thống theo dõi hàng tồn kho là gì?
Hệ thống quản lý hàng tồn kho được phân thành ba loại: thủ công, định kỳ và vĩnh viễn.
Tại sao bạn nên theo dõi hàng tồn kho?
Việc theo dõi hàng tồn kho của bạn có thể giúp bạn tránh được các lỗi và sự thiếu hiệu quả của hàng tồn kho. Theo dõi cẩn thận hàng hóa mà công ty bạn có trong kho có thể giúp bạn tăng lợi nhuận và hoạt động hiệu quả hơn.
Kết luận
Theo dõi hàng tồn kho là một trong những phần quan trọng nhất để điều hành một doanh nghiệp thành công. Người quản lý hàng tồn kho, người quản lý kho hoặc chủ doanh nghiệp khôn ngoan sẽ thực hiện kiểm kê toàn bộ ít nhất hàng quý và sử dụng dữ liệu từ hàng tồn kho thực tế hoặc vĩnh viễn để cải thiện các hoạt động quản lý hàng tồn kho của họ (xem lương của người quản lý kiểm soát hàng tồn kho và lương của người quản lý kho).
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ THEO DÕI HÀNG TỒN KHO: Ý nghĩa, Phần mềm miễn phí & Trang tính
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- HỆ THỐNG & QUẢN LÝ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO: Các phương pháp hay nhất
- CÔNG CỤ THEO DÕI XE: Hướng dẫn & Công cụ theo dõi đáng tin cậy hàng đầu
- 15+ HỆ THỐNG KHO HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT vào năm 2023 (+ Tùy chọn miễn phí)
- NHỮNG NHÀ LÃNH ĐẠO NỔI TIẾNG: Top Những Người Truyền Cảm Hứng Và Những Câu Nói Bạn Cần Biết
dự án
