Tục ngữ có câu: “Viết thư là một chuyện; viết chuyên nghiệp lại là chuyện khác.” Và đó là nơi mà một lá thư chuyên nghiệp xuất hiện. Một lá thư chuyên nghiệp là một lá thư trang trọng mà bạn có thể sử dụng để yêu cầu hoặc cung cấp thông tin. Khi viết một bức thư chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải biết cách viết một bức thư chuyên nghiệp để giao tiếp hiệu quả với các doanh nghiệp và tổ chức khác, bất kể mục đích, từ chức, tham khảo, giới thiệu hay khiếu nại.
Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm các mẹo về cách viết một bức thư chuyên nghiệp, bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách viết một bức thư chuyên nghiệp và các mẹo khác sẽ làm cho bức thư của bạn nổi bật.
Thư chuyên nghiệp là gì?
Thư chuyên nghiệp là thư kinh doanh thường được sử dụng để liên lạc với các doanh nghiệp hoặc cá nhân khác để yêu cầu hoặc cung cấp thông tin. Nó thường có giọng điệu và phong cách trang trọng, chuyên nghiệp. Đây có thể là một bức thư bạn viết cho nhà tuyển dụng, khách hàng, đồng nghiệp hoặc đối tác kinh doanh tiềm năng của mình.
Các bức thư chuyên nghiệp thường đi kèm với một mục đích hoặc ý định cụ thể, bao gồm lời chào, các đoạn thân bài và phần kết. Bức thư phải được viết tốt và không có bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc chính tả nào. Chúng cũng phải rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Vì vậy, khi bạn muốn viết một bức thư chuyên nghiệp, hãy quan tâm đến người nhận và điều chỉnh bức thư cho phù hợp.
Các loại thư chuyên nghiệp
Có nhiều loại thư chuyên nghiệp và mỗi loại đều có mục đích riêng, nhưng một số loại phổ biến nhất bao gồm:
#1. Thư xin việc:
Thư xin việc được sử dụng khi xin việc hoặc gửi đề xuất hoặc đơn đăng ký cho khách hàng tiềm năng. Để viết một lá thư xin việc chuyên nghiệp, bạn nên tập trung vào vị trí ứng tuyển và để lời nói của bạn thuyết phục công ty hoặc nhà tuyển dụng rằng bạn là ứng viên phù hợp.
#2. Giấy giới thiệu:
Thư giới thiệu là một lá thư chuyên nghiệp được viết để đưa ra đánh giá tích cực về kỹ năng hoặc tính cách của một người. Đó là bức thư mà một người biết rõ về bạn viết về những phẩm chất tích cực của bạn. Bức thư thường được sử dụng trong quá trình tuyển dụng vì nó có thể cung cấp thông tin có giá trị về trình độ của ứng viên.
Thư giới thiệu chứa những nhận xét tích cực và có thể giúp nhận được học bổng, việc làm hoặc thực tập. Ngoài ra, một lá thư giới thiệu chuyên nghiệp có thể là một tài sản quý giá khi nộp đơn xin học bổng, việc làm hoặc thực tập. Ví dụ, nếu bạn muốn kiếm được một công việc hoặc học bổng, bạn cần ai đó viết thư giới thiệu chuyên nghiệp. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp cho người viết thư tất cả thông tin cần thiết và thể hiện sự đánh giá cao về thời gian của họ.
#3. Thư giới thiệu:
Thư giới thiệu là thư của một người biết ứng viên xin việc, viết và chứng thực năng lực của họ. Nó có thể đến từ một nhà tuyển dụng trước đây, một đồng nghiệp, một giáo sư hoặc một tổ chức chuyên nghiệp. Nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn có thể yêu cầu bức thư này như là một phần của quá trình tuyển dụng.
Nói cách khác, bức thư nên tích cực và cung cấp các ví dụ cụ thể về trình độ của ứng viên. Ví dụ, nếu bạn muốn viết một lá thư giới thiệu chuyên nghiệp, hãy đề địa chỉ người đó, công việc mà họ đang ứng tuyển và ký tên.
#4. Thư phàn nàn:
Thư khiếu nại là một lá thư chính thức được sử dụng để khiếu nại về sản phẩm, dịch vụ hoặc tình huống. Bức thư nên được gửi đến công ty, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.
Do đó, nếu bạn muốn viết một lá thư khiếu nại chuyên nghiệp, hãy bao gồm tất cả các thông tin liên quan, chẳng hạn như ngày, giờ và địa điểm xảy ra sự cố cũng như mô tả chi tiết về vấn đề một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
#5. Thư từ chức:
Một lá thư từ chức là một tài liệu chính thức từ một nhân viên gửi cho người sử dụng lao động của họ để thông báo ý định rời khỏi vị trí của họ. Để viết một lá thư từ chức chuyên nghiệp, bạn nên bao gồm tên nhân viên, chức vụ, tên công ty và ngày làm việc cuối cùng của bạn.
Trong thư, nhân viên cũng nên đề cập đến lý do nghỉ việc và cảm ơn chủ nhân đã cho họ cơ hội làm việc.
#6. Thư cảm ơn:
Thư cảm ơn được gửi sau một cuộc phỏng vấn hoặc cuộc họp để thể hiện sự đánh giá cao về cơ hội. Họ cũng dành sự đánh giá chung cho đồng nghiệp, người sử dụng lao động, khách hàng, đối tác kinh doanh, v.v.
Cách viết một lá thư chuyên nghiệp
Dưới đây là hướng dẫn chung về cách viết một lá thư chuyên nghiệp, bất kể thư từ chức, thư giới thiệu, thư giới thiệu hay khiếu nại.
#1. Sử dụng Phông chữ A và Lề:
Khi bạn muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong thư từ viết tay của mình, hãy bắt đầu với những điều cơ bản: phông chữ chất lượng và lề. Điều này sẽ mang lại cho lá thư của bạn một cái nhìn lịch sự và trang trọng. Để chọn một phông chữ, hãy tìm thứ gì đó dễ đọc và có hình thức chuyên nghiệp. Ví dụ, Times New Roman là một lựa chọn tốt. Sau đó, đặt lề thành một inch ở tất cả các bên để thư của bạn trông rõ ràng và được sắp xếp hợp lý.
#2. Tạo tiêu đề của bạn:
Tiêu đề của một bức thư chuyên nghiệp nên bao gồm tên và địa chỉ của người gửi, ngày, tên và địa chỉ của người nhận. Để viết một tiêu đề thư chuyên nghiệp:
- Trước tiên, bạn nên viết tên, địa chỉ và ngày của mình ở góc trên cùng bên phải của trang. Bạn cũng có thể thêm số điện thoại và địa chỉ email của mình.
- Sau đó, thêm thông tin địa chỉ của người nhận bên dưới địa chỉ của bạn và căn chỉnh chúng sang bên trái. Điều này sẽ giúp đảm bảo thư của bạn được gửi đến đúng người hoặc bộ phận.
#3. Viết lời chào của bạn:
Lời chào là lời chào trang trọng ở đầu bức thư của bạn. Vì vậy, bên dưới tiêu đề, hãy bao gồm lời chào hoặc lời chào và thêm dấu phẩy. Nếu bạn biết họ và tên của người nhận, bạn có thể viết “Dear John Smith.” Và nếu bạn không biết tên của người nhận, hãy sử dụng lời chào chung chung như “Dear Sir or Madam,” “To Whom It May Concern,” hoặc “Kính gửi người quản lý tuyển dụng.”
#4. Các Đoạn Thân Bài:
Một lá thư chuyên nghiệp thường chứa ba đoạn cơ thể. Bạn có thể viết một phần thân thư chuyên nghiệp theo những cách sau: Đoạn đầu tiên giới thiệu mục đích của bức thư. Đoạn thứ hai cung cấp thêm thông tin về mục đích và đoạn thứ ba yêu cầu người đọc hành động. Do đó, hãy đảm bảo rằng các đoạn thân bài này rõ ràng và súc tích.
#5. Thêm đoạn văn kết thúc và chữ ký:
Hầu hết các bức thư đều kết thúc bằng một đoạn văn ngắn cảm ơn người nhận đã dành thời gian cho họ và cho họ biết bạn sẽ liên lạc. Đây là một cơ hội tốt để kết thúc bằng một tuyên bố hoặc cụm từ tích cực. Ví dụ: “Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.” hoặc “Cảm ơn bạn đã quan tâm.” Nếu bạn đã đính kèm thư đính kèm, hãy đề cập đến điều này ở đây. Ví dụ: “Vui lòng tìm bản sao sơ yếu lý lịch của tôi kèm theo.”
Sau phần kết thúc, hãy để lại hai đến ba dòng giữa dòng kết thúc và thêm chữ ký kết thúc. Ví dụ về chữ ký thư là “Trân trọng”, “Với sự đánh giá cao”, “Cảm ơn”, “Trân trọng”, “Trân trọng”, v.v. và họ. Lưu ý rằng chữ ký kết thúc và tên của bạn phải ở phía dưới bên trái.
#6. Đọc lại và gửi thư của bạn
Sau khi bạn đã viết thư của mình, hãy dành thời gian để đọc lại nó. Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả là điều bắt buộc, nhưng cũng dành thời gian để đọc thư của bạn để đảm bảo nó rõ ràng và ngắn gọn. Sau đó, bạn có thể gửi nó cho người nhận.
Những gì được bao gồm trong một lá thư chuyên nghiệp?
Một bức thư chuyên nghiệp thường bao gồm một tiêu đề có tên và địa chỉ của người gửi, cũng như ngày và tên và địa chỉ của người nhận. Phần thân của bức thư là nơi người gửi sẽ truyền đạt mục đích của bức thư. Nó phải rõ ràng và ngắn gọn, và luôn kết thúc bằng một dấu hiệu chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một bức thư trang trọng?
Cách truyền thống để bắt đầu một lá thư trang trọng là bằng lời chào “Dear Mr./Mrs./Ms. Họ." Tuy nhiên, nếu bạn không biết họ của người đó, bạn có thể sử dụng lời chào chung chung, chẳng hạn như “Dear Sir or Madam.” Và nếu bạn biết người đó, bạn có thể sử dụng tên của họ.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một lá thư chuyên nghiệp mà không có thân mến?
Bạn có thể bắt đầu một bức thư chuyên nghiệp theo nhiều cách mà không cần dùng từ “dear”. Một số lựa chọn thay thế bao gồm “người mà nó có thể quan tâm”, “xin chào” hoặc đơn giản là sử dụng tên của người nhận. Tuy nhiên, hãy chọn lời chào phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận.
Ví dụ: “người mà nó có thể quan tâm” phù hợp với bức thư mà bạn không biết rõ về người nhận, trong khi “xin chào” hoặc tên người nhận sẽ phù hợp hơn cho bức thư gửi cho người mà bạn quen. Xem một mẫu dưới đây.
Mà nó có thể quan tâm
Chủ đề: Yêu cầu hỗ trợ
Kính gửi [Tên]
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt. Tôi viết thư này để yêu cầu sự giúp đỡ của bạn với một vấn đề mà tôi tin là rất quan trọng đối với tôi.
Tôi viết thư này để yêu cầu bạn xem xét tài liệu đính kèm và cung cấp phản hồi của bạn. Tôi sẽ đánh giá rất cao ý kiến đóng góp của bạn vì tôi tin tưởng rằng kiến thức chuyên môn của bạn sẽ là vô giá trong việc giải quyết vấn đề này.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm của bạn.
Trân trọng,
[Tên Bạn]Làm thế nào để bạn bắt đầu một mẫu thư chúc mừng chuyên nghiệp?
Bạn có thể bắt đầu một bức thư chúc mừng chuyên nghiệp theo cách này:
Dear Sir / Madam,
Cảm ơn vì lá thư của bạn! Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn đang gặp khó khăn với công việc hiện tại. Tôi rất vui được nói chuyện với bạn thêm về tình hình của bạn. Vui lòng cho tôi biết nếu có thời gian thuận tiện cho bạn.
Trân trọng,
Tên của bạn.
Một lá thư chuyên nghiệp nên được định dạng như thế nào?
Một bức thư chuyên nghiệp nên được định dạng với tiêu đề thư ở đầu trang, theo sau là ngày tháng, tên và địa chỉ của người nhận và lời chào. Sau đó, phần thân của bức thư phải được viết cách dòng đơn, với khoảng cách giữa mỗi đoạn. Bức thư cũng nên được ký ở dưới cùng, theo sau là tên và thông tin liên lạc của người gửi.
Kết luận
Một lá thư chuyên nghiệp giao tiếp với các đối tượng khác nhau cho các mục đích khác nhau. Mặc dù định dạng khác nhau tùy theo đối tượng và mục đích, nhưng các mẹo và hướng dẫn chung ở trên có thể giúp bạn viết một bức thư chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tích cực và đạt được kết quả mong muốn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bức thư phải rõ ràng, ngắn gọn và không có lỗi.
Bài viết liên quan
dự án
