Bạn có tùy chọn tạo hóa đơn thủ công hoặc bằng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo hóa đơn của bạn chứa mọi thứ cần thiết để đảm bảo thanh toán nhanh chóng, bất kể bạn chuẩn bị chúng như thế nào. Các tổ chức gửi và nhận hóa đơn mọi lúc, nhưng thanh toán đúng hạn là một vấn đề lớn. Nhưng ngày càng có nhiều công ty không gửi được các hóa đơn thích hợp. Thiết lập các thủ tục kế toán chính xác là rất quan trọng để tăng cường sự ổn định tài chính của công ty bạn. Đọc tiếp để tìm hiểu về các chức năng của hóa đơn và cách bạn có thể tạo hóa đơn trong word.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ mà người bán cung cấp cho khách hàng để yêu cầu thanh toán. Nó bao gồm giá của hàng hóa hoặc dịch vụ mà người mua có được. Vì vậy, nếu một hóa đơn liệt kê tên của người bán và khách hàng, mô tả và chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ và các điều khoản thanh toán. Sau đó, nó cũng có thể dùng làm bằng chứng trước tòa án.
Giao dịch nào yêu cầu hóa đơn?
Các quy tắc điều chỉnh việc lập hóa đơn dễ dãi hơn ở Hoa Kỳ so với các quốc gia khác. Bán hàng từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng (B2C) không yêu cầu hóa đơn, vì vậy hồ sơ duy nhất bạn cần gửi là biên lai thanh toán. Tuy nhiên, nếu khách hàng (người tiêu dùng) yêu cầu bạn gửi hóa đơn cho họ, bạn phải tuân thủ. Đối với một số giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), cũng như nếu công ty của bạn nhập khẩu hoặc xuất khẩu sản phẩm, có thể cần phải có hóa đơn.
Ngoài ra, để biết thông tin về quy định lập hóa đơn tại địa phương, bạn nên liên hệ với chính quyền tiểu bang của mình. Ngoài ra, cho dù bạn bán hàng trực tuyến hay cho những người sống ở quốc gia khác nhưng mua hàng của bạn, bạn chắc chắn nên gửi hóa đơn cho họ.
Các chức năng cho Hóa đơn
Để yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp phải giao hóa đơn. Hóa đơn là một cách ràng buộc về mặt pháp lý để cho thấy rằng cả hai bên đều đồng ý về giá cả và điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, sử dụng hóa đơn có lợi thế bổ sung. Chúng bao gồm:
#1. Lưu trữ hồ sơ
Khả năng duy trì hồ sơ pháp lý về việc bán hàng là lợi thế chính của hóa đơn. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm ra ai đã mua và bán hàng hóa và khi nào.
#2. Giám sát thanh toán
Hóa đơn là một phần quan trọng của thiết bị kế toán. Việc theo dõi các khoản thanh toán và số dư chưa thanh toán mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán.
#3. Bảo vệ pháp lý
Một hóa đơn thích hợp có thể là bằng chứng cho thấy khách hàng và người bán đã đồng ý về giá cả. Nó bảo vệ nhà bán lẻ khỏi các vụ kiện sai.
#4. Nộp thuế đơn giản
Theo dõi hóa đơn bán hàng giúp tổ chức ghi nhận chính xác thu nhập và nộp thuế đúng.
# 5. Phân tích kinh doanh
Các doanh nghiệp có thể tìm hiểu về thói quen mua hàng của khách hàng và khám phá các xu hướng, hàng hóa phổ biến, thời kỳ mua hàng cao điểm, v.v. bằng cách phân tích dữ liệu hóa đơn. Điều này hỗ trợ trong việc tạo ra các kế hoạch tiếp thị hiệu quả.
Những gì được bao gồm trong một hóa đơn?
Bạn phải bao gồm thông tin sau trên hóa đơn để hóa đơn hợp lệ, cho dù bạn đang bán hàng cho doanh nghiệp khác hay khách hàng yêu cầu:
- Từ "Hóa đơn" nổi bật một cách lớn.
- tên đầy đủ và địa chỉ của bạn và khách hàng của bạn
- Ngày hóa đơn
- Thời hạn thanh toán
- một số thứ tự riêng biệt
- phân tích hàng hóa hoặc dịch vụ được chào bán
- Sự sẵn có và chi phí của mỗi hàng hóa hoặc dịch vụ
- Ngày giao hàng hóa hoặc dịch vụ
- Toàn bộ số tiền nợ
Ngoài ra, nếu bạn nhập khẩu hoặc xuất khẩu các mặt hàng, bạn có thể phải cho biết chúng đến từ đâu và nhập cảnh vào quốc gia nào. Bạn cũng có thể cần tính thuế bán hàng trên hóa đơn của mình. Kiểm tra các tiêu chí địa phương trước khi phát hành hóa đơn vì mỗi tiểu bang và quận có luật và thuế suất riêng biệt.
Làm thế nào để bạn tạo một hóa đơn?
Để đảm bảo khách hàng của bạn nhìn thấy hóa đơn và thanh toán đúng hạn, điều quan trọng là phải biết những gì nên có trên hóa đơn và cách sắp xếp chúng đúng cách. May mắn thay, với phần mềm lập hóa đơn trực tuyến hiệu quả, việc lập hóa đơn lý tưởng trở nên đơn giản. Dưới đây là các cách tạo hóa đơn:
#1. Tùy chỉnh hóa đơn của bạn
Tùy chỉnh hóa đơn của bạn có thể nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về thương hiệu của bạn. Các hóa đơn có vẻ chuyên nghiệp hơn và phản ánh những ý tưởng mà công ty của bạn muốn truyền tải tới khách hàng nhờ màu sắc, phông chữ, logo và các yếu tố thương hiệu khác. Tuy nhiên, để giữ tính nhất quán và dễ dàng nhận biết xung quanh bảng, hãy đảm bảo rằng thiết kế hóa đơn phù hợp với các thành phần và màu sắc của trang web, tài khoản mạng xã hội và các trang nội dung khác của bạn.
#2. Thêm một tiêu đề lành nghề
Hóa đơn phải bắt đầu bằng tiêu đề bóng bẩy bao gồm tên công ty, logo (nếu có), địa chỉ và chi tiết liên hệ. Thêm tên công ty của khách hàng, tên của người liên hệ và chi tiết liên hệ chính xác của họ sau đó.
#3. Bao gồm thông tin hóa đơn
Để thuận tiện cho khách hàng, hãy đánh dấu tờ giấy bằng từ “hóa đơn”. Thêm số ID hóa đơn riêng biệt để bạn có thể theo dõi các giao dịch của mình. ID hóa đơn thường bao gồm các ký tự chữ và số và chứa dữ liệu cụ thể, như tên dự án hoặc ngày hóa đơn được phát hành. Vì vậy, để tránh hiểu lầm, mỗi đơn vị nên lựa chọn và tuân thủ một hệ thống đánh số hóa đơn phù hợp với mình.
#4. Chỉ định ngày
Để tạo dòng thời gian và theo dõi các khoản thanh toán, bao gồm cả ngày cung cấp—ngày sản phẩm hoặc dịch vụ được giao—và ngày hóa đơn được phát hành.
#5. Mô tả về Hàng hóa hoặc Dịch vụ được Cung cấp
Tất cả các mặt hàng được bán hoặc dịch vụ do công ty cung cấp để đổi lấy thanh toán trong thời hạn thanh toán được chỉ định phải được liệt kê trên hóa đơn. Bao gồm số lượng, giá mỗi đơn vị và tổng phụ của từng mặt hàng đã bán. Ngoài ra, hãy bao gồm lượng thời gian dành cho từng mục hàng và chỉ định dịch vụ cụ thể khi cung cấp dịch vụ.
#6. Bao gồm Điều khoản thanh toán
Để tạo hóa đơn, hãy bao gồm thông tin thuế liên quan đến việc bán hàng, thông tin này thay đổi tùy theo luật pháp của quốc gia, thuế suất địa phương, loại hình kinh doanh và các yếu tố khác.
Hơn nữa, tổng nghĩa vụ thuế thường được tính từ số tiền cuối cùng của hóa đơn và được hiển thị ở cuối hóa đơn có nhiều mục hàng. Thay vì tính thuế cho từng mặt hàng, bạn có thể chia số tiền thuế theo nhiều loại thuế mà các mặt hàng có thể lập hóa đơn thuộc về.
#7. Thêm Giải thích và Điều kiện vào Ghi chú
Ngay cả khi hóa đơn rõ ràng, vẫn có thể xảy ra nhầm lẫn. Chẳng hạn, khách hàng có thể không nhận thấy rằng bạn đã thêm giảm giá cho một trong các sản phẩm của mình. Điều này có thể tránh được bằng cách bao gồm một chú thích giải thích việc giảm giá để người tiêu dùng biết rằng giá cao hơn cho hàng hóa giống hệt nhau có thể xuất hiện trên các hóa đơn trong tương lai.
Tôi có cần lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ của mình không?
Bạn có nhiều trách nhiệm với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, bao gồm quản lý nhân viên, duy trì hàng tồn kho và tương tác với khách hàng. Để đạt được mục tiêu đó, việc duy trì hoạt động kinh doanh và chấp nhận các khoản thanh toán thường là những ưu tiên chính của bạn. Do đó, điều quan trọng là phải suy nghĩ về các phương thức thanh toán khác. Việc sử dụng hóa đơn trong tình huống này. Một trong những công cụ nổi tiếng và đáng tin cậy nhất để thanh toán từ xa là lập hóa đơn.
Cách tạo hóa đơn trong Word
Hoàn tất thiết lập hóa đơn Word đầu tiên của bạn? Bạn phải tuân thủ một số quy trình quan trọng, đặc biệt là đối với các thành phần lập hóa đơn, nếu bạn muốn tạo hóa đơn chuyên nghiệp mà không cần sử dụng mẫu hóa đơn. Thông tin sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hóa đơn từ đầu trong Microsoft Word:
#1. Tạo một tài liệu trống mới
Để tạo hóa đơn trong Word, hãy mở Word, nhấp vào “Tệp”, sau đó chọn “Tài liệu mới” từ menu để bắt đầu tạo hóa đơn tùy chỉnh của bạn từ đầu. Mở một tài liệu hoàn toàn mới, trống. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần xây dựng các trường nhập của riêng mình với tùy chọn này vì nó sẽ không có cấu trúc được định dạng trước giống như mẫu Microsoft Word. Điều này có thể yêu cầu nhiều công việc hơn là chỉ chọn một mẫu hóa đơn. Tuy nhiên, vì bạn sẽ có quyền kiểm soát tốt hơn đối với thiết kế và chức năng của hóa đơn nên đây là một sự đánh đổi đáng giá đối với các công ty có quy trình lập hóa đơn chuyên biệt.
#2. Thiết kế tiêu đề cho hóa đơn
Trong tài liệu, hãy thêm tiêu đề. Logo, tên và thông tin liên hệ của công ty bạn sẽ xuất hiện trên tiêu đề hóa đơn. Ngoài ra, nó phải nêu rõ ràng rằng đó là hóa đơn.
#3. Bao gồm ngày hóa đơn
Tiếp theo, để tạo hóa đơn trong Word, hãy bao gồm ngày lập hóa đơn của tài liệu. Thông thường, phần này thuộc về phần trên cùng bên phải của tài liệu Word của bạn. Ngay bên dưới tiêu đề hóa đơn của bạn, hãy bao gồm ngày hiện tại. Bên dưới ngày lập hóa đơn, bạn cũng có thể ghi ngày đến hạn thanh toán.
#4. Thêm số hóa đơn đặc biệt
Thêm số hóa đơn riêng biệt vào đầu tài liệu. Trong khi xem xét hóa đơn với khách hàng hoặc lưu chúng vào hồ sơ của công ty bạn, số hóa đơn được sử dụng làm điểm tham chiếu. Hệ thống đánh số bạn sẽ sử dụng cho quy trình lập hóa đơn của mình phải được quyết định trước và tuân thủ. Đánh số hóa đơn theo số, bắt đầu bằng Hóa đơn #001, sau đó đến Hóa đơn #002, v.v., là phương pháp đơn giản nhất.
Một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp hóa đơn của mình là sử dụng phần mềm tổ chức và tạo hóa đơn. Cùng với một số mẫu hóa đơn miễn phí mà chúng ta sẽ xem xét sau, FreshBooks cung cấp nhiều lựa chọn phần mềm lập hóa đơn giúp tự động hóa quy trình này và sắp xếp các khoản thanh toán của bạn.
#5. Thêm thông tin liên hệ của khách hàng của bạn
Bao gồm thông tin về công ty của khách hàng, chẳng hạn như tên công ty, logo, tên người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và có thể là số đơn đặt hàng của khách hàng. Đảm bảo thông tin liên hệ trên hóa đơn của bạn là chính xác; nếu doanh nghiệp của khách hàng của bạn có bộ phận lập hóa đơn hoặc tài khoản phải thu, bạn có thể phải liệt kê cá nhân đó thay vì đầu mối liên hệ thông thường của bạn.
#6. Lập Danh sách Hàng hóa hoặc Dịch vụ Cụ thể
Tạo một bản kiểm kê chi tiết về hàng hóa và dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho công ty hoặc khách hàng tiếp theo. Một lời giải thích ngắn gọn về từng dịch vụ, số giờ thực hiện hoặc các mặt hàng được cung cấp và phí phải được liệt kê. Tổng phụ từng dịch vụ riêng biệt. Cách đơn giản nhất là tạo một bảng trong hóa đơn Word của bạn để hàng hóa và dịch vụ của bạn được hiển thị dễ dàng.
#7. Hiển thị toàn bộ số tiền nợ
Để tạo hóa đơn bằng word, hãy liệt kê mọi loại thuế hiện hành sau khi cộng tất cả các khoản phí. Sau đó, hóa đơn phải bao gồm toàn bộ số tiền nợ và hiển thị nổi bật thông tin này ở dưới cùng. Để làm cho nó rõ ràng nhất có thể, hãy gắn nhãn là “tổng cộng” hoặc “tổng cộng”.
#số 8. Bao gồm ngày đến hạn thanh toán
Để tránh thanh toán trễ, hãy bao gồm ngày đến hạn thanh toán trên hóa đơn. Cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt khi nêu rõ ngày đến hạn thanh toán. Bao gồm ngày chính xác, chẳng hạn như "Thanh toán đến hạn vào ngày 31 tháng 2018 năm 30" thay vì chỉ "Thanh toán đến hạn trong XNUMX ngày".
#9. Chỉ định cách bạn dự định thanh toán
Ở dưới cùng của tài liệu, bao gồm các điều khoản thanh toán của bạn. Bao gồm các phương thức thanh toán bạn thực hiện và chỉ định bất kỳ khoản tiền phạt chậm nào bạn sẽ áp dụng cho các khoản thanh toán được thực hiện quá hạn, giả sử khách hàng của bạn chấp nhận các điều khoản thanh toán của bạn khi thuê bạn làm công việc.
Làm cách nào để tạo hóa đơn cho một doanh nghiệp nhỏ?
- Số hóa đơn riêng biệt
- Ngày giao sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Một lời giải thích về hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Số tiền nợ với một thời hạn.
- Điều kiện và hướng dẫn thanh toán.
- Số tiền và ngày thanh toán gần đây nhất.
Ví dụ về hóa đơn là gì?
Nếu nhà bán lẻ mua sản phẩm từ nhà sản xuất, sản phẩm sẽ được chuyển đến bộ phận tiếp nhận của nhà bán lẻ và hóa đơn được gửi cho bộ phận kế toán của cửa hàng.
Bạn có thể sử dụng Excel để tạo hóa đơn không?
Sử dụng mẫu mà bạn có thể sửa đổi cho công ty của mình, bạn có thể tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp. Nó có thể được in ra hoặc điền vào trong Word hoặc Excel và được gửi bằng phương tiện điện tử dưới dạng PDF.
dự án
- Freshbooks.com
- sumup.com
- zoho.com
Bài viết liên quan
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- BÁO CÁO THU NHẬP NHIỀU BƯỚC: Ví dụ, Định dạng & Hướng dẫn Cách thực hiện
- ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN NET 30: Ý nghĩa, ví dụ & lý do tại sao bạn nên sử dụng chúng hay không
- Tài trợ hóa đơn: Định nghĩa, Các loại, Ưu điểm & Nhược điểm
- 13 HỆ THỐNG THANH TOÁN HÀNG ĐẦU TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT năm 2023 (Cập nhật)
