Các công ty đánh giá hiệu suất hiện tại của họ so với hiệu suất mong muốn và dự kiến của họ bằng cách sử dụng phân tích khoảng cách. Việc đánh giá này được thực hiện để xem liệu một doanh nghiệp có sử dụng nguồn lực của mình một cách khôn ngoan và đáp ứng mong đợi của khách hàng hay không. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của phân tích khoảng cách và xem xét các ví dụ.
Bằng cách đánh giá thời gian, tiền bạc và lao động, một công ty có thể xác định tình trạng hiện tại của mình. Nhóm quản lý có thể phát triển một kế hoạch hành động để thúc đẩy tổ chức và thu hẹp khoảng cách hiệu suất bằng cách xác định và phân tích những khoảng cách này.
Là gì Phân tích khoảng cách?
Các tổ chức có thể không phát huy hết tiềm năng của mình nếu họ không sử dụng tối đa tài sản, tiền bạc và công nghệ của mình. Một phân tích về các lỗ hổng có thể hữu ích ở đây.
Bất kỳ loại hiệu suất tổ chức nào cũng được hưởng lợi từ phân tích lỗ hổng, còn được gọi là phân tích yêu cầu. Nó cho phép các doanh nghiệp đánh giá vị trí hiện tại của họ và trạng thái mong muốn trong tương lai. Thông qua đánh giá khoảng cách, các doanh nghiệp có thể đánh giá lại các mục tiêu của mình để xác định xem họ có đang đi đúng hướng để đạt được chúng hay không.
Trong những năm 1980, các phân tích khoảng cách thường được sử dụng cùng với các phân tích thời lượng. Phân tích khoảng cách có thể được sử dụng để đánh giá mức độ tiếp xúc với một loạt các chuyển động cấu trúc thuật ngữ, mặc dù nó ít phổ biến hơn và được cho là khó sử dụng hơn so với đánh giá thời lượng.
Cách tiến hành phân tích khoảng trống
Các bước tiếp theo được chia thành bốn quy trình trong một số khung phân tích lỗ hổng. Một số phức tạp hơn một chút và chia nhỏ phân tích thành một vài giai đoạn nữa. Hiểu tình hình hiện tại của bạn, quyết định nơi bạn muốn đến và đưa ra chiến lược để đạt được điều đó là tất cả các phần của đánh giá khoảng cách, bất kể tình huống nào.
#Bước 1: Xác định tình trạng hiện tại của bạn
Tập trung vào nơi doanh nghiệp của bạn hiện đang hoạt động là bước đầu tiên trong phân tích khoảng cách. Điều này đòi hỏi phải điều tra hàng hóa mà nó bán, khách hàng mà nó phục vụ và các đặc quyền mà nó cung cấp cho nhân viên của mình. Dữ liệu này có thể là định lượng (chẳng hạn như hồ sơ tài chính được gửi như một phần của yêu cầu nộp đơn) hoặc định tính (chẳng hạn như khảo sát hoặc nhận xét từ các bên liên quan quan trọng).
Một công ty thường xuyên thực hiện phân tích lỗ hổng vì họ đã phát hiện ra hoặc đã nhận thức được vấn đề. Doanh nghiệp muốn xem xét lý do tại sao các cuộc khảo sát phản hồi của khách hàng lại tạo ra kết quả dưới trung bình và đưa ra các biện pháp khắc phục. Nó phải hiểu tại sao những sai lầm này lại xảy ra, khi nào các vấn đề đang hình thành và ai là người lãnh đạo quản lý thay đổi trước khi họ có thể hình dung nó muốn trở thành cái gì.
#Bước 2: Xác định trạng thái tương lai của bạn
Bước này, khi một tập đoàn phải quyết định mình muốn trở thành cái gì, là bản chất của phân tích lỗ hổng. Cần phải cẩn thận trong giai đoạn này vì bản sắc mà một công ty mong muốn có sẽ xác định các động thái chiến lược mà công ty phải thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.
Để đạt được thành công lâu dài nhất, một doanh nghiệp phải đặt ra các mục tiêu xác định, có thể định lượng được trong quá trình phân tích khoảng cách. Chẳng hạn, sẽ không hiệu quả đối với doanh nghiệp nếu có mục tiêu “cải thiện dịch vụ khách hàng”. Thay vào đó, doanh nghiệp phải chọn các mục tiêu có thể đo lường hơn, chẳng hạn như đạt được 90% sự hài lòng của khách hàng trong vòng 12 tháng.”
Phân tích những gì các công ty đối thủ hoặc những người tham gia thị trường khác đang làm cũng có thể giúp bạn xác định kết quả dự kiến. Có thể đơn giản hơn để phát hiện ra những gì một doanh nghiệp khác đang làm đúng và cố gắng sao chép nó.
#Bước 3: Xác định các khoảng trống
Đã đến lúc so sánh giữa tình hình hiện tại và tình trạng tương lai mong muốn để xác định những điểm khác biệt chính. Trong ví dụ giả định của chúng tôi, tại thời điểm này, một doanh nghiệp có thể nhận ra rằng họ đang thiếu nhân lực một cách đáng tiếc, chưa đào tạo đầy đủ nhân viên của mình hoặc không có năng lực kỹ thuật để đáp ứng các mối quan tâm của người tiêu dùng.
#Bước 4: Đánh giá các giải pháp
Giờ đây, một công ty phải phát triển các kế hoạch để đạt được điều kiện mong muốn sau khi xác định được những thiếu sót của mình. Có thể chỉ có một câu trả lời trong một số trường hợp, trong khi những lần khác, phân tích lỗ hổng có thể yêu cầu một số cải tiến đồng thời phải hợp tác với nhau.
Một giải pháp thường xuyên cần được định lượng bằng các công cụ theo dõi sự thay đổi để xác định liệu nó có thành công hay không. Một chỉ số đơn giản, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm khách hàng hài lòng, có thể có sẵn để làm ví dụ về việc cải thiện dịch vụ khách hàng của chúng ta. Các kết quả phân tích khoảng cách khác, chẳng hạn như các điểm yếu trong nhận dạng thương hiệu, có thể cần các biện pháp khắc phục ban đầu, có chủ ý hơn mà vẫn có thể được đánh giá.
#5: Tiến hành thay đổi
Đã đến lúc thực hiện các đề xuất tốt nhất của Bước 4 sau khi chọn những đề xuất hàng đầu. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp nỗ lực thu hẹp khoảng cách đã xác định. Bằng cách thực hiện các giải pháp, tổ chức nhằm mục đích cải thiện trong một lĩnh vực kinh doanh cụ thể hoặc giải quyết một điểm yếu.
Theo một nhịp độ nhất định và một bộ quy trình chi tiết thường được yêu cầu ở giai đoạn triển khai này. Doanh nghiệp có một mục tiêu cụ thể trong đầu cho việc phân tích lỗ hổng, vì vậy cần phải cẩn thận để tránh gây ra nhiều tác hại hơn mức cần thiết. Ví dụ, hãy nghĩ đến những nhân viên mệt mỏi và mất tinh thần sau quá trình đào tạo kéo dài. Nỗ lực nâng cao trình độ thành thạo của công nhân có thể dẫn đến sản xuất bị đình trệ hoặc tinh thần sa sút.
#Bước 6: Theo dõi các thay đổi
Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cũng phải kiểm tra các thay đổi sau khi hoàn thành phân tích lỗ hổng của mình. Đôi khi doanh nghiệp đưa ra những quyết định lý tưởng. Những lần khác, khoảng cách có thể lớn hơn so với dự đoán ban đầu của công ty. Trong bất kỳ trường hợp nào, phân tích khoảng cách có thể là một quy trình vòng tròn trong đó doanh nghiệp có thể đánh giá lại vị trí hiện tại của mình và so sánh nó với các trạng thái thay thế trong tương lai sau khi đã thực hiện các điều chỉnh.
Các loại phân tích Gap
Bây giờ chúng ta hãy đào sâu hơn một chút và nói về nhiều loại phân tích khoảng trống.
#1. Phân tích khoảng cách sản phẩm hoặc thị trường
Một thống kê đáng buồn là 95% các mặt hàng được tung ra thị trường đều thất bại.
Phân tích lỗ hổng là một kỹ thuật tuyệt vời để tìm ra các vấn đề trước khi đầu tư thời gian và tiền bạc vào một lần ra mắt sản phẩm thất bại vì có nhiều lý do khác nhau khiến một sản phẩm có thể không thành công.
Nghiên cứu khoảng cách thị trường, đôi khi được gọi là “phân tích khoảng cách sản phẩm”, đánh giá tình trạng của thị trường. Nó phân tích mức độ sẵn sàng của thị trường mục tiêu, bất kỳ sản phẩm đối thủ nào và hành động của các doanh nghiệp cạnh tranh. Nó hỗ trợ xác định những điểm yếu trong đặc tính của sản phẩm, xây dựng thương hiệu, chiến lược ra mắt và các hoạt động quảng cáo để doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa triển vọng thị trường.
#2. Phân tích lỗ hổng chiến lược
Phân tích khoảng cách chiến lược, còn được gọi là phân tích khoảng cách hiệu suất, là một đánh giá nội bộ chính thức hơn về cách thức hoạt động của một công ty. Trong nghiên cứu này, hiệu suất so với các tiêu chuẩn dài hạn như kế hoạch XNUMX năm hoặc kế hoạch chiến lược thường được so sánh.
Một phân tích khoảng cách chiến lược cũng có thể được thực hiện để đánh giá mức độ hoạt động của một doanh nghiệp so với các đối thủ của nó. Loại nghiên cứu này có thể tiết lộ cách các doanh nghiệp khác đang tuyển dụng nhân viên hoặc nguồn lực theo những cách chiến lược và thông minh hơn. Loại thông tin này có thể khó thu thập, đặc biệt nếu nhân viên nghỉ việc có thỏa thuận không tiết lộ và doanh nghiệp giữ lại ít thông tin liên quan đến quy trình với công chúng.
#3. Phân tích Khoảng cách Tài chính/Lợi nhuận
Bằng cách tập trung vào các biện pháp tài chính, một công ty có thể quyết định đánh giá trực tiếp xem mình có thể thiếu sót ở điểm nào so với các đối thủ. So sánh giá cả, tỷ lệ phần trăm lợi nhuận, chỉ cung cấp đào tạo bổ sung cho nhân viên hiện tại để có được khả năng mới hoặc tìm kiếm chuyên gia bên ngoài để thuê nhân viên mới.
Đối với các doanh nghiệp đổi mới phụ thuộc vào việc có bộ kỹ năng cụ thể để duy trì đối thủ cạnh tranh (hoặc dẫn đầu ngành), loại nghiên cứu này đặc biệt quan trọng. Ngoài ra, một nghiên cứu về khoảng cách kỹ năng là điều cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào lực lượng lao động nhỏ hơn để hoạt động. Trong tình huống này, mọi người thường cần một loạt các kỹ năng thích ứng có thể có giá trị trong nhiều lĩnh vực liên quan đến kinh doanh.
#5. Phân tích khoảng cách tuân thủ
Phân tích khoảng cách tuân thủ so sánh hiệu suất của công ty với một tập hợp các quy định bên ngoài xác định cách thực hiện một số việc. Phân tích này thường xuyên sử dụng các dịch vụ kiểm toán nội bộ. Ví dụ: một doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá nội bộ các thủ tục kế toán và báo cáo trước khi yêu cầu kiểm toán viên bên ngoài đánh giá báo cáo tài chính của mình.
So với các hình thức phân tích lỗ hổng chiến lược khác, phân tích tuân thủ mang tính phòng thủ và phòng ngừa hơn. Thay vì phân tích các lỗ hổng để cố gắng tăng thị phần, chẳng hạn, phân tích lỗ hổng tuân thủ thường nhằm mục đích tuân thủ các quy tắc, tránh bị phạt, thực hiện nghĩa vụ báo cáo và đảm bảo rằng các thời hạn bên ngoài có thể được đáp ứng.
#6. Phân tích lỗ hổng phát triển sản phẩm
Phân tích lỗ hổng có thể được thực hiện khi một công ty phát triển sản phẩm mới để xác định tính năng nào sẽ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Khi phát triển phần mềm hoặc các mục cần nhiều thời gian để xây dựng, hình thức phân tích lỗ hổng này thường được sử dụng.
Một công ty có thể đánh giá những yếu tố nào của sản phẩm hoặc dịch vụ đã được triển khai hiệu quả, bị trì hoãn hoặc bị xóa có chủ đích. Sau đó, công ty có thể liên tục đánh giá xem kế hoạch sản phẩm của mình đang thay đổi như thế nào và liệu nó có nguồn lực nội bộ để lấp đầy khoảng trống nội bộ hay không. Những khoảng trống này là cần thiết để hoàn thành quá trình phát triển sản phẩm bằng cách kết hợp các loại phân tích khoảng cách khác nhau đã đề cập ở trên.
#7. Phân tích khoảng cách nhu cầu
Tương tự như phân tích khoảng cách kỹ năng, đánh giá khoảng cách nhu cầu xem xét tất cả những điều mà tổ chức yêu cầu, không chỉ năng lực của nhân viên, để đạt được mục tiêu. Bạn yêu cầu vật liệu gì? thiết bị, kiến thức, tài chính và tuân thủ các quy định
Không có quy định; khi tiến hành đánh giá yêu cầu, bạn có thể và nên xem xét mọi nguồn lực cần thiết để thu hẹp khoảng cách giữa tình hình hiện tại và tình trạng mong muốn trong tương lai. Đó có thể là một điều gì đó quan trọng, chẳng hạn như một văn phòng khu vực mới, hoặc một điều gì đó khiêm tốn, chẳng hạn như thêm cà phê cho công việc ngoài giờ.
#số 8. Phân tích khoảng cách sức khỏe
Lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hiện tại là một mạng lưới phức tạp gồm HMO, nhà cung cấp bảo hiểm, cơ sở y tế, phòng khám, bệnh viện và bệnh nhân. Hơn nữa, có sự cạnh tranh khốc liệt. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe phải nỗ lực rất nhiều để đáp ứng các yêu cầu pháp lý như HIPAA trong khi cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân hàng đầu để cạnh tranh.
Phân tích khoảng cách được nhiều tổ chức y tế sử dụng để đảm bảo rằng họ luôn đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của mình. Điều này bao gồm các bệnh viện công, công ty y tế tư nhân và các tổ chức y tế quốc tế như WHO. Chẳng hạn, phân tích lỗ hổng có thể hỗ trợ các tổ chức chăm sóc sức khỏe xác định nhà cung cấp bên ngoài nào có quyền truy cập vào thông tin sức khỏe được bảo vệ (PHI) của bệnh nhân. Do đó, nó phải tuân thủ các quy định của HIPAA bằng cách ký một thỏa thuận liên kết kinh doanh (BAA).
Mẫu phân tích Gap chứa gì?
Mặc dù các phương pháp phân tích khoảng cách có thể mang tính khái niệm và cụ thể, các mẫu đánh giá khoảng cách thường bao gồm các yếu tố cốt lõi sau:
#1. tình hình hiện tại
Cột đầu tiên trong mẫu phân tích chênh lệch có thể có tiêu đề là “Trạng thái hiện tại”. Nó sử dụng thuật ngữ thực tế để xác định các thủ tục, đặc điểm và tính năng mà một công ty muốn nâng cao.
Các lĩnh vực trọng tâm có thể rộng, nhằm vào toàn bộ công ty hoặc nhỏ, tập trung vào một hoạt động kinh doanh duy nhất. Quyết định dựa trên các mục tiêu mà tổ chức hy vọng đạt được.
Các lĩnh vực trọng tâm này có thể được phân tích định lượng—ví dụ: bằng cách đếm số lượng cuộc gọi của khách hàng được trả lời trong một khoảng thời gian nhất định—hoặc phân tích định tính bằng cách xem xét tính đa dạng của nơi làm việc.
#2. trạng thái sắp tới
Ngoài ra, một cột có tiêu đề “Trạng thái tương lai” mô tả điều kiện mong muốn cho tổ chức nên được đưa vào báo cáo phân tích nhu cầu.
Phần này cũng có thể được viết bằng các thuật ngữ cụ thể, có thể đo lường được, chẳng hạn như “cố gắng tăng số lượng cuộc gọi của khách hàng được xử lý theo một tỷ lệ phần trăm nhất định trong một khung thời gian nhất định”. Ngoài ra, nó có thể được diễn đạt một cách rộng rãi là “làm việc hướng tới một nền văn hóa công sở toàn diện hơn”.
#3. giải thích khoảng cách
Đầu tiên, cột này sẽ xác định xem có sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại và tiềm năng của công ty hay không. Nếu vậy, phần mô tả lỗ hổng phải chỉ rõ lỗ hổng đó là gì và các vấn đề tiềm ẩn dẫn đến lỗ hổng đó.
Những yếu tố này được liệt kê trong cột này một cách vô tư, dễ hiểu. Các yếu tố này có thể là định lượng hoặc định tính, giống như các mô tả trạng thái. Họ có thể chỉ ra những thứ như thiếu các chương trình đa dạng hoặc sự khác biệt giữa số lượng cuộc gọi thực tế và mong muốn được thực hiện.
#4. Đề xuất và các giai đoạn tiếp theo
Một báo cáo phân tích lỗ hổng nên bao gồm một cột cuối cùng liệt kê tất cả các giải pháp khả thi có thể được áp dụng. Điều này là để thu hẹp khoảng cách giữa hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai.
Các mục tiêu này phải cụ thể, giải quyết cụ thể các yếu tố được xác định trong phần mô tả khoảng cách và được thể hiện bằng ngôn ngữ tích cực, hấp dẫn. Họ nên có những mục tiêu cụ thể và thời hạn để đạt được chúng.
Các bước sau đây có thể liên quan đến việc thuê thêm một số nhân viên nhất định để trả lời các cuộc gọi của khách hàng, thực hiện báo cáo số lượng cuộc gọi hoặc bắt đầu các chương trình và tài nguyên đa dạng của văn phòng cụ thể.
Ví dụ về phân tích khoảng cách
Phân tích lỗ hổng cung cấp cho bạn một khung tham chiếu để đánh giá các chiến lược, công nghệ và thủ tục đang hoạt động như thế nào đối với công ty của bạn. Điều này hỗ trợ tổ chức tiến tới mục tiêu của mình đồng thời loại bỏ rủi ro và sai sót trên lộ trình.
Hãy xem xét một số ví dụ về phân tích khoảng cách:
#1. đánh giá cá nhân
Nhân viên có thể sử dụng phân tích khoảng cách để kiểm tra xem hiệu suất của họ yếu ở đâu và cách họ có thể thu hẹp khoảng cách bằng cách nỗ lực hơn nữa.
Các cá nhân được xem xét trong phân tích này. Khi một bộ phận trong một tổ chức tụt lại phía sau trong việc cung cấp kết quả mong muốn, các thành viên trong nhóm trong bộ phận đó phải đánh giá hiệu suất của họ để xác định những nỗ lực đang bị lãng phí.
#2. Một sản phẩm hoàn toàn mới ra mắt
Một doanh nghiệp có thể sử dụng phân tích lỗ hổng sau khi tung ra một sản phẩm mới. Điều này giúp xác định nơi doanh số bán hàng đang dao động và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Sản phẩm có thể không mang lại những gì được mong đợi, điều này sẽ giải thích tại sao doanh số bán hàng không đạt được như mong đợi. Trong những tình huống này, nhóm sản xuất nên thử nghiệm các phương pháp sản xuất sản phẩm thay thế để làm cho nó hiệu quả hơn và có thể bán được trên thị trường.
Ba thành phần cơ bản của phân tích khoảng cách là gì?
Trạng thái hiện tại, trạng thái mong muốn và khoảng cách là ba yếu tố cốt lõi của phân tích nhu cầu. Cách thức thực hành và quy trình của công ty đang được sử dụng là tình hình hiện tại. Nơi mà doanh nghiệp hy vọng đạt được trong tương lai là trạng thái lý tưởng. Thông thường, điều này cũng có nghĩa là tăng hiệu quả và hiệu quả.
Một tên khác để phân tích khoảng cách là gì?
“Phân tích nhu cầu” hoặc “đánh giá nhu cầu” cũng có thể được sử dụng để mô tả phân tích khoảng cách. Khoảng cách giữa “nơi chúng tôi đang ở” với tư cách là một công ty (trạng thái hiện tại) và “nơi chúng tôi muốn trở thành” (trạng thái mục tiêu hoặc trạng thái mong muốn) được gọi là “khoảng cách” trong quy trình đánh giá khoảng cách.
Phân tích SWOT có phải là phân tích khoảng cách không?
Một ví dụ về phân tích khoảng cách là phân tích SWOT. Sử dụng sơ đồ SWOT là một cách tiếp cận tuyệt vời để đánh giá tình hình hiện tại của công ty, vị trí trên thị trường, những điều công ty đang làm đúng và những lĩnh vực công ty có thể cải thiện. Vì vậy, một công cụ để xác định điểm yếu trong nỗ lực của công ty hoặc thương mại là phân tích SWOT.
Tổng kết
Phân tích khoảng cách là một phương pháp mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để đánh giá vị trí hiện tại của họ. Nó cũng có thể được sử dụng để chọn nơi họ muốn ở trong tương lai và phát triển một chiến lược để thu hẹp khoảng cách. Một công ty gặp khó khăn trong hoạt động hoặc muốn trở nên chiến lược hơn có thể quyết định thực hiện phân tích lỗ hổng. Trong cả hai trường hợp, một số công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tạo và thực hiện kế hoạch dài hạn, bao gồm phân tích SWOT, phân tích PEST(LE), v.v.
Bài viết liên quan
- BẢO HIỂM GAP: Ý nghĩa, Cách thức hoạt động & Tất cả những gì bạn nên biết
- BẢO HIỂM SỨC KHOẺ GAP: Phạm vi bảo hiểm, Kế hoạch và những gì bạn cần!!!
- Gap Year: Ý nghĩa, Chương trình, Ý tưởng, Ưu & Nhược điểm
- GAP LOGO: Ý nghĩa Đằng sau Logo là gì? Hướng dẫn chi tiết
- Kinh doanh thương mại điện tử: Ý tưởng, Mô hình và Hướng dẫn cách bắt đầu năm 2023
dự án
