Nếu bạn thường thấy mình ở một vị trí mà bạn cảm thấy như mình sắp hết thời gian, thì bạn không đơn độc. Hầu hết các doanh nghiệp cho biết họ cảm thấy tình hình quản lý thời gian của họ căng thẳng và không hiệu quả hoặc có chỗ cần cải thiện. Quản lý thời gian là một vấn đề kinh doanh phổ biến.
Chưa hết, chỉ 18% chuyên gia làm việc sử dụng một hệ thống quản lý thời gian chuyên dụng. Nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Như họ nói, thời gian là tiền bạc. Vì vậy, đã đến lúc tất cả chúng ta học một số điều tốt hơn phương pháp để tận dụng tối đa trong suốt cả ngày làm việc, đặc biệt là khi nói đến quản lý tài chính.
Hãy xem 7 mẹo tiết kiệm thời gian để quản lý tài chính doanh nghiệp mà bất kỳ ai cũng có thể thử.
#1. Đầu tư vào các chương trình phần mềm tự động sáng tạo
Một trong những điều đơn giản nhưng hiệu quả nhất mà bạn có thể làm để tiết kiệm thời gian khi kinh doanh là đầu tư vào các hệ thống xử lý tự động.
Quản lý tài chính là một trong nhiều trách nhiệm của công ty có thể được hưởng lợi từ loại công nghệ này, về thời gian, tiền bạc và năng suất chung. Bạn có thể sử dụng công nghệ tài chính để hợp lý hóa và thực hiện nhiều nhiệm vụ:
- Bảo mật và quản lý dữ liệu: Các hệ thống này được mã hóa và bảo mật, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về việc rò rỉ hoặc hỏng dữ liệu.
- hợp nhất sổ cái: Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu nhiều chi nhánh hoặc nhượng quyền thương mại, điều quan trọng là phải có một điểm trung tâm để hợp nhất tất cả các sổ cái có liên quan. Các chương trình phần mềm cung cấp các tùy chọn quản lý tập trung giúp quá trình này dễ dàng hơn nhiều.
- Kiểm toán: Mọi doanh nghiệp nên theo dõi kiểm toán chặt chẽ để giám sát các giao dịch tài chính. Các chương trình này có thể tự động đạt được điều này.
- Quản lý hóa đơn: Gửi và nhận hóa đơn và hóa đơn không có gì thú vị, nhưng đó là một phần quan trọng trong quản lý tài chính. Các hệ thống phần mềm tài chính được trang bị để thay mặt bạn phát triển, kiểm tra thực tế và gửi các hóa đơn chính xác.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Công nghệ được thiết kế để giảm đầu vào thủ công và tối đa hóa sản lượng sản xuất, và đó chính xác là những gì các hệ thống này thực hiện.
Có nhiều chương trình phần mềm ô tô cấp độ chuyên nghiệp có sẵn để giúp giải quyết những trách nhiệm này, chẳng hạn như Bảng điều khiển nhanh và FutureAdvisor. Thông qua việc sử dụng chúng, bạn giảm nhu cầu lao động thủ công và có quyền truy cập vào nhiều tính năng tiết kiệm thời gian hơn.
#2. Thuê ngoài quản lý tài chính cho một chuyên gia
Trừ khi bạn có kinh nghiệm thực sự trong lĩnh vực quản lý tài chính, nếu không thì việc cố gắng tự mình làm tất cả sẽ là một quá trình khó chịu và tốn thời gian không cần thiết.
Nếu công ty của bạn có ngân sách đối với nó, việc thuê một kế toán viên chuyên nghiệp làm việc toàn thời gian để phục vụ cho các hồ sơ tài chính của bạn là một trong những điều tự do và có lợi nhất mà bạn có thể làm.
Và mặc dù điều đó có nghĩa là phải trả một mức lương khác, lượng thời gian, tiền bạc và năng suất mà bạn tiết kiệm được sẽ rất đáng để đầu tư.
#3. Sử dụng hệ thống quản lý dựa trên đám mây
Trong tất cả các tùy chọn tiết kiệm thời gian và năng suất mà bạn tìm kiếm với tư cách là một doanh nghiệp, hệ thống quản lý tài chính dựa trên đám mây có thể là quan trọng nhất. Các hệ thống kỹ thuật số tập trung này rất quan trọng vì chúng cho phép cộng tác an toàn giữa nhiều bộ phận. Điều này giúp các bên được phê duyệt dễ dàng truy cập vào các tài liệu hoặc thông tin tài chính quan trọng và triển khai phần mềm bất cứ nơi nào cần thiết trong suốt tuần làm việc.
Các hệ thống quản lý tài chính dựa trên đám mây cho phép các thành viên trong cùng một nhóm truy cập và quản lý dữ liệu khi đang di chuyển, giúp giảm thiểu những hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc.
#4. Đối chiếu tài khoản của bạn mỗi tuần
Đối chiếu các tài khoản ít nhất một lần một tuần giúp ngăn chặn tình trạng tồn đọng và đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát được tình hình tài chính của mình. Đảm bảo rằng sổ cái tài khoản chung đồng bộ hóa với các nguồn bên ngoài có nghĩa là bạn không bao giờ phải lo lắng về các bản ghi không chính xác hoặc trùng lặp.
Thực hiện đối chiếu hàng tuần các khoản phải thu của bạn với dòng tiền và ứng dụng là một thói quen tài chính rất lành mạnh cần thực hiện đối với một công ty thuộc mọi quy mô hoặc ngành.
#5. Duy trì dòng tiền lành mạnh
Dòng tiền kém là gót chân Achilles đáng tiếc của hầu hết các doanh nghiệp. Nhưng có nhiều cách để tránh điều đó—và không đủ người sử dụng chúng. Nếu bạn đang tìm cách tạo ra dòng tiền phù hợp hơn cho doanh nghiệp của mình, đây là một số ý tưởng:
- Cung cấp nhiều cổng thanh toán cho khách hàng: Bằng cách mở rộng các tùy chọn cổng thanh toán, bạn giúp nhiều khách hàng thanh toán cho bạn dễ dàng hơn.
- Thực hiện một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Quản lý hàng tồn kho kém dẫn đến tồn kho quá nhiều, thiếu trong kho và một loạt các vấn đề về năng suất khác; tất cả đều cản trở thời gian và năng suất. Đừng để điều đó xảy ra.
- Phát triển một hệ thống thanh toán thành thạo: của bạn càng hiệu quả xử lý hóa đơn nghĩa là, vòng quay thanh toán của bạn sẽ càng nhanh. Đầu tư vào phần mềm thanh toán mạnh mẽ.
Có dòng tiền ổn định không chỉ giúp bạn ổn định hơn về tài chính mà còn giúp bạn không phải kiểm soát thiệt hại khi lỗ hổng chắc chắn phát triển.
#6. Thuê một trợ lý ảo để lấp đầy khoảng trống
Nếu bạn thấy rằng mình chỉ cần thêm một chút hỗ trợ xung quanh văn phòng, thì việc thuê một trợ lý ảo có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Họ có thể đảm nhận tất cả các nhiệm vụ cấp bách (tài chính hoặc các nhiệm vụ khác) mà bạn không có thời gian, do đó có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề khác.
#7. Sử dụng AI để dự báo tài chính
Và cuối cùng, một cách hiệu quả cao khác để tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp là sử dụng công nghệ hiện đại: Trí tuệ nhân tạo (Ái).
Dựa trên các hồ sơ và mẫu trong quá khứ từ công ty của bạn, AI có thể được sử dụng để tạo các dự báo tài chính cho bạn thấy tương lai có thể xảy ra của tài chính doanh nghiệp của bạn sẽ như thế nào. Thông tin này có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong tương lai.
Tổng kết
Gần như tất cả mọi người đều có thể hưởng lợi từ việc xem xét lại thói quen quản lý thời gian của mình. Đặc biệt, tài chính là một trong những thành phần kinh doanh đơn giản là không thể bỏ qua—và một khi bạn đã có một thói quen hiệu quả hơn, việc bảo trì bắt đầu trở nên tự nhiên.
Những mẹo tiết kiệm thời gian này được thiết kế để trang bị cho doanh nghiệp các công cụ và tài nguyên cần thiết để tạo ra công việc chất lượng cao trong khi vẫn kiểm soát được các công việc hàng ngày của mình. Hãy dùng thử và xem hệ thống quản lý tài chính của bạn trở nên hiệu quả hơn bao nhiêu.
Bài viết liên quan
