Nghiên cứu cho thấy 81% doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào tiếp thị qua email để phát triển kinh doanh. Và bởi vì họ gửi và nhận hàng nghìn email mỗi ngày, họ cần hệ thống lưu trữ email để giúp quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Bài viết này là hướng dẫn về cách hoạt động của các hệ thống email này, với danh sách chi tiết về các hệ thống lưu trữ email tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống Email là gì?
Hệ thống thư điện tử là mạng lưới máy tính của Internet xử lý thư điện tử (email). Hệ thống này bao gồm các máy người dùng chạy các chương trình soạn, truyền, truy xuất và đọc email, cũng như các máy tác nhân hệ thống xử lý thư.
Ưu điểm của việc sử dụng hệ thống email cho doanh nghiệp của bạn
# 1. Tăng độ tin cậy
Một danh tính ẩn danh sẽ không hoạt động nếu bạn muốn khách hàng xem xét công ty của bạn một cách nghiêm túc. Ngày nay, việc có được một tài khoản email miễn phí là điều không cần phải bàn cãi, và nếu bạn muốn phát triển lòng tin, bạn cần phải đứng ngoài đám đông.
Người tiêu dùng của bạn sẽ thấy công ty của bạn là đáng tin cậy nếu bạn sử dụng email doanh nghiệp, đây là bước đầu tiên để vận hành một doanh nghiệp thành công. Ngay cả khi bạn có một nhóm nhỏ, bạn có thể cung cấp cho công ty của mình một cái nhìn đa dạng hơn bằng cách sử dụng các địa chỉ email khác nhau để thanh toán, bán hàng, việc làm và hỗ trợ.
# 2. Tạo ấn tượng đầu tiên về chuyên nghiệp
Hầu hết thời gian, bạn giao tiếp với khách hàng của mình qua email. Bạn phải xây dựng kết nối đó ngay khi khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng của bạn mở email để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.
Email doanh nghiệp thiết lập hình ảnh chuyên nghiệp về thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng mục tiêu, điều này có thể giúp bạn đạt được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.
# 3. Bảo mật dữ liệu kinh doanh nhạy cảm
Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email miễn phí thường bị phần mềm độc hại nhắm mục tiêu và dễ bị spam và tiếp thị có mục tiêu. Họ thiếu các biện pháp bảo mật quan trọng cần thiết để bảo vệ lợi ích của người dùng. Hơn nữa, bạn không có toàn quyền kiểm soát các email của mình.
#4. Quyền riêng tư và sao lưu
Email miễn phí có một nguy cơ đáng kể là bị trục trặc, đóng bất ngờ hoặc bị tấn công. Khi điều này xảy ra mà không có bản sao lưu, công ty của bạn có thể phải trả giá về mặt thông tin doanh nghiệp bị mất. Bạn mất thông tin nhạy cảm cũng như các email quan trọng từ khách hàng và khách hàng tiềm năng.
# 5. Xây dựng thương hiệu
Email chuyên nghiệp thiết lập nhận diện thương hiệu mạnh mẽ cho công ty của bạn bằng cách công khai tên của nó. Nó thiết lập uy tín thương hiệu của bạn trong mắt người mua chỉ bằng cách nhìn vào tên.
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của hệ thống email doanh nghiệp đối với công ty của bạn, đây là một số hệ thống lưu trữ email uy tín mà bạn sử dụng.
Hệ thống email tốt nhất cho doanh nghiệp
# 1. Không gian làm việc của Google
Tất cả chúng ta đều quen thuộc với cách hoạt động của Gmail. Hãy coi Google Workspace là một phiên bản Gmail nâng cao, phức tạp và giàu tính năng hơn. Google Workspace là một tập hợp các ứng dụng dựa trên đám mây của Google có thể giúp bạn đơn giản hóa nhiều công việc khác nhau. Lịch, Trò chuyện, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Trang web, Gặp gỡ và các tính năng khác được bao gồm.
Với hơn một tỷ người dùng đang hoạt động, nó là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất có thể truy cập được. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng của bên thứ ba trên Google Workspace để tăng năng suất của mình mà không phải trả thêm phí. Xin lưu ý rằng Google Workspace không miễn phí và bạn sẽ phải trả một mức giá nhỏ để sử dụng các sản phẩm của Google Workspace. Giá cho gói Business Starter bắt đầu từ $ 6 mỗi người dùng mỗi tháng và có thể lên đến $ 18 mỗi người dùng mỗi tháng cho phiên bản Business Plus. Với gói Business Starter, mỗi người dùng nhận được 30GB dung lượng lưu trữ được chia sẻ trên các sản phẩm của Google như Gmail, Drive, Photos và Documents. Ngoài ra còn có bản dùng thử miễn phí 14 ngày.
# 2. Zoho Mail
Zoho Mail là một dịch vụ email doanh nghiệp cạnh tranh với Google Workspace và Microsoft Office 365. Nó có các khả năng gần giống nhau, chẳng hạn như email được lưu trữ, bộ ứng dụng văn phòng và các công cụ kinh doanh khác. Dịch vụ thư do Zoho cung cấp có cả phiên bản miễn phí và cao cấp.
Dịch vụ miễn phí bao gồm các tính năng cơ bản như một ứng dụng khách dựa trên web để gửi và nhận email. Bạn không thể thiết lập tài khoản doanh nghiệp hoặc nhận dịch vụ miền tùy chỉnh với phiên bản miễn phí. Mặt khác, phiên bản thương mại của dịch vụ thư Zoho cho phép bạn chỉ cần thiết lập một tên miền tùy chỉnh cho email của mình. Nó cũng hỗ trợ POP / IMAP và chuyển tiếp email. Ứng dụng của bên thứ ba có thể được sử dụng để kiểm tra email của bạn. Zoho Mail là một lựa chọn giá rẻ cho các doanh nghiệp mới, với Mail Lite bắt đầu từ $ 12 mỗi năm cho 5GB dung lượng lưu trữ email. Các gói Zoho Mail cao hơn bao gồm 30GB bộ nhớ cho mỗi người dùng, cũng như các công cụ như bộ lưu trữ trực tuyến Zoho Docs và Zoho Office Suite.
# 3. Office 365 Outlook
Nếu bạn là khách hàng của Microsoft, Microsoft Office Suite 365 là lựa chọn tốt nhất của bạn. Gói Office 365 bao gồm tất cả các công cụ quan trọng như Outlook, Word, Excel và PowerPoint. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được Office 365 Business Premium cho tài khoản lưu trữ email của mình. Tên miền tùy chỉnh là bắt buộc cho dịch vụ. Gói Office 365 Business Premium bao gồm 50GB dung lượng lưu trữ và địa chỉ email với tên miền tùy chỉnh. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access và Publisher (chỉ dành cho PC) được bao gồm trong phiên bản Office 365 Outlook để tăng năng suất của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được một tài khoản lưu trữ đám mây OneDrive 1TB để lưu giữ dữ liệu của mình. Outlook cho Office 365 có giá 72 đô la mỗi năm.
# 4. Thư Yandex
Yandex là một công cụ tìm kiếm của Nga cũng cung cấp dịch vụ lưu trữ email. Nó là lý tưởng cho bất kỳ ai muốn thiết lập một máy chủ lưu trữ email với tên miền của riêng họ. Nó không chỉ nhanh chóng và linh hoạt mà còn ít tốn kém hơn so với các nhà cung cấp dịch vụ khác. Một tài khoản trả phí sẽ khiến bạn mất ít nhất là 3.14 đô la mỗi tháng. Bạn có thể có ba người dùng email cho trang web của mình, nhưng nếu bạn đăng ký với tư cách là một tổ chức, bạn có thể nhận được 1,000 tài khoản miễn phí. Yandex cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí không giới hạn cho tất cả các tài khoản email. Bạn cũng có thể kết nối với Yandex Mail và Yandex. Bạn cũng sẽ nhận được các công cụ hợp tác như theo dõi sự cố, wiki, lịch, biểu mẫu, trình nhắn tin và đĩa đám mây. Yandex cung cấp cho mỗi khách hàng 10GB dung lượng lưu trữ trực tuyến mỗi năm. Nó bảo vệ hộp thư đến của bạn bằng công nghệ chống vi-rút và chống thư rác, đồng thời bao gồm xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật đăng nhập và di chuyển.
# 5. Mailgun
Mailgun là một dịch vụ email SMTP được thiết kế đặc biệt cho các kỹ sư phần mềm. Nó khá phổ biến đối với người dùng Cloudways vì nó cho phép họ dễ dàng gửi hàng loạt email đồng thời tăng đáng kể sự tương tác.
Mặt khác, Mailgun không phải là một công cụ tiếp thị qua email; nó chỉ đơn giản là một API thư. Đây là một dịch vụ email giao dịch để gửi, nhận và theo dõi email. Nó hỗ trợ gửi liên tục và sử dụng các cơ chế an toàn để đảm bảo rằng email của bạn luôn được bảo mật.
# 6. SendGrid
SendGrid là một nhà cung cấp SMTP dựa trên đám mây mạnh mẽ khác cho phép khách hàng gửi email mà không cần máy chủ email. Đó là một tùy chọn phổ biến khác của người dùng Cloudways vì nó xử lý tất cả các khó khăn kỹ thuật, từ quản lý cơ sở hạ tầng đến mở rộng email.
Nó thậm chí còn cung cấp dữ liệu phân tích thời gian thực và tích hợp khả năng giám sát danh tiếng. SendGrid là một lựa chọn rất đáng tin cậy và đáng tin cậy, với hơn 45,000 khách hàng trả tiền và 1 nghìn tỷ email đã được gửi.
# 7. MXRoute
MXRoute là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho dịch vụ lưu trữ email đơn giản, dễ sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nó cũng khá phải chăng, chỉ tốn 45 đô la một năm hoặc 3.75 đô la mỗi tháng cho các địa chỉ email và miền không giới hạn. Một máy chủ 10 GB được cung cấp cho mức giá này.
Nó cũng bao gồm các dịch vụ Webmail, IMAP, SMTP và POP3 để dễ sử dụng. Hơn nữa, có một khả năng tích hợp để lọc email spam. MXRoute cho phép truy cập vào NextCloud cho mỗi email bạn gửi, bao gồm lịch, lưu trữ tệp, quản lý liên hệ, công cụ quản lý dự án và thậm chí cả thư viện ảnh.
#số 8. PostMark
Một nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến khác trong số các nhà phát triển là PostMark. Nó chủ yếu tập trung vào các email giao dịch và mặc dù thực tế là nó không hỗ trợ gửi email quảng cáo hàng loạt, nhưng nó đã tạo dựng được một tên tuổi tuyệt vời cho riêng mình.
Nhà cung cấp dịch vụ email đơn giản này cung cấp số liệu phân tích về hiệu suất và theo dõi email, đồng thời tính năng tự động hóa email của nó khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ. Giá của PostMark bắt đầu từ $ 10 mỗi tháng, hơi đắt khi so sánh với các nhà cung cấp dịch vụ khác.
Bạn có thể nhận được 10,000 email với giá 10 đô la. Giá cả thay đổi tùy theo số lượng email được gửi, với 5 triệu email được gửi trong một tháng có giá lên đến 1,200 đô la. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể nhận được một địa chỉ IP chuyên dụng.
# 9. FastMail
FastMail, một trong những nhà cung cấp dịch vụ email lâu đời nhất trong ngành, là một lựa chọn tuyệt vời cho những cá nhân đang tìm kiếm một dịch vụ cao cấp với mức giá tương đương với một nhà cung cấp dịch vụ email cơ bản. Nó hỗ trợ IMAP và PGP nhưng không cung cấp mã hóa đầu cuối nên kém an toàn hơn so với các đối thủ trên cùng thị trường. Mặt khác, FastMail cung cấp xác thực hai yếu tố và sàng lọc thư rác để giữ an toàn cho email của bạn.
Định giá bắt đầu từ $ 3 cho mỗi người dùng, mỗi tháng. Mỗi gói cũng bao gồm bản dùng thử miễn phí 30 ngày. Có rất nhiều cấp độ để lựa chọn.
# 10. Dịch vụ Email Đơn giản của Amazon
Amazon SES (Giải pháp Email Đơn giản) là một dịch vụ email chi phí thấp, có tính linh hoạt cao, có thể phát triển theo nhu cầu của công ty bạn. Nó không còn xa lạ với các dịch vụ dựa trên đám mây và SES tích hợp rất tốt vào các hoạt động của nó.
Amazon SES bao gồm một bảng điều khiển danh tiếng mà bạn có thể sử dụng để theo dõi hiệu suất của các chiến dịch email của mình và nhận được nhiều phản hồi về spam hơn để cải thiện hiệu suất của chúng. Nó bao gồm một loạt các tính năng bảo mật tích hợp, bao gồm Khung chính sách người gửi và Thư được xác định DomainKeys, xác thực email ở cả hai đầu.
# 11. A2 Web Hosting
A2 Hosting có rất nhiều công cụ và dịch vụ email để hỗ trợ bạn trong việc tiếp thị qua email của mình. Để gửi hoặc nhận email, bạn có thể sử dụng IMAP hoặc POP3. Nếu bạn muốn sử dụng webmail, RoundCube và Horde đã được cài đặt. Nó cũng có tính năng Mailman, cho phép bạn liên hệ với những người trong danh sách email chọn tham gia.
Giải pháp lưu trữ email đảm bảo cam kết thời gian hoạt động cao hơn để có hiệu suất ổn định hơn. Mỗi tài khoản lưu trữ email đi kèm với một loạt các tài nguyên email miễn phí. Bạn có thể truy cập và quản lý các tài nguyên này thông qua bảng điều khiển của nó, cPanel.
# 12. ScalaHosting
ScalaHosting là một công ty lưu trữ email an toàn cung cấp khả năng cung cấp và bảo mật tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Có rất nhiều lợi thế để giữ hộp thư điện tử trong môi trường đám mây riêng biệt với ScalaHosting.
ScalaHosting cung cấp phương pháp hiệu quả nhất để tránh bộ lọc thư rác và tăng khả năng hiển thị thương hiệu.
# 13. Titan
Bộ email doanh nghiệp của Titan nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ phát triển thương hiệu của họ và phát triển các tương tác có ý nghĩa với người tiêu dùng bằng cách cung cấp email tại miền của họ và các công cụ năng suất.
Bộ công cụ hoàn chỉnh của Titan bao gồm email, lịch chia sẻ và nhiều dung lượng lưu trữ cũng như các tính năng cần thiết.
# 14. Dreamhost
Sử dụng dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp của DreamHost để xây dựng hình ảnh công ty vững chắc cho khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn. Bạn có thể gửi tin nhắn bằng địa chỉ email được liên kết với trang web của mình.
Bạn không phải sửa đổi gói lưu trữ của mình để bắt đầu với DreamHost. Nền tảng đáng tin cậy, đơn giản nhưng chắc chắn này hoạt động với bất kỳ tên miền nào bạn sở hữu.
# 15. Rackspace
Rackspace là một trong những giải pháp tuyệt vời nhất nếu bạn cần lưu trữ email tiết kiệm cho doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp nhỏ có thể làm cho email của họ trông chuyên nghiệp hơn mà không tốn nhiều tiền. Email của bạn sẽ không có thư rác và hoạt động độc hại nhờ tính năng sàng lọc cao cấp. Hơn nữa, nó cung cấp sự riêng tư và bảo vệ hoàn toàn cho dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn.
Rackspace cũng cung cấp một chuyển đổi hoàn hảo từ các email trước đây của bạn sang các email chuyên nghiệp mới với việc sử dụng các chuyên gia được đào tạo chuyên sâu của họ. Đơn giản chỉ cần nhớ nơi bạn đã đăng ký tên miền của mình và để phần còn lại cho các chuyên gia của Rackspace.
#số 16. Cố lên bố
Sử dụng các email trông chuyên nghiệp từ GoDaddy bổ sung cho doanh nghiệp của bạn để để lại tác động vĩnh viễn trong tâm trí khách hàng của bạn. Nó có chức năng đơn giản bao gồm danh bạ, lịch, truy cập webmail và các tác vụ. Email hoạt động tốt trên nhiều thiết bị, bao gồm cả máy tính để bàn và điện thoại thông minh, đồng thời chúng tự động đồng bộ hóa để giữ cho email của bạn luôn được cập nhật.
GoDaddy cung cấp bộ lọc thư rác tiêu chuẩn ngành để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ, đồng thời các bộ lọc chống vi-rút và mã hóa 256-bit của nó có thể từ chối hơn 300 triệu email nguy hiểm tiềm ẩn mỗi ngày. Để cung cấp mức độ bảo vệ cao nhất, nó kết hợp các trình theo dõi mối đe dọa tự động, phân tích dữ liệu nâng cao và một nhóm chuyên gia bảo mật duy nhất.
# 17. Namecheap
Namecheap là một dịch vụ lưu trữ email nhanh chóng, đáng tin cậy và an toàn phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Sử dụng dịch vụ này, bạn có thể dễ dàng quản lý email, lịch, danh bạ và tiếp thị qua email tổng thể.
Bạn thậm chí có thể có được bản dùng thử Namecheap miễn phí trong hai tháng để kiểm tra tính hiệu quả của nó và sau đó chọn một kế hoạch để tiếp tục gặt hái những lợi ích của nó trong toàn bộ tổ chức của bạn. Nó hoạt động nhanh chóng với các thiết bị của bạn, bao gồm Android, Windows và iOS. Mỗi gói, bao gồm email dựa trên miền, hộp thư đến tổng hợp, bảo vệ chống spam, chữ ký HTML, quyền truy cập POP3 hoặc IMAP và quyền truy cập email an toàn.
Nền tảng email chuyên nghiệp nhất là gì?
Gmail là nền tảng email chuyên nghiệp nhất. Nó cũng là nền tảng email được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Hệ thống email tốt nhất cho doanh nghiệp là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng G Suite, Zoho Workplace và Microsoft Office 365.
Outlook có trông chuyên nghiệp hơn Gmail không?
Gmail được coi là hệ thống email chuyên nghiệp nhất, tiếp theo là Outlook.
Các chuyên gia sử dụng gì cho email?
Chỉ sử dụng tên và họ của bạn, không dùng số, là cách chính thức nhất để tạo địa chỉ email. Chẳng hạn như [email được bảo vệ] làm ví dụ. Một cách khác để sử dụng tên đầy đủ của bạn làm địa chỉ email là chỉ sử dụng tên hoặc họ của bạn, như trong [email được bảo vệ] or [email được bảo vệ].
Có Mail nào tốt hơn Gmail không?
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Gmail cung cấp không gian vô hạn, dễ dàng đồng bộ hóa với các dịch vụ khác và có mọi tính năng mà bạn muốn luôn cập nhật trong hộp thư đến và các công việc khác, thì Outlook.com có lẽ là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.
Gmail có an toàn cho ngân hàng không?
Mặc dù Gmail có thể được sử dụng cho giao dịch ngân hàng, nhưng không nên làm như vậy nếu không có mạng riêng ảo (VPN) vì thiếu bảo mật hoàn chỉnh.
Cuối cùng,
Email đang phát triển, với các khả năng mới và sáng tạo cho phép bạn tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình hiệu quả hơn. Hệ thống email doanh nghiệp không chỉ giúp tạo thêm nét chuyên nghiệp cho công ty của bạn thông qua email mà còn giúp nâng cao khả năng hiển thị thương hiệu của bạn. Bạn có thể dễ dàng quản lý email, bảo mật dữ liệu và phát triển lòng tin với khách hàng doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng các hệ thống email được liệt kê ở trên.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống email dành cho doanh nghiệp
Nhà cung cấp email lớn nhất là ai?
Gmail là nhà cung cấp email lớn nhất.
Email di chuyển từ người gửi đến người nhận như thế nào?
Máy khách gửi email đến máy chủ thư đi bằng Giao thức Truyền Thư Đơn giản. Máy chủ SMTP hoạt động tương tự như bưu điện địa phương của bạn, kiểm tra bưu phí và địa chỉ của bạn và xác định nơi gửi thư của bạn.
Gmail tốn bao nhiêu tiền mỗi tháng?
Phiên bản miễn phí của Gmail có 15GB dung lượng lưu trữ cho tài liệu, email, ảnh và các mục khác của bạn. Phiên bản trả phí bao gồm 30GB dung lượng lưu trữ với giá $ 5 mỗi tháng và dung lượng lưu trữ không giới hạn với $ 10 mỗi tháng.
Bài viết liên quan
- Email Doanh nghiệp: Cách Tạo Email Doanh nghiệp Không căng thẳng !!! (+ Tất cả những gì bạn cần)
- Ví dụ về Chiến dịch Tiếp thị Email Tốt nhất (+ Hướng dẫn Chi tiết)
- Nền tảng tiếp thị qua email: Tổng quan, Tính năng phổ biến, So sánh
- DỊCH VỤ TIẾP THỊ EMAIL: Tổng quan, So sánh, Đánh giá & Lựa chọn hàng đầu
- VÍ DỤ VỀ TRANG WEB TIẾP THỊ ẢNH HƯỞNG: Hơn 25 lựa chọn tốt nhất vào năm 2023
dự án
