Làm thế nào bạn có thể thuyết phục mọi người trong nhóm của mình nhìn nhận điều gì đó giống nhau khi họ có nhiều tính cách và quan điểm khác nhau như vậy? Ngoài ra, làm cách nào để bạn khiến toàn bộ nhân viên của mình thực hiện nhất quán một nhiệm vụ hoặc một quy trình theo cùng một cách? Bản đồ quy trình kinh doanh là một khuôn khổ được thiết kế để thực hiện điều đó: trình bày bằng đồ họa một quy trình để mọi người có thể hiểu và tuân theo quy trình đó theo cùng một cách. Chúng tôi đề cập đến cả các vấn đề lập bản đồ quy trình kinh doanh cơ bản và nâng cao trong hướng dẫn này, bao gồm phần mềm, lịch sử, chứng nhận, phương pháp, ví dụ và lợi thế.
Bản đồ quy trình kinh doanh là gì?
Một biểu diễn trực quan của các quy trình làm việc được gọi là lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ. Bản đồ quy trình, có thể được biểu diễn dưới dạng lưu đồ hoặc bằng ký hiệu Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ và ký hiệu (BPMN), minh họa mối quan hệ giữa các giai đoạn cần thiết để hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bản đồ quy trình kinh doanh liên quan đến các hoạt động kinh doanh, mục đích, tiêu chuẩn để thành công, vai trò và nhiệm vụ cũng như thời gian và địa điểm các quy trình riêng biệt sẽ diễn ra. Chúng là một thành phần của quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Lập bản đồ quy trình kinh doanh khuyến khích tính minh bạch cho tất cả các bên liên quan, đặc biệt là những người quan tâm đến việc tuân thủ, cũng như cho những người làm việc trong tổ chức.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ và lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ thường bị nhầm lẫn. Khi các chuyên gia lập mô hình quy trình kinh doanh, họ quan tâm nhiều hơn đến cách các thủ tục được thực hiện và ai (hoặc bộ phận nào) thực hiện chúng.
Lịch sử lập bản đồ quy trình kinh doanh
Hiệp hội Kỹ sư Cơ khí Hoa Kỳ (ASME) đã đi tiên phong trong việc lập bản đồ quy trình kinh doanh vào năm 1921. Sau đó, các bản đồ quy trình kinh doanh được các kỹ sư và cơ sở sản xuất chấp nhận, đồng thời họ đã phát triển thành các chương trình phần mềm mà chúng ta sử dụng ngày nay.
Những bước đầu tiên trong việc tìm kiếm một cách tốt nhất để thực hiện công việc,” Frank và Lillian Gilbreth đã giới thiệu biểu đồ quy trình dòng chảy Trong một bài thuyết trình có tiêu đề “Biểu đồ quy trình năm 1921. Đại học Purdue có một kho lưu trữ các tài liệu này nếu bạn muốn tìm hiểu thêm. Để đảm bảo tính nhất quán trong loại biểu đồ này, ASME đã tạo ra một hệ thống ký hiệu vào năm 1947.
Tại sao bạn cần lập bản đồ quy trình kinh doanh?
Một thành phần quan trọng của việc quản lý một công ty thành công là lập bản đồ quy trình kinh doanh. Nhân viên được phép suy đoán và mắc sai lầm về các phương pháp hay nhất trong tổ chức của bạn mà không có hình ảnh đại diện trực quan về cách thức hoạt động của các quy trình có thể dự đoán được ở đó. Mỗi bộ phận và mỗi người sẽ tự phát triển trình tự và nhiệm vụ của riêng mình nếu quy trình kinh doanh không được xác định kỹ lưỡng thông qua bản đồ. Khi chủ sở hữu công việc không được chỉ định, điều này gây ra sự nhầm lẫn, hỗn loạn và đổ lỗi.
Phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh
Bạn biết đấy, khi mọi thứ đã thay đổi, nhu cầu tạo bản đồ quy trình cũng tăng theo. Các ứng dụng và phần mềm tồn tại sẽ đơn giản hóa đáng kể quy trình. Chúng ta sẽ xem xét các công cụ và phần mềm hiện có trong vài dòng sau.
Một ứng dụng trực tuyến hoặc dựa trên đám mây được gọi là phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh cho phép người dùng thể hiện bằng đồ họa các bước cần thiết để thực hiện một quy trình kinh doanh nhất định thông qua biểu đồ và đồ thị. Sơ đồ quy trình vận hành tiêu chuẩn, mô tả nhiệm vụ và tất cả các hoạt động liên quan đến quy trình, chẳng hạn như đầu vào/đầu ra, được hiển thị trên bản đồ.
Tại sao phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh lại quan trọng như vậy?
Mục tiêu chính của bất kỳ phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh nào là làm cho các cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp hiệu quả hơn trong cách họ thực hiện công việc kinh doanh hàng ngày của mình. Những công nghệ phi thường này giúp ban quản lý có thể giám sát hiệu quả các quy trình công việc để có được sự hiểu biết thấu đáo về toàn bộ tổ chức và các hoạt động khác nhau của tổ chức.
Các công cụ lập bản đồ quy trình cũng hỗ trợ phân tách độ phức tạp hoặc phức tạp của các quy trình kinh doanh và cải thiện khả năng hiểu các luồng quy trình. Người dùng có thể chỉ định các giai đoạn để cải tiến quy trình nhờ điều này.
Bởi vì bạn cần hiểu các quy trình trước khi có thể thực hiện bất kỳ hành động nào để nâng cao chúng, do đó, phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh có thể là một công cụ rất hữu ích cho công ty của bạn. Các công cụ lập bản đồ quy trình này được tạo ra để giúp bạn hiểu được bản chất của bất kỳ quy trình nào, đó là những gì chúng dự định thực hiện.
Dưới đây là danh sách một số phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh tốt nhất, được chọn nhờ số lượng lớn đánh giá tích cực và mức độ hài lòng cao của khách hàng.
Các chương trình phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh hàng đầu:
#1. quảng cáo
Promapp là một ứng dụng lập sơ đồ quy trình dễ sử dụng nhằm thúc đẩy cải tiến quy trình bằng cách đơn giản hóa rất nhiều quy trình lập sơ đồ quy trình. Nền tảng trực tuyến tuyệt vời này giúp người dùng dễ dàng phát triển, sửa đổi và chia sẻ các quy trình nhân sự. Nó làm cho việc quản lý rủi ro, kiểm soát chất lượng và tính liên tục của hoạt động kinh doanh trở nên khả thi.
#2. Draw.io
Lưu đồ quy trình và các loại sơ đồ khác có thể được tạo bằng ứng dụng lập sơ đồ quy trình đơn giản Draw.io. Nó cũng có thể tạo ra các hình ảnh phức tạp như sơ đồ SIPOC.
#số 3. SmartDraw
Người dùng SmartDraw có thể dễ dàng tạo sơ đồ và biểu đồ với giao diện chuyên nghiệp. Do thiết kế cực kỳ trực quan, nó thân thiện với người dùng và cung cấp nhiều chức năng và chức năng.
# 4. Microsoft Excel
Microsoft Excel là cái tên quen thuộc với hầu hết mọi người. Không còn nghi ngờ gì nữa, đây là một trong những bảng tính được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, không nhiều người biết rằng Excel, chương trình đi kèm với bộ Microsoft Office, bao gồm một số tính năng mà bạn có thể sử dụng để tạo bản đồ quy trình.
#5. Quy trình CWA & Bộ QM
Phần mềm lập bản đồ quy trình này có thể được sử dụng để quản lý quy trình làm việc, quản lý chất lượng và quản lý quy trình kinh doanh. Công nghệ đột phá này có thể được sử dụng để lập mô hình đơn giản, tối ưu hóa và phổ biến tài liệu cũng như quy trình.
# 6. LucidChart
Công cụ này được phát triển đặc biệt để giúp tạo bản đồ quy trình kinh doanh. Do đó, nó có rất nhiều công cụ và chức năng giúp lập bản đồ quy trình dễ dàng. Để minh họa, LucidChart bao gồm rất nhiều mẫu mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để xây dựng bất kỳ loại bản đồ quy trình nào, bao gồm SIPOC, BPMN2, luồng giá trị và các mẫu khác.
# 7. Microsoft Visio
Microsoft có một chương trình cụ thể gọi là Visio được sử dụng để tạo bản đồ quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, người dùng cũng sẽ thích nhiều tính năng và chức năng bổ sung đi kèm với ứng dụng hữu ích này. Phần mềm lập bản đồ quy trình kinh doanh tốt nhất hiện nay, Microsoft Visio, cũng là một trong những công cụ đắt nhất trong danh sách này.
Ví dụ về lập bản đồ quy trình kinh doanh
Mục đích chính của bản đồ quy trình là để giải thích cách thức hoạt động của một quy trình. Bạn có thể cải thiện sự hiểu biết của nhân viên về các chức năng kinh doanh nhất định bằng cách chọn và triển khai sơ đồ quy trình phù hợp. Hãy xem xét một số ký hiệu phổ biến được sử dụng trong lập bản đồ quy trình kinh doanh trước khi đi vào các ví dụ của chúng tôi.
#1. Hoạt động/Quy trình:
Một bước hoặc một hành động bên trong một quy trình được biểu diễn bằng một hoạt động hoặc quy trình. Nó thường được đại diện bởi một hình chữ nhật.
# 2. lưu lượng
Thông thường, hình dạng dòng chảy là một đường có mũi tên ở một đầu. Một luồng hiển thị cho người xem thứ tự thực hiện các bước của quy trình.
#3. Sự kiện
Một quá trình bắt đầu, sửa đổi hoặc kết thúc do một sự kiện. Lỗi, thông báo, hủy bỏ và liên kết là một số ví dụ về sự cố mà bạn muốn hiển thị. Tùy thuộc vào loại sự kiện, các sự kiện được ký hiệu bằng một vòng tròn bao gồm các ký hiệu bổ sung.
# 4. Quyết định
Hình dạng quyết định hình kim cương biểu thị rằng một quyết định là cần thiết để quá trình tiếp tục. Đó có thể là một lựa chọn có hoặc không đơn giản, hoặc có thể là một quyết định phức tạp hơn với nhiều lựa chọn, giống như một câu lệnh tình huống trong một chương trình máy tính.
Các ví dụ về sơ đồ quy trình kinh doanh thường chứa các hình dạng trên.
Ví dụ về ánh xạ quy trình
#1. Quầy phục vụ
Để giảm chi phí và cung cấp dịch vụ hiệu quả, một số công ty đã tự động hóa một phần quy trình bàn dịch vụ của họ. Các yêu cầu phải được ưu tiên và chuyển đến đúng người theo quy trình công việc.
# 2. Tuyển dụng
Theo truyền thống, tuyển dụng là một nỗ lực nhân sự tốn nhiều thời gian và công sức. Các nhà tuyển dụng đang ngày càng sử dụng quy trình tự động hóa bằng rô-bốt (RPA) và các công cụ tự động hóa khác để duyệt qua các đơn đăng ký của ứng viên và phân loại chúng theo thông tin đăng nhập của họ.
# 3. Tạp vụ
Quy trình công việc quy trình mua sắm có thể phức tạp. Yêu cầu và phê duyệt thủ công có thể gây ra sự chậm trễ kéo dài và thiếu minh bạch. Một yêu cầu được gửi đến bộ phận mua hàng sẽ bắt đầu quy trình mua sắm. Sau đó, nhân viên thu mua sẽ nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng, nhận giá thầu và chọn một nhà cung cấp.
#4. Giới thiệu khách hàng
Trải nghiệm giới thiệu tích cực là điều cần thiết để giữ chân khách hàng. Do sự gia tăng các điểm tiếp xúc của khách hàng, các quy trình giới thiệu đã trở nên phức tạp hơn. Điều này đặc biệt đúng trong các lĩnh vực như ngân hàng được quản lý chặt chẽ.
Chứng nhận lập bản đồ quy trình kinh doanh
Việc học các kỹ năng mới có thể được tạo điều kiện thuận lợi bằng cách đạt được chứng chỉ lập bản đồ quy trình kinh doanh. Những khả năng này có thể giúp bạn củng cố lý lịch của mình và đảm bảo việc làm ở cấp cao hơn. Người quản lý dự án có thể mở rộng chuyên môn và năng suất của họ trong khi tìm hiểu về các cách để nâng cao thực tiễn kinh doanh.
Dưới đây là danh sách một số chứng nhận có sẵn nếu việc lập bản đồ quy trình kinh doanh là điều bạn quan tâm:
#1. chứng chỉ ITIL
Không có điều kiện tiên quyết nào đối với Chứng chỉ Cơ sở Thư viện Thông tin (ITIL), chỉ có điểm thi đạt. Nó cũng có các bài kiểm tra thực hành và không có ngày hết hạn. Ngoài ra, nó còn cung cấp các ví dụ từ các tình huống thực tế để giúp bạn hiểu cách sử dụng các khả năng được dạy bởi chứng chỉ này tại nơi làm việc.
#2. CMA
Chứng chỉ Kế toán Quản lý được Chứng nhận do Hiệp hội Kế toán và Chuyên gia Tài chính trong Kinh doanh cung cấp. Sau khi tốt nghiệp trung học, nó đòi hỏi phải có hơn hai năm học tập hoặc đào tạo, hơn hai năm kinh nghiệm làm việc và vượt qua kỳ thi vấn đáp hoặc viết. Sau một năm, chứng nhận này trở nên không hợp lệ.
#3. Quản lý thay đổi tổ chức: Chứng chỉ hành nghề APMG CM
Quản lý thay đổi tổ chức: Chứng nhận người hành nghề APMG CM có sẵn thông qua Learning Tree. Chỉ cần vượt qua bài kiểm tra vấn đáp hoặc viết để nhận được chứng nhận này, chứng nhận này có giá trị vĩnh viễn. Bạn có thể nhận được kiến thức hữu ích trong khóa học mà bạn có thể sử dụng trong việc tổ chức các hoạt động kinh doanh bằng cách triển khai quản lý thay đổi.
#4. Chứng chỉ Dịch vụ Kinh doanh Toàn cầu (CertGBS)
Chứng chỉ Dịch vụ Kinh doanh Toàn cầu là chứng chỉ do ACCA cung cấp. Chứng nhận này chỉ cần bạn hoàn thành các khóa học. Ngoài ra, chứng nhận này là vĩnh viễn.
#5. CITP
Một chuyên gia công nghệ thông tin có thể đạt được chứng chỉ của Viện CPA Hoa Kỳ (AIPA). Sau khi tốt nghiệp trung học, nó đòi hỏi phải có hơn hai năm học tập hoặc đào tạo, hơn hai năm kinh nghiệm làm việc và vượt qua kỳ thi vấn đáp hoặc viết. Thời hạn chứng nhận ba năm đã trôi qua.
Phương pháp lập bản đồ quy trình kinh doanh
Phương pháp lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ có nhiều dạng khác nhau. Một danh sách dài có thể bao gồm, mỗi cái có sức mạnh đặc biệt riêng: biểu đồ Gantt, sơ đồ UML, ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ hoạt động vai trò, định nghĩa tích hợp cho mô hình chức năng, mạng Petri, phương pháp hướng đối tượng, kỹ thuật quy trình làm việc và các mô hình mô phỏng.
Phương pháp lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ bao gồm:
#1. Phương pháp quy trình làm việc
Dòng công việc là tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện bởi các cá nhân trong một tổ chức hoặc bởi các chương trình phần mềm. Những thủ tục vượt xa mô hình đơn giản. Họ cũng hỗ trợ quá trình phân tích và cải tiến. Thu thập thông tin, lập mô hình quy trình công việc, lập mô hình quy trình công việc, triển khai, xác minh và thực hiện là một số giai đoạn trong quy trình công việc.
#2. Ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN)
Phương pháp xử lý mà các chuyên gia ưa chuộng là BPMN. Đó là một ngôn ngữ được tiêu chuẩn hóa, rất phù hợp cho những trường hợp mà bạn phải nghiên cứu sâu về các quy trình để giải quyết các lỗi và trường hợp ngoại lệ. Mặc dù nó khá phổ biến, nhưng việc sử dụng chiến lược này nếu bạn không phải là nhà phân tích kinh doanh có thể gây tác dụng ngược.
#3. Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu, còn được gọi là phương pháp của Yourdon, cho bạn thấy cách thông tin di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác. Chúng chỉ ra cách quá trình tương tác với thế giới bên ngoài và kết nối với các kho lưu trữ dữ liệu khác nhau.
#4. Sơ đồ ngôn ngữ mô hình thống nhất (UML)
Sơ đồ UML là lý tưởng để lập bản đồ phát triển phần mềm. UML chia sơ đồ thành hai loại: sơ đồ hành vi và sơ đồ cấu trúc. UML không thích hợp để thiết kế quy trình công việc vì nó được coi là một công cụ lập bản đồ chuyên dụng cho các ngành cụ thể.
#5. Sơ đồ SIPOC
Bản đồ quy trình cấp cao là tên gọi khác của sơ đồ SIPOC. Chúng truyền đạt một quá trình một cách trực quan mà không đi sâu vào. Quy trình được chia thành các phần sau trên sơ đồ SIPOC: nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng.
Các bước trong lập bản đồ quy trình kinh doanh
Để bắt đầu lập bản đồ quy trình kinh doanh của bạn, hãy quyết định quy trình nào cần được lập bản đồ. Sửa đổi quy trình khi cần thiết bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu về quy trình hiện tại. Theo dõi các cách để làm cho quá trình tốt hơn.
Thực hiện lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ
Các quy trình bạn quyết định lập bản đồ trong quá trình lập bản đồ quy trình kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến mức độ hữu ích của bản đồ của bạn. Bằng cách tính đến cách chúng sẽ tác động đến khách hàng và toàn bộ chiến lược kinh doanh của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng bản đồ quy trình kinh doanh của mình có tác động tiềm năng nhất.
Dưới đây, chúng tôi đã cung cấp ba kỹ thuật để chọn các quy trình tốt nhất để lập bản đồ:
#1. Tổ chức các hoạt động của bạn theo cách chúng ảnh hưởng đến khách hàng của bạn:
Đây là những quy trình cơ bản, hữu ích và định hướng. Khách hàng của bạn bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các thủ tục cốt lõi, phản ánh mục đích của doanh nghiệp. Các quy trình được sử dụng trong quản lý kinh doanh được gọi là các quy trình hỗ trợ. Các quy trình được sử dụng trong việc lập kế hoạch và quản lý doanh nghiệp được gọi là các quy trình hướng dẫn.
#2. Liên kết quy trình và nhiệm vụ của bạn với chiến lược tổng thể của bạn:
Tìm kiếm các mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn là bước đầu tiên để thực hiện điều này. Sau khi hoàn thành, bạn có thể sử dụng nó làm nền tảng để tạo kiến trúc quy trình cho các quy trình hiện tại của mình. Khi làm như vậy, bạn đang quyết định quy trình nào là quan trọng nhất để đạt được chiến lược kinh doanh của mình, cách phát triển chúng theo cách giúp chúng phù hợp nhất với chiến lược đó và cách thiết lập lịch trình cải tiến cho tương lai.
#3. Cải tiến bắt buộc:
Đây là về phản ứng không cần thiết hơn là về một chiến lược được tính toán trước. Ví dụ, một nỗ lực cải tiến quy trình có thể bị thúc đẩy bởi một cuộc kiểm toán thất bại hoặc một chỉ thị của ban quản lý. Các quy trình cần thiết trong tình huống này được xác định và lập bản đồ.
Sáu phương pháp chính để tạo bản đồ quy trình kinh doanh là gì?
Có sáu cách chính để tạo bản đồ quy trình:
- Thông qua các cuộc phỏng vấn nhân viên trực tiếp hoặc nhóm nhỏ.
- Bằng cách sử dụng các hội thảo khám phá có hướng dẫn.
- Bằng cách xem xét các tài liệu hiện có.
- Phân tích và thiết kế kinh doanh.
- Bằng cách trực tiếp quan sát công việc.
- Bằng cách nhập các bản đồ quy trình đã có sẵn.
Năm bước cơ bản để tạo bản đồ quy trình là gì?
Tạo bản đồ quy trình:
- Chọn một quy trình hoặc vấn đề để lập bản đồ.
- Liệt kê các hoạt động đã diễn ra.
- Các bước nên được liệt kê bằng văn bản.
- Sử dụng các biểu tượng từ quá trình ánh xạ, tạo một lưu đồ.
- Hoàn thành bản đồ quy trình và phân phối nó.
- Kiểm tra bản đồ để xác định các khu vực cải tiến tiềm năng.
Sự khác biệt giữa Quy trình công việc và Bản đồ quy trình là gì?
Một quy trình làm việc bao gồm các bước lặp lại cần thiết để hoàn thành một tác vụ. Tất cả các thành phần cần thiết để hoàn thành một mục tiêu quan trọng hơn của tổ chức được gọi là một quy trình. Quan điểm chung là các quy trình đề cập đến kết quả toàn diện hơn, trong khi quy trình công việc chiếm các chi tiết nhỏ cho đến các mục tiêu quy mô nhỏ.
Các loại bản đồ quy trình khác nhau là gì?
Có sáu loại bản đồ quy trình khác nhau:
- Lưu đồ cơ bản.
- Bản đồ dòng giá trị.
- Bản đồ chuỗi giá trị.
- Bản đồ chức năng chéo.
- Bản đồ quy trình chi tiết.
- SIPOC.
Ba lợi ích của việc tạo bản đồ quy trình là gì?
Ưu điểm của lập bản đồ quy trình:
- Để hiểu rõ hơn về một quá trình.
- Xem xét làm thế nào một quá trình có thể được thực hiện tốt hơn.
- Chỉ cho người khác các bước trong một quy trình.
- Tăng cường giao tiếp giữa những người tham gia trong cùng một quy trình.
Kết luận
Lập bản đồ quy trình kinh doanh không chỉ là một quy trình đơn giản với đồ họa hấp dẫn. Nhưng nếu không được thực hiện đúng cách hoặc nghiêm túc, nó có thể dẫn đến những rắc rối và vấn đề mà bạn không muốn gặp phải.
Lập bản đồ quy trình rất quan trọng vì nó cho phép bạn không chỉ xác định mà còn sửa chữa những thứ bị hỏng và lấp đầy những khoảng trống quan trọng. Sử dụng các thiết bị và phần mềm thích hợp là phương pháp tốt nhất và đơn giản nhất để thực hiện điều này.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KINH DOANH: Công dụng, Công cụ miễn phí & Hướng dẫn
- MÔ HÌNH QUY TRÌNH KINH DOANH: Định nghĩa, Phần mềm hàng đầu, Khóa học & Chứng chỉ
- Lập bản đồ các bên liên quan: Hướng dẫn về Công cụ lập bản đồ để quản lý các bên liên quan hiệu quả
- HÀNH TRÌNH KHÁCH HÀNG: Ý nghĩa và Cách sử dụng Bản đồ để tạo Trải nghiệm Khách hàng Độc đáo
- BẢN ĐỒ HÀNH TRÌNH CỦA KHÁCH HÀNG: Ý nghĩa, Cách tạo, Kênh & Kế hoạch
dự án
