Quản lý hàng tồn kho kinh doanh là một tài sản quan trọng đối với các tổ chức vì nó cho phép họ giảm chi phí hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán khi họ nhận được những hàng hóa này. Nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm là ba loại hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là việc hạch toán các hạng mục, bộ phận cấu thành, nguyên vật liệu mà một doanh nghiệp tiêu thụ hoặc bán. Bạn thực hiện quản lý hàng tồn kho với tư cách là người lãnh đạo doanh nghiệp để đảm bảo rằng bạn có đủ hàng hóa trong tay và để xác định khi nào có sự thiếu hụt.
Hành động đếm hoặc liệt kê các đối tượng được gọi là hàng tồn kho. Hàng tồn kho là một cụm từ được sử dụng trong kế toán để mô tả tất cả hàng hóa trong các giai đoạn sản xuất khác nhau và là tài sản lưu động. Cả cửa hàng và nhà sản xuất đều có thể tiếp tục bán hoặc phát triển mọi thứ nếu họ giữ hàng tồn kho. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, hàng tồn kho là một tài sản lớn trên bảng cân đối kế toán; tuy nhiên, quá nhiều hàng tồn kho có thể trở thành một vấn đề thực tế.
Những gì được bao gồm trong một khoảng không quảng cáo kinh doanh?
Một hàng tồn kho là đơn giản cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Về cơ bản, đây là một danh sách đầy đủ tất cả các tài sản vật chất mà doanh nghiệp của bạn vận hành. Dưới đây là một số ví dụ:
- Cấu trúc mà bạn tiến hành kinh doanh
- Nội thất, máy tính và hệ thống điện thoại là những ví dụ về thiết bị văn phòng có thể được sở hữu hoặc thuê.
- Dữ liệu kế toán, hồ sơ kinh doanh và các tài liệu khác
- Dụng cụ nấu ăn thương mại, máy móc và máy in 3D là những ví dụ về thiết bị đặc biệt.
- Hàng tồn kho và các vật tư khác cho doanh nghiệp
- Biển báo, đĩa vệ tinh, camera an ninh và hàng rào.
Các loại hàng tồn kho kinh doanh
Nguyên liệu thô là những nguyên liệu mà một công ty sử dụng để phát triển và hoàn thiện sản phẩm. Khi sản phẩm hoàn thiện, các thành phần thô, chẳng hạn như dầu gội, thường không thể phân biệt được với dạng ban đầu.
#1. Các thành phần:
Các thành phần tương tự như nguyên liệu thô ở chỗ chúng là nguyên liệu được công ty sử dụng để chế tạo và hoàn thiện các mặt hàng, nhưng chúng có thể được nhận biết khi sản phẩm hoàn thành, chẳng hạn như đinh vít.
Hàng tồn kho WIP đề cập đến hàng hóa trong quá trình sản xuất như nguyên liệu thô hoặc linh kiện, lao động, chi phí chung và thậm chí cả vật liệu đóng gói.
#2. Thành phẩm:
Các mặt hàng đã sẵn sàng để bán được gọi là thành phẩm.
#3. Hàng hóa MRO (Bảo trì, Sửa chữa và Vận hành):
MRO là hàng tồn kho — thường ở dạng vật tư — hỗ trợ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc hoạt động kinh doanh.
#4. Vật liệu đóng gói và đóng gói
Bao bì và vật liệu đóng gói được phân thành ba loại. Bao bì sơ cấp bảo vệ và làm cho sản phẩm trở nên hữu ích. Bao bì thứ cấp là bao bì sản phẩm cuối cùng có thể bao gồm nhãn hoặc thông tin SKU. Bao bì cấp ba là bao bì vận chuyển số lượng lớn.
#5. Dự trữ dự đoán và dự trữ an toàn:
Dự trữ an toàn là hàng tồn kho dư thừa được mua và lưu trữ bởi một công ty để trang trải các tình huống bất ngờ. Mặc dù cổ phiếu an toàn có chi phí vận chuyển, nhưng nó góp phần mang lại hạnh phúc cho người tiêu dùng. Tương tự như vậy, hàng dự kiến được tạo thành từ nguyên liệu thô hoặc hàng hóa đã hoàn thành mà một doanh nghiệp mua tùy thuộc vào xu hướng bán hàng và sản xuất. Doanh nghiệp có thể mua hàng dự trữ an toàn nếu giá nguyên vật liệu tăng hoặc mùa bán hàng cao điểm đến gần.
#6. Tách hàng tồn kho:
Tách hàng tồn kho đề cập đến các mặt hàng bổ sung hoặc công việc đang tiến hành (WIP) được tổ chức tại mỗi trạm dây chuyền sản xuất để tránh ngừng hoạt động. Mặc dù tất cả các doanh nghiệp có thể duy trì lượng hàng dự trữ an toàn, nhưng việc tách hàng tồn kho sẽ có lợi nếu các phân khúc khác nhau của dây chuyền hoạt động ở các tốc độ khác nhau và chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất mọi thứ.
#7. Hàng tồn kho theo chu kỳ:
Các doanh nghiệp đặt hàng tồn kho theo chu kỳ theo lô để đảm bảo rằng họ có đủ số lượng hàng tồn kho với chi phí lưu trữ thấp nhất có thể. “Hướng dẫn cơ bản về lập kế hoạch hàng tồn kho” chứa nhiều thông tin hơn về tính toán hàng tồn kho theo chu kỳ.
#số 8. Hàng tồn kho dịch vụ:
Lượng dịch vụ mà một doanh nghiệp có thể cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định được gọi là hàng tồn kho dịch vụ, một thuật ngữ trong kế toán quản trị. Ví dụ: một khách sạn có 70 phòng có lượng khách lưu trú hàng tuần là XNUMX khách lưu trú một đêm.
#9. Hàng tồn kho quá cảnh:
Hàng tồn kho quá cảnh, còn được gọi là hàng tồn kho theo đường ống, là hàng tồn kho di chuyển giữa nhà sản xuất, nhà kho và trung tâm phân phối. Có thể mất vài tuần để hàng tồn kho quá cảnh di chuyển giữa các cơ sở.
#10. Kiểm kê lý thuyết:
Còn được gọi là hàng tồn kho theo sổ sách, hàng tồn kho lý thuyết là lượng hàng tồn kho nhỏ nhất mà một công ty yêu cầu để thực hiện một nhiệm vụ mà không phải chờ đợi. Hàng tồn kho lý thuyết chủ yếu được sử dụng trong sản xuất và kinh doanh thực phẩm. Công thức thực so với lý thuyết được sử dụng để tính toán nó.
#11. Hàng tồn kho dư thừa:
Hàng tồn kho dư thừa, còn được gọi là hàng tồn kho lỗi thời, là hàng hóa hoặc nguyên liệu thô chưa bán hoặc chưa sử dụng mà một công ty không dự kiến sử dụng hoặc bán nhưng phải trả tiền để giữ lại.
Ví dụ về hàng tồn kho kinh doanh
Các ví dụ thực tế có thể giúp các mô hình hàng tồn kho của doanh nghiệp trở nên dễ hiểu hơn. Các ví dụ dưới đây cho thấy các hình thức tồn kho khác nhau hoạt động như thế nào trong các doanh nghiệp bán lẻ và sản xuất.
#1. Thành phần/nguyên liệu:
Một công ty sản xuất áo phông có các thành phần bao gồm vải, chỉ, thuốc nhuộm và thiết kế in.
#2. Những sản phẩm hoàn chỉnh:
Dây chuyền quyến rũ được thực hiện bởi một công ty trang sức. Để làm cho một món đồ đã hoàn thành phù hợp để bán, nhân viên nối một chiếc vòng cổ với một tấm thiệp in sẵn và cho nó vào phong bì giấy bóng kính. Giá vốn hàng bán (COGS) của thành phẩm bao gồm cả bao bì và lao động cần thiết để tạo ra mặt hàng đó.
#3. Công việc đang tiến hành:
Một chiếc điện thoại di động được tạo thành từ vỏ, bảng mạch in và nhiều thành phần. WIP đề cập đến quá trình lắp ráp các mảnh tại một máy trạm chuyên dụng.
#4. Vật tư MRO:
Giấy sao chép, bìa hồ sơ, mực máy in, găng tay, nước lau kính và chổi quét sân là những ví dụ về vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành cho cộng đồng nhà chung cư.
#5. Vật liệu đóng gói:
Vật liệu đóng gói chính cho một công ty hạt giống là túi kín có chứa, ví dụ, hạt lanh. Bao bì thứ cấp bao gồm việc đặt các túi hạt lanh vào hộp để vận chuyển và bảo quản. Đóng gói cấp ba là màng co cần thiết để vận chuyển các thùng sản phẩm trên pallet.
#6. Chứng khoán An toàn
Một bác sĩ thú y ở ngôi làng hẻo lánh dự trữ thuốc khử trùng và thức ăn cho chó mèo để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng nếu đường bị ngập lụt trong mùa xuân tan băng và khiến các xe tải cung ứng bị đình trệ.
#7. Dự kiến/Làm phẳng hàng tồn kho:
Để chuẩn bị cho mùa cưới tháng XNUMX, một người tổ chức sự kiện mua những cuộn ruy băng và khăn trải bàn hoa rẻ tiền.
#số 8. Khoảng không quảng cáo tách rời:
Trong một tiệm bánh, những người trang trí dự trữ một lượng hoa hồng đường để trang trí bánh cưới, để ngay cả khi nguồn cung cấp hỗn hợp phủ sương của đội trang trí bị trễ, những người trang trí vẫn có thể tiếp tục làm việc. Bởi vì những bông hoa là một phần của thiết kế bánh, người làm bánh sẽ không thể cung cấp một chiếc bánh thành phẩm nếu họ hết hoa.
#9. Hàng tồn kho theo chu kỳ:
Khi một nhà hàng sử dụng 500 chiếc khăn giấy cuối cùng của mình, một đơn đặt hàng mới sẽ được bổ sung. Khăn ăn xếp ngay ngắn vào nơi cất giữ quy định.
#10. Hàng tồn kho dịch vụ:
Một quán cà phê mở cửa 12 giờ một ngày, có mười bàn và thực khách dành trung bình một giờ để dùng bữa. Do đó, hàng tồn kho dịch vụ của nó là 120 bữa tối mỗi ngày.
#11. Chi phí hàng tồn kho lý thuyết:
Một nhà hàng dự định chi 30% ngân sách cho thực phẩm nhưng phát hiện ra rằng họ thực sự chi 34% ngân sách. "Hàng tồn kho lý thuyết" đại diện cho 4% thực phẩm bị mất hoặc lãng phí.
Hàng tồn kho lý thuyết trong hồ sơ kiểm kê hoặc hệ thống có thể khác với hàng tồn kho thực tế khi thực hiện đếm.
#12. Hàng tồn kho vận chuyển:
Một bộ bút chì bình dân được đặt hàng và thanh toán bởi một cửa hàng nghệ thuật. Các hộp thiếc đang trên đường từ nhà cung cấp và đang được vận chuyển.
#13. Hàng tồn kho dư thừa:
Một hãng dầu gội sản xuất 50,000 chai dầu gội đặc biệt mang nhãn hiệu cho Thế vận hội mùa hè, nhưng chỉ bán được 45,000 chai trước khi Thế vận hội kết thúc – không ai muốn mua nên họ phải giảm giá hoặc loại bỏ.
Hàng tồn kho kinh doanh có ảnh hưởng gì đến thị trường chứng khoán và trái phiếu?
Giá trị hàng tồn kho kinh doanh cao có thể chỉ ra rằng các công ty đang hoạt động tốt về mặt sản xuất. Mặt khác, mức tồn kho cao trong một thời gian dài có thể cho thấy nhu cầu của người tiêu dùng yếu và nền kinh tế sắp bước vào suy thoái. Giá trị cổ phiếu, đặc biệt đối với các công ty tham gia sản xuất, có thể giảm do tình huống này. Giá trái phiếu cũng có thể giảm nếu hàng tồn kho kinh doanh cho thấy nền kinh tế sắp suy thoái.
Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho và các phương pháp hay nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ
Sau đây là một số phương pháp quản lý hàng tồn kho được nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng:
#1. Cải thiện dự đoán của bạn.
Dự báo chính xác là rất quan trọng. Thống kê doanh số bán hàng ước tính của bạn phải dựa trên các yếu tố như số liệu bán hàng trước đây (nếu bạn bán hàng bằng Square, hãy tìm thông tin này trong Trang tổng quan trực tuyến của bạn), xu hướng thị trường, tăng trưởng dự đoán và nền kinh tế, khuyến mãi, hoạt động tiếp thị, v.v.
#2. Sử dụng phương pháp FIFO (nhập trước, xuất trước).
Các mặt hàng nên được bán theo cùng một thứ tự mà chúng được mua hoặc tạo ra. Điều này đặc biệt đúng đối với các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm, hoa và đồ trang điểm. Ví dụ: chủ sở hữu quán bar phải biết về các mặt hàng phía sau quầy bar và sử dụng các phương pháp FIFO để tăng lượng hàng trong quầy bar. Đó cũng là một ý tưởng hay đối với những hàng hóa khó hư hỏng, bởi vì bất cứ thứ gì để quá lâu có thể bị hư hỏng, lỗi thời và không bán được. Trong kho hàng hoặc nhà kho, cách tiếp cận tốt nhất để sử dụng FIFO là thêm hàng hóa mới từ phía sau để các sản phẩm cũ hơn ở phía trước.
#3. Xác định cổ phiếu quay vòng thấp.
Nếu một mặt hàng không bán được trong sáu đến mười hai tháng qua, thì đó thường là lúc ngừng dự trữ. Bạn cũng nên nghĩ ra những cách khác để loại bỏ sản phẩm đó, chẳng hạn như giảm giá đặc biệt hoặc khuyến mãi vì lượng hàng dư thừa sẽ lãng phí cả không gian và tiền bạc.
#4. Kiểm tra hàng tồn kho của bạn.
Ngay cả khi bạn có phần mềm quản lý hàng tồn kho mạnh, bạn vẫn nên thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho của mình để đảm bảo rằng những gì bạn có trong kho khớp với những gì bạn nghĩ là mình có. Các công ty sử dụng một số chiến lược, chẳng hạn như hàng tồn kho thực tế hàng năm vào cuối năm để đếm từng mặt hàng và kiểm tra tại chỗ thường xuyên, điều này đặc biệt hiệu quả đối với các sản phẩm bán chạy nhanh hoặc có mối lo ngại về hàng tồn kho.
#5. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây.
Tìm kiếm phần mềm cung cấp phân tích bán hàng theo thời gian thực. Nhận email thông báo về lượng hàng tồn kho hàng ngày để theo dõi xem các mặt hàng sắp hết hay hết hàng để bạn có thể đặt hàng nhiều hơn kịp thời.
#6. Luôn theo dõi mức cung cấp của bạn.
Thiết lập một hệ thống mạnh mẽ để quản lý mức tồn kho và ưu tiên những sản phẩm đắt tiền nhất. Bằng cách thực hiện nhiều công việc nặng nhọc cho bạn, phần mềm hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
#7. Giảm thời gian sửa chữa thiết bị.
Bởi vì máy móc quan trọng không phải lúc nào cũng hoạt động tốt, điều quan trọng là phải quản lý những tài sản đó. Một bộ phận máy móc bị hỏng có thể rất tốn kém. Giám sát máy móc của bạn và các bộ phận của nó là điều cần thiết để hiểu vòng đời của nó và được chuẩn bị trước khi các vấn đề phát sinh.
#số 8. Đừng quên đảm bảo chất lượng.
Bất kể chuyên môn của bạn là gì, điều quan trọng là tất cả các mặt hàng của bạn phải đẹp và hoạt động bình thường. Nó có thể đơn giản như yêu cầu nhân viên thực hiện kiểm tra nhanh trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho, bao gồm danh sách kiểm tra các triệu chứng hư hỏng và ghi nhãn sản phẩm phù hợp.
#9. Sử dụng một bộ điều khiển chứng khoán.
Kiểm soát hàng tồn kho, áp dụng cho tất cả mọi thứ, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, được sử dụng để chứng minh số lượng hàng tồn kho bạn có tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu bạn có một lượng lớn hàng tồn kho, bạn có thể yêu cầu một người phụ trách nó. Người kiểm soát chứng khoán xử lý tất cả các đơn đặt hàng nhận giao hàng và đảm bảo rằng mọi thứ đến tương ứng với những gì đã được đặt hàng.
#10. Nhớ lại ABC của bạn.
Nhiều tổ chức nhận thấy rằng việc phân loại các sản phẩm tồn kho thành các loại A, B và C giúp họ duy trì kiểm soát chặt chẽ hơn đối với các mặt hàng có giá trị cao hơn.
#11. Đưa vào tài khoản thả vận chuyển.
Bạn có thể bán mọi thứ mà không thực sự sở hữu hàng tồn kho nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng các kỹ thuật giao hàng thả. Khi khách hàng mua hàng từ cửa hàng của bạn, nhà bán buôn hoặc nhà sản xuất chịu trách nhiệm kiểm kê và vận chuyển sản phẩm. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc giữ hàng tồn kho, lưu trữ hoặc thực hiện. Nhiều chủ cửa hàng trực tuyến sử dụng các phương thức vận chuyển thả, tuy nhiên, chiến lược thực hiện chuỗi cung ứng này có thể được sử dụng bởi nhiều công ty trong tất cả các ngành.
Tầm quan trọng của hàng tồn kho kinh doanh
Trong nghiên cứu và dự báo về các điều kiện kinh tế trong tương lai, các nhà kinh tế, nhà đầu tư và nhà phân tích, cũng như các tổ chức từ Cục Dự trữ Liên bang đến các công ty đầu tư tổ chức và ngân hàng, phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu. Hàng tồn kho kinh doanh được coi là một chỉ số hàng đầu để dự đoán các cam kết sản xuất trong tương lai và chi tiêu của người tiêu dùng.
Ví dụ, mức tồn kho cao có thể có nghĩa là một trong hai điều sau: các nhà sản xuất đang sản xuất nhiều hơn và có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu dự đoán hoặc nhu cầu của người tiêu dùng yếu và có quá nhiều hàng hóa không bán được. Cái sau có thể chỉ ra sự khởi đầu của một cuộc suy thoái.
Trong cả hai trường hợp, đó là một phương tiện để dự đoán chi tiêu và niềm tin của người tiêu dùng, giống như doanh số bán lẻ, doanh số bán hàng tại cùng một cửa hàng và doanh số bán xe.
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- 15+ HỆ THỐNG KHO HÀNG TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT vào năm 2023 (+ Tùy chọn miễn phí)
- Hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán: Các loại và ví dụ
- Cách tính khoảng không quảng cáo trung bình- Hướng dẫn từng bước đầy đủ
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT LIỆU: Hướng dẫn Quy trình Quản lý Nguyên vật liệu
dự án
