Là một chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc để theo dõi hàng tồn kho, bạn biết rằng nhu cầu của khách hàng tăng và giảm bất ngờ, chuỗi cung ứng gặp khó khăn và các sản phẩm bị phân loại sai đều có thể khiến việc theo dõi hàng tồn kho trở thành một vấn đề lớn. Tuy nhiên, đây là một phiền toái mà bạn không cần phải giải quyết khi điều hành doanh nghiệp của mình. Để duy trì và mở rộng kinh doanh thành công, bạn phải có khả năng kiểm tra hàng tồn kho của mình một cách trơn tru và nhất quán để bạn biết mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào không và khi nào cần đặt hàng lại. Tại đây, chúng ta sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về quản lý và kiểm tra hàng tồn kho, bao gồm một số phần mềm bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
Kiểm tra hàng tồn kho trong kinh doanh là gì?
Kiểm tra hàng tồn kho là hoạt động đảm bảo rằng tất cả mọi thứ trong nhà kho hoặc cửa hàng của doanh nghiệp đều được hạch toán đúng số lượng. Nó hỗ trợ các tổ chức theo dõi các sản phẩm được lưu trữ, đánh giá mức tồn kho và giảm thiểu tổn thất do trộm cắp hoặc lãng phí. Kiểm tra hàng tồn kho là một bước cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả; Rốt cuộc, nếu bạn không biết mình có gì, bạn sẽ không thể cung cấp cho khách hàng những gì họ yêu cầu. Việc kiểm tra hàng tồn kho đòi hỏi phải đánh giá một cách có phương pháp các mặt hàng hiện có, xác nhận tính chính xác của hóa đơn và đơn đặt hàng, đồng thời bổ sung thêm các kệ hàng khi cần thiết. Tóm lại, đó là bí quyết để quản lý hàng tồn kho hiệu quả!
Làm thế nào để kiểm tra hàng tồn kho kinh doanh
Cách cụ thể mà bạn kiểm tra khoảng không quảng cáo của mình sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, sản phẩm bạn bán, ngân sách của bạn và nhiều yếu tố cần cân nhắc khác. Tuy nhiên, đây là một số biện pháp cấp cao mà mọi công ty có thể thực hiện:
#1. Chỉ định ai đó chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho.
Nếu công ty của bạn quản lý một lượng lớn hàng tồn kho với nhiều loại sản phẩm (đặc biệt là những thứ dễ hỏng), bạn có thể muốn thuê một người quản lý hàng tồn kho toàn thời gian. Nếu hàng tồn kho vật lý là một thành phần nhỏ trong tổ chức của bạn, việc theo dõi hàng tồn kho có thể được ủy quyền cho người quản lý bên cạnh các nhiệm vụ khác của họ.
#2. Chọn một hệ thống để quản lý hàng tồn kho.
Tùy thuộc vào số lượng và độ phức tạp của hàng tồn kho, bạn có thể quản lý nó bằng bảng tính (hoặc trong một số trường hợp là sổ tay). Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời cung cấp dữ liệu theo dõi hàng tồn kho chính xác hơn.
#3. Xác định tần suất bạn sẽ cần chạy hàng tồn kho.
Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, chương trình của bạn sẽ xử lý phần lớn việc theo dõi hàng tồn kho hàng ngày và hàng tuần cho bạn và giúp bạn cập nhật thông tin qua bảng điều khiển. Người quản lý hàng tồn kho có thể theo dõi các bảng điều khiển này hàng ngày và khi cần để đảm bảo rằng mọi thứ đều theo thứ tự, cũng như chuẩn bị các báo cáo để chia sẻ với các bên liên quan khác.
Nếu quản lý hàng tồn kho theo cách thủ công, bạn nên kiểm tra mức hàng tồn kho thường xuyên hoặc ít nhất là hàng tháng để tránh tình trạng thiếu hụt, thừa cung và hàng hóa kinh doanh sắp hết hạn. Bạn cũng cần theo dõi thời điểm hàng tồn kho mới đến và thời điểm hàng tồn kho hết để cập nhật mức hàng tồn kho trên bảng tính của bạn theo cách thủ công.
#4. Cài đặt thiết bị theo dõi hàng tồn kho của bạn.
Cho dù bạn có sử dụng phần mềm hay không, các thiết bị theo dõi hàng tồn kho (máy quét mã vạch, máy quét mã QR, máy quét RFID, v.v.) có thể giúp loại bỏ rất nhiều nỗ lực tẻ nhạt trong việc theo dõi hàng tồn kho.
Nếu không có phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn vẫn có thể sử dụng máy quét mã vạch để cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho. Thay vì đồng bộ hóa với phần mềm kiểm kê của bạn, máy quét mã vạch sẽ chỉ gửi một chuỗi dữ liệu đến máy tính hoặc thiết bị di động mà nó được kết nối, biến máy quét của bạn thành thiết bị đầu vào một cách hiệu quả. Phương pháp này không hiệu quả bằng việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho phát hiện dữ liệu được quét và tự động cập nhật thông tin hàng tồn kho, nhưng nó hiệu quả và chính xác hơn đáng kể so với việc nhập các chuỗi dữ liệu vào bảng tính theo cách thủ công.
#5. Thường xuyên kiểm tra theo dõi hàng tồn kho của bạn.
Thật không may, quản lý hàng tồn kho không phải là công việc “thiết lập và quên nó đi”. Điều quan trọng là phải gỡ bỏ hệ thống giám sát hàng tồn kho của bạn một cách thường xuyên (hàng tháng hoặc hàng quý) để loại bỏ sự thiếu hiệu quả, kiểm tra lại độ chính xác và xác định các khu vực cần cải thiện.
Dưới đây là một số điểm cần xem xét khi tiến hành kiểm toán theo dõi hàng tồn kho:
- Đếm thực tế hàng tồn kho của bạn (máy quét điện tử có thể khá hữu ích ở đây). Kiểm tra xem tổng số có khớp với số liệu trong bảng tính hoặc hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn không. Để loại bỏ sự khác biệt do thông tin lỗi thời gây ra, hãy thực hiện việc này khi hàng tồn kho bị đóng băng (ví dụ: sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần).
- Đếm chu kỳ nên được thực hiện một cách thường xuyên. Số lượng chu kỳ có thể so sánh với số lượng hàng tồn kho đầy đủ, ngoại trừ nó được thực hiện trên một tập hợp con của khoảng không quảng cáo của bạn để giảm thiểu sự gián đoạn. Hầu hết các công ty tiến hành đếm chu kỳ một cách có mục đích, chẳng hạn như chọn các tiểu mục có giá trị cao hoặc tỷ lệ doanh thu cao.
- Đối chiếu số lượng hàng tồn kho với dữ liệu tài chính. Nếu số liệu thống kê hàng tồn kho của bạn không khớp với báo cáo tài chính của bạn, chẳng hạn như đối với thu nhập từ những thứ đã bán, bạn nên xem xét kỹ hơn.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quá trình đặt hàng, lưu trữ, sử dụng và bán hàng tồn kho của công ty được gọi là quản lý hàng tồn kho. Điều này bao gồm quản lý nguyên liệu, thành phần và thành phẩm, cũng như lưu kho và chế biến các mặt hàng đó. Có nhiều hình thức quản lý hàng tồn kho khác nhau, mỗi hình thức đều có những ưu điểm và nhược điểm dựa trên nhu cầu của một doanh nghiệp.
Ưu điểm của quản lý hàng tồn kho
Một trong những tài sản quan trọng nhất của công ty là hàng tồn kho. Đầu vào và hàng hóa cuối cùng của một công ty là trung tâm hoạt động của công ty trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các ngành sử dụng nhiều hàng tồn kho khác. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào và ở đâu cần thiết có thể là một thảm họa.
Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là nợ phải trả (mặc dù không phải theo nghĩa kế toán). Một lượng hàng tồn kho khổng lồ dễ bị hư hỏng, trộm cắp, hư hỏng hoặc thay đổi nhu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo hiểm và nếu không được bán kịp thời, nó có thể bị bán lỗ hoặc đơn giản là bị phá hủy.
Quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vì những lý do này. Biết khi nào cần cung cấp lại hàng tồn kho, mua hoặc sản xuất bao nhiêu, trả bao nhiêu, bán khi nào và ở mức giá nào đều có thể trở thành những cân nhắc phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho thủ công và sử dụng công thức bảng tính (Excel) để xác định số lượng và điểm đặt hàng lại. Các công ty lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Các tổ chức hàng đầu sử dụng rộng rãi các ứng dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) được tùy chỉnh cao.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Các chiến lược quản lý hàng tồn kho khác nhau sẽ được sử dụng bởi một công ty tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm đang được nghiên cứu. Sản xuất đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và bán hàng tồn kho theo ngày (DSI) là một số chiến lược quản lý này. Có những cách khác, nhưng đây là bốn cách tiếp cận phổ biến nhất để phân tích hàng tồn kho.
#1. Quản lý JIT (Just-in-Time)
Trong những năm 1960 và 1970, phương pháp sản xuất này đã được phát triển ở Nhật Bản. Toyota Motor (TM) đã đóng góp lớn nhất cho sự tăng trưởng của nó. Bằng cách chỉ duy trì lượng hàng tồn kho cần thiết để sản xuất và bán sản phẩm, các công ty có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể và giảm lãng phí. Phương pháp này tiết kiệm tiền lưu trữ và bảo hiểm, cũng như chi phí xử lý hoặc bán phá giá hàng tồn kho dư thừa.
Quản lý hàng tồn kho JIT có thể nguy hiểm. Nếu nhu cầu tăng bất ngờ, nhà sản xuất có thể không có được hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó, gây tổn hại đến uy tín của khách hàng và đẩy việc kinh doanh vào tay đối thủ cạnh tranh. Ngay cả sự chậm trễ nhỏ cũng có thể gây rắc rối; nếu đầu vào quan trọng không được nhận “đúng lúc” thì có thể xảy ra tắc nghẽn.
#2. MRP (Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu).
Phương pháp quản lý hàng tồn kho này phụ thuộc vào dự báo doanh số bán hàng, có nghĩa là nhà sản xuất phải lưu giữ hồ sơ bán hàng chính xác để dự đoán chính xác nhu cầu hàng tồn kho và thông báo những nhu cầu đó cho các nhà cung cấp nguyên vật liệu kịp thời. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ trượt tuyết có thể sử dụng hệ thống kiểm kê MRP để đảm bảo rằng các vật liệu như nhựa, sợi thủy tinh, gỗ và nhôm đều có trong kho dựa trên các đơn đặt hàng dự kiến. Việc nhà sản xuất không có khả năng đáp ứng các đơn đặt hàng phát sinh từ việc không thể ước tính doanh thu và lập kế hoạch mua hàng tồn kho một cách hiệu quả.
#3. EOQ (Số lượng đặt hàng kinh tế)
Mô hình này được sử dụng trong quản lý hàng tồn kho để tính toán số lượng đơn vị mà một công ty nên thêm vào hàng tồn kho của mình với mỗi đơn đặt hàng theo lô để giảm tổng chi phí hàng tồn kho trong khi giả định nhu cầu của người tiêu dùng ổn định. Trong mô hình, chi phí hàng tồn kho bao gồm chi phí lưu giữ và thiết lập.
Mô hình EOQ nhằm mục đích đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho phù hợp được đặt hàng mỗi đợt, để công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có hàng tồn kho dư thừa. Giả định rằng có sự đánh đổi giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho, và tổng chi phí hàng tồn kho sẽ giảm khi cả chi phí thiết lập và chi phí lưu giữ đều giảm.
4. Số ngày bán hàng tồn kho (DSI)
Tỷ lệ tài chính này cho biết số ngày trung bình mà một công ty cần để chuyển đổi hàng tồn kho của mình, bao gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, thành doanh thu. DSI còn được gọi là tuổi trung bình của hàng tồn kho, số ngày tồn kho (DIO), số ngày trong kho (DII), số ngày bán hàng trong kho hoặc số ngày tồn kho.
Số liệu thống kê phản ánh nguồn cung cấp hàng tồn kho hiện tại của công ty sẽ tồn tại trong bao nhiêu ngày, cho thấy tính thanh khoản của hàng tồn kho. DSI thấp hơn thường được mong muốn vì nó cho thấy thời gian thanh toán hàng tồn kho ngắn hơn, mặc dù DSI trung bình thay đổi theo ngành.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp nhỏ
# 1. Khoảng không quảng cáo Zoho
Zoho Inventory cung cấp nhiều tính năng. Để bắt đầu, Zoho cung cấp một gói miễn phí khá hoàn chỉnh cho phép khách hàng nhận các đơn hàng đặt trước đối với các mặt hàng hết hàng, thiết lập vận chuyển thả và xử lý các giao dịch đa tiền tệ. Điều này cho phép các công ty nhỏ duy trì hàng tồn kho của họ được tổ chức mà không phải lo lắng về chi phí hạn chế của họ.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn tăng gói của mình, bạn sẽ nhận được các tính năng bổ sung. Bạn có thể quản lý nhiều kho hàng, duy trì số sê-ri và lô hàng cũng như kết nối nhiều cửa hàng Shopify khác nhau với tài khoản của mình. Bạn cũng sẽ nhận được các tích hợp bên thứ ba mượt mà, chẳng hạn như tích hợp với Amazon và dịch vụ Được Amazon thực hiện (FBA) của họ.
Tuy nhiên, Zoho được cho là phù hợp nhất với các tổ chức vừa và nhỏ. Mặc dù các gói của nó bao gồm nhiều hạn chế về đơn đặt hàng, bao gồm gói Elite mới ra mắt gần đây (với giá 239 đô la mỗi tháng, được lập hóa đơn hàng năm), cho phép đặt hàng không giới hạn, nhưng các tính năng khác cho phép Zoho phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không có giới hạn nào đối với đơn đặt hàng, nhãn vận chuyển hoặc theo dõi với gói ưu tú. Đó là một kế hoạch tuyệt vời cho các doanh nghiệp cỡ trung bình tiến hành nhiều hoạt động vận chuyển và thương mại điện tử, với năm cửa hàng Shopify và 15 nhà kho.
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ và không cần thực hiện hàng trăm đơn hàng mỗi tháng, Zoho Inventory là một giải pháp tuyệt vời. Bạn cũng có thể tiếp tục với Zoho khi bạn đã sẵn sàng phát triển.
# 2. Khoảng không quảng cáo InFlow
InFlow Inventory là một hệ thống quản lý hàng tồn kho tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách eo hẹp. Phần mềm này cực kỳ đơn giản để sử dụng, với nhiều tính năng theo dõi hàng tồn kho được tự động hóa. Nó thậm chí còn có một ứng dụng di động tuyệt vời để quét mã vạch và giữ cho các đại lý bán hàng và người quản lý hàng tồn kho của bạn được cập nhật về mức độ hàng tồn kho.
Mặc dù đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho, nhưng inFlow giới hạn số lượng đơn đặt hàng bạn có thể xử lý mỗi tháng trước khi bạn được trả thêm tiền. Ví dụ, gói đắt nhất bao gồm 10,000 đơn đặt hàng mỗi tháng.
# 3. Ordoro
Khi bạn sắp xếp các kênh bán hàng khác nhau, rất khó để thực hiện các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp. May mắn thay, Ordoro đơn giản hóa việc bán hàng đa kênh. Bạn có thể thiết lập hàng hóa chính trong hệ thống hàng tồn kho của mình với Ordoro, cho phép bạn cập nhật thông tin mô tả, ảnh, thương hiệu và hơn thế nữa trên tất cả (hoặc một phần) kênh bán hàng của bạn khi rảnh rỗi.
Ordoro cũng có các công cụ quản lý nhà cung cấp giúp việc dropshipping trở nên đơn giản. Ví dụ: bạn có thể chỉ định nhà cung cấp cho một số sản phẩm nhất định trong danh mục của mình. Sau đó, nếu khách hàng muốn một số thứ nhất định, Ordoro có thể tự động chuyển đơn đặt hàng đến nhà cung cấp thích hợp, loại bỏ người trung gian (bạn), tăng hiệu quả chuỗi cung ứng và đảm bảo người tiêu dùng của bạn nhận được mặt hàng của họ càng sớm càng tốt.
Ordoro cũng cho phép các chiến lược quản lý hàng tồn kho không điển hình. Ví dụ: bạn có thể cố tình bán quá nhiều hàng hóa của mình hoặc giới hạn số lượng mặt hàng trong kho hiển thị cho khách hàng của mình, cả hai điều này đều tạo ra cảm giác khan hiếm và khuyến khích những người mua tiềm năng của bạn hoàn tất giao dịch mua của họ. Cuối cùng, điều này cho phép bạn kiếm được lợi nhuận cao hơn và tránh duy trì hàng hóa dư thừa tốn kém.
# 4. Cin7
Hầu hết các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm các mô-đun cho mọi bộ phận trong tổ chức của bạn (chẳng hạn như kế toán, điểm bán hàng, hàng tồn kho và vận chuyển) và bạn trả tiền cho mỗi mô-đun bạn thêm vào kế hoạch của mình. Những chi phí này tăng lên, làm cho hệ thống ERP trở nên đắt đỏ đối với tất cả trừ các doanh nghiệp lớn nhất.
Cin7 phá vỡ khuôn mẫu bằng cách bao gồm các mô-đun tích hợp sẵn như một phần trong kế hoạch của bạn. Cin7 bao gồm các tính năng thương mại điện tử B2B, tính năng sản xuất và thậm chí là trang web thanh toán bên cạnh hệ thống POS tích hợp đầy đủ. Đó là ngoài các chức năng quét mã vạch, theo dõi hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng mà bạn mong đợi từ một hệ thống quản lý hàng tồn kho.
Cin7 cũng cung cấp khả năng dự báo nhu cầu và đa kênh nâng cao, bao gồm đồng bộ hóa kênh chéo kéo dài XNUMX phút. Điều này đảm bảo rằng bạn có một hệ thống tồn kho động luôn được cập nhật, cho phép bạn đạt được việc quản lý hàng tồn kho phù hợp mà không cần nỗ lực.
# 5. Upserve
Upserve cung cấp giải pháp kiểm kê năng động để đáp ứng nhu cầu cụ thể của các nhà hàng. Đặc biệt, phần mềm này tập trung nhiều hơn vào việc theo dõi ngày hết hạn và các nhu cầu duy nhất của chuỗi cung ứng (chẳng hạn như vận chuyển ướp lạnh) so với các giải pháp phần mềm kiểm soát hàng tồn kho khác.
Có, Upserve tốn kém, nhưng nó cung cấp mọi thứ bạn có thể muốn trong một lần đăng ký. Bạn có thể xử lý đặt hàng trực tuyến, dịch vụ POS và quản lý lao động từ nhiều địa điểm. Upserve thậm chí còn cung cấp thông tin và công cụ để giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.
Hơn nữa, Upserve cung cấp các tính năng được thiết kế riêng cho các quán ăn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phần mềm kiểm kê Upserve để xây dựng công thức nấu ăn cho các loại thực phẩm bạn bán, điều chỉnh từng công thức với các thành phần và số lượng chính xác được yêu cầu. Khi bạn bán món ăn đó, Upserve có thể tự động khấu trừ số lượng mặt hàng được sử dụng từ các mức tồn kho của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng khả năng này để xác định giá thực đơn và xác định chất thải thực phẩm.
80/20 của hàng tồn kho là gì?
Theo quy tắc 80/20, 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực, người tiêu dùng hoặc một đơn vị đo lường khác. Khi áp dụng cho hàng tồn kho, quy tắc nói rằng 80% doanh thu của công ty đến từ 20% mặt hàng của công ty.
Bao lâu thì hàng tồn kho được kiểm tra?
Tùy thuộc vào quy mô của nhà kho và nhu cầu của tổ chức, việc đếm định kỳ có thể được thực hiện hai tháng một lần hoặc ba tuần một lần. Điều này sẽ mang lại nhiều nhận thức hơn so với các khả năng hàng năm hoặc theo mùa, nhưng cũng sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn. Công nhân phải xác minh rằng hàng tồn kho được thực hiện nhất quán giữa các lần đếm.
Ba phương pháp kiểm kê chính là gì?
Các phương pháp định giá hàng tồn kho bao gồm FIFO (Nhập trước, Xuất trước), LIFO (Nhập sau, Xuất trước) và WAC (Chi phí bình quân gia quyền).
Kết luận
Kiểm soát hàng tồn kho là một thành phần quan trọng của hoạt động kinh doanh. Quản lý hàng tồn kho phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và loại hàng hóa được bán. Có thể không có một loại quản lý hàng tồn kho hoàn hảo bởi vì mỗi loại đều có ưu điểm và nhược điểm. Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức phù hợp nhất của phương pháp quản lý hàng tồn kho có thể đi một chặng đường dài.
Bài viết liên quan
- BIỂU ĐỒ TÀI KHOẢN LÀ GÌ: Định nghĩa, Các loại, Ví dụ & Hướng dẫn
- CÔNG TY QUẢN LÝ KHO: Phần mềm & Nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất 2023
- ỨNG DỤNG DOANH NGHIỆP: Mọi thứ bạn cần biết về EAS
- QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO: Nó Là Gì, Các Loại & Lợi Ích
dự án
