Các doanh nghiệp ngày càng mua phần mềm báo cáo tài chính để đơn giản hóa các quy trình đầy thách thức đòi hỏi kỹ năng chuyên môn để có kết quả chính xác và đáng tin cậy. Nhưng với các lựa chọn quá đắt tiền cho các ứng dụng hóa đơn và thanh toán hiện có, việc đưa ra quyết định trở nên khá khó hiểu.
Tiếp tục đọc để xem xét các ứng dụng thanh toán và hóa đơn miễn phí tốt nhất.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là một tài liệu thương mại có dấu thời gian ghi lại và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường nêu rõ các điều khoản của giao dịch và cung cấp thông tin về các tùy chọn thanh toán khác nhau.
Biên lai giấy, hóa đơn bán hàng, phiếu ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến đều là ví dụ về hóa đơn.
Các yếu tố cơ bản của hóa đơn
Hóa đơn phải ghi rõ đó là hóa đơn ở mặt trước của hóa đơn. Nó thường có một danh tính riêng biệt được gọi là số hóa đơn, có thể được sử dụng cho cả tài liệu tham khảo nội bộ và bên ngoài. Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có vấn đề về thanh toán.
#1. Điều kiện
Các điều khoản thanh toán được bao gồm trong hóa đơn cũng như thông tin về mọi khoản giảm giá, chi tiết thanh toán sớm hoặc chi phí tài chính phát sinh do thanh toán trễ. Nó cũng hiển thị chi phí đơn vị của mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, chi phí vận chuyển, xử lý, vận chuyển và thuế áp dụng cũng như tổng số tiền còn nợ.
#2. Thời gian và in ấn
Các công ty có thể gửi bảng kê cuối tháng hàng tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Trong trường hợp này, bảng kê phải nêu rõ rằng sẽ không có hóa đơn bổ sung nào được gửi. Về mặt lịch sử, hóa đơn được ghi lại trên giấy, với nhiều bản sao được chuẩn bị sẵn để đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều có hồ sơ giao dịch.
Hóa đơn do máy tính tạo ra hiện nay rất phổ biến. Chúng có thể được sản xuất theo yêu cầu hoặc phổ biến qua email cho mỗi bên. Hồ sơ điện tử cũng giúp việc tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch dựa trên số lượng, ngày tháng, hàng hóa hoặc khách hàng trở nên đơn giản.
#3. Mẫu chuyên nghiệp
Hóa đơn chiếu lệ là một hóa đơn bán hàng dự thảo được cung cấp cho người mua trước khi hàng hóa được vận chuyển hoặc giao. Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn sẽ mô tả các mặt hàng đã mua cũng như các chi tiết quan trọng khác như trọng lượng vận chuyển và phí vận chuyển. Trong các giao dịch nước ngoài, hóa đơn chiếu lệ được sử dụng rộng rãi, đặc biệt là cho mục đích hải quan đối với hàng nhập khẩu.
#4. Ngày thanh toán
Ngày lập hóa đơn là ngày các mặt hàng được lập hóa đơn và giao dịch được ghi chép hợp pháp. Do đó, vì ngày lập hóa đơn xác định thời hạn ghi có và ngày đến hạn của hóa đơn nên nó cung cấp thông tin thanh toán cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty cung cấp tín dụng, chẳng hạn như Net 30, có nghĩa là thanh toán sẽ đến hạn sau 30 ngày.
Tương tự, các doanh nghiệp cho phép khách hàng trả lại hàng thường có thời hạn dựa trên một số ngày nhất định kể từ ngày mua, được ghi trên hóa đơn.
#5. Hóa đơn điện tử
Kể từ khi bắt đầu kỷ nguyên máy tính, người dân và doanh nghiệp đã nhận thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho giấy tờ trở nên dễ dàng hơn. Hóa đơn điện tử, thường được gọi là hóa đơn điện tử, là một loại hóa đơn điện tử tạo ra, lưu giữ và theo dõi các tài liệu giao dịch giữa các bên. Kết quả là các nghĩa vụ trong thỏa thuận của họ được đáp ứng.
Ưu điểm của việc sử dụng ứng dụng Hóa đơn và Thanh toán là gì
Nó có thể tăng đáng kể hiệu quả hoạt động, độ chính xác của dữ liệu và khả năng hiển thị thông tin tài chính của công ty. Phần mềm kế toán thường được sử dụng để tự động hóa và đơn giản hóa các thủ tục ghi sổ hàng ngày.
Trong khi đó, các sản phẩm khác mang lại lợi ích bổ sung cho các doanh nghiệp đang phát triển, chẳng hạn như quản lý thuế toàn cầu và tuân thủ các chuẩn mực kế toán toàn cầu. Ngoài những lợi ích được mô tả ở trên, một số lợi ích quan trọng của phần mềm báo cáo tài chính tốt bao gồm:
#1. Tăng độ chính xác
Bằng cách tự động hóa việc nhập dữ liệu và các hoạt động kế toán khác, phần mềm kế toán giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người. Lưu trữ tất cả dữ liệu tài chính trong một hệ thống giúp giảm khả năng xảy ra lỗi khi sao chép và dán dữ liệu giữa các chương trình.
#2. Cải thiện hiệu quả hoạt động
Phần mềm kế toán cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các công việc tài chính hàng ngày như nhập giao dịch, lập hóa đơn và thanh toán hóa đơn. Tự động hóa làm tăng đáng kể ROI của phần mềm kế toán vì nó giúp nhân viên tập trung vào giải quyết vấn đề và phân tích đồng thời đẩy nhanh quá trình xử lý thủ tục giấy tờ.
Nó giúp giao tiếp với các hệ thống ERP, cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ tổ chức của mình bằng một bộ ứng dụng duy nhất, giảm thiểu việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại, tăng tốc quy trình làm việc và cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban.
#3. Khả năng hiển thị và cộng tác theo thời gian thực trên toàn bộ tổ chức
Người quản lý và thành viên nhóm có quyền truy cập tức thì vào dữ liệu tài chính, chẳng hạn như thanh toán, số dư tài khoản và doanh số bán hàng, mang lại bức tranh toàn cảnh về hoạt động của công ty.
Họ có thể nhanh chóng đánh giá điểm mạnh của công ty và phát hiện mọi mối lo ngại cần giải quyết bằng các báo cáo, bảng chỉ số có thể tùy chỉnh và các công cụ phân tích khác. Các nhà quản lý có thể thu được những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu của công ty, cho phép họ đưa ra những quyết định sáng suốt về việc thực hiện các chiến lược mới và thích ứng với sự phát triển của thị trường.
Phần mềm kế toán ngày nay cung cấp cho tổ chức quyền truy cập nhanh vào thông tin chính xác và toàn diện từ tất cả các bộ phận.
# 4. Khả năng mở rộng
Phần mềm kế toán phù hợp với tổ chức của bạn có thể giúp bạn phát triển bằng cách cho phép bạn mở rộng quy mô một cách hiệu quả. Phần mềm kế toán dựa trên đám mây giúp đơn giản hóa sự phát triển của công ty bằng cách loại bỏ nhu cầu cài đặt phần cứng hoặc phần mềm tại chỗ đắt tiền, cho phép bổ sung chức năng và người dùng hiệu quả.
Phần mềm kế toán nhằm đáp ứng các nhu cầu phức tạp của việc mở rộng quy mô công ty, chẳng hạn như hoạt động ở nước ngoài, nhiều loại tiền tệ và công ty con.
#5. Các quy trình tài chính được tăng tốc
Hệ thống kế toán hợp lý hóa các quy trình tài chính mà nếu không sẽ tốn thời gian. Chúng giúp doanh nghiệp củng cố, đối chiếu thông tin để đẩy nhanh các thủ tục chốt tài chính và giảm bớt công sức vào cuối mỗi kỳ.
Doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính hiệu quả hơn và hoàn thành đúng thời hạn báo cáo nhờ tính năng báo cáo tài chính được tích hợp sẵn.
#6. Cải thiện việc lập ngân sách và dự báo
Bằng cách phân tích dữ liệu kinh doanh trong quá khứ và hiện tại, các hệ thống kế toán hàng đầu sử dụng việc lập ngân sách và dự báo để dự đoán một cách hiệu quả doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai của công ty.
#7. Tuân thủ các quy định về thuế và kế toán
Phần mềm kế toán là một công cụ quan trọng mà các tổ chức sử dụng để duy trì việc tuân thủ các quy định kế toán ở mỗi quốc gia mà họ hoạt động.
Ví dụ: một số phần mềm có thể tự động hóa việc tuân thủ GAAP của Hoa Kỳ và IFRS quốc tế, cho phép doanh nghiệp giảm bớt hoạt động kế toán.
#số 8. Tăng cường tính bảo mật và nhất quán
Phần mềm kế toán sử dụng các tính năng bảo mật như mã hóa và hạn chế truy cập tùy chỉnh để đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng. Hệ thống kế toán thường xuyên lưu dữ liệu tài chính trên đám mây, cho phép truy cập liên tục ngay cả khi mất điện hoặc thiên tai.
Việc chọn phần mềm kế toán phù hợp đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng các tính năng để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu của công ty bạn và tránh những sai sót tiềm ẩn trong quá trình lựa chọn.
Ứng dụng thanh toán và hóa đơn miễn phí tốt nhất
#1. Xero: Tuyệt vời cho người khởi nghiệp
Các tổ chức thuộc mọi quy mô và thuộc nhiều ngành khác nhau đều sử dụng Xero như một công cụ kế toán được ưa chuộng. Đây là một giải pháp báo cáo tài chính dễ sử dụng bao gồm tất cả các khả năng mà các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp yêu cầu.
Phần mềm bao gồm đối chiếu tự động, ước tính số dư ngân hàng, dự đoán dòng tiền do AI cung cấp và báo cáo tài chính được tùy chỉnh dễ dàng. Xero cung cấp một nền tảng linh hoạt với nhiều loại tiền tệ, số lượng khách hàng và tài khoản người dùng không giới hạn, cũng như các khóa học trực tuyến và hỗ trợ đầy đủ.
Hơn 1,000 ứng dụng được tích hợp vào nền tảng, bao gồm Shopify, HubSpot, MailChimp, Float và Accelo, cùng nhiều ứng dụng khác.
Xero cực kỳ tiết kiệm và cung cấp một số đặc quyền, chẳng hạn như người dùng không giới hạn, khả năng lập hóa đơn và thu thập biên lai tự động. Nhược điểm là các tính năng hạn chế của gói cấp đầu vào và tính khả dụng độc quyền của một số loại tiền tệ trong gói cấp cao nhất.
# 3. Tipalti
Tipalti là phần mềm tự động hóa tài chính hàng đầu thị trường với khả năng báo cáo tài chính sâu rộng. Báo cáo tài chính, tự động hóa, kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính (ICFR), mua sắm và công nghệ phải trả tài khoản quốc tế đều có sẵn thông qua hệ thống.
Nền tảng này bao gồm các khả năng tự động xác nhận nhà cung cấp trước khi phê duyệt, kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro. Nó tìm kiếm các nhà cung cấp một cách hiệu quả để tìm những người nhận thanh toán đáng ngờ trong danh sách chống ma túy, chống khủng bố và OFAC, cho phép đối chiếu ngay lập tức và phát hiện các khoản thanh toán gian lận.
# 4. Sage Intacct
Sage Intacct là giải pháp phần mềm báo cáo tài chính dựa trên đám mây dành cho các doanh nghiệp đang phát triển với đội ngũ kế toán hoặc kế toán nội bộ. Do quy trình làm việc được tùy chỉnh, tính năng báo cáo tài chính tự động và quy trình kiểm toán toàn diện, đây là giải pháp rất được khuyến khích cho các doanh nghiệp đang phát triển.
Công cụ “GL thông minh” (Sổ cái chung) cho phép xem xét nhanh chóng hàng ngàn giao dịch để tìm ra những bất thường và sai sót, do đó đẩy nhanh quá trình hợp nhất.
Sage Intacct là sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc công ty con đang tìm cách cải thiện thủ tục báo cáo và hợp nhất tài chính của mình. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex và Workiva là một trong những nền tảng đã được tích hợp.
Sage Intacct mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm giao diện tự động hóa quy trình làm việc thân thiện với người dùng và các giải pháp dành riêng cho ngành. Hạn chế của hệ thống bao gồm giá không rõ ràng và không có khả năng sửa đổi thanh toán thủ công.
#5. Oracle NetSuite: Tốt nhất cho doanh nghiệp toàn cầu:
NetSuite là giải pháp báo cáo tài chính hoàn chỉnh kết hợp tài chính, quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), thương mại và quản lý chuỗi cung ứng.
Phần mềm này có khả năng thích ứng cực kỳ cao, với các khả năng nâng cao như phân tích nhúng, giao diện thân thiện với người dùng và khả năng truy xuất dữ liệu cụ thể trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
Bảng điều khiển của Oracle rất cụ thể về vai trò và có thể tùy chỉnh, cho phép người dùng điều chỉnh trải nghiệm theo yêu cầu riêng của họ. Shopify, Chuỗi cung ứng Amazon, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive và Oracle Analytics Cloud nằm trong số các tích hợp.
Ưu điểm của phần mềm này bao gồm khả năng tùy chỉnh đáng kể, bảng điều khiển và phân tích dựng sẵn cũng như các tính năng ERP. Nó có những hạn chế đáng kể, chẳng hạn như chi phí khởi động đắt đỏ và đường cong học tập dốc.
#6. Cube: Tuyệt vời để phát triển
Cube là một công cụ phân tích và lập kế hoạch tài chính dựa trên web giúp các công ty tạo ra các kế hoạch chiến lược, tiến hành nghiên cứu độ nhạy và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều nền tảng.
Cube được chọn vì khả năng kết nối với Excel và Google Trang tính, cho phép các nhóm quản lý việc lập ngân sách, dự báo và báo cáo dữ liệu tài chính dễ dàng hơn thông qua các quy trình công việc có thể định cấu hình.
Để hợp nhất tài chính và ánh xạ tài khoản sổ cái chung, phần mềm bao gồm các khả năng như theo dõi kiểm toán tự động, bảng điều khiển tùy chỉnh và quy tắc dữ liệu đã lưu. Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets và HubSpot cũng được hỗ trợ.
Chương trình có nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm khả năng kết nối với nhiều nguồn dữ liệu, giao diện thân thiện với người dùng và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng. Nhược điểm chính của sản phẩm này là giá cắt cổ và thiếu khả năng ngăn chặn.
#7. Sách mới: Tuyệt vời cho những người có ngân sách eo hẹp
Freshbooks là phần mềm kế toán thân thiện với người dùng, chi phí thấp, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, người làm việc tự do và người kinh doanh độc lập.
Giải pháp có những tính năng nổi bật như báo cáo tài chính năm và giữa niên độ, đồng bộ tài khoản ngân hàng, báo cáo thuế toàn diện. Sách mới, ngoài khả năng báo cáo cơ bản, còn cung cấp một số tùy chọn báo cáo tài chính, chẳng hạn như lập hóa đơn, quản lý khách hàng, thanh toán và quản lý chi tiêu.
Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooC Commerce, Square và Shopify là một trong những trình kết nối. Hơn nữa, phần mềm rất dễ sử dụng; nó giao tiếp với ngân hàng của bạn để dễ dàng đối chiếu và cung cấp các hóa đơn và bố cục email có thể định cấu hình.
#số 8. Budgyt: Tuyệt vời cho các dự án nhỏ
Phần mềm dựa trên đám mây này cung cấp các công cụ lập kế hoạch và báo cáo tài chính tiên tiến.
Phần mềm quản lý ngân sách dễ sử dụng và bao gồm các tính năng như hợp tác nhiều bộ phận, phân tích dữ liệu cấp độ giao dịch, dự báo linh hoạt, theo dõi kiểm toán và kiểm soát quyền truy cập dựa trên người dùng.
Hơn nữa, Budgyt cung cấp nhiều tài nguyên giảng dạy và hướng dẫn, chẳng hạn như hội thảo trên web, video, đào tạo trực tiếp và tài liệu mà người dùng có thể sử dụng hiệu quả.
Budgyt hỗ trợ tích hợp Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft và Lawson.
Ưu điểm của giải pháp này bao gồm khả năng lập ngân sách và dự báo, hỗ trợ khách hàng tốt, hỗ trợ sản phẩm rộng rãi và hướng dẫn đào tạo toàn diện. Nó có khả năng tích hợp hạn chế và hơi đắt đối với các tổ chức nhỏ.
#9. Phần mềm chuyên sâu: Tuyệt vời cho các báo cáo tùy chỉnh
Việc xuất dữ liệu từ hệ thống ERP hoặc EPM sang Excel được thực hiện dễ dàng hơn bằng phần mềm Insight, cho phép xây dựng bảng điều khiển được cá nhân hóa. Nhờ các báo cáo Excel tùy chỉnh, khả năng kết nối với việc lập kế hoạch của bộ phận và quản lý quy trình làm việc hiệu quả, tôi đã thêm phần mềm chuyên sâu vào danh sách của mình.
Tài khoản phải trả (A/P) và Tài khoản có thể sửa đổi (A/R), các truy vấn được định cấu hình trước, quy trình kiểm tra và thiết kế biểu mẫu, báo cáo và bảng điều khiển đơn giản, cũng như khả năng tự động chuẩn bị và định dạng, đều được bao gồm trong phần mềm.
Trình tạo báo cáo giúp tạo báo cáo tài chính phù hợp cho các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite và SAP nằm trong số các tích hợp.
Ứng dụng này có những lợi ích như giao diện bảng tính dễ sử dụng, nhập dữ liệu nhanh và các lựa chọn báo cáo tùy chỉnh. Có những hạn chế đối với phần mềm hiểu biết sâu sắc, chẳng hạn như các công cụ phân tích bị hạn chế và nó có thể cực kỳ tốn kém đối với các nhóm nhỏ.
#10. Máy chủ bảng tính: Giải pháp dựa trên Excel hiệu quả nhất
Máy chủ bảng tính của phần mềm Insights là một tiện ích bổ sung thân thiện với người dùng dành cho Microsoft Excel, cung cấp khả năng phân tích và báo cáo trực tiếp dữ liệu từ giải pháp ERP của bạn.
Máy chủ Bảng tính là một ứng dụng báo cáo tài chính có khả năng tùy chỉnh cao, cho phép người dùng nhập dữ liệu từ các ERP chính vào Excel và tạo nhiều loại báo cáo và bảng chỉ số.
Mẫu báo cáo, trang tổng quan tùy chỉnh, quyền của người dùng dựa trên vai trò, phân tích phương sai và các công cụ báo cáo đặc biệt nằm trong số các khả năng được phần mềm cung cấp. Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage và BannerFlow nằm trong số các tích hợp.
Ưu điểm của công cụ này bao gồm mức độ tùy chỉnh cao, tìm kiếm dữ liệu được cấu hình sẵn và kết nối mượt mà với Excel. Một nhược điểm của phần mềm là nó chỉ hỗ trợ tám ngôn ngữ và có thể có một lộ trình học tập dành cho những người mới sử dụng các giải pháp dựa trên Excel.
Có cách nào để tạo hóa đơn miễn phí không?
Trình tạo hóa đơn miễn phí của Canva cho phép bạn nhanh chóng tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp cho khách hàng của mình. Duy trì tính nhất quán của thương hiệu bằng cách nhanh chóng thêm logo, màu sắc thương hiệu và phông chữ của riêng bạn vào hàng trăm mẫu hóa đơn có thể tùy chỉnh.
Làm cách nào để gửi hóa đơn mà không mất phí?
Vì không có phí ẩn nên Zoho Invoice là một trong những giải pháp phần mềm lập hóa đơn miễn phí hàng đầu. Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, bạn phải trả mọi khoản phí giao dịch. Authorize.net, Stripe, Braintree và ACH Payments chỉ là một số cổng thanh toán được Zoho Invoice hỗ trợ.
Hóa đơn Google có miễn phí không?
Google Docs cho phép bạn tạo hóa đơn riêng dựa trên đám mây miễn phí bằng cách tải xuống mẫu chuyên nghiệp có thể định cấu hình đầy đủ hoặc bằng cách thiết kế hóa đơn ngay từ đầu.
Google có hệ thống hóa đơn không?
Google Workspace Marketplace – Đã lập hóa đơn. Tổng quan Hóa đơn là một hệ thống lập hóa đơn giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dễ dàng lập hóa đơn và nhận thanh toán trực tuyến (xuất trình và thanh toán hóa đơn điện tử). Chúng tôi cho phép các doanh nghiệp chấp nhận thanh toán trực tuyến chỉ trong vài giây, bao gồm thẻ tín dụng, ACH, bitcoin và PayPal…
Kết luận
Việc tuân thủ các quy tắc và quy định kế toán trở nên khó khăn nếu không có phần mềm báo cáo tài chính. Phần mềm báo cáo tài chính còn làm giảm sai sót và thiếu nhất quán trong báo cáo tài chính do các hoạt động thủ công gây ra.
Tuy nhiên, trước khi triển khai giải pháp, hãy đảm bảo cân nhắc cẩn thận lợi ích và hạn chế của từng phần mềm báo cáo tài chính, đồng thời mời các nhóm của bạn tham gia tư vấn để xác định giải pháp tốt nhất cho công ty của bạn. Cuối cùng, để đảm bảo quy trình báo cáo tài chính suôn sẻ và thành công, hãy dành thời gian lắng nghe và suy nghĩ kỹ lưỡng về thông tin.
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- HÓA ĐƠN CÓ Ý NGHĨA GÌ: Định nghĩa, Loại, Thành phần & Tại sao Nó Quan trọng
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ miễn phí hàng đầu năm 2023 (Đã cập nhật)
- ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN NET 30: Ý nghĩa, ví dụ và lý do tại sao bạn nên sử dụng chúng hay không
- ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN: Cách sử dụng Điều khoản thanh toán tốt nhất
dự án
