Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong giao tiếp kinh doanh hiện đại, nên xem xét thay thế phương pháp giải quyết và kiểm soát cuộc gọi điện thoại truyền thống bằng dịch vụ trả lời tự động. Cách tiếp cận này có thể hợp lý hóa quy trình và cung cấp một phương tiện hiệu quả hơn để xử lý các yêu cầu của khách hàng. Một cách để hợp lý hóa quy trình quản lý cuộc gọi của doanh nghiệp bạn là triển khai hệ thống điện thoại được trang bị tính năng trả lời tự động. Tính năng này thay thế nhu cầu về người điều hành và xử lý hiệu quả tất cả các cuộc gọi đến bằng cách hướng người gọi đến nhân viên hoặc bộ phận thích hợp. Đọc tiếp để tìm hiểu về hệ thống điện thoại trả lời tự động dành cho hệ thống điện thoại bằng giọng nói của google và hệ thống điện thoại trả lời tự động đa cấp dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Hệ thống trả lời tự động là gì?
Hệ thống trả lời tự động là một hệ thống giao diện viễn thông âm thanh tự động định tuyến các cuộc gọi đến đến các tiện ích mở rộng được chỉ định. Hệ thống điện thoại tự động này, cung cấp các giải pháp trả lời ảo và đôi khi được gọi là “nhân viên lễ tân ảo”, có thể chuyển hướng các cuộc gọi đến tới bất kỳ tổ hợp điện thoại cố định và điện thoại di động nào, cũng như tới điện thoại Giao thức Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) và các thiết bị khác được kết nối với mạng điện thoại của doanh nghiệp bạn. Người gọi đến có thể sử dụng điện thoại hoặc bàn phím của điện thoại không dây để chọn từ menu các tùy chọn có sẵn.
Ngoài ra, Auto-Attendants được sử dụng bởi nhiều tổ chức, bao gồm các tập đoàn và cơ quan chính phủ. Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) là một loại Trả lời tự động tiên tiến hơn cho phép nhiều phương thức nhập khác nhau, bao gồm các cuộc gọi thoại và lựa chọn bàn phím âm báo. Hệ thống trả về các phản hồi có liên quan trong nhiều loại phương tiện khác nhau.
Người phục vụ tự động làm gì?
Tổng đài viên tự động, còn được gọi là tổng đài viên tự động, hoặc nhân viên tiếp tân trực tuyến, là một tính năng dịch vụ điện thoại cho phép chuyển người gọi đến số máy lẻ mà không cần người điều hành hoặc dịch vụ khách hàng can thiệp.
Hệ thống điện thoại trả lời tự động
Các hệ thống điện thoại trả lời tự động đặc biệt có khả năng quản lý hiệu quả một loạt các chức năng định tuyến cuộc gọi, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc chào đón người gọi một cách thân mật, cung cấp thông tin liên quan và hướng họ đến người nhận thích hợp một cách liền mạch. Ngoài ra, nền tảng sẽ cung cấp nhiều tiện ích mở rộng và trình tạo thảm thực vật điện thoại cho phép người dùng tùy chỉnh cách tiếp cận định tuyến cuộc gọi của họ. Hướng dẫn toàn diện này đi sâu vào các hệ thống điện thoại trả lời tự động hàng đầu trong ngành, đánh giá chúng dựa trên các yếu tố chính như chi phí, đặc điểm, hỗ trợ kỹ thuật và tính dễ sử dụng. Do đó, bằng cách cung cấp phân tích chuyên sâu về từng hệ thống, người đọc có thể đưa ra quyết định sáng suốt khi lựa chọn các hệ thống điện thoại tiếp viên tự động tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của họ. Theo xếp hạng của chúng tôi, các hệ thống điện thoại sau đây có tính năng tự động trả lời đã được xác định là các tùy chọn tốt nhất.
#1. điện thoại cộng đồng
Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp ở Hoa Kỳ, bạn nên chuyển sang Điện thoại Cộng đồng ngay lập tức. Bạn sẽ không cần kết nối internet hoặc cáp đồng nhờ vào cơ sở điện thoại cố định không dây, liên kết với các tháp di động gần đó. Họ tuyên bố có vùng phủ sóng tuyệt vời và chất lượng giọng nói rõ ràng ngay cả ở những vùng xa xôi.
# 2. OpenPhone
Chỉ cần điền vào biểu mẫu yêu cầu cổng hai phút của OpenPhone để chuyển số doanh nghiệp hiện tại của bạn và kích hoạt hệ thống trả lời tự động. Bạn có thể nhận bao nhiêu số điện thoại địa phương hoặc số điện thoại miễn phí ở Hoa Kỳ hoặc Canada tùy theo nhu cầu kinh doanh của bạn nếu bạn chưa có. Có một số điện thoại được liên kết với mỗi người dùng. Mỗi dòng bổ sung chỉ tốn 5 đô la mỗi tháng. Hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp thế giới sử dụng khả năng trả lời tự động của OpenPhone, nhưng đó không phải là lý do duy nhất khiến họ ngưỡng mộ chúng tôi.
# 3. con châu chấu
Đây là dịch vụ lễ tân ảo dành cho các doanh nghiệp nhỏ hơn với mức phí hàng tháng có thể dự đoán được. Không giống như phần lớn các đối thủ cạnh tranh, Grasshopper không tính phí nhiều hơn cho mỗi người dùng và thay vào đó tính phí cố định hàng tháng bất kể có bao nhiêu người sử dụng dịch vụ. Tất cả các tính năng, chẳng hạn như nhắn tin kinh doanh, gửi fax ảo và lời chào được cá nhân hóa, đều khả dụng với bất kỳ gói nào. Grasshopper là một giải pháp hợp lý cho hệ thống điện thoại ảo cơ bản nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ coi trọng tính chuyên nghiệp hơn tất cả. Nó cho phép người dùng nổi bật giữa đám đông bằng cách cung cấp cho họ các số điện thoại địa phương, miễn phí và mới lạ.
# 4. Nextiva
Nextiva là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp tạo điều kiện tương tác giữa các nhóm, cả nội bộ và bên ngoài. Nó đã trở thành tiêu chuẩn thực tế cho việc cung cấp dịch vụ VoIP giữa các tổ chức nhỏ.
# 5. RingCentral
Chỉ RingCentral mới có menu lễ tân tự động phức tạp. Nếu công ty của bạn có nhiều bộ phận khác nhau, bạn có thể sử dụng những bộ phận này để chào hỏi người gọi theo tên, cung cấp giờ hoạt động và cung cấp các menu con chuyên sâu hơn. Người gọi có thể sử dụng danh mục quay số theo tên của RingCentral để được kết nối với các nhân viên bằng họ hoặc tên của họ.
Hệ thống trả lời tự động cho Google Voice
Google gần đây đã thông báo rằng người dùng Workspace và Google Voice của họ hiện có thể sử dụng các lực lượng và lời chào được ghi lại của riêng họ. Tính năng mới này cho phép người dùng có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc sửa đổi bot của họ khi trả lời cuộc gọi của khách hàng. Ngoài ra, với bản cập nhật mới nhất, quản trị viên hiện có thể tải lên lời nhắc và lời chào được cá nhân hóa. Công nghệ tiên tiến của Google cho phép phát lại tức thì và tài liệu tự động, cung cấp cho người dùng khả năng theo dõi và xử lý dễ dàng các tệp tải lên của họ.
Do đó, với việc giới thiệu một tính năng mới, Google đã mở rộng dịch vụ chuyển văn bản thành giọng nói của mình để thiết lập trình hỗ trợ tự động bằng giọng nói của Google. Tùy chọn bổ sung này cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn hơn khi định cấu hình hệ thống của họ. Khi thực hiện cuộc gọi đến một doanh nghiệp, Google Voice có chức năng trả lời tự động có thể đoán trước được. Nó phát các tin nhắn được ghi sẵn và cho phép người gọi điều hướng qua các tùy chọn khác nhau bằng cách bấm vào các phím trên điện thoại của họ. Các loại bot này có khả năng xử lý hiệu quả các yêu cầu ban đầu mà người gọi có thể có, trong khi vẫn duy trì mức hiệu suất chấp nhận được. Tính năng tin nhắn tùy chỉnh mới ra mắt hiện có thể truy cập được đối với tất cả khách hàng Google Workspace và G Suite có giấy phép tiêu chuẩn và cao cấp của Google Voice.
Mặc dù nó có thể không ảnh hưởng trực tiếp đến người dùng cuối trong một tập đoàn, nhưng việc triển khai giải pháp này có khả năng nâng cao khả năng đáp ứng của các nhóm bán hàng đối với các xu hướng mới nổi. Vì vậy, bằng cách phân loại các cuộc gọi thành các nhóm riêng biệt, nhóm bán hàng có thể phản hồi hiệu quả hơn bằng các thông điệp được nhắm mục tiêu.
Máy chủ tự động đa cấp
Việc triển khai trình tự động đa cấp cho phép thiết lập một số cấp độ tùy chỉnh, có thể được điều chỉnh theo kích thước, vị trí và mức độ ưu tiên của khách hàng. Việc triển khai Hệ thống hỗ trợ tự động đa cấp cho phép khách hàng điều hướng hiệu quả qua các bộ phận khác nhau, đảm bảo rằng họ được chuyển đến đúng nhân viên đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi để được hỗ trợ bởi người vận hành.
Việc tích hợp kết quả đa dạng chính của bạn và Nhiều người phục vụ tự động có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp hỗ trợ bằng nhiều ngôn ngữ. Tính năng này cho phép doanh nghiệp của bạn hướng khách hàng dựa trên yêu cầu ngôn ngữ của họ.
Hệ thống Điện thoại Người phục vụ Tự động dành cho Doanh nghiệp Nhỏ
Một hệ thống điện thoại tự động có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ. Một nền tảng được xây dựng tốt và cập nhật có khả năng biến đổi các hoạt động của bạn, cung cấp các tính năng như IVR có thể tùy chỉnh và chuyển tiếp cuộc gọi. Khả năng chi trả là một cân nhắc quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, thỏa hiệp về các tính năng đặc biệt và thực tế là không cần thiết. Khám phá một loạt các hệ thống điện thoại không chỉ thân thiện với người dùng mà còn thân thiện với ngân sách, nhưng được tích hợp nhiều tính năng ấn tượng. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số hệ thống điện thoại trợ lý tự động hàng đầu dành cho doanh nghiệp nhỏ hiện có.
# 1. Nextiva
Đây là một công nghệ VoIP (Giao thức thoại qua Internet) tuyệt vời mà nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Bạn có thể hợp lý hóa hệ thống điện thoại của mình với sự trợ giúp của các tính năng tuyệt vời của Nextiva. Ngoài việc chuyển tiếp cuộc gọi đến một số nhất định, nó cũng có thể được sử dụng để tổ chức các cuộc gọi hội nghị. Hệ thống điện thoại tự động trả lời dành cho doanh nghiệp nhỏ này sẽ loại bỏ mọi rắc rối, ngay cả khi bạn quyết định chuyển số điện thoại. Nó cho phép người tiêu dùng dễ dàng chuyển số điện thoại của họ sang dịch vụ khác. Nếu số bạn đang cố liên lạc đã được sử dụng, bạn luôn có thể giữ cuộc gọi của mình.
Nextiva cung cấp nhiều chương trình với các mức giá khác nhau. Gói thiết yếu, bắt đầu từ $17 mỗi tháng cho mỗi người dùng, là một lựa chọn tuyệt vời cho một doanh nghiệp nhỏ. Các gói doanh nghiệp và doanh nghiệp được điều chỉnh theo nhu cầu của các doanh nghiệp đã thành lập.
# 2. RingCentral MVP
RingCentral, giống như Bàn phím số, là một nền tảng liên lạc dựa trên đám mây phổ biến bao gồm hệ thống điện thoại VoIP. Công nghệ của họ dựa trên hệ thống PBX thông thường, mặc dù giờ đây họ tự quảng cáo mình là dịch vụ điện thoại đám mây. Trong mọi trường hợp, RingCentral cung cấp phương tiện liên lạc tiêu chuẩn, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại và tin nhắn văn bản. Tuy nhiên, ngay cả những tích hợp cơ bản nhất, chẳng hạn như tích hợp với Google Workspace và Microsoft Teams, cũng không có trong gói cơ bản nhất của nó, Essentials.
#số 3. Ooma
Một công ty mạnh khác có thể làm cho thông tin liên lạc của công ty bạn trở nên đơn giản và đáng tin cậy. Phí hàng tháng của nhà cung cấp dịch vụ này là 19.95 đô la cho mỗi người dùng bao gồm rất nhiều tính năng bổ sung hữu ích. Nó cung cấp cho bạn mọi thứ bạn có thể muốn, chẳng hạn như khả năng sử dụng nhân viên tiếp tân ảo tốt nhất, quay số bổ sung, cuộc họp và nhạc chờ. Do đó, với ứng dụng Ooma, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi công việc trên thiết bị di động của mình ngay cả khi bạn không ở văn phòng. Điều này có nghĩa là việc tương ứng với khách hàng được đơn giản hóa bất kể vị trí. Nó cũng cung cấp tùy chọn giữ số điện thoại hiện tại của bạn hoặc chuyển sang số điện thoại miễn phí.
#số 4. Vonage
Bạn có thể gây ấn tượng với khách hàng của mình bằng hệ thống điện thoại tổng đài viên tự động tiên tiến này cho công ty của bạn. Nó có rất nhiều tính năng bổ sung tuyệt vời và bạn sẽ yêu thích mức giá thấp, thấp. Bạn có thể nói chuyện với khách hàng của mình bằng điện thoại di động hoặc máy tính, tùy theo cách nào thực tế hơn. Điều này mở đường cho các văn phòng không có điện thoại bàn có một hệ thống điện thoại hợp lý. Số lượng cuộc gọi và tin nhắn SMS tối đa bạn có thể xử lý là không giới hạn. Các cuộc gọi kinh doanh và tin nhắn văn bản không giới hạn được bao gồm trong tất cả các gói. Bạn cũng có thể sử dụng những thứ như người phục vụ tự động nhiều tầng, trò chuyện video, chia sẻ tệp, tích hợp CMR, ghi âm cuộc gọi, v.v.
# 5. 8 × 8
Điều này cung cấp cho công ty của bạn một câu trả lời toàn diện cho tất cả các nhu cầu liên lạc. Bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên mà bạn yêu cầu để giao tiếp với khách hàng của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng 8×8. vì vậy sẽ giúp bạn làm như vậy thông qua nhiều hình thức như lựa chọn trò chuyện trực tiếp, thoại, video, v.v. Có ba gói giá riêng biệt có sẵn cho hệ thống này. Tất cả các gói Express, gói Series và gói Contact Center đều có thời gian dùng thử miễn phí tương ứng là mười bốn ngày.
Bạn thậm chí có thể thực hiện các cuộc gọi điện thoại toàn cầu với hệ thống gọi điện thoại này, đến hơn 14 quốc gia khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể ghi âm các cuộc gọi của mình, thêm tùy chọn trò chuyện nhóm, tiến hành phân tích cuộc gọi cá nhân và giao diện các cuộc gọi của bạn.
# 6. Phone.com
Hệ thống điện thoại trả lời tự động này được thiết kế để các doanh nghiệp nhỏ sử dụng và nó mang lại cả hiệu quả và độ tin cậy. Họ cung cấp một kế hoạch có giá cả cạnh tranh và phù hợp với các công ty có quy mô khác nhau. Chương trình này cung cấp cho bạn và khách hàng của bạn tất cả các khả năng cần thiết để làm cho hệ thống gọi của bạn dễ sử dụng và không gặp rắc rối. Bạn cũng sẽ có khả năng chọn số điện thoại cá nhân, tham gia hội nghị truyền hình và đặt thiết bị của bạn hoạt động ở chế độ tự động tiếp tân với hệ thống này.
Chế độ không làm phiền cũng có thể được thêm vào hệ thống của bạn bằng tính năng này, ngoài tùy chọn chặn hoặc bỏ chặn một số nhất định. Ngoài ra, bạn có tùy chọn kích hoạt thư thoại và cung cấp cho những khách hàng đang tạm ngừng của mình một số bản nhạc dễ chịu. Dịch vụ chờ cuộc gọi sẽ thông báo cho người gọi của bạn rằng đường dây của bạn hiện đang được sử dụng bởi một khách hàng khác và họ có thể đợi hoặc gọi lại sau.
Hệ thống trả lời tự động có giống với IVR không?
Auto-Attendant là một ứng dụng hợp lý của công nghệ Interactive Voice Response (IVR) đóng vai trò là nhân viên tiếp tân ảo. Chức năng chính của hệ thống điện thoại tự động là chào đón những người gọi đến và hướng họ đến các bộ phận hoặc cơ quan cụ thể trong công ty, tất cả đều không cần sự can thiệp của con người từ người điều hành.
Chi phí cho một người phục vụ tự động là bao nhiêu?
Chi phí hàng tháng của một người phục vụ tự động thường dao động từ $20 đến $100. Chi phí của dịch vụ có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp đã chọn, số lượng tiện ích mở rộng và các tính năng mong muốn.
Làm cách nào để thiết lập Người phục vụ tự động?
Trong bảng điều khiển quản trị Teams, bên dưới Giọng nói, hãy bấm vào Người tham dự tự động, rồi bấm vào Thêm để thiết lập lời chào tự động. Nhập tên người phục vụ tự động mong muốn của bạn vào ô trên cùng. Bạn có thể chọn một toán tử bằng cách đặt URL gọi lại. Nhãn này là tùy ý nhưng rất được đề xuất.
dự án
- ringcentral.com
- fitmallbusiness.com
- openphone.com
- isitwp.com
bài viết liên quan
- Tiếp Viên Hàng Không: Định Nghĩa, Mô Tả Công Việc & Mức Lương
- TIẾP VIÊN BAY KIẾM BAO NHIÊU NĂM 2023
- HỖ TRỢ ĐỊNH CƯ: Nó là gì và tất cả những gì bạn cần biết
- DỊCH VỤ ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Dịch vụ điện thoại ảo tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ, đã cập nhật !!!
- RINGCENTRAL LÀ GÌ: Ý nghĩa, Đánh giá & MVP
- Cách trở thành Đại lý Bất động sản Bán thời gian: Mẹo, Yêu cầu & Hướng dẫn
