Một doanh nghiệp làm sạch rất lấy khách hàng làm trung tâm. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn tập trung vào hạnh phúc của khách hàng đến mức để lộ hậu phương (có thể nói là vậy)!
Khi bạn chăm sóc tốt các nhu cầu của khách hàng dân cư và thương mại, bạn cũng cần chăm sóc các nhu cầu của mình.
Cách duy nhất để làm điều này là đảm bảo hợp đồng dọn dẹp mà bạn ký với khách hàng bao gồm càng nhiều cơ sở càng tốt. Cho dù bạn đang làm công việc dọn dẹp một lần hay thường xuyên theo lịch trình, đừng bắt đầu mà không có thỏa thuận có hiệu lực pháp lý.
Ở đây, chúng tôi thảo luận về 8 điều mà một hợp đồng dọn dẹp nên bao gồm. Họ đang:
1. Các dịch vụ mà công ty vệ sinh của bạn sẽ thực hiện
Thỏa thuận dọn dẹp cần trình bày rõ ràng các nhiệm vụ mà bạn phải cung cấp. Như một công ty vệ sinh, bạn cần phác thảo phạm vi công việc, tất nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Bao gồm tất cả các dịch vụ mà bạn cung cấp theo tên và bằng ngôn ngữ rõ ràng. Trong tương lai, khách hàng không thể yêu cầu một dịch vụ không có trong thỏa thuận.
Một số công việc phổ biến nhất mà dịch vụ vệ sinh cung cấp bao gồm:
- Lau sàn nhà
- Hút bụi
- Hút bụi đồ nội thất
- Dọn sạch và xếp lại các thùng rác
- Giặt ga trải giường/giặt là
- Vệ sinh nhà vệ sinh
- Làm sạch cửa sổ
Trong danh sách, bao gồm thời gian và tần suất thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Trình bày mọi thứ bằng thuật ngữ rõ ràng để không có chỗ cho sự hiểu sai. Ví dụ, có thể làm sạch cửa sổ hàng tháng; lau sảnh có thể là hàng tuần trong khi loại bỏ các thùng rác có thể là hàng ngày.
2. Ngày giờ của từng dịch vụ
Ngày đầu tiên được đề cập trong thỏa thuận là ngày mà nó được ký kết. Ngày thứ hai phải là ngày đầu tiên bạn cung cấp dịch vụ dọn dẹp.
Khách hàng nên cung cấp các mốc thời gian rõ ràng để bạn có thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Các mốc thời gian rất quan trọng để những người dọn dẹp của bạn và nhân viên của khách hàng không phải lúc nào cũng cản đường nhau.
Đối với việc lau cửa sổ, hãy nêu khoảng thời gian bạn sẽ thực hiện. Nêu rõ thời gian bạn sẽ lau sảnh.
Hãy nhớ bao gồm thời lượng dịch vụ của bạn. Nếu đây là hợp đồng hàng năm, hãy nêu rõ như vậy và chừa chỗ cho việc đàm phán lại và gia hạn.
Một số khách hàng thích giữ một hợp đồng mở, nhưng với một điều khoản về việc kết thúc mối quan hệ. Thời hạn của thông báo họ nên đưa ra.
Nếu đó là công việc dọn dẹp một lần, hãy bao gồm ngày, giờ (ví dụ: từ 9.00 giờ sáng đến XNUMX giờ trưa) và nếu chủ sở hữu ngôi nhà hoặc doanh nghiệp sẽ cung cấp các sản phẩm tẩy rửa, hãy bao gồm cả thông tin đó.
Nếu bất cứ điều gì liên quan đến thay đổi thời gian, bạn có thể cập nhật hợp đồng một cách dễ dàng. Hầu hết các khách hàng dân cư có thời gian làm sạch ưa thích của họ, mà bạn nên ghi chú trong hợp đồng.
Các khách hàng thương mại linh hoạt hơn về thời gian, nhưng tốt nhất là ghi tất cả các chi tiết này vào hợp đồng.
3. Vệ sinh địa điểm
Lập danh sách tất cả các địa điểm, trong tất cả các tòa nhà và loại dịch vụ vệ sinh bạn sẽ thực hiện ở đó.
Các khách hàng thương mại có chi nhánh trên toàn tiểu bang hoặc trên một số tiểu bang đôi khi thích tập trung hóa các giải pháp làm sạch của họ.
Họ có thể thích một nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh cho tất cả các nhu cầu vệ sinh của mình hơn là sử dụng một nhà cung cấp khác cho từng chi nhánh của họ. Nếu đây là thỏa thuận, hãy ghi lại chi tiết của từng địa điểm.
Nếu có thể, hãy bao gồm tất cả thông tin chi tiết về những khu vực mà khách hàng không muốn nhóm vệ sinh của bạn tiếp cận.
Điều quan trọng là phải chia nhỏ các nhiệm vụ một cách rõ ràng để bạn có thể thông báo cho người dọn dẹp của mình về các chi tiết cụ thể của từng vị trí.
Hầu hết các khách hàng dân cư có phòng mà họ không muốn người dọn dẹp tiếp cận. Lấy thông tin đó trong hợp đồng để bạn có thể thông báo cho người dọn dẹp của mình.
4. Vệ sinh thiết bị, nguyên vật liệu
Thỏa thuận cần nêu rõ bạn sẽ sử dụng thiết bị và vật liệu/sản phẩm làm sạch của ai.
Nếu bạn sẽ sử dụng thiết bị và sản phẩm làm sạch của mình, hãy nêu rõ điều đó và cho biết rằng bạn sẽ không sử dụng bất kỳ vật liệu nào của khách hàng.
Nếu khách hàng muốn một số sản phẩm tẩy rửa được sử dụng trên tài sản của họ, hãy ghi rõ điều đó trong hợp đồng. Chỉ định liệu khách hàng có cung cấp tài liệu hay không và họ sẽ phân phối chúng như thế nào.
Nếu có những khu vực cần vệ sinh bằng thiết bị chuyên dụng thì trong hợp đồng phải ghi rõ đơn vị cung cấp.
5. Chi tiết thanh toán
Chi tiết thanh toán phải được trình bày rõ ràng, không để lại các vùng màu xám. Dưới đây là những chi tiết quan trọng nhất:
Tổng chi phí đã tính – Cho biết số tiền bạn tính cho các dịch vụ của mình. Nếu bạn tính phí theo giờ, theo tuần, theo tháng hoặc theo tỷ lệ cố định phải trả vào một thời điểm nhất định, chẳng hạn như hai lần một tháng, hãy nêu rõ điều đó trong hợp đồng.
Đặt cọc/đặt cọc – Nếu bạn tính một khoản đặt cọc, hãy cho biết số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm và nêu rõ rằng bạn chỉ có thể bắt đầu làm việc sau khi khoản đặt cọc được thanh toán.
phương thức thanh toán – Hợp đồng cũng nên có phương thức thanh toán và định kỳ thanh toán. Điều này có thể giống như chuyển khoản ngân hàng vào thứ Hai hàng tuần, thanh toán qua PayPal hàng tuần, v.v.
Một số khách hàng thích thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng và một số thậm chí có thể muốn thanh toán cho bạn bằng tiền mặt tại chỗ. Nếu điều đó làm việc cho bạn, bạn có thể bao gồm nó. Nếu không, hợp đồng nên có phương thức thanh toán ưa thích của bạn.
6. Ngày và điều khoản chấm dứt
Thỏa thuận sẽ nêu rõ khi nào nó bắt đầu và khi nào nó kết thúc. Nó cũng sẽ cho thấy một trong hai bên phải thông báo trước bao lâu nếu họ muốn chấm dứt hợp đồng.
Nó cũng phải nêu rõ liệu hợp đồng có thể được kéo dài hay không. Nếu cần phải chấm dứt thỏa thuận trước khi hết thời gian thực hiện, hãy chỉ định phương thức liên lạc tương tự – thư, email, cuộc gọi điện thoại, v.v.
7. Liên hệ với ai nếu cần
Phần này của thỏa thuận bao gồm chi tiết liên hệ của người mà khách hàng có thể liên hệ nếu xảy ra tranh chấp.
Họ có thể liên hệ với người này nếu họ cần chấm dứt hoặc gia hạn thỏa thuận. Đôi khi, nếu khách hàng đã cung cấp vật liệu làm sạch và họ cần thay đổi cách sắp xếp này, họ có thể liên hệ với người được chỉ định.
Đảm bảo rằng người liên hệ mà bạn cung cấp trong thỏa thuận biết mọi thứ về công việc dọn dẹp và hợp đồng hiện tại. Nếu bạn là một công ty vệ sinh quốc gia, bạn nên có một đại diện hỗ trợ khách hàng.
8. Bất kỳ miễn trừ và chữ ký
Tùy thuộc vào khách hàng mà bạn đang phục vụ, có thể có một số trường hợp miễn trừ. Nếu khách hàng của bạn là một cơ sở y tế, bạn có thể không có thiết bị phù hợp để xử lý chất thải y tế. Bạn sẽ miễn như vậy từ thỏa thuận.
Để niêm phong thỏa thuận, cả hai bạn phải thêm chữ ký của mình vào thỏa thuận. Sau đó, bạn có thể bắt đầu làm việc ngay sau đó, vào ngày quy định.
Thỏa thuận này có giá trị ràng buộc và không ai được phép vi phạm nó nếu không thông qua các con đường được cung cấp.
Kết luận
Ký kết thỏa thuận là bước đầu tiên để có mối quan hệ làm việc lâu dài (hy vọng) với khách hàng của bạn. Đây cũng là một bước quan trọng khi bạn ra mắt doanh nghiệp làm sạch của bạn.
Hợp đồng này không nhất thiết phải nằm trên giấy tờ. Nó có thể là điện tử, nếu luật tiểu bang của bạn công nhận như vậy.
Các thỏa thuận điện tử rất dễ lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau và chúng rất dễ chỉnh sửa. Khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn có thể gửi tài liệu cho khách hàng của mình. Họ sẽ đọc, ký điện tử và gửi lại.
Nếu bạn bối rối về cách viết một thỏa thuận làm sạch, bạn có thể tải mẫu trực tuyến. Bạn có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng chính xác nhu cầu của mình, thêm các chi tiết khác và xóa một số chi tiết không phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Cuối cùng, bạn phải nhờ luật sư tư vấn để thông qua hợp đồng. Bạn muốn chắc chắn rằng nó có tính ràng buộc về mặt pháp lý và có thể thi hành được.
Bài viết liên quan
