Các doanh nghiệp theo dõi và duy trì hàng tồn kho của mình để có nguồn cung cấp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Họ có thể theo dõi những mặt hàng này và đảm bảo có đủ hàng tồn kho để sản xuất và bán hàng hiệu quả bằng cách áp dụng kế toán hàng tồn kho. Hiểu cách ghi lại những tài sản này trong hệ thống kế toán và đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng có thể hỗ trợ tổ chức hoạt động có tổ chức và hiệu quả.
Hàng tồn kho là gì?
Thuật ngữ hàng tồn kho đề cập đến cả nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất và thành phẩm sẵn sàng để bán. Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị nhất của công ty vì vòng quay hàng tồn kho là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu và thu nhập tiếp theo cho các cổ đông của công ty. Nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm là ba hình thức tồn kho. Trên bảng cân đối kế toán của công ty, nó được phân loại là tài sản lưu động.
Các loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường được chia thành ba loại: nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm. IRS định nghĩa các mặt hàng và nguồn cung cấp là các danh mục hàng tồn kho bổ sung.
Nguyên liệu thô là những nguyên liệu chưa qua chế biến được sử dụng để tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu thô bao gồm, ví dụ:
- Nhôm và thép để sản xuất ô tô
- Bột cho các tiệm bánh sản xuất bánh mì
- Dầu thô được các nhà máy lọc dầu nắm giữ
Hàng tồn kho dở dang đề cập đến hàng hóa đã hoàn thành một phần đang chờ hoàn thành và bán lại. Hàng tồn kho WIP thường được gọi là hàng tồn kho của sàn sản xuất. Một chiếc máy bay được chế tạo một phần hoặc một chiếc thuyền đã hoàn thiện một phần thường được coi là sản phẩm dở dang.
Thành phẩm là những thứ đã hoàn thành quá trình sản xuất và sẵn sàng để bán. Các nhà bán lẻ đôi khi gọi hàng tồn kho này là hàng hóa. Các ví dụ phổ biến về hàng hóa mà cửa hàng sở hữu bao gồm quần áo, đồ điện tử và ô tô.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa cần đặt hàng vào thời điểm nào. Nó theo dõi hàng hóa từ mua đến bán. Kỹ thuật này xác định và đáp ứng các xu hướng để đảm bảo rằng luôn có đủ hàng để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng và sự thiếu hụt được thông báo chính xác.
Hàng tồn kho trở thành doanh thu nếu nó được bán. Hàng tồn kho (mặc dù được thể hiện như một tài sản trên bảng cân đối kế toán) gắn liền với tiền mặt trước khi nó được bán. Kết quả là, việc có quá nhiều hàng tồn kho sẽ tốn tiền và làm giảm dòng tiền.
Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số quản lý hàng tồn kho tốt. Vòng quay hàng tồn kho là một thước đo kế toán thể hiện tần suất hàng tồn kho được bán tại một thời điểm nhất định. Một công ty không mong muốn có nhiều hàng tồn kho hơn doanh thu. Vòng quay hàng tồn kho không đủ có thể dẫn đến tồn kho hoặc tồn kho không bán được.
Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì nó đảm bảo rằng hiếm khi có quá nhiều hoặc quá ít hàng hóa trong kho, giảm nguy cơ hết hàng và ghi chép sai sót.
Các công ty đại chúng yêu cầu theo dõi hàng tồn kho để tuân thủ các yêu cầu của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) và Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX). Các công ty phải ghi lại các hoạt động quản lý của mình để chứng minh sự tuân thủ.
Ưu điểm của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có hai lợi ích chính: đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện các đơn đặt hàng đang đến hoặc đang mở và giúp tăng thu nhập. Quản lý hàng tồn kho cũng bao gồm:
#1. Tiết kiệm tiền
Hiểu xu hướng chứng khoán liên quan đến việc biết bạn có bao nhiêu và ở đâu trong kho để bạn có thể sử dụng tốt hơn những gì bạn có. Điều này cũng cho phép bạn giữ ít hàng hơn tại mỗi địa điểm (cửa hàng, nhà kho) vì bạn có thể lấy hàng từ bất kỳ đâu để thực hiện yêu cầu; tất cả những điều này làm giảm chi phí tồn kho và số lượng sản phẩm không bán được trước khi trở nên lỗi thời.
#2. Tăng dòng tiền
Bạn chi tiền cho hàng hóa bán được khi bạn sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp, do đó tiền luôn được luân chuyển trong hoạt động kinh doanh.
# 3. Sự hài lòng của khách hàng
Một khía cạnh của việc nuôi dưỡng những khách hàng trung thành là đảm bảo rằng họ có được những thứ mình mong muốn mà không phải chờ đợi.
Nhược điểm của quản lý hàng tồn kho
Các vấn đề chính về quản lý hàng tồn kho là có quá nhiều hàng tồn kho và không thể bán được, không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng các yêu cầu và không biết bạn có những thứ gì trong kho và có thể tìm thấy chúng ở đâu. Những thách thức khác bao gồm:
#1. Lấy thông tin chứng khoán chính xác
Không có cách nào để xác định thời điểm bổ sung hàng hoặc cổ phiếu nào đang giao dịch tốt trừ khi bạn có thông tin chi tiết về hàng tồn kho chính xác.
#2. Lỗi quy trình
Các quy trình lỗi thời hoặc thủ công có thể dẫn đến lỗi và hoạt động bị trì hoãn.
# 3. Sự thay đổi nhu cầu của khách hàng
Sở thích và nhu cầu của khách hàng liên tục thay đổi. Làm sao bạn biết khi nào và tại sao sở thích của họ thay đổi nếu hệ thống của bạn không thể theo dõi xu hướng?
#4. Tận dụng tốt không gian kho
Nếu sản phẩm tương tự khó tìm, nhân viên sẽ mất thời gian. Nắm vững cách quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn vượt qua khó khăn này.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?
Hệ thống quản lý hàng tồn kho (còn được gọi là hệ thống kiểm kê) là quá trình theo dõi hàng hóa của bạn trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ mua hàng đến sản xuất đến bán hàng cuối cùng. Nó quy định cách công ty của bạn tiếp cận việc quản lý hàng tồn kho.
Tại sao bạn cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho?
Bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý hàng tồn kho sẽ cần một hệ thống để theo dõi và kiểm soát nó một cách chính xác. Nếu không có nó, bạn sẽ làm việc hoàn toàn đặc biệt và bạn sẽ nhanh chóng rơi vào tình huống công ty của bạn bị thừa hoặc thiếu hàng.
Hệ thống kiểm kê cho bạn biết bạn sẽ cần bao nhiêu thành phần hoặc nguyên liệu để tạo ra hoặc lắp ráp sản phẩm cuối cùng của mình. Bạn có thể gặp phải tình trạng dư thừa hàng hóa, làm xói mòn lợi nhuận hoặc không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nếu bạn không có thông tin này.
Tuy nhiên, mặc dù bạn sẽ cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho nhưng hệ thống bạn chọn hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Có rất nhiều phương pháp để lựa chọn, từ những cách tiếp cận đơn giản đến các giải pháp đầy đủ.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho định kỳ và vĩnh viễn
Có hai loại hệ thống quản lý hàng tồn kho: hệ thống định kỳ và hệ thống vĩnh viễn. Chúng ta hãy xem xét sự khác biệt giữa hai.
Hàng tồn kho định kỳ là gì?
Kiểm kê định kỳ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho hoàn toàn dựa trên việc kiểm kê hàng tồn kho. Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp định kỳ sẽ đếm hàng tồn kho của họ một cách thường xuyên—chẳng hạn như cứ sau 3 đến 6 tháng—để đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho và để xem liệu mức tồn kho có khớp với dữ liệu bán hàng hay không.
Hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Hàng tồn kho vĩnh viễn là một hệ thống theo dõi mức tồn kho trong khi các mặt hàng được nhận, sản xuất, bán hoặc trả lại cho doanh nghiệp. Hệ thống kiểm kê liên tục thường cung cấp số liệu hàng tồn kho cập nhật nhất, ít phụ thuộc vào tính chính xác của hàng tồn kho.
Các loại hệ thống quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn
Quản lý hàng tồn kho trong bảng tính
Nhiều công ty làm theo sự dẫn dắt của Carlos và bắt đầu sử dụng Excel; nó có thể là một công cụ tuyệt vời để quản lý hàng tồn kho ở quy mô nhỏ. Tuy nhiên, có một vài nhược điểm đối với điều này. Ví dụ: khi sử dụng bảng tính, lỗi của con người có thể nhanh chóng gây ra những khó khăn tốn kém. Hơn nữa, tính linh hoạt và độ chính xác thường khó đạt được.
Bảng tính không tốn kém, thiết lập đơn giản và phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nếu bảng tính bị lỗi thì hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn cũng bị lỗi. Và nếu công ty của bạn phát triển phức tạp, nó sẽ nhanh chóng trở nên khó sử dụng.
Phần mềm quản lý kho cơ bản
Nhiều chương trình dựa trên đám mây có các tính năng quản lý hàng tồn kho cơ bản. Mặc dù không kỹ lưỡng như phần mềm kiểm kê chuyên dụng nhưng đối với nhiều người, đây là một tiến trình tự nhiên từ bảng tính. Tuy nhiên, bạn có thể phát hiện ra rằng bảng tính vẫn cần thiết để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
Phần mềm quản lý kho chuyên dụng
Phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết kế chủ yếu để hỗ trợ bạn theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho. Nếu chương trình dựa trên đám mây, bạn sẽ có thể kết hợp nó với các ứng dụng đám mây khác (ví dụ: Unleashed tích hợp với Xero, QuickBooks, Amazon, Shopify, Vend và hàng trăm ứng dụng khác) và truy cập dữ liệu của bạn từ mọi nơi , bất cứ lúc nào.
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp
Thay vì mua nhiều thành phần đám mây khác nhau có giao diện với nhau, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phép bạn mua một hệ thống duy nhất bao gồm tất cả các khía cạnh lập kế hoạch của công ty. Điều này thường đòi hỏi phải chọn và cài đặt các mô-đun mà bạn yêu cầu, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho là gì?
Kế toán hàng tồn kho là việc định giá các sản phẩm tồn kho mà doanh nghiệp chưa bán cho khách hàng. Hàng tồn kho của công ty có thể bao gồm các mặt hàng, nguyên liệu thô và những thứ khác mà công ty mua, sản xuất và lưu trữ để bán cho người tiêu dùng. Hàng hóa trong kho là một phần tài sản của tổ chức. Trong báo cáo bảng cân đối kế toán, các doanh nghiệp bao gồm hàng tồn kho của họ dưới dạng tài sản lưu động ở mức giá mà chúng được mua. Các công ty có thể xóa mục nhập chi phí của hàng tồn kho khỏi tài khoản hàng tồn kho và thực hiện các mục nhập vào tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu sản phẩm sau khi nó đã được bán. Khả năng kiếm tiền của một công ty thường liên quan đến lượng hàng tồn kho của nó. Do đó, nó phải được theo dõi và giữ cân bằng.
Tầm quan trọng của kế toán hàng tồn kho?
Kế toán hàng tồn kho rất quan trọng đối với các công ty vì nó hỗ trợ họ xác định tình trạng tài chính của mình. Kế toán hàng tồn kho chính xác cũng có thể hỗ trợ cải thiện quy trình sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán sản phẩm và lập kế hoạch vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Nhiều công ty sử dụng phần mềm kế toán hàng tồn kho và hệ thống theo dõi trên máy tính, giúp dễ dàng theo kịp những thay đổi liên tục xảy ra với hàng tồn kho khi doanh nghiệp thêm sản phẩm mới, bán các mặt hàng hiện có và xóa các mặt hàng lỗi thời.
Việc dự trữ quá nhiều có thể có tác động tiêu cực đến dòng tiền của công ty. Phí lưu kho và bảo hiểm lưu kho có thể làm tăng thêm chi phí của công ty. Nếu hàng tồn kho không được lưu giữ tại cơ sở của công ty, phí vận chuyển có thể phát sinh. Tuy nhiên, nếu công ty có quá ít hàng tồn kho, công ty có thể không có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và kết quả là có thể mất doanh thu và khách hàng. Điều này ngụ ý rằng cần có một phương pháp định giá hàng tồn kho hiệu quả và thuận tiện để hỗ trợ công ty cải thiện việc quản lý hàng tồn kho.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho là gì?
Hầu hết các tổ chức sử dụng một trong bốn chiến lược để đánh giá hàng tồn kho của họ:
Xác định cụ thể: Hệ thống này theo dõi từng mặt hàng tồn kho riêng lẻ bằng thẻ RFID, số sê-ri hoặc ngày nhận được đóng dấu kể từ khi nó được thêm vào kho của công ty cho đến khi nó được bán. Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp định giá này cho những đồ vật có giá trị cao, lớn và rõ ràng.
Nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp định giá này giả định rằng mặt hàng đầu tiên nhận được trong kho của doanh nghiệp sẽ là mặt hàng đầu tiên được bán. Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng nó để theo dõi thực phẩm, thuốc men và các mặt hàng dễ hư hỏng khác.
Nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp định giá này dự đoán rằng một công ty sẽ bán những thứ gần đây nhất trong kho của mình trước tiên, tiếp theo là những sản phẩm cũ hơn. Các doanh nghiệp không thích phương pháp LIFO vì những mặt hàng cũ trong kho có ít khả năng tìm được người mua hơn và họ chỉ có thể sử dụng phương pháp này nếu giá của các mặt hàng được dự đoán sẽ tăng.
Chi phí bình quân gia quyền: Chiến lược này được các doanh nghiệp sử dụng để định giá các đơn vị tương tự có thể khó phân biệt và theo dõi chi phí một cách khôn ngoan trên cơ sở riêng lẻ. Chi phí bình quân gia quyền của mỗi đơn vị được tính bằng cách chia tổng giá thành sản phẩm trong kho cho tổng số đơn vị.
Kế toán hàng tồn kho nên bao gồm những gì?
Đây là những gì hầu hết các doanh nghiệp kết hợp trong kế toán hàng tồn kho của họ:
#1. Nguyên liệu thô
Nguyên liệu thô là những thành phần mà công ty cần để sản xuất ra sản phẩm của mình. Ví dụ, một công ty sản xuất sô cô la có thể lưu kho các nguyên liệu thô mà công ty sử dụng làm nguyên liệu, chẳng hạn như đường, ca cao và bơ. Ngoài ra, một doanh nghiệp dầu mỏ có thể liệt kê dầu thô mà họ mua từ các nguồn của mình.
#2. Hàng đang dở dang
Một công ty sử dụng các thành phần và nguyên liệu thô của mình để tạo ra sản phẩm dở dang. Ví dụ: một công ty thời trang có thể giữ những chiếc váy, giày và các phụ kiện khác đã hoàn thiện một phần trong kho sản phẩm dở dang của họ. Điều này cho phép các công ty theo dõi cách sử dụng nguyên liệu của họ và các nhiệm vụ mà các chuyên gia chưa hoàn thành.
#3. Những sản phẩm hoàn chỉnh
Hàng thành phẩm là những mặt hàng đã sẵn sàng để bán cho khách hàng. Hàng tồn kho phụ của hàng hóa hoàn chỉnh bao gồm hàng tồn kho vận chuyển, hàng tồn kho đệm, hàng tồn kho dự kiến, hàng tồn kho tách rời và hàng tồn kho theo chu kỳ. Những hàng tồn kho này hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hồ sơ chính xác về các mặt hàng khi họ chuyển chúng từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác để bán.
#4. Hàng MRO
Hàng hóa MRO là vật tư để bảo trì, sửa chữa và vận hành. Điều này có thể bao gồm thiết bị công nghiệp, máy tính và các mặt hàng khác cần thiết để hoạt động của công ty. Tuy nhiên, những tài nguyên này không phải là một phần của thành phẩm mà họ đang sản xuất.
#5. Bán lại các mặt hàng
Khách hàng có thể trả lại các mặt hàng bán lại vì nhiều lý do. Những mặt hàng này ở trạng thái đủ tốt để bán lại, vì vậy công ty vẫn có thể thu lợi từ chúng. Đây là những điểm khác biệt với các mặt hàng hoặc sản phẩm bị hư hỏng do khách hàng trả lại mà công ty không thể bán lại.
Lợi ích của kế toán hàng tồn kho
- Cho phép doanh nghiệp biết họ có loại hàng hóa nào trong kho và số lượng mỗi loại cũng như chỉ định giá trị chính xác cho hàng tồn kho của họ.
- Cho phép doanh nghiệp kiểm tra sản phẩm nào được khách hàng mua thường xuyên nhất và sản phẩm nào bán nhiều nhất.
- Có thể hỗ trợ các công ty xác định giá vốn của sản phẩm đã bán và giá vốn của hàng tồn kho vào cuối mỗi năm tài chính. Sau đó, họ có thể so sánh các số liệu để xem công ty của họ đã hoạt động hiệu quả và thành công như thế nào.
4 loại hàng tồn kho chính là gì?
Nguyên liệu thô, Sản phẩm đang sản xuất (WIP), Thành phẩm và Bảo trì, Sửa chữa và Đại tu (MRO) là bốn loại hàng tồn kho thường xuyên nhất. Khi bạn biết mình có loại hàng tồn kho nào, bạn có thể thực hành kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn và quản lý hàng tồn kho khôn ngoan hơn.
Chức năng của hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho phục vụ một số nhiệm vụ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm lưu trữ lần mua đầu tiên (nguyên liệu thô hoặc sản phẩm để bán lại), thường là trong kho cho đến khi cần sản xuất hoặc bán lại cho khách hàng.
Hàng tồn kho là tài sản hay nợ phải trả?
Hàng tồn kho được phân loại là tài sản trong kế toán. Nó được phân loại là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán vì các doanh nghiệp thường sử dụng, bán hoặc bổ sung nó trong vòng chưa đầy một năm.
Sự khác biệt giữa hàng tồn kho và hàng tồn kho là gì?
Tóm lại, hàng tồn kho là số lượng thành phẩm có sẵn để bán, trong khi hàng tồn kho bao gồm cả thành phẩm và các thành phần tạo nên thành phẩm. Nói cách khác, tất cả hàng tồn kho đều là hàng tồn kho, nhưng không phải tất cả hàng tồn kho đều là hàng tồn kho.
Kết luận
Hàng tồn kho cung cấp nguyên liệu cho các công ty để duy trì hoạt động của họ. Điều này bao gồm mọi nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất hàng hóa và dịch vụ, cũng như bất kỳ hàng hóa cuối cùng nào được các doanh nghiệp bán cho người tiêu dùng trên thị trường. Quản lý hàng tồn kho và thiết lập tỷ lệ doanh thu có thể hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu được mức độ thành công của họ và nơi họ có thể giải quyết vấn đề khi thu nhập bắt đầu cạn kiệt.
- QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ: Hướng dẫn Thực hiện 2023
- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO TỐT NHẤT NĂM 2023
- QUẢN LÝ KHO HÀNG ĐƠN GIẢN: Hệ thống, Dịch vụ, Phần mềm và hơn thế nữa
- QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO: Nó Là Gì, Các Loại & Lợi Ích
dự án
