Khi một công ty mua sản phẩm và dịch vụ bằng tín dụng từ nhà cung cấp hoặc chủ nợ phải trả lại nhanh chóng, mục kế toán được gọi là Tài khoản phải trả (AP). Trên bảng cân đối kế toán, nó được liệt kê là nợ ngắn hạn. Bộ phận AP tại một công ty chịu trách nhiệm thực hiện các khoản thanh toán mà công ty nợ nhà cung cấp và các chủ nợ khác. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả về các khoản phải trả bao gồm các ví dụ, quy trình của chúng, chúng là gì trên bảng cân đối kế toán và so sánh tốt giữa AP và khoản phải thu. Bắt đầu nào.
Tài khoản phải trả (AP) là gì?
Các khoản phải trả (AP) là một khoản nợ ngắn hạn và nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán, trong đó một công ty nợ tiền đối với các nhà cung cấp/nhà cung cấp đã cung cấp cho công ty hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. AP còn được gọi là bộ phận phụ trách xử lý hóa đơn hoặc hóa đơn của nhà cung cấp và ghi lại các khoản nợ ngắn hạn trong sổ cái chung (GL). Trước khi cung cấp thanh toán cho các nhà cung cấp của họ, bộ phận AP sẽ xác minh hóa đơn đối với các đơn đặt hàng (mua) và đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được nhận.
Tài khoản phải trả làm gì?
Vai trò của bộ phận AP là cung cấp hỗ trợ về tài chính, hành chính và văn thư cho tổ chức: Nhóm này chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quy trình phải trả tài khoản. Đây là một chức năng quan trọng trong bộ phận kế toán của công ty và nó đòi hỏi phải mã hóa, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp.
Trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm tài khoản phải trả góp phần cải thiện quy trình thanh toán và đảm bảo rằng các khoản thanh toán chỉ được thực hiện trên các hóa đơn và hóa đơn hợp pháp và chính xác. Đội ngũ nhân viên có kỹ năng và quản lý tốt các khoản phải trả có thể giúp công ty của bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc trong quy trình AP.
Với khả năng tự động hóa, các nhóm AP có thể nhanh chóng chọn thời điểm thanh toán hóa đơn (để tránh phí trả chậm hoặc tận dụng khoản tiết kiệm thanh toán sớm) và cách thanh toán (thông qua séc giấy, ACH hoặc thông qua thẻ ảo nơi bạn kiếm được tiền hoàn lại tiền mặt) . Kết quả là, các tổ chức có quyền kiểm soát tốt hơn đối với tiền mặt đi ra của họ và thậm chí có thể thay đổi AP từ trung tâm chi phí thành trung tâm lợi nhuận.
Quy trình tài khoản phải trả là gì?
Trước khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, bộ phận AP sẽ hoàn thành một bộ quy trình. Do quy mô và khối lượng giao dịch tại bất kỳ thời điểm nào, các hướng dẫn phải được thiết lập.
Quy trình bao gồm các bước sau:
# 1. Nhận hóa đơn
Nếu sản phẩm đã được mua, hóa đơn sẽ giúp xác định số lượng nhận được. Trong thời gian này, tính xác thực của hóa đơn cũng có thể được xác định.
#2. Xem lại chi tiết hóa đơn
Xác minh rằng hóa đơn bao gồm tên, ủy quyền, ngày và thông số kỹ thuật của nhà cung cấp đã được kiểm tra và khớp với đơn đặt hàng.
#3. Cập nhật hồ sơ sau khi nhận được hóa đơn
Các tài khoản trong sổ cái phải được cập nhật tùy thuộc vào các hóa đơn nhận được và mục nhập chi phí thường xuyên được yêu cầu. Với hệ thống phân cấp phê duyệt gắn liền với giá trị hóa đơn, có thể cần có sự phê duyệt của cấp quản lý ở bước này.
#4. Thanh toán kịp thời
Tất cả các khoản thanh toán trên hóa đơn phải được thực hiện trước hoặc vào ngày đến hạn đã được thỏa thuận giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp mua hàng. Các thủ tục giấy tờ cần thiết phải được chuẩn bị và kiểm tra. Thông tin được ghi trên séc, thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, chứng từ thanh toán, hóa đơn gốc và đơn đặt hàng đều phải được xem xét. Một sự chấp thuận quản lý cũng có thể cần thiết tại thời điểm này.
Kiểm soát nội bộ nên được đưa vào quy trình tài khoản phải trả để đảm bảo an toàn cho tiền mặt và tài sản của công ty.
- Ngăn chặn thanh toán hóa đơn gian lận
- Ngăn chặn việc thanh toán hóa đơn không chính xác
- Ngăn chặn thanh toán hóa đơn nhà cung cấp hai lần
- Hãy chắc chắn rằng tất cả các hóa đơn của nhà cung cấp được hạch toán
Ví dụ về các khoản phải trả
AP bao gồm thanh toán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn phải trả tiền cho một doanh nghiệp khác cho các mặt hàng hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Đây là một số ví dụ liên quan đến các khoản phải trả, chúng bao gồm:
#1. Dịch vụ dọn dẹp
Dịch vụ dọn dẹp là một trong những ví dụ về tài khoản phải trả. AP có thể được nhìn thấy khi Công ty A thuê Công ty B để đáp ứng nhu cầu làm sạch của mình. Trong trường hợp này, Doanh nghiệp A phải thanh toán định kỳ cho Công ty B để đổi lấy dịch vụ vệ sinh kịp thời và đáng tin cậy.
#2. đồng phục nhân viên
Đây là một trong những ví dụ về các khoản phải trả khi một công ty ký hợp đồng với một công ty khác để may đồng phục cho nhân viên của mình. Đây là một ví dụ về chi phí định kỳ hoặc liên tục của công ty. Các đơn đặt hàng tiếp theo sẽ được yêu cầu do thay đổi nhân viên và đồng phục bị mất hoặc hư hỏng. Khi Doanh nghiệp B nhận được một đơn đặt hàng mới, nó sẽ lập hóa đơn cho Doanh nghiệp A và bộ phận tài khoản phải thu của Công ty A sẽ xử lý khoản thanh toán.
#3. Văn phòng phẩm
Để đảm bảo rằng họ không bao giờ hết nguồn cung cấp quan trọng, nhiều doanh nghiệp mua số lượng lớn và thiết lập các giao dịch mua định kỳ dựa trên tần suất sử dụng. Để đảm bảo năng suất hiệu quả, các chủ doanh nghiệp này thường có các khoản thanh toán đang chờ xử lý cho các nhà cung cấp đồ dùng văn phòng của họ.
#4. vệ sinh
Nhiều doanh nghiệp thuê các doanh nghiệp khác để vận chuyển rác và rác tái chế của họ. Các dịch vụ này thường được cung cấp hàng tuần. Đây cũng là một trong những ví dụ tốt về tài khoản phải trả.
Tài khoản phải trả và phải thu là gì?
Các khoản phải thu (AR) và các khoản phải trả (AP) về cơ bản là trái ngược nhau. Các khoản phải trả là khoản nợ của nhà cung cấp, trong khi khoản phải thu là khoản nợ của công ty, thường là của người tiêu dùng. Khi một công ty tiến hành giao dịch tín dụng với một công ty khác, một công ty sẽ ghi một mục vào AP trên sổ sách của họ, trong khi công ty kia sẽ ghi một mục vào các khoản phải thu.
Các khoản phải thu so với các khoản phải trả: Sự khác biệt là gì?
- phân loại
- phụ cấp bù đắp
- Kiểm toán
Các phương pháp kế toán cho các khoản phải thu và các khoản phải trả rất giống nhau. Sự tương phản cơ bản là các khoản phải thu đề cập đến tiền dự kiến sẽ vào tổ chức, trong khi các khoản phải trả đề cập đến tiền sẽ sớm rời khỏi công ty. Sự khác biệt bổ sung giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả như sau:
# 1. Phân loại
AP là tài khoản tài sản hiện tại báo cáo số tiền dự kiến sẽ sớm được đưa vào tổ chức. Các khoản phải thu là một loại tài khoản nợ hiện tại mô tả số tiền sắp rời khỏi công ty.
#2. phụ cấp bù đắp
Các khoản phải thu, nhưng không phải AP, có thể có số tiền đang hoạt động được gọi là khoản trợ cấp bù trừ. Các khoản trợ cấp bù đắp được thiết kế để tính đến khả năng một số khoản phải thu tài khoản sẽ không bao giờ được thanh toán. Các kế toán viên gọi đây là “các tài khoản đáng ngờ”. Một khoản trợ cấp bù đắp là số tiền mà công ty có thể bị mất nếu các tài khoản có vấn đề không thanh toán hóa đơn của họ. Công ty sẽ phải gánh chịu một khoản lỗ, điều này sẽ ảnh hưởng đến tổng lợi nhuận của nó.
Kế toán viên và nhân viên kế toán không được xây dựng các khoản phụ cấp bù đắp cho AP. Nếu công ty tạo ra một khoản trợ cấp bù đắp cho các khoản nợ mà công ty (công ty) nợ, điều đó ngụ ý rằng công ty không có ý định thanh toán các hóa đơn của mình. Hành vi này vi phạm một số nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) chi phối tài chính doanh nghiệp.
#3. kiểm toán
Kiểm toán viên kiểm tra cả tài khoản phải trả và phải thu để đảm bảo tính minh bạch và trung thực, nhưng họ tìm kiếm những thứ khác nhau trong mỗi sổ cái.
- Trong khi kiểm toán các khoản phải thu, họ đảm bảo rằng mỗi mục sổ cái tương ứng với hóa đơn trong thế giới thực. Họ cũng tìm kiếm các tài khoản và hóa đơn đáng ngờ không có khả năng thanh toán. Họ kiểm tra xem liệu nhân viên kế toán của công ty có thổi phồng giá trị ròng của công ty hay không bằng cách báo cáo thu nhập trong tương lai sẽ không bao giờ thành hiện thực. Nếu khách hàng của công ty tỏ ra không muốn thanh toán hóa đơn của họ, số tiền của họ phải được chuyển từ các khoản phải thu sang chi phí hiện tại. Kiểm toán viên cũng xác nhận rằng tất cả AP được công ty liệt kê chính xác.
- Kiểm toán viên tìm kiếm điều ngược lại khi kiểm toán AP—các công ty có thể phóng đại giá trị ròng của họ bằng cách xóa các hóa đơn khỏi AP. Điều này che giấu một cách hiệu quả các nghĩa vụ đã biết đối với các cổ đông, chủ nợ và các nhà đầu tư tiềm năng của công ty.
Tại sao phải tự động hóa tài khoản phải trả?
Mọi doanh nghiệp đều nhận được hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc xử lý thủ công các hóa đơn này và thanh toán các khoản thanh toán mất nhiều thời gian và rất tốn kém. Chi phí điển hình của việc xử lý hóa đơn theo cách thủ công là 12-15 đô la, cộng thêm 5 đô la để thanh toán bằng séc giấy. AP thủ công cũng có thể làm giảm khả năng hiển thị và tài nguyên hoạt động, cũng như gây căng thẳng cho nhóm kế toán.
Các tổ chức có thể tái cấu trúc bộ phận AP của họ bằng cách sử dụng tự động hóa AP để giảm bớt sự kém hiệu quả liên quan đến các thủ tục thủ công và giảm chi phí cứng và mềm lên đến 80%. Tính năng tự động hóa AP tự động hóa quy trình tài khoản phải trả của bạn, từ thu thập hóa đơn đến thực hiện thanh toán, đồng thời giữ cho dữ liệu của bạn luôn cập nhật và sẵn sàng sử dụng.
Tính năng tự động hóa AP tự động hóa quy trình tài khoản phải trả của bạn, từ thu thập hóa đơn đến thực hiện thanh toán, đồng thời giữ cho dữ liệu của bạn luôn cập nhật và sẵn sàng sử dụng. Quy trình thanh toán tài khoản của bạn trở nên nhanh hơn, dễ dàng hơn và an toàn hơn với các giải pháp tự động hóa AP như MineralTree, tiết kiệm cho công ty của bạn hai nguồn lực quan trọng: tiền bạc và thời gian.
Kỹ năng bạn cần sàng lọc khi phỏng vấn AP
Mặc dù AP chủ yếu là một công việc bằng số, nhưng nó cũng đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt. Những nhân viên AP giỏi nhất là những người thành thạo trong việc xử lý cả dữ liệu và nhiều loại tương tác của con người, cả bên trong và bên ngoài công ty của bạn. Họ làm việc không chỉ với những người phê duyệt chính trong các bộ phận khác nhau mà còn với những người khác đóng góp thông tin quan trọng cho quy trình và quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp quan trọng.
Việc thuê đúng người có kỹ năng giao tiếp và kiến thức kế toán, cũng như đào tạo họ để hoạt động hiệu quả trong tổ chức của bạn, có thể mất một khoảng thời gian đáng kể cho nhóm AP vốn đã quá tải của bạn.
Các khoản phải trả so với các khoản phải trả thương mại
Mặc dù các thuật ngữ "các khoản phải trả" và "các khoản phải trả thương mại" đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng đề cập đến các tình huống tương tự nhưng hơi khác nhau. Các khoản phải trả thương mại là số tiền mà một công ty nợ các nhà cung cấp của mình đối với các mặt hàng liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như vật tư hoặc nguyên vật liệu kinh doanh. AP bao gồm tất cả các khoản nợ ngắn hạn của công ty.
Ví dụ, nếu một nhà hàng nợ tiền của một công ty thực phẩm hoặc đồ uống, thì những thứ đó là một phần của hàng tồn kho và do đó là một phần của các khoản phải trả thương mại. AP bao gồm các khoản nợ đối với các công ty khác, chẳng hạn như công ty giặt đồng phục nhân viên của nhà hàng. Mỗi danh mục này là một phần của danh mục AP rộng hơn và nhiều doanh nghiệp gộp chúng lại với nhau.
Hai loại tài khoản phải trả là gì?
AP là các tài khoản xử lý các khoản nợ đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán. Tiền lương và chi phí là hai loại AP kinh doanh. AP thường ở dạng hóa đơn của nhà cung cấp, mặc dù chúng cũng có thể bao gồm hóa đơn, hóa đơn và séc.
4 chức năng của tài khoản phải trả là gì?
- Quản lý và ưu tiên các hóa đơn phải trả.
- Hóa đơn phải được mã hóa.
- Sửa bất kỳ lỗi nào.
- Kiểm tra các tuyên bố của nhà cung cấp.
Quy trình tài khoản phải trả trong cuộc phỏng vấn là gì?
Trước khi hoàn tất thanh toán, cần đối chiếu hóa đơn, đối chiếu đơn đặt hàng và nhận báo cáo xác thực chi tiết giao dịch.
Làm thế nào để tôi chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn tài khoản phải trả?
Dưới đây là một số chiến lược để giữ bình tĩnh trong suốt cuộc phỏng vấn AP của bạn:
- Duy trì sự mát mẻ của bạn.
- Yêu cầu làm rõ.
- Đừng là một kẻ lười biếng.
- Làm cho một số ý nghĩa của nó.
- Hãy dành thời gian của bạn.
- Hỏi câu hỏi.
Ai quản lý các khoản phải trả?
Dựa trên kiểm soát nội bộ của công ty, bộ phận AP có thể xử lý các đơn đặt hàng được phê duyệt trước hoặc AP có thể xác minh các giao dịch mua sau khi chúng được thực hiện. Bộ phận AP cũng chuẩn bị các báo cáo phân tích lão hóa vào cuối tháng, thông báo cho ban quản lý về số tiền công ty nợ.
Kỹ năng chính cho tài khoản phải trả là gì?
Một số khả năng quan trọng cần có đối với vị trí AP bao gồm: Cần có khả năng nhập dữ liệu tốt cho các báo cáo chi phí. Thành thạo Microsoft Excel. Các nguyên tắc kế toán và quy trình AP phải được hiểu rõ.
Tài khoản phải trả được ghi lại trên Bảng cân đối kế toán như thế nào?
Các khoản phải trả được bao gồm trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và vì đó là một khoản nợ nên số tiền nợ các chủ nợ được liệt kê trong "nợ hiện tại". Nợ ngắn hạn thường là nợ ngắn hạn có thời hạn dưới 90 ngày.
Các khoản phải trả là một trách nhiệm pháp lý hay một khoản chi phí?
AP là nợ phải trả vì chúng đại diện cho tiền do một hoặc nhiều chủ nợ. Các khoản phải trả xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty, nhưng chi phí xuất hiện trên báo cáo thu nhập của công ty.
Tôi có thể tìm các khoản phải trả của công ty ở đâu?
Các khoản phải trả xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty và được phân loại là nợ ngắn hạn vì chúng thể hiện số tiền nợ người khác.
Kết luận
AP là các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp trong quá trình hoạt động vẫn đến hạn và phải được thanh toán trong tương lai gần. Do đó, tài khoản phải trả được phân loại là nghĩa vụ hiện tại trên bảng cân đối kế toán. Hóa đơn nhà cung cấp, chi phí pháp lý, thanh toán của nhà thầu, v.v. là những ví dụ về các khoản phải trả tài khoản điển hình.
Bài viết liên quan
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Những điều bạn nên biết
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
- NỢ PHẢI TRẢ: Ý nghĩa & Những điều bạn nên biết
- So sánh chi tiết tài khoản phải trả và tài khoản phải thu
- KINH TẾ LÀ GÌ: Loại, Quy mô, Suy thoái & Hướng dẫn
dự án
