Đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phần mềm kế toán QuickBook để đơn giản hóa hồ sơ tài chính của họ. QuickBook, phần mềm kế toán tiêu chuẩn ngành, giúp kế toán và doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và phải trả, đánh giá khả năng sinh lời và lập kế hoạch cho mùa thuế. Ngoài ra, phần mềm kế toán QuickBook giúp bạn tổ chức chi tiêu trong ngày làm việc và xử lý việc theo dõi hóa đơn khi đang di chuyển.
Để củng cố thêm chủ đề này, bài đăng này sẽ đưa ra đánh giá về phần mềm QuickBook sẽ giúp kế toán tạo hóa đơn và số dư tài khoản. Ngoài ra, về cách sử dụng phần mềm kế toán QuickBook
Kế toán QuickBook
Theo đánh giá, QuickBook là phần mềm kế toán toàn diện tốt nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ và kế toán. Phần mềm dựa trên đám mây và có thể được truy cập bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Không chỉ đại đa số kế toán sử dụng QuickBook Online mà còn có rất nhiều tài liệu và diễn đàn đào tạo trực tuyến để bạn có thể nhận trợ giúp khi cần.
Hơn nữa, tất cả các yếu tố kế toán đều có thể dễ dàng truy cập từ một giao diện chính duy nhất, giúp cho việc hạch toán trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Do đó, nó cung cấp phần mềm kế toán tại chỗ xử lý các tài khoản doanh nghiệp của bạn và phiên bản dựa trên đám mây chấp nhận thanh toán và quản lý hoạt động tính lương.
Một số gói QuickBook trực tuyến hiện có phù hợp nhất với bạn
QuickBooks Online có sẵn trong bốn gói riêng biệt, mỗi gói có một bộ chức năng khác nhau dựa trên nhu cầu của công ty bạn. Gói nào mà công ty của bạn yêu cầu được xác định bởi số lượng người dùng cần thiết, số lượng hóa đơn và khoản thanh toán được xử lý hàng tháng và loại báo cáo được yêu cầu.
Tuy nhiên, tất cả các gói đều theo dõi thu nhập và chi phí, thu thập và sắp xếp biên lai, tối đa hóa các khoản khấu trừ thuế, lập hóa đơn và chấp nhận thanh toán.
Đọc thêm: 15 phần mềm kế toán miễn phí tốt nhất cho chủ doanh nghiệp
# 1. Bắt đầu đơn giản
QuickBooks Online Simple Start, như tên của nó, lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu. Simple Start là gói QuickBooks trực tuyến cơ bản nhất có thể truy cập được, ngoại trừ phiên bản Tự kinh doanh (dành cho Người làm nghề tự do). Phần mềm sẽ có khả năng xử lý các chức năng kế toán cơ bản mà người dùng mong đợi từ thương hiệu.
# 2. Những điều cần thiết
QuickBooks Online Essentials cho phép bạn theo dõi trạng thái hóa đơn, ghi lại các khoản thanh toán và thiết lập các khoản thanh toán thông thường trực tiếp từ ứng dụng. Bạn cũng có thể thanh toán cho nhiều nhà cung cấp và hóa đơn cùng một lúc, cũng như tạo séc từ bất kỳ đâu và in chúng khi bạn sẵn sàng.
Gói Essentials, với các tính năng thanh toán tự động, hỗ trợ việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển. Nó có tất cả các tính năng của Simple Start, cộng với khả năng sắp xếp và thanh toán hóa đơn, theo dõi thời gian và cấp quyền truy cập cho tối đa ba người.
# 3. Thêm
QuickBooks Online Plus chứa tất cả các khả năng có sẵn trong Essentials, cũng như khả năng quản lý hàng tồn kho và theo dõi khả năng sinh lời của dự án. Do đó, gói này lý tưởng cho các tổ chức dựa trên dự án như nhà thầu, cũng như các doanh nghiệp gặp khó khăn với việc quản lý kho. QuickBooks Online Plus hỗ trợ tối đa 5 người dùng.
Hơn nữa, Plus quản lý chi phí lao động, chi phí thông qua chi phí công việc, cho phép bạn đánh giá khả năng sinh lời của dự án thông qua các bảng điều khiển và báo cáo rõ ràng. Thậm chí, khả năng kiểm kê còn cho phép bạn theo dõi mức sản phẩm, giá thành mặt hàng và nhận cảnh báo khi hàng tồn kho sắp hết để bạn có thể đặt hàng nhiều hơn.
#4. Nâng cao
Nâng cao là gói có khả năng cao nhất trong số các gói QuickBook Online, với khả năng và khả năng tùy chỉnh cao nhất so với bất kỳ gói nào có thể truy cập được. Phần mềm kế toán sẽ tiếp tục cho phép bạn quản lý các hóa đơn, theo dõi thời gian và chi phí của dự án, lập hóa đơn cho khách hàng, quản lý hợp đồng và trả lương cho nhân viên. Tuy nhiên, đây là một QuickBooks lớn hơn và tốt hơn để mở rộng doanh nghiệp, với nhiều tính năng, người dùng và hỗ trợ hơn so với các phiên bản thấp hơn của phần mềm QuickBook.
Phiên bản QuickBooks Online mạnh mẽ này được thiết kế để cạnh tranh với QuickBooks Enterprise – phiên bản tại chỗ tiên tiến nhất mà QuickBooks cung cấp. Điều này là như vậy vì khả năng duy nhất để truy cập tối đa 25 người dùng với cài đặt ủy quyền người dùng.
Cách hoạt động của phần mềm trực tuyến QuickBook
Sau thời gian dùng thử miễn phí 30 ngày, các gói thành viên như sau: Simple Start với $ 25 mỗi tháng, Essentials là $ 40 mỗi tháng, cộng với $ 70 mỗi tháng và Nâng cao là $ 150 mỗi tháng. Thông thường, một khoản chiết khấu đáng kể được cấp trong vài tháng đầu tiên và một số kế toán thậm chí có thể cung cấp giá bán buôn cho các doanh nghiệp nhỏ.
Tư cách thành viên hàng tháng của phần mềm này có thể được cập nhật khi doanh nghiệp của bạn mở rộng. Ngoài ra, có rất nhiều lựa chọn tùy chỉnh với ứng dụng dành cho thiết bị di động, có thể phục vụ cho việc thanh toán, kiểm tra báo cáo, ghi lại hình ảnh biên lai và theo dõi số dặm kinh doanh. QuickBook Payroll kết nối hoàn toàn với QuickBook Online cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tính lương.
Mỗi kế hoạch bao gồm các khả năng phức tạp hơn như quản lý khoảng không quảng cáo, theo dõi thời gian, nhiều người dùng hơn và lập ngân sách. Ví dụ, Simple Start sẽ phù hợp với nhu cầu của đa số các doanh nghiệp nhỏ dựa trên dịch vụ. Essentials or Plus sẽ cung cấp thêm hàng tồn kho và khả năng tùy chỉnh cho các doanh nghiệp nhỏ bán sản phẩm. Đăng ký Nâng cao là một tùy chọn mới cung cấp báo cáo tài chính toàn diện do Fathom cung cấp. Fathom là một công cụ phân tích báo cáo tài chính trực tuyến cao cấp được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới sử dụng.
Tất cả các tùy chọn đều hỗ trợ tương tác với các ứng dụng của bên thứ ba như Stripe và PayPal. Cửa hàng ứng dụng QuickBooks phân loại tất cả các ứng dụng của nó theo chức năng và cung cấp các mẫu hữu ích về lợi ích của từng sản phẩm.
Lợi ích kế toán QuickBook
Phần mềm kế toán QuickBook này thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng vì nó bao gồm hầu hết các tính năng theo yêu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
# 1. bảng điều khiển
A thô sơ bảng điều khiển cung cấp ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính của công ty bạn. Ví dụ, các biểu đồ cho Hóa đơn, chi phí, tài khoản ngân hàng, lãi lỗ và doanh số bán hàng. Ở bên trái là menu cho phép bạn duyệt qua các tính năng thường được sử dụng nhất. Ngoài ra, ở phía trên bên phải của màn hình là một nút dấu cộng và nút bánh răng cho phép bạn truy cập các phím tắt và các chức năng phức tạp hơn.
Hơn nữa, có các giao dịch tìm kiếm và nút trợ giúp, cũng như nút trò chuyện AI cho phép trong cài đặt. Cuối cùng, tùy chọn “xem tất cả hoạt động” ở cuối trang tổng quan sẽ đưa bạn đến toàn bộ hồ sơ kiểm tra và lịch sử hoạt động gần đây.
# 2. Lập hóa đơn
QuickBook bao gồm sáu thiết kế hóa đơn cũng như tự động hóa nhiều hóa đơn (bạn cũng có thể nhập một mẫu hóa đơn hiện có qua Microsoft Word). Tính năng này cho phép bạn thay đổi biểu trưng, phông chữ, cách phối màu, đầu trang, chân trang, số cột và các yếu tố khác. Ngoài ra, bạn có thể gửi lời nhắc hóa đơn QuickBook cho khách hàng và đặt hóa đơn định kỳ nếu bạn có đăng ký Essentials, Plus hoặc Advanced.
Tính năng hóa đơn QuickBook làm cho doanh nghiệp của bạn có vẻ tốt bằng cách tạo biên lai bán hàng chuyên nghiệp và ước tính rằng doanh nghiệp của bạn cải thiện với tư cách là một thương hiệu và phản ánh doanh nghiệp trong danh mục thương hiệu.
Do đó, QuickBook cung cấp hóa đơn trực tuyến cho các khoản thanh toán bằng một cú nhấp chuột để người tiêu dùng có thể thanh toán dễ dàng bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản ngân hàng. Như một bổ sung gần đây, Lập hóa đơn đa ngôn ngữ cho phép bạn gửi hóa đơn bằng sáu ngôn ngữ khác nhau: tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Ý, tiếng Trung và tiếng Pháp.
# 3. Quản lý liên hệ
Tài khoản QuickBook Online bao gồm một hệ thống quản lý liên hệ toàn diện. Bạn có thể lưu rất nhiều thông tin về khách hàng của mình, chẳng hạn như phương thức thanh toán, số dư đầu kỳ và mã số thuế mặc định của họ.
Ngoài ra, mỗi liên hệ có thể có các tệp quan trọng, chẳng hạn như hợp đồng đính kèm với chúng, cho phép bạn gửi email hàng loạt. Thậm chí, bạn có thể sửa đổi tên của khách hàng của mình như một bước phát triển gần đây. Để minh họa, khách hàng, khách hàng, nhà tài trợ, khách, thành viên, bệnh nhân hoặc người thuê.
#4. Theo dõi chi phí
Theo dõi chi phí cho phép bạn nhập các chi phí riêng lẻ, nhập bảng sao kê ngân hàng theo cách thủ công hoặc kích hoạt nguồn cấp dữ liệu ngân hàng trực tiếp. Ngoài ra, bạn có thể phân loại chi tiêu của mình, thiết lập các quy tắc ngân hàng cụ thể và đính kèm biên nhận vào chúng. QuickBooks sẽ tự động khớp các giao dịch (nhưng bạn vẫn phải phê duyệt các kết quả khớp theo cách thủ công)
QuickBook Online, không giống như hầu hết các hệ thống kế toán, không sử dụng Yodlee cho nguồn cấp dữ liệu ngân hàng trực tiếp. Thay vào đó, nó nhận được điểm thưởng khi sử dụng trình kết nối ngân hàng của mình, nơi Yodlee được biết là đã vi phạm một số điều khoản của ngân hàng.
# 5. Xuất nhập khẩu
Khi so sánh với hầu hết các ứng dụng khác, tính năng nhập QuickBooks được làm mới và dễ sử dụng. Khách hàng, nhà cung cấp, biểu đồ tài khoản, sản phẩm và dịch vụ đều có thể được nhập, nhưng việc Xuất bị hạn chế hơn. Ngoài ra, báo cáo có thể được xuất sang Excel trong khi tất cả dữ liệu khác phải được xuất bằng Internet Explorer.
# 6. Quy trình làm việc
Tính năng Routines Beta trong QuickBooks Online đã được đổi tên thành Workflows. Quy trình công việc cho phép bạn tự động hóa các quy trình như gửi lời nhắc cho nhóm của bạn hoặc phát hành hóa đơn tự động. Chức năng này chỉ khả dụng cho khách hàng của gói Nâng cao.
# 7. Lập ngân sách
Không giống như phiên bản dành cho máy tính để bàn chỉ cho phép lập ngân sách trị giá một năm, kế toán QuickBook Online cho phép lập nhiều ngân sách. Đó là ngân sách có thể được tạo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Bạn cũng có thể tạo ngân sách bằng cách sử dụng dữ liệu từ năm tài chính trước và chạy một số báo cáo ngân sách. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có thể truy cập được trên đăng ký Plus và Advanced.
#số 8. Biểu đồ tài khoản
Kế toán QuickBook đi kèm với một biểu đồ tài khoản mặc định mà bạn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của mình. Thay vì có một lịch trình khấu hao tài sản được tích hợp sẵn, bạn có thể theo dõi chúng theo cách thủ công bằng cách sử dụng tính năng biểu đồ tài khoản.
# 9. Đối chiếu Ngân hàng:
Tính năng kế toán QuickBook này cho phép bạn đối chiếu các tài khoản ngân hàng và tạo báo cáo đối chiếu một cách đơn giản.
# 10. Quản lý tiền bạc
QuickBook có các tính năng đặc biệt để hỗ trợ kế toán trong việc quản lý tài chính của công ty. Họ có thể nhập ngày đến hạn và chi tiết thanh toán cho tất cả các hóa đơn định kỳ trong một phần của chương trình. Kế toán cũng có thể tạo hóa đơn hoặc in séc ngay lập tức từ QuickBook khi hóa đơn đến hạn.
Hơn nữa, mỗi giao dịch đều được ghi lại để thuận tiện truy cập trong các cuộc kiểm toán sau này.
Người dùng QuickBook cũng có thể kết nối tài khoản ngân hàng của họ với chương trình. Chức năng QuickBook này không chỉ cung cấp cho kế toán sự dễ dàng xem tất cả các hồ sơ tài chính trên một màn hình duy nhất, mà nó còn loại bỏ sự cần thiết phải in sao kê ngân hàng.
# 11. Theo dõi thời gian của nhân viên
Chức năng Theo dõi thời gian của nhân viên theo khách hàng của QuickBooks Online cho phép bạn cấp quyền truy cập vào thời gian cho vô số nhân viên, cho phép họ ghi lại thời gian của mình một cách độc lập trong hệ thống. Hơn nữa, điều này cho phép bạn nhanh chóng theo dõi thời gian để có thể lập hóa đơn và thanh toán cho nhân viên của mình một cách thích hợp.
Nhân viên hoặc nhà thầu của bạn sẽ chỉ cần điền vào bảng chấm công của họ trên bất kỳ PC nào có kết nối Internet. Ngoài ra, bạn có thể phân bổ từng hoạt động thời gian cho một dự án hoặc khách hàng và chọn có lập hóa đơn cho khách hàng của bạn cho thời gian đó hay không.
# 12. Báo cáo
Kế toán có thể sử dụng phần mềm QuickBook để tạo hóa đơn và một loạt các báo cáo tài chính khác. Chúng bao gồm so sánh thu nhập và chi tiêu từ năm này sang năm khác, cũng như các bản ghi về xu hướng và dự báo. Hơn nữa, mỗi báo cáo có thể được xuất sang định dạng bảng tính Microsoft Excel và gửi qua email.
Cách sử dụng phần mềm QuickBook
Sau khi đăng ký QuickBooks Online, bạn sẽ có thể đăng nhập và truy cập trang tổng quan chính. Nếu bạn đang chuyển từ một phần mềm kế toán khác sang QuickBook, bạn có thể nhập các tệp trước đó vào tài khoản mới của mình. Trang tổng quan chính sẽ cung cấp thông tin tổng quan về tài khoản QuickBook của bạn, bao gồm dòng tiền, hóa đơn, chi phí, doanh số bán hàng và các thông tin khác.
Hơn nữa, bạn có thể kết nối các tài khoản thẻ tín dụng của mình bằng cách sử dụng tab Ngân hàng ở phía bên trái của bảng điều khiển để QuickBooks tự động phân loại các giao dịch cho bạn. Sau đó, khi đối chiếu sổ sách của mình, bạn sẽ có thể xem lại các giao dịch này trong menu Ngân hàng
Sau đó, bạn có thể cá nhân hóa hóa đơn, bật theo dõi thuế bán hàng tự động (nếu cần) và tìm hiểu cách nhập biên lai và hóa đơn trên thiết bị di động. Sử dụng biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, bạn có thể cập nhật tất cả cài đặt tài khoản của công ty mình. Cuối cùng, bạn có thể mời nhân viên kế toán vào tài khoản QuickBooks Online của mình thông qua tùy chọn Chuyên gia của tôi; bạn cũng có thể tìm kiếm một kế toán viên nếu bạn hiện chưa có.
QuickBooks có khó học không?
Đối với một người đã quen thuộc với các nguyên tắc kế toán và cách thức hoạt động của phần mềm kế toán, việc học cách sử dụng QuickBooks rất đơn giản. Tuy nhiên, đối với những người thiếu hiểu biết về máy tính hoặc kinh nghiệm kế toán, điều đó có thể là một thách thức. Nó phụ thuộc vào người dùng cuối, mặc dù Intuit, công ty đã tạo ra QuickBooks, mô tả rằng nó đã sẵn sàng để sử dụng.
QuickBooks có tốt hơn Excel không?
Bạn có thể thực hiện các tính toán phức tạp bằng Excel vì các công thức của nó mạnh mẽ hơn nhiều so với các công thức trong QuickBooks. QuickBooks thiếu khả năng thực hiện các hoạt động phức tạp như phân tích thống kê và bảng tổng hợp, khiến việc này trở nên khó khăn hoặc không thể thực hiện được.
Bạn có thể nhận QuickBooks miễn phí không?
Thông qua Chương trình Giáo dục Intuit của chúng tôi, các nhà giáo dục và sinh viên có quyền truy cập miễn phí vào QuickBooks Online (IEP). Ghé thăm trang web của chúng tôi hoặc gửi email đến [email được bảo vệ] để gửi một ứng dụng và thiết lập một tài khoản. Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được giấy phép miễn phí cho Tài khoản trực tuyến QuickBooks.
Tôi có thể tự học QuickBooks không?
Ngoài ra, bạn có thể tham gia một khóa học cấp tốc về bảng lương hoặc sổ sách kế toán. Đào tạo video trực tuyến theo nhịp độ của riêng bạn là một lựa chọn nếu lịch trình của bạn bận rộn. Bạn có thể xem video bất cứ khi nào bạn muốn sau khi nhận được chúng để bạn có thể học theo tốc độ của riêng mình.
Tôi có thể học QuickBooks trong một ngày không?
Bạn sẽ học các kỹ năng cho phép bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, bất kể trình độ kỹ năng hay kiến thức của bạn với QuickBooks. Khóa học tổng quan kéo dài một ngày của chúng tôi dạy sinh viên cách làm việc với danh sách, biểu đồ tài khoản và tài khoản ngân hàng đồng thời giới thiệu cho họ về môi trường và các nguyên tắc cơ bản của việc thiết lập công ty.
Tại sao mọi người sử dụng QuickBooks?
Nhờ khả năng quản lý thu nhập và chi phí, lập hóa đơn và thanh toán, khấu trừ thuế, v.v. dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô—bao gồm cả những cá nhân tự kinh doanh—QuickBooks là một trong những hệ thống phần mềm kế toán nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi nhất trên thị trường. .
Bài viết liên quan
- TỔNG HỢP LEDGER: Mẫu dễ dàng, ví dụ và tất cả những gì bạn cần (+ pdf miễn phí)
- Kế toán Sổ cái: Tất cả những gì bạn cần biết (+ Công cụ nhanh)
- Cách nhập một kiểm tra bị trả lại trong QuickBooks- Hướng dẫn dành cho chuyên gia
- Kế toán QuickBooks: Hướng dẫn cơ bản để có kết quả tối ưu (+ Công cụ nhanh)
- Sổ sách kế toán và Kế toán: Các Thực tiễn & Sự khác biệt Tốt nhất năm 2023
Câu hỏi thường gặp về QuickBooks
QuickBook có khó học không?
QuickBooks có thể là một đường cong học tập cho những người mới làm quen với phần mềm và ngành kế toán. Tuy nhiên, đối với những người đã quen thuộc với các khái niệm kế toán và các phần mềm tương tự, QuickBooks khá đơn giản để học.
QuickBooks có miễn phí lưu giữ sách không?
Sứ mệnh của QuickBooks luôn là hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và các chuyên gia kế toán trên toàn thế giới. Để đạt được điều đó, bạn có quyền làm việc với khách hàng của mình miễn phí. Vì vậy, chi phí tổng thể được giảm thiểu và khi bạn tiếp nhận khách hàng QuickBooks Online mới, họ sẽ tiếp nhận công việc kinh doanh mới
Tôi có thể tự học QuickBooks không?
Sau khi bạn nhận được video, chúng vẫn là của bạn mãi mãi để bạn có thể học theo tốc độ của riêng mình. Ngoài ra, nếu bạn thích trải nghiệm học tập trong lớp học, bạn có thể chọn tham gia các buổi học trực tiếp tại một địa điểm gần bạn. Kiểm tra trang Intuit để biết chi phí đào tạo.
Mất bao lâu để trở thành QuickBooks được chứng nhận?
Bạn không cần phải là nhân viên kế toán hay kế toán hoặc có bất kỳ chứng chỉ hoặc bằng cấp giáo dục cụ thể nào. Tuy nhiên, chỉ cần đầu tư một hoặc hai giờ mỗi ngày, bạn có thể trở thành một QuickBooks Provisor được chứng nhận trong vòng ít nhất là hai tuần
Làm cách nào để trở thành người giữ sách trong QuickBooks?
Để trở thành một nhân viên kế toán được chứng nhận, bạn phải có kinh nghiệm kế toán tối thiểu là hai năm và cũng phải vượt qua một kỳ thi. Mặc dù vậy, bạn cần tiếp tục đáp ứng các yêu cầu giáo dục ba năm một lần để duy trì Chứng nhận
