Xương sống của công ty bạn là hàng tồn kho. Bạn phải có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng không quá nhiều đến mức chi phí lưu trữ của bạn vượt khỏi tầm kiểm soát. Trong tình huống này, một hệ thống kiểm kê có thể được sử dụng. Hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp bán hàng hóa. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì, cung cấp ví dụ, thảo luận về lợi ích của nó và kiểm tra mục nhật ký cho hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn để xác định xem đó có phải là phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất cho kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn hay không.
Hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Hàng tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán liên tục ghi lại những thay đổi của hàng tồn kho trong thời gian thực, loại bỏ nhu cầu kiểm kê vật lý và đảm bảo rằng hàng tồn kho trên sổ sách phản ánh chính xác hàng tồn kho thực tế. Các thiết bị đầu vào như hệ thống điểm bán hàng (POS) và máy quét được các nhà kho sử dụng để ghi lại hàng tồn kho vĩnh viễn.
Phương pháp kiểm kê vĩnh viễn đang trở nên phổ biến hơn trong các nhà kho và ngành bán lẻ. Báo cáo quá mức, còn được gọi là khoảng không quảng cáo ảo và báo cáo thiếu hàng tồn kho có thể được giảm xuống mức tối thiểu với khoảng không quảng cáo vĩnh viễn. Các công ty sử dụng hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) để sản xuất cũng được yêu cầu duy trì hàng tồn kho vĩnh viễn.
Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn là gì?
Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn dựa trên phương pháp kế toán được gọi là hàng tồn kho vĩnh viễn, liên tục ghi lại các thay đổi hàng tồn kho theo thời gian thực với hệ thống điểm bán hàng được vi tính hóa, loại bỏ nhu cầu kiểm tra hàng tồn kho thực tế.
Trong hệ thống này, một công ty không thực hiện bất kỳ nỗ lực nào để duy trì hồ sơ kiểm kê chi tiết của các sản phẩm có sẵn; thay vào đó, việc mua hàng hóa được ghi lại dưới dạng ghi nợ vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn khác với hệ thống kiểm kê định kỳ, trong đó một công ty lưu giữ hồ sơ kiểm kê thông qua số lượng vật lý thông thường.
Hệ thống kiểm kê định kỳ là gì?
Một phương pháp được các doanh nghiệp sử dụng để tính toán sản phẩm của họ là hệ thống kiểm kê định kỳ, còn được gọi là hệ thống không liên tục. Kiểm kê định kỳ không duy trì kiểm đếm liên tục hàng hóa, mua, bán và các chi phí liên quan dựa trên một kỳ kế toán cụ thể.
Tất cả các giao dịch mua đều được kế toán công ty ghi vào tài khoản mua hàng, đó là cách hệ thống này hoạt động. Công ty đếm hàng tồn kho thực tế và kế toán chuyển bất kỳ số dư còn lại nào từ việc mua hàng vào tài khoản hàng tồn kho. Sau đó, kế toán thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với tài khoản hàng tồn kho để phản ánh chi phí của hàng tồn kho cuối cùng.
Ngoài ra, số lượng vật lý của hàng hóa là một tính năng xác định của một hệ thống định kỳ. Con số này rất quan trọng vì công ty không theo dõi các giao dịch duy nhất. Bản kiểm kê này bắt đầu quá trình đối chiếu hồ sơ, cho dù nó được thực hiện hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm.
Hiểu hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Bởi vì chúng cho phép theo dõi ngay doanh số bán từng mặt hàng và mức tồn kho, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể thích hợp hơn hệ thống kiểm kê định kỳ cũ hơn. Ngoại trừ trường hợp sai lệch so với số lượng hàng tồn kho thực tế do mất mát, đổ vỡ hoặc trộm cắp, hàng tồn kho vĩnh viễn không cần phải được điều chỉnh thủ công bởi kế toán của công ty.
Thông qua việc sử dụng máy quét mã vạch hoặc các hồ sơ vi tính hóa khác về việc mua, bán và trả lại sản phẩm khi chúng xảy ra, phần mềm hệ thống sẽ cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực. Cơ sở dữ liệu vĩnh viễn được cập nhật liên tục sẽ nhận được thông tin này.
Hệ thống cho phép tích hợp với các bộ phận khác, chẳng hạn như tài chính và kế toán. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ thuế và các quy định khác. Nhân viên có thể cung cấp dịch vụ khách hàng chính xác hơn về tính sẵn có của sản phẩm, bộ phận thay thế và các bộ phận vật lý khác bằng cách sử dụng dữ liệu hàng tồn kho vĩnh viễn.
Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn
Một hệ thống vĩnh viễn và định kỳ yêu cầu các công cụ và quy trình khác nhau về cách nhân viên ghi chép hàng tồn kho, mặc dù chúng có thể bổ sung cho nhau. Nhân viên liên tục giám sát các sản phẩm trong một hệ thống vĩnh viễn. Nhân viên chỉ ghi sản phẩm theo khoảng thời gian định trước trong một hệ thống tuần hoàn.
Vì có nhiều bản ghi hơn để phần mềm và nhân viên theo dõi, hệ thống vĩnh viễn phức tạp hơn hệ thống định kỳ. Muller nói: “Các nguyên tắc cơ bản đều giống nhau, bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, khi xem xét hệ thống mà bạn muốn sử dụng. Nếu có sự ngắt kết nối trong hệ thống cơ bản, ngay cả với phần mềm tiên tiến nhất, thì bạn chỉ đơn giản là đang đẩy nhanh sai lầm của mình.
Bạn sẽ đưa ra các quyết định hệ thống dựa trên bản chất của sản phẩm, tính dễ hư hỏng và cách xử lý vật lý của chúng, bao gồm cả việc chúng lớn hay nhỏ và chúng chiếm bao nhiêu không gian. Bản chất của sản phẩm cũng được xác định bởi cách công ty của bạn nhận và dự trữ nó. “Một số hàng hóa được thống nhất: chúng có các bộ phận nhỏ và được chia thành các thùng riêng lẻ.”
Các hệ thống vĩnh viễn và định kỳ cũng khác nhau theo những cách sau:
#1. Cập nhật Tài khoản của bạn:
Trong một hệ thống vĩnh viễn, các cập nhật đối với sổ cái hàng tồn kho và sổ cái chung được thực hiện với mỗi giao dịch. Cập nhật sổ cái chung trong một hệ thống định kỳ chỉ xảy ra khi có số lượng vật lý, không dựa trên các giao dịch.
#2. Tính giá vốn hàng bán (COGS):
Trong một hệ thống vĩnh viễn, hệ thống phần mềm duy trì hoạt động kiểm đếm các giao dịch, vì vậy nó luôn có thể cung cấp giá vốn hàng bán. Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, giá vốn hàng bán được tính một lần vào cuối kỳ kế toán sau khi tiến hành kiểm kê thực tế. Trước khi kết thúc kỳ kế toán, giá vốn hàng bán chính xác không thể được tính toán.
#3. Ghi lại các giao dịch:
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn yêu cầu phần mềm vì có thể có hàng nghìn giao dịch cần theo dõi. Tuy nhiên, phần mềm không cần thiết cho một hệ thống tuần hoàn. Bạn có thể theo dõi hàng tồn kho của mình theo cách thủ công trong hệ thống kiểm kê định kỳ.
#4. Đếm chu kỳ:
Đếm theo chu kỳ là quá trình các doanh nghiệp đếm các phần hàng tồn kho của họ để hoàn thành toàn bộ hàng tồn kho trong một chu kỳ thời gian. Họ không tính tất cả hàng tồn kho của mình cùng một lúc mà thực hiện các điều chỉnh nhỏ dựa trên những gì họ đếm được. Các doanh nghiệp chỉ sử dụng tính chu kỳ trong một hệ thống vĩnh viễn, còn được gọi là lấy mẫu. Do không có khả năng thiết lập đường cơ sở, họ không sử dụng cách tính chu kỳ trong hệ thống kiểm kê định kỳ.
#5. Theo dõi mua hàng:
Mua hàng được ghi lại trong tài khoản hàng tồn kho nguyên vật liệu hoặc tài khoản hàng hóa trong một hệ thống vĩnh viễn. Các giao dịch mua được đăng nhập vào tài khoản tài sản mua trong một hệ thống định kỳ mà không có bất kỳ thông tin đếm đơn vị nào được thêm vào.
#6. Tiến hành điều tra:
Các giao dịch có sẵn ở mức rất chi tiết trong một hệ thống vĩnh viễn. Do đó, bạn có thể dễ dàng tiến hành điều tra các lỗi liên quan đến hàng tồn kho. Bởi vì một hệ thống định kỳ tổng hợp dữ liệu ở mức cao, các cuộc điều tra này phức tạp hơn. Rất khó để sử dụng dữ liệu này để xác định lỗi quy trình.
Mặc dù các tiêu chuẩn GAAP nêu rõ rằng hệ thống vĩnh viễn hoặc định kỳ đều phù hợp với mọi doanh nghiệp, nhưng mỗi hệ thống sẽ phù hợp hơn với quy mô khác nhau của tổ chức. Vì các hệ thống vĩnh viễn nhạy cảm hơn với thời gian nên chúng thường phù hợp hơn với các công ty có doanh số bán hàng cao hoặc nhiều địa điểm bán lẻ. Các hệ thống định kỳ có thể cản trở việc ra quyết định trong các tổ chức này. Các hệ thống định kỳ phù hợp hơn cho các công ty không cập nhật hàng tồn kho chậm.
Ví dụ về hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Việc sử dụng máy quét mã vạch không dây trong cửa hàng tạp hóa là ví dụ về hệ thống kiểm kê vĩnh viễn phổ biến nhất. Ngay khi một giao dịch được quét trên hệ thống, nó sẽ được ghi lại ngay lập tức. Các công ty có thể dễ dàng tính toán kho dự trữ hiện tại và cần thiết theo cách này.
Nhập nhật ký cho hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Bạn có thể thấy mình ghi nhật ký các giao dịch khi xử lý kế toán hàng tồn kho. Để thực hiện kế toán hàng tồn kho, bạn sẽ cần các mục nhật ký phổ biến nhất được liệt kê bên dưới.
- Mua hàng hóa theo giá gốc: Hàng tồn kho được ghi nợ và các khoản phải trả được ghi có để phản ánh việc mua hàng hóa theo giá gốc.
- Thanh toán AP: Mục nhật ký được sử dụng để thực hiện thanh toán hóa đơn.
- Điều khoản tín dụng: Các nhà sản xuất và nhà bán buôn thường bán hàng theo tín dụng. Hóa đơn hoặc hóa đơn của người bán chứa các điều khoản tín dụng này.
- Bán hàng hóa: Khi một công ty bán hàng hóa, hai mục nhật ký phải được thực hiện: một để ghi nhận việc bán hàng và một mục khác để ghi lại giá vốn hàng bán.
- Thu AR: Việc thu tiền mặt của các khoản phải thu được ghi nhận.
Ưu điểm và nhược điểm của hàng tồn kho vĩnh viễn
So với các phương pháp khác, hàng tồn kho vĩnh viễn cho phép theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực hơn. Tuy nhiên, hệ thống này đòi hỏi phải lưu giữ và giám sát hồ sơ nhất quán và tốn kém hơn để thực hiện so với các phương pháp thay thế.
Sau đây là một số cách mà khoảng không quảng cáo vĩnh viễn có thể giúp bạn tiết kiệm tiền:
- Không cần phải đóng cửa các cơ sở thường xuyên để tiến hành kiểm kê vật lý.
- Dữ liệu từ mã vạch được quét hỗ trợ dự báo hàng tồn kho.
- Bạn có thể giải thích cho tất cả các giao dịch, cung cấp cho sản phẩm của bạn trách nhiệm hoàn toàn.
Dù vượt trội nhưng hàng tồn kho vĩnh viễn không phải là không có sai sót. Vẫn có những cách để mất kiểm soát hàng tồn kho tích cực mặc dù có một hệ thống theo dõi sản phẩm tự động, liên tục.
Nhược điểm của việc sử dụng hàng tồn kho vĩnh viễn bao gồm:
- Để giữ cho dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa, bạn vẫn phải tiến hành kiểm kê hàng năm.
- Mọi giao dịch đều phải được nhập, điều này đòi hỏi phải theo dõi và lưu giữ hồ sơ nhất quán hơn.
- Vì chúng yêu cầu phần mềm và đào tạo, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đắt hơn để thiết lập so với các phương pháp khác.
Khi nào nên sử dụng hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Khi một công ty cần biết chính xác có bao nhiêu đơn vị hàng tồn kho tại mọi thời điểm, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn nên được sử dụng. Ngoài ra, khi có nhiều loại sản phẩm trong kho và lượng hàng tồn kho lớn, điều này đặc biệt quan trọng. Một công ty sẽ không thể thông báo chính xác cho khách hàng của mình khi nào công ty có thể thực hiện các đơn đặt hàng của họ nếu không có hệ thống vĩnh viễn.
Đây cũng là một hệ thống hữu ích cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng vì các tổ chức này cần duy trì sự kiểm soát chặt chẽ đối với các khoản đầu tư vốn lưu động của họ. Hơn nữa, bất kỳ công ty nào cam kết thực hiện nhanh chóng các đơn đặt hàng của khách hàng đều yêu cầu hiểu biết thấu đáo về số dư hàng tồn kho của mình, điều mà chỉ một hệ thống vĩnh viễn mới có thể cung cấp.
Ai sử dụng hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn?
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn được ưa thích bởi các công ty lớn với lượng hàng tồn kho lớn. Đối với các doanh nghiệp mới nổi và doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm khả năng mở rộng, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có thể là lý tưởng.
Số lượng chu kỳ cần thiết cho một hệ thống định kỳ rất khó thực hiện đối với các tập đoàn lớn.
Hơn nữa, một công ty có nhiều địa điểm bán lẻ có thể dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho hơn khi cơ sở dữ liệu sản phẩm được cập nhật thường xuyên. Ví dụ: một nhà bán lẻ dụng cụ có thể có một khách hàng đang tìm kiếm một loại cờ lê hiếm. Nó có sáu địa điểm trong khu phố. Nó có thông tin theo thời gian thực về những trang web nào có thể có hàng trong kho bằng cách sử dụng hệ thống vĩnh viễn, vì vậy khách hàng có thể nhanh chóng lấy cờ lê của mình thay vì lái xe từ cửa hàng này sang cửa hàng khác để tìm kiếm nó.
Các doanh nghiệp khác yêu cầu hàng tồn kho vĩnh viễn bao gồm vận chuyển thả, trong đó nhà sản xuất vận chuyển trực tiếp đến khách hàng hoặc thương mại và phân phối.
Cách sử dụng hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
Các công ty phải thiết lập một hệ thống trong đó mọi phần hàng tồn kho được nhập và khấu trừ khi nó được bán để tính toán hàng tồn kho. Phải sử dụng thiết bị đầu cuối POS, máy quét mã vạch và phần mềm kiểm kê vĩnh viễn để cập nhật hàng tồn kho ước tính với mỗi lần mua và bán sản phẩm.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không thể thay thế kiểm kê vật lý định kỳ vì nó ước tính lượng hàng tồn kho. Một kiểm kê vật lý cần phải được thực hiện tại một số điểm. Đếm theo chu kỳ, hoặc đếm thực tế một phần hàng tồn kho để sử dụng làm cơ sở kiểm tra tính chính xác của hệ thống vĩnh viễn, thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp sử dụng hệ thống khoảng không quảng cáo vĩnh viễn. Một kho vật lý đầy đủ sẽ được hoàn thành theo thời gian.
Các số liệu cần tính đến khi chọn một hệ thống
Như bạn có thể đã đoán từ phần trước, có những lập luận ủng hộ và phản đối hàng tồn kho vĩnh viễn. Khả năng tồn tại của từng trường hợp phụ thuộc vào các khía cạnh cụ thể của công ty bạn:
#1. Hàng tồn kho và khối lượng giao dịch
Phương pháp nào trong số hai phương pháp này là tốt nhất cho bạn chủ yếu được xác định bởi số lượng khoảng không quảng cáo mà bạn có. Đối với hầu hết các tổ chức có hàng tồn kho lớn, lợi ích của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn lớn hơn những nhược điểm.
#2. Vị trí đa dạng
Nếu công ty của bạn hoạt động từ nhiều địa điểm, việc quản lý hàng tồn kho trở nên vô cùng khó khăn. Nó thường xuyên thay đổi hàng tồn kho của nó.
# 3. Ngân sách
Tình hình tài chính của bạn chắc chắn là yếu tố dễ thấy nhất. Nếu bạn có đủ khả năng đầu tư vào chi phí thiết lập ban đầu của một hệ thống vĩnh viễn, thì đó là.
Cơ sở hạ tầng cần thiết để thực hiện chính xác chiến lược này là đáng kể. Nó đi kèm với một mức giá mà các doanh nghiệp nhỏ có thể không đủ khả năng.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn với các ví dụ là gì?
Hàng tồn kho vĩnh viễn là một phương pháp kế toán liên tục ghi lại những thay đổi của hàng tồn kho theo thời gian thực, loại bỏ nhu cầu kiểm kê vật lý và đảm bảo rằng hàng tồn kho trên sổ sách phản ánh chính xác hàng tồn kho thực tế. Các thiết bị đầu vào như hệ thống điểm bán hàng (POS) và máy quét được các nhà kho sử dụng để ghi lại hàng tồn kho vĩnh viễn.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có sử dụng LIFO hoặc FIFO không?
Có, giống như nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) có thể được sử dụng trong cả hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và hệ thống kiểm kê định kỳ.
Hai loại hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì?
- FIFO
- LIFO
- Chi phí bình quân gia quyền
Hàng tồn kho vĩnh viễn còn được gọi là gì?
Hệ thống kiểm kê liên tục
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp duy trì tài khoản hàng tồn kho theo thời gian thực được gọi là hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn hoặc hệ thống hàng tồn kho liên tục.
Mục đích của hệ thống vĩnh viễn là gì?
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một chương trình máy tính liên tục ước tính khoảng không quảng cáo của bạn dựa trên hồ sơ điện tử của bạn thay vì kiểm kê vật lý.
Kết luận
Thay vì hệ thống kiểm kê định kỳ đếm vật lý cũ hơn, các doanh nghiệp đang ngày càng sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn để theo dõi hàng tồn kho. Các hệ thống vĩnh viễn tốn kém để thực hiện nhưng ít tốn kém và tốn thời gian trong thời gian dài.
Một nhược điểm lớn của các hệ thống vĩnh viễn là không có khả năng theo dõi các mặt hàng bị mất, hư hỏng hoặc bị đánh cắp, bất chấp những lợi ích của việc ước tính lượng hàng tồn kho được cập nhật liên tục và khả năng kết nối của các hệ thống kế toán. Nhiều doanh nghiệp chống lại điều này bằng cách tiến hành đếm hàng tồn kho từng phần định kỳ, đóng vai trò là đường cơ sở cho hệ thống vĩnh viễn và nhằm mục đích cung cấp toàn bộ hàng tồn kho thực tế vào cuối kỳ.
Bài viết liên quan
- Lịch khấu hao, khoản vay và tính toán
- Hệ thống kế toán: Định nghĩa & Hướng dẫn về phần mềm kế toán tốt nhất
- PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ: Ý nghĩa, Phần mềm tốt nhất & Bằng cấp
- CÔNG CỤ THEO DÕI HÀNG TỒN KHO: Ý nghĩa, Phần mềm miễn phí & Trang tính
- HỆ THỐNG THEO DÕI KHO: Thực tiễn tốt nhất
dự án
