Phần mềm tính lương là một hệ thống quản lý tính lương dịch vụ chẳng hạn như thuế bảng lương, tiền lương, tiền thưởng cuối năm, sao kê lương, thời gian nghỉ có lương, quản lý phúc lợi và tổ chức hồ sơ nhân viên. Một số doanh nghiệp thuê ngoài phần mềm tính lương của họ, nhưng bạn có thể quyết định rằng thực hiện nó trong nhà là lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, có nhiều giải pháp phần mềm tính lương có sẵn để trợ giúp quá trình này.
Tuy nhiên, quyết định giải pháp nào là tốt nhất cho bạn có thể khó khăn. Chúng tôi đã soạn hướng dẫn này để giúp bạn hiểu môi trường của nhà cung cấp và bạn cũng có thể chọn từ 10 phần mềm tính lương tốt nhất.
Chức năng của phần mềm tính lương
Loại giải pháp này duy trì một loạt thông tin liên quan đến tiền lương của nhân viên và cũng thường bao gồm các chức năng quản lý lợi ích. Điều này bao gồm tất cả mọi thứ liên quan đến thu nhập (loại và tần suất trả lương, tiền thưởng, khấu lưu, trang phục, v.v.): kỳ nghỉ được trả lương và quyền lợi thời gian nghỉ, cũng như các quyền lợi một lần hoặc định kỳ như bảo hiểm y tế, hỗ trợ giáo dục, chi phí di chuyển, và kế hoạch nghỉ hưu.
Khi chuẩn bị chạy, hệ thống sẽ tính toán các khoản khấu trừ trong bảng lương như thuế liên bang, thuế thành phố và thuế tiểu bang (bao gồm An sinh xã hội, Medicare, thất nghiệp và cả bảo hiểm tàn tật). Sau đó, họ sẽ in séc bảng lương hoặc ký quỹ trực tiếp, và xuất dữ liệu trực tiếp sang phần mềm kế toán hoặc ở định dạng tương thích với việc nhập vào hệ thống kế toán. Nó cũng sẽ bao gồm các khoản bồi thường cho số dặm bay, di chuyển chỗ ở cho công nhân mới, và các chi phí đi lại khác, cũng như bất kỳ chi phí bổ sung nào do nhân viên chịu.
Cuối cùng, phần mềm sẽ tạo ra các biểu mẫu và báo cáo thuế cho chủ lao động, nhân viên và nhà thầu, chẳng hạn như 940, 941, 944, 1099, W2, W3 và 1099-MISC.
Ưu điểm của phần mềm tính lương
Nếu công ty của bạn đang duy trì thông tin nhân viên theo cách thủ công và thanh toáns, các giải pháp trả lương có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cũng như rất nhiều phức tạp bằng cách giảm các vấn đề tuân thủ.
# 1. Tiết kiệm thời gian.
Lợi ích rõ ràng nhất của bảng lương hệ thống quản lý là nó tiết kiệm thời gian, tiết kiệm tiền bạc. Các hệ thống này được thiết kế thân thiện với người dùng, do đó, quá trình học tập để thiết lập và bắt đầu xử lý bảng lương là tương đối ngắn. Những tiết kiệm thời gian cộng lại.
# 2. Giảm rủi ro bằng cách tăng độ chính xác.
Hệ thống phần mềm tính lương cũng có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc đảm bảo họ nộp đúng số tiền thuế liên quan đến phiếu lương và nộp các báo cáo cần thiết đúng hạn. Khi chạy bảng lương theo cách thủ công, dù chỉ một chút tính toán sai lầm, chẳng hạn như lỗi phép nhân hoặc làm tròn, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Các giải pháp này sẽ xử lý các hồ sơ và báo cáo thuế cho bạn và nhắc nhở bạn khi chúng đến hạn.
Đơn giản chỉ cần cập nhật các thay đổi đối với mã số thuế là một nỗ lực tốn nhiều thời gian. Phần mềm tính lương sẽ theo dõi những thay đổi này cho bạn nên bạn không cần phải làm như vậy.
# 3. Sản xuất báo cáo.
Cuối cùng, hệ thống tính lương cho phép bạn theo dõi thông tin về bảng lương theo thời gian. Nó sẽ nhanh chóng cung cấp các báo cáo có giá trị cho những người ra quyết định nội bộ, kế toán và kiểm toán viên. Vì vậy, một bảng lương có thể bao gồm chi tiết về chi phí hàng quý, số tiền nộp thuế hàng năm và việc tham gia lợi ích của nhân viên trong quá khứ.
Bạn là loại người mua nào?
Bảng lương thường chỉ là một thành phần trong các yêu cầu phần mềm của công ty, mặc dù điều này không phải lúc nào cũng đúng. Có nhiều mức độ người mua và các danh mục sau sẽ hỗ trợ bạn xác định phần mềm sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn:
# 1. Tiểu thương:
Một chủ doanh nghiệp nhỏ đang cố gắng sắp xếp hợp lý các hoạt động tính lương của họ sẽ mong muốn có phần mềm tính lương với mức giá cơ bản thấp. Hơn nữa, có thể bạn đang tự tính lương vào lúc này, vì vậy bạn sẽ cần tìm phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của mình.
# 2. Doanh nghiệp quy mô trung bình:
Các chuyên gia nhân sự tại các tổ chức quy mô vừa hoặc lớn hơn (hơn 50 nhân viên) sẽ được hưởng lợi nhiều hơn là chỉ các thủ tục trả lương cơ bản. Ở giai đoạn này, việc giới thiệu, thanh toán trực tiếp, khai thuế và các tính năng khác như theo dõi thời gian tham dự và theo dõi thời gian trở nên có giá trị hơn. Vì vậy, người mua sẽ mong muốn có một hệ thống quản lý nguồn nhân lực toàn diện hơn.
# 3. Doanh nghiệp lớn:
Những người mua này muốn vượt ra ngoài bộ phận nhân sự và cả gói hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Điều này bao gồm xử lý bảng lương đầy đủ dịch vụ, quản lý nhân tài và có thể là hệ thống quản lý vốn nhân lực. Điều này sẽ cho phép tích hợp chặt chẽ giữa tính lương và các quy trình nhân sự khác, cũng như kế toán và các hệ thống dành riêng cho bộ phận khác.
Một yếu tố khác cần xem xét là loại hệ điều hành (OS) mà phần mềm sẽ được chạy. Ví dụ: nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn có thể muốn kiểm tra hàng hóa được thiết kế dành riêng cho giao diện Mac. Ngoài ra, ngày càng có nhiều hàng hóa không có hệ điều hành, có nghĩa là chúng được tối ưu hóa để hoạt động trong trình duyệt web. Do đó, chúng không phụ thuộc vào một hệ điều hành cụ thể.
Khi lựa chọn phần mềm tính lương trực tuyến, tính khả dụng của ứng dụng di động cũng có thể được cân nhắc. Bạn sẽ không thể tiến hành tính lương hoặc nộp thuế, nhưng nhân viên sẽ có thể yêu cầu thời gian nghỉ, cập nhật thông tin cá nhân như số điện thoại và thực hiện các điều chỉnh đối với các tùy chọn trả lương khác.
Các tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) và các tổ chức dịch vụ hành chính muốn theo dõi các dịch vụ trả lương cho nhân viên của họ có thể xem xét phần mềm PEO.
Tìm hiểu xu hướng thị trường
Nhiều phần mềm tính lương hiện đã có trên internet. Software-as-a-Service (SaaS), một mô hình triển khai trong đó nhà cung cấp lưu trữ phần mềm trên máy chủ của chính họ và khách hàng truy cập giải pháp thông qua trình duyệt web, đang trở nên phổ biến hơn đối với các ứng dụng trả lương. Bởi vì các quy định về thuế thay đổi thường xuyên, bất kỳ phần mềm tính lương trực tuyến nào bạn mua sẽ cần được cập nhật ít nhất mỗi năm một lần. Các giải pháp tính lương trực tuyến là một giải pháp tuyệt vời cho nỗi lo này vì các nhà cung cấp tự động cập nhật phần mềm với các thay đổi pháp lý, giúp việc tuân thủ thuế trở nên đơn giản cho bạn.
Cổng thông tin nhân viên ngày càng phổ biến hơn. Trên toàn bộ hội đồng quản trị, phần mềm nhân sự đang trở nên tập trung hơn vào nhân viên. Cổng thông tin nhân viên đang trở nên phổ biến rộng rãi hơn, cả dưới dạng SaaS và hệ thống tại chỗ. Tìm kiếm các khả năng bổ sung tập trung vào nhân viên, chẳng hạn như khai thuế tự phục vụ của nhân viên, truy cập vào dữ liệu bảng lương cá nhân, lợi ích cá nhân, chi tiết ngân hàng để gửi tiền trực tiếp, bảng thanh toán, dữ liệu bảng chấm công và kiểm toán và báo cáo vắng mặt.
Tính năng của phần mềm tính lương
- Tính lương của nhân viên
- Tự động tính toán các khoản khấu trừ khấu lưu
- Kiểm tra quá trình xử lý thông qua tiền gửi trực tiếp
- Séc được in cho nhân viên không đăng ký gửi tiền trực tiếp.
- Tạo tài liệu thuế
- Tích hợp với các nhà cung cấp bảng lương bên thứ ba
- Phát hành séc lẻ tẻ hoặc thanh toán theo yêu cầu
- Theo dõi lịch sử tiền lương của từng nhân viên
- Chăm sóc các kế hoạch phúc lợi
- Chăm sóc kế hoạch nghỉ hưu
- Kiểm tra và theo dõi tiền lương
- Điều chỉnh và sửa đổi lương cho nhân viên
- Số dư bảng lương và số liệu tính toán được cập nhật thường xuyên.
- Tự phục vụ cho nhân viên
10 đánh giá phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất
# 1. BambooHR
Thay vì phải dành hàng giờ đồng hồ mỗi tháng để chuyển dữ liệu theo cách thủ công và lo lắng về độ chính xác, BambooHR làm cho việc quản lý bảng lương trở nên đơn giản, nhanh chóng và không gây căng thẳng. Cập nhật dữ liệu BambooHR ngay lập tức được đưa vào bảng lương, thực tế loại bỏ việc nhập trùng lặp dữ liệu. Hơn nữa, với báo cáo bảng lương hoàn chỉnh, dịch vụ khách hàng tốt hơn và dịch vụ khai thuế trọn gói, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và sự lo lắng về việc lập bảng lương, giúp bạn có thể tập trung vào các mục tiêu quan trọng khác.
# 2. Paychex Flex
Paychex Flex là giải pháp nhân sự và trả lương tất cả trong một mà bạn có thể mở rộng hoặc điều chỉnh khi tổ chức của mình mở rộng. Sử dụng nó để tính lương và cũng để tích hợp quản lý nhân sự, quản lý hưu trí và bảo hiểm của bạn với dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn và kiến thức chuyên môn của chúng tôi về các quy tắc có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Vì vậy, trong một thời gian giới hạn, bạn có thể nhận được ba tháng xử lý bảng lương miễn phí.
# 3. Gusto
Gusto là một nền tảng trực tuyến tiên tiến hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ quản lý nhân viên của họ. Các công cụ và dịch vụ hỗ trợ bạn trong việc giới thiệu, thanh toán, bảo hiểm và thu hút lực lượng lao động của bạn trong một nền tảng thân thiện với người dùng được tích hợp duy nhất được sử dụng bởi hơn 100,000 doanh nghiệp hiện đại. Gusto làm cho việc chăm sóc lực lượng lao động của bạn trở thành một trải nghiệm thú vị, đồng thời hỗ trợ bạn quản lý lợi nhuận và duy trì sự tuân thủ. Bất kể kịch bản phức tạp đến đâu, bạn sẽ cảm thấy mình là một người chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy cộng tác với Gusto để xây dựng một nơi làm việc mà mọi người cùng phát triển.
# 4. Phân bổ thanh toán
Bộ sản phẩm toàn diện của Paylocity cung cấp một nền tảng thống nhất cho các chuyên gia đưa ra các quyết định chiến lược về lợi ích, nhân sự cốt lõi, biên chế, tài năng và quản lý lực lượng lao động, tất cả đồng thời phát triển một nơi làm việc hiện đại và tăng cường sự tham gia của nhân viên. Nền tảng có thể được truy cập 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần từ bất kỳ vị trí nào bằng cách sử dụng ứng dụng di động.
# 5. Paycor
Với Paycor, bạn có thể giúp công ty của mình nâng cao năng suất, giảm thiểu lo lắng về tuân thủ và cũng có thể khôi phục thời gian bạn cần để tập trung vào chiến lược kinh doanh. Giải pháp nhân sự và trả lương tất cả trong một của Paycors loại bỏ nhu cầu lao động chân tay. Giao diện thân thiện với người dùng sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước của quy trình. Vì vậy, nó cho phép bạn vào và ra khỏi bảng lương một cách nhanh chóng. Tất cả thông tin nhân sự có sẵn ở một vị trí duy nhất. Nhập giờ của nhân viên trực tiếp, xem yêu cầu tiền mặt trước khi nộp bảng lương và quản lý chi tiết nhân viên.
# 6. Gợn sóng
Rippling là phần mềm tính lương và nhân sự được đánh giá cao nhất. Bạn có thể giới thiệu nhân viên mới trong 90 giây, xử lý bảng lương chỉ với một cú nhấp chuột và cũng có thể trả tiền cho nhân viên hoặc nhà thầu từ bất kỳ vị trí nào. Ngoài ra, với Rippling, bạn có thể quản lý thư mời làm việc, I-9, bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ của nhân viên, v.v. hoàn toàn trực tuyến và không cần giấy tờ. Nền tảng tất cả trong một, tiên tiến.
# 7. Greenshades
Greenshades là một giải pháp trả lương hợp nhất dựa trên đám mây hiện đại được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa phải. Nền tảng Greenshades thích hợp cho việc tích hợp có nguồn lực lâu dài vì nó được xây dựng để hoạt động với tất cả các phiên bản của Microsoft Dynamics (và cả các hệ thống ERP khác). Greenshades giúp việc trả lương dễ dàng hơn bao giờ hết, với khả năng tự phục vụ của nhân viên mạnh mẽ, sự tuân thủ chủ động và đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch. Hỗ trợ kỹ thuật được bao gồm trong tất cả các gói miễn phí.
#số 8. Paycom
Paycom cung cấp công nghệ nhân sự và tính lương thân thiện với người dùng giúp cải thiện toàn bộ vòng đời của nhân viên trong một chương trình duy nhất. Nó cải thiện quy trình, tạo hiệu quả, tăng chất lượng dữ liệu và cũng cung cấp cho nhân viên quyền kiểm soát thông tin nhân sự của chính họ thông qua một ứng dụng tự phục vụ, từ việc giới thiệu và đăng ký quyền lợi đến quản lý nhân tài và hơn thế nữa. Vì vậy, bạn có thể tận hưởng quá trình xử lý bảng lương dễ dàng bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào có quyền truy cập và không cần nhập lại dữ liệu.
# 9. SurePayroll
SurePayroll's Small Business Payroll là một dịch vụ tính lương trực tuyến hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ trên toàn quốc. Đây là một nhóm dịch vụ khách hàng từng đoạt giải thưởng có trụ sở tại Hoa Kỳ, cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa qua điện thoại, email và trò chuyện. Phần mềm tính lương doanh nghiệp nhỏ sắp xếp hợp lý và đảm bảo quy trình. Do đó, nó cho phép nộp bảng lương một cách nhanh chóng và dễ dàng từ bất cứ đâu vào bất kỳ lúc nào. Nhận bản dùng thử miễn phí 2 tháng.
# 10. Bảng lương yêu nước
Phần mềm Patriot cung cấp dịch vụ tính lương trực tuyến để giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nó được sản xuất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ ở Hoa Kỳ với 1 đến 100 nhân viên. Ngoài ra, hãy chọn giải pháp trả lương tốt nhất cho bạn: Bảng lương Cơ bản có mức phí hàng tháng là 10 đô la cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên. Bảng lương trọn gói - Phí hàng tháng $ 30 cộng với $ 4 cho mỗi nhân viên. Bạn xử lý bảng lương, nhưng chúng tôi xử lý hồ sơ thuế bảng lương. Phiếu lương có thể được gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bạn hoặc được in ra.
Làm cách nào để chọn phần mềm tính lương phù hợp cho doanh nghiệp của mình?
Việc chọn phần mềm tính lương phù hợp phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, ngân sách và các tính năng bạn cần. Xem xét các yêu cầu cụ thể của bạn và lập danh sách các tính năng bạn cần trong phần mềm tính lương. Đọc đánh giá sản phẩm và so sánh các tùy chọn khác nhau để tìm phần mềm tính lương tốt nhất phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Loại hình đào tạo và tài nguyên nào có sẵn để sử dụng phần mềm tính lương?
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm tính lương đều cung cấp tài nguyên và đào tạo, chẳng hạn như hướng dẫn, video và hướng dẫn sử dụng để giúp người dùng bắt đầu. Nhiều người cũng cung cấp hỗ trợ khách hàng tận tình để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp đào tạo trực tiếp và hội thảo trên web.
Tôi có thể theo dõi chi phí bằng phần mềm tính lương không?
Nó phụ thuộc vào phần mềm tính lương bạn chọn. Một số phần mềm tính lương cũng bao gồm các tính năng theo dõi chi phí cho phép bạn theo dõi chi phí và hoàn trả của nhân viên.
Phần mềm tính lương xử lý nghỉ phép và quản lý vắng mặt của nhân viên như thế nào?
Phần mềm tính lương thường bao gồm các tính năng giúp bạn quản lý thời gian nghỉ phép và vắng mặt của nhân viên. Bạn có thể dễ dàng theo dõi yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và phê duyệt hoặc từ chối chúng dựa trên chính sách của công ty bạn. Một số phần mềm tính lương cũng bao gồm các công cụ để theo dõi thời gian nghỉ ốm và nghỉ có lương.
Tôi có thể tích hợp phần mềm tính lương với các hệ thống kinh doanh khác không?
Có, nhiều nhà cung cấp phần mềm tính lương cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán và phần mềm quản lý nhân sự. Tích hợp phần mềm tính lương với các hệ thống khác giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn và giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm tính lương
Phần mềm tính lương có miễn phí không?
Ứng dụng di động PayRoller cũng như bảng chấm công, bảng phân công, quản lý nghỉ việc và ứng dụng nhân viên hoàn toàn miễn phí. Các khoản phí được áp dụng để sử dụng ứng dụng web PayRoller, tích hợp Xero và cũng để đóng góp nhiều hơn thông qua kho thanh toán bù trừ siêu tích hợp của chúng tôi.
Bạn có thể tự làm bảng lương không?
Sản phẩm chỉ có giải pháp xử lý bảng lương miễn phí là làm bảng lương bằng tay. Phần mềm tính lương, kế toán, sổ sách đều tính phí dịch vụ. Tuy nhiên, bạn không có thêm tiền để chi tiêu cho dịch vụ trả lương, phương pháp DIY có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền mặt
Làm cách nào để thiết lập bảng lương cho một nhân viên?
Cách tính lương: 8 bước đơn giản
- Tìm số nhận dạng chủ nhân của bạn. …
- Thu thập thông tin thuế của nhân viên. …
- Chọn lịch trả lương. …
- Tính lương gộp. …
- Xác định các khoản khấu trừ, trợ cấp và các khoản khấu lưu khác. …
- Cuối cùng, hãy tính toán lương ròng và trả lương cho nhân viên của bạn.
- Phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ: 5 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- Cách rút séc thu ngân: Tất cả những gì bạn nên biết
- ECN: (Mạng giao tiếp điện tử) Định nghĩa & Tất cả những gì bạn cần
- Biweekly Pay là gì? So sánh, tính toán, ưu và nhược điểm
- CÂN BẰNG DÙNG THỬ: Số dư dùng thử là gì và hoạt động như thế nào?
