Phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ: 5 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất

Phần mềm tính lương là một hệ thống được sử dụng bởi nguồn nhân lực (HR) hoặc các chuyên gia tính lương để quản lý toàn bộ vòng đời của các hoạt động tính lương từ đầu đến cuối. Dưới đây là một số tính năng, đặc quyền và các yếu tố quan trọng nhất của phần mềm tính lương cần xem xét khi lựa chọn phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Ngoài ra, chúng tôi có đánh giá về 5 phần mềm tính lương miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ.

Định nghĩa phần mềm tính lương

Bất kỳ chuyên gia nhân sự hoặc bảng lương nào cũng sẽ cho bạn biết rằng việc xử lý bảng lương đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ tính toán tiền lương. Hàng tháng, một loạt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được thực hiện, từ việc đăng ký nhân viên vào bảng lương của công ty đến việc đảm bảo tuân thủ và duy trì hoàn hảo Hồ sơ biên chế cho đến khi thoát. Phần mềm tính lương cho phép các chuyên gia dễ dàng theo dõi tất cả các nhiệm vụ này từ một vị trí.

Tầm quan trọng của phần mềm tính lương đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn

Việc xử lý và quản lý tiền lương đòi hỏi nhiều hành động để bảo vệ tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp - con người của doanh nghiệp. Quá trình này trở nên phức tạp, tốn thời gian và đôi khi có sai sót khi được thực hiện thủ công, sử dụng hệ thống cổ điển hoặc thông qua bảng tính. Phần mềm tính lương chuyên dụng hỗ trợ các chuyên gia tính lương trong việc tinh giản các nhiệm vụ trả lương khác, cho phép các nhân viên nhân sự và chủ doanh nghiệp nhỏ giải phóng thời gian cho các dự án kinh doanh quan trọng.

# 1. Tự động hóa bảng lương

Khi bạn tính lương theo cách thủ công, bạn đã để ngỏ cánh cửa cho những sai sót không cố ý và có thể rất tốn kém. Phần mềm tính lương có thể tự động hóa cả các hoạt động phức tạp và đơn giản, cho phép bạn quản lý tốt hơn việc tính lương trong doanh nghiệp của mình. Phần mềm tính lương tốt giữ cho quy trình có trật tự, đơn giản và hiệu quả, từ việc chuẩn bị tính lương cho đến khi kết thúc kỳ trả lương trong doanh nghiệp của bạn.

# 2. Theo dõi chi phí trả lương

Tiền lương là một khoản chi thường xuyên cho bất kỳ công ty nào. Khi công ty của bạn mở rộng, chi phí trả lương của bạn tăng lên và bạn cần có cái nhìn tổng thể về một trong những đóng góp quan trọng nhất vào báo cáo lãi và lỗ của bạn tháng này qua tháng khác. Phần mềm tính lương có thể cung cấp tất cả các báo cáo này, từ sổ đăng ký lương của nhân viên đến quy chế cho đến giải ngân tiền thưởng, cho phép bạn theo dõi chi tiêu đến đồng rupee cuối cùng.

# 3. Giảm thuế

Chúng tôi đã từng chứng kiến ​​những trường hợp các công ty bị phạt vì không nộp thuế. Phần mềm tính lương hỗ trợ bạn thích ứng với các luật thuế mới, chọn các quy chế sẽ áp dụng cho tổ chức của bạn, kiểm soát các khoản đóng góp của PF, v.v. Đôi khi, việc phân biệt thuế trả lương với thuế thu nhập có thể tẻ nhạt, bạn có thể tìm hiểu thêm thông qua bài đăng trên blog này. Với điều này, công ty của bạn có thể chắc chắn rằng công ty luôn thực hiện khấu trừ thuế chính xác.

#4. Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh thích hợp

Hàng tháng, nhân viên trả lương làm việc với một số nhóm để lấy đầu vào cho quá trình xử lý bảng lương. Thủ tục phức tạp và tốn thời gian, và với một công ty đang phát triển, nó sẽ chỉ trở nên khó khăn hơn. Tích hợp an toàn cho phép bạn truy cập dữ liệu từ nhiều nhóm tại một vị trí duy nhất. Phần mềm tính lương được kết nối chặt chẽ với các nền tảng nhân sự và kế toán cho phép bạn hợp nhất ba bộ phận riêng biệt nhưng quan trọng dưới một mái nhà.

# 5. Giữ an toàn cho dữ liệu bảng lương của bạn

Hệ thống tính lương chứa thông tin nhạy cảm về nhân viên của bạn như lương, thuế, tài khoản ngân hàng, v.v. Phần mềm tính lương với các kiểm soát truy cập chi tiết có thể cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu tính lương của bạn. Bạn có thể phân biệt giữa nhiều trách nhiệm mà mỗi bộ phận đảm nhận và ngăn chặn truy cập không mong muốn. Cộng tác an toàn với nhân viên, hiển thị cùng một giao diện, nhưng giới hạn nhân viên trả lương chỉ những gì họ cần xem dựa trên công việc của họ.

Tính năng phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ

# 1. Đơn giản hóa việc giới thiệu nhân viên

Mỗi ngày là một chuyên viên nhân sự, bạn đang ngập đầu trong đống thủ tục giấy tờ. Phần mềm tính lương doanh nghiệp của bạn sẽ cho phép bạn nhanh chóng đăng ký những người trong bảng lương, cung cấp cho bạn thông tin hồ sơ nhân viên đầy đủ tại một nơi. Điều này có thể bao gồm thông tin chung, dữ liệu tiền lương, thuế và thông tin thanh toán, v.v.

# 2. Lương của nhân viên có thể được tùy chỉnh.

Hệ thống phân cấp của tổ chức của bạn có thể trải dài từ các giám đốc điều hành hàng đầu đến các sinh viên thực tập. Phần mềm tính lương được cập nhật sẽ cho phép bạn điều chỉnh thu nhập, phụ cấp, khấu trừ, hoàn trả và linh hoạt kế hoạch lợi ích các chính sách của công ty bạn.

# 3. Bảng lương chạy với một cú nhấp chuột

Khi bạn đã sẵn sàng chạy phiếu lương, phần mềm sẽ hoàn thành một loạt các nhiệm vụ liên quan đến bảng lương chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này có nghĩa là việc tính toán lương phải được tự động hóa, các khoản thuế phải được tính theo luật thuế mới nhất. Ngoài ra, phiếu lương, tiền lương và các bút toán kế toán phải được xử lý tự động.

#4. Các khoản thanh toán tiền lương được thực hiện trực tuyến

Trả lương đúng tiến độ là rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Phần mềm tính lương có liên kết tích cực với các ngân hàng có uy tín có thể hỗ trợ bạn chuyển lương không an toàn và đúng hạn cho tất cả nhân viên của mình. Một số phần mềm thậm chí còn cho phép bạn gửi trước tiền lương cho những nhân viên đã chọn ngoài các chu kỳ trả lương thông thường của bạn, cho phép bạn phản ứng với các tình huống thay đổi của nhân viên.

# 5. Tự phục vụ cho nhân viên

Đây là một điều cần thiết đối với phần mềm tính lương vì các cổng thông tin này vốn đã là kỹ thuật số, cho phép bạn tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể. Nhân viên có thể sử dụng các cổng tự phục vụ để truy xuất phiếu lương và bảng tính thuế của họ, gửi tờ khai và bằng chứng đầu tư, yêu cầu bồi hoàn và nhận thông báo về thời hạn trong thời gian thực.

# 6. Quản lý nghỉ phép và đi học

Phần mềm tính lương của bạn sẽ cho phép bạn quản lý thuận tiện dữ liệu nghỉ phép và chấm công của nhân viên trong tổ chức kinh doanh của bạn. Nó có thể thông qua kết nối với HRMS hoặc thông qua khả năng chấp nhận đầu vào bảng tính khi nghỉ phép và dữ liệu chuyên cần. Nhân viên trả lương của bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ nhanh hơn bằng cách tự động truy xuất dữ liệu nghỉ việc từ hệ thống HRMS.

# 7. Tờ khai thuế được định dạng trước

Để công ty của bạn có một hồ sơ tuân thủ thuế rõ ràng, phần mềm tính lương của bạn phải tự động cung cấp các báo cáo về tất cả các quy chế thiết yếu (PF, ESI, LWF, PT). Các báo cáo thuế được định dạng trước này có thể hỗ trợ bạn hoàn thành thủ tục khai thuế nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc sắp xếp tài liệu. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn có thể chia sẻ báo cáo với kiểm toán viên của mình.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn Phần mềm tính lương cho Doanh nghiệp của bạn.

Lựa chọn hệ thống trả lương tốt nhất là một khoản đầu tư quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Một hệ thống phức tạp và kém hiệu quả sẽ lãng phí cả thời gian và tiền bạc. Dưới đây là một số biến quan trọng nhất cần xem xét khi lựa chọn phần mềm tính lương.

# 1. Thời gian dùng thử miễn phí

Bạn sẽ có thể kiểm tra vùng biển bằng bản dùng thử miễn phí đầy đủ tính năng của phần mềm tính lương mà bạn chọn cho doanh nghiệp của mình. Trước khi đưa ra quyết định, bạn nên bổ sung ngay một số nhân viên, xây dựng một số cấu trúc tiền lương, thiết lập lịch trả lương và thực hiện chạy thử lương.

# 2. Đơn giản để sử dụng

Bởi vì các chuyên gia nhân sự đã bị thúc ép về thời gian, đường cong học tập cho phần mềm tính lương phải càng thấp càng tốt. Giao diện người dùng không lộn xộn, chỉ báo tính năng theo ngữ cảnh và trải nghiệm người dùng dễ dàng đảm bảo rằng bạn sẽ có thể điều hướng phần mềm tính lương một cách nhanh chóng trong doanh nghiệp của mình.

# 3. Có thể mở rộng

Khi xem xét phần mềm tính lương cho doanh nghiệp của bạn, hãy ghi nhớ về lâu dài. Bạn không thể chuyển từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác hàng tháng hoặc hàng năm. Tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu, nỗ lực di chuyển rất lớn và tốn thời gian. Phần mềm tính lương bạn sử dụng phải phù hợp với mục tiêu tăng trưởng của bạn và có thể mở rộng theo quy mô của bạn.

#4. Có thể truy cập

Chọn một phần mềm tính lương dựa trên đám mây cho doanh nghiệp của bạn cho phép bạn truy cập thông tin từ nhà hoặc khi đang đi du lịch chỉ bằng kết nối internet, trình duyệt web và thiết bị phù hợp như điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Điều này cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào. Nhân viên có thể theo dõi thông báo của bạn và truy cập bảng lương của họ trên các phiên bản di động của công cụ dựa trên đám mây ngay cả khi họ không ở văn phòng.

# 5. Chắc chắn

Tính lương đòi hỏi phải duy trì một số thông tin nhạy cảm nhất của nhân viên, chẳng hạn như thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng, dữ liệu tiền lương và số tài khoản cá nhân (PAN). Chọn một nhà cung cấp nổi tiếng coi trọng vấn đề bảo mật để bảo vệ dữ liệu của nhân viên của bạn. Nhà cung cấp phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, bao gồm chứng chỉ bảo mật ISO/IEC 27001, để bạn có thể tin tưởng rằng họ tuân thủ các quy trình hàng đầu.

#6. Ủng hộ

Đây là không có trí tuệ. Bạn đối phó với tiền lương hàng tháng và nhóm hỗ trợ sẽ có thể hỗ trợ bạn khi bạn cần. Tiếp cận người bán và tìm hiểu xem họ có sẵn hệ thống hỗ trợ tốt hay không. Kiểm tra mức độ đơn giản để liên hệ với họ, cho dù qua email, trò chuyện hay cuộc gọi điện thoại, và chọn các nhà cung cấp nổi tiếng về việc cung cấp hỗ trợ xuất sắc.

5 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

# 1. BambooHR

Thay vì dành hàng giờ mỗi tháng để chuyển dữ liệu theo cách thủ công và lo lắng về độ chính xác, BambooHR giúp việc quản lý bảng lương trở nên đơn giản, nhanh chóng và không gây căng thẳng. Các cập nhật dữ liệu của BambooHR ngay lập tức được chuyển vào bảng lương, giúp loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu trên thực tế. Ngoài ra, với báo cáo bảng lương hoàn chỉnh, dịch vụ khách hàng xuất sắc và dịch vụ nộp thuế trọn gói, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và không phải lo lắng về việc thiết lập bảng lương, cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

# 2. Paychex Flex

Paychex Flex là phần mềm nhân sự và bảng lương tất cả trong một mà bạn có thể mở rộng hoặc điều chỉnh khi doanh nghiệp của mình mở rộng. Sử dụng nó để tiến hành tính lương và tích hợp quản lý nhân sự, hưu trí và quản lý bảo hiểm với dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn và kiến ​​thức chuyên môn của chúng tôi về các quy tắc có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Trong thời gian giới hạn, nhận ba tháng xử lý phần mềm tính lương miễn phí.

# 3. Gusto

Gusto là một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến tiên tiến hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ quản lý nhân viên của họ. Các công cụ và dịch vụ của chúng tôi hỗ trợ bạn giới thiệu, thanh toán, bảo hiểm và thu hút lực lượng lao động của bạn trên một nền tảng duy nhất, tích hợp, thân thiện với người dùng được hơn 100,000 doanh nghiệp hiện đại sử dụng. Gusto làm cho việc chăm sóc lực lượng lao động của bạn trở thành một trải nghiệm thú vị, đồng thời hỗ trợ bạn quản lý lợi nhuận cuối cùng của mình và duy trì sự tuân thủ. Bất kể kịch bản phức tạp đến đâu, bạn sẽ cảm thấy mình là một người chuyên nghiệp. Hợp tác với Gusto để xây dựng một nơi làm việc nơi mọi người cùng phát triển.

# 4. SurePayroll

SurePayroll's Small Business Payroll là một phần mềm tính lương trực tuyến hàng đầu dành cho các doanh nghiệp nhỏ trên toàn quốc. Nhóm dịch vụ khách hàng từng đoạt giải thưởng có trụ sở tại Hoa Kỳ cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa qua điện thoại, email và trò chuyện. Bảng lương Doanh nghiệp Nhỏ sắp xếp hợp lý và đảm bảo quy trình, cho phép nộp bảng lương một cách nhanh chóng và dễ dàng từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào. Nhận bản dùng thử miễn phí 2 tháng.

# 5. Phần mềm tính lương Patriot

Phần mềm yêu nước cung cấp dịch vụ tính lương trực tuyến để giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong doanh nghiệp của mình. Dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ ở Hoa Kỳ có từ 1 đến 100 nhân viên. Chọn tùy chọn bảng lương phù hợp nhất với bạn: Bảng lương Cơ bản: phí hàng tháng là $10 cộng với $4 cho mỗi nhân viên bổ sung. Bảng lương đầy đủ dịch vụ: phí hàng tháng là 30 đô la cộng với 4 đô la cho mỗi nhân viên. Tiền lương có thể được gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bạn hoặc in ra.

Có bất kỳ hạn chế nào khi sử dụng phần mềm tính lương cho các doanh nghiệp nhỏ không?

Có thể có giới hạn về số lượng nhân viên có thể được xử lý bằng phần mềm tính lương được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ, ít cơ hội tùy chỉnh và thiếu các tùy chọn báo cáo mạnh mẽ.

Quy trình chuyển đổi từ tính lương thủ công sang tính lương bằng phần mềm như thế nào?

Khi thực hiện chuyển đổi từ xử lý bảng lương theo cách thủ công sang sử dụng phần mềm tính lương, điều quan trọng là phải xem xét tất cả các bước liên quan đến việc thực hiện thay đổi, chẳng hạn như so sánh các tùy chọn khác nhau, tạo tài khoản, nhập thông tin nhân viên, kiểm tra phần mềm và cuối cùng là xử lý bảng lương .

Tôi nên cân nhắc điều gì khi lựa chọn giải pháp phần mềm tính lương?

Hãy suy nghĩ về những thứ như bạn có bao nhiêu nhân viên, bạn cần loại xử lý bảng lương nào, phần mềm có tương thích với phần mềm kế toán của bạn hay không, chi phí là bao nhiêu và họ hỗ trợ bạn tốt như thế nào sau khi bán hàng khi chọn giải pháp bảng lương .

Làm cách nào để tôi bắt đầu sử dụng phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ của mình?

Nghiên cứu các tùy chọn có sẵn, so sánh các tính năng và giá cả, đăng ký tài khoản và thiết lập thông tin nhân viên cũng như tùy chọn xử lý bảng lương để bắt đầu sử dụng phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Các yêu cầu tương thích để sử dụng phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương bạn sử dụng sẽ xác định các yêu cầu hệ thống để chạy nó. Truy cập Internet, hệ điều hành phù hợp và trình duyệt web phù hợp là tất cả các ví dụ về các điều kiện tiên quyết điển hình.

Phần mềm tính lương cho FAQS doanh nghiệp nhỏ

Bài viết liên quan

1. Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
2. Cách rút séc thu ngân: Tất cả những gì bạn nên biết
3. Biweekly Pay là gì? So sánh, tính toán, ưu và nhược điểm
4. WAVEAPPS: Đánh giá Kế toán Chi tiết (+ Hướng dẫn Cách sử dụng)
5. Phần mềm dự báo bán hàng: 15+ Tùy chọn tốt nhất năm 2023 (+ Mẹo miễn phí)