Khi nó đến biên chế, bạn có rất nhiều việc cần đánh dấu vào danh sách việc cần làm của mình. Có thể có nhiều bước liên quan đến việc trả lương cho nhân viên của bạn, từ thu thập bảng chấm công đến phân phối cuống phiếu lương. Tuy nhiên, khi bạn đã trả lương cho nhân viên của mình, danh sách kiểm tra bảng lương của bạn vẫn chưa hoàn thành. Bạn cũng phải nộp báo cáo bảng lương cho dù là báo cáo được chứng nhận, hàng quý hay hàng năm. Tiếp tục đọc để tìm hiểu báo cáo bảng lương là gì và những biểu mẫu nào bạn phải nộp.
Báo cáo tính lương là gì?
IRS và phần lớn các tiểu bang yêu cầu các doanh nghiệp nộp báo cáo bảng lương hàng quý và hàng năm chỉ dành cho mục đích thuế. Khi bạn đăng ký một khoản vay kinh doanh, người cho vay gần như chắc chắn sẽ yêu cầu một báo cáo bảng lương chi tiết mức lương thưởng cho nhân viên. Nhân viên, cũng như Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA), mong đợi bạn cung cấp các báo cáo bảng lương cá nhân, được gọi là cuống phiếu lương, với mỗi phiếu lương.
Báo cáo bảng lương là tài liệu chứa tổng hợp dữ liệu bảng lương, các loại báo cáo bảng lương hỗ trợ chủ doanh nghiệp, người cho vay và chính phủ trong việc phân tích chi phí trả lương.
Các giải pháp phần mềm tính lương cung cấp nhiều loại báo cáo tiền lương bao gồm cả báo cáo hàng năm có thể được tạo nhanh chóng. Chúng ta hãy xem xét một số báo cáo bảng lương phổ biến nhất mà bạn sẽ gặp phải khi là chủ doanh nghiệp nhỏ. Báo cáo tính lương có thể được thực hiện hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Sự lựa chọn chỉ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn.
Các loại báo cáo lương
Có bao nhiêu loại báo cáo tính lương khác nhau? Để diễn giải nhân vật của Lindsay Lohan trong Mean Girls, "ranh giới không tồn tại."
Sau đây là phân loại cơ bản của các loại báo cáo bảng lương phổ biến nhất.
# 1. Báo cáo lương cho toàn bộ công ty
Sổ đăng ký bảng lương cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí trả lương của người sử dụng lao động. Nó phân tích các khoản bồi thường, các khoản khấu trừ và thuế thành các thành phần cơ bản nhất của chúng. Đây là báo cáo để tham khảo nếu bạn muốn biết tất cả nhân viên của mình đã làm việc bao nhiêu giờ trong kỳ trả lương cuối cùng hoặc số tiền công ty của bạn đã nộp thuế theo Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA) trong quý trước.
Bởi vì sổ đăng ký bảng lương bao gồm rất nhiều thông tin, bạn sẽ không muốn chia sẻ tất cả thông tin đó với bên thứ ba, chẳng hạn như người cho vay. Trước khi phân phát thông tin cá nhân về nhân viên của bạn ra bên ngoài bốn bức tường, hãy biên soạn lại.
Tất cả các giải pháp tính lương không được đề cập đến theo cùng một cách thức khác nhau. Nhật ký bảng lương là một thuật ngữ thông tục để chỉ sổ đăng ký bảng lương.
# 2. Báo cáo phù hợp với từng nhân viên
Phiếu lương, thường được gọi là hồ sơ thu nhập của nhân viên, bao gồm tiền lương, thuế và các khoản khấu trừ của từng nhân viên. Phiếu lương, trái ngược với sổ lương, tiết lộ mức lương của từng nhân viên, giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về các hoạt động trả lương của công ty bạn.
Nhân viên phải có quyền truy cập vào cuống phiếu lương của họ theo FLSA. Chúng hỗ trợ nhân viên hiểu cách tính tiền lương của họ và chúng thường được sử dụng để chứng minh thu nhập khi nộp đơn cho thuê và cho vay.
# 3. Bảng chấm công cho nhân viên
Báo cáo thời gian của nhân viên được các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng để xác định nhân viên của họ đã làm việc bao nhiêu giờ trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy thuộc vào báo cáo bạn tạo, nó có thể bao gồm thông tin về những gì người đó đã làm trong khi xem đồng hồ.
Khi đánh giá bảng lương năng suất của nhân viên phân tích, chủ doanh nghiệp sản xuất nên tham khảo báo cáo thời gian của nhân viên. Khi bạn so sánh thời gian làm việc của nhân viên với số lượng thành phẩm được sản xuất trong cùng một khoảng thời gian, bạn có thể thấy họ đã làm việc hiệu quả như thế nào.
#4. Báo cáo về yêu cầu tiền mặt
Báo cáo yêu cầu tiền mặt thông báo cho chủ doanh nghiệp biết lượng tiền mặt cần thiết để hoàn thành bảng lương. Nó chỉ ra cách phân bổ các khoản tiền giữa tiền gửi trực tiếp, thuế và các khoản khấu trừ khác. Kiểm tra báo cáo này nên là một phần của thực tiễn quản lý tiền lương của bạn.
# 5. Tờ khai thuế theo bảng lương
Báo cáo thuế bảng lương là báo cáo bảng lương hàng năm và hàng quý mà chủ doanh nghiệp đệ trình lên chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương để chuyển tải các khoản nợ lương và thù lao cho nhân viên.
Sau đây là các báo cáo thuế bảng lương liên bang phổ biến nhất:
- Mẫu 940: Báo cáo bảng lương hàng năm cho thuế của Đạo luật Thuế Thất nghiệp Liên bang (FUTA).
- Mẫu 941 là báo cáo bảng lương hàng quý cho FICA và khấu trừ thuế thu nhập liên bang.
- Biểu mẫu W-2: Báo cáo bảng lương hàng năm cho việc trả lương của nhân viên và khấu trừ thuế.
Gần như chắc chắn có một tiểu bang tương đương với mọi báo cáo thuế bảng lương liên bang. Kiểm tra với văn phòng thuế tiểu bang của bạn để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ báo cáo lương hàng quý của tiểu bang.
# 6. Báo cáo bảng lương về Chương trình bảo vệ tiền lương (PPP)
Để đủ điều kiện nhận các khoản vay PPP được tha thứ, các doanh nghiệp nhỏ phải đáp ứng các tiêu chí nhất định. Hệ thống phần mềm tính lương có thể cung cấp các báo cáo PPP bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để đăng ký khoản vay PPP và sự tha thứ.
Báo cáo PPP hỗ trợ chủ doanh nghiệp tính toán số tiền vay bằng cách phân tích dữ liệu tiền lương từ năm 2019 hoặc năm 2020. Khi đến thời điểm yêu cầu xóa nợ, phần mềm tính lương sẽ tạo ra một báo cáo khác chi tiết số tiền bạn đã chi cho bảng lương trong thời hạn 8 hoặc 24 tuần của khoản vay. .
# 7. Báo cáo bảng lương được chứng nhận
Các nhà thầu và nhà thầu phụ làm việc trong các dự án xây dựng của chính phủ được yêu cầu xuất trình báo cáo bảng lương được chứng nhận hàng tuần. Phần lớn các chính phủ đã phát triển các biểu mẫu trống mà bạn có thể điền vào và ký tên. WH-347 là biểu mẫu báo cáo bảng lương được liên bang chứng nhận.
Khi hoàn thành báo cáo bảng lương được liên bang chứng nhận, hãy cẩn thận làm theo các yêu cầu của Bộ Lao động. Vì việc tuân thủ báo cáo bảng lương là rất quan trọng ở đây, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ của kế toán viên trong lần đầu tiên bạn được yêu cầu lập một báo cáo bảng lương được chứng nhận.
Những gì cần bao gồm trong Báo cáo tính lương
Ba phần thông tin này sẽ giúp bạn cải thiện các báo cáo về bảng lương của mình.
# 1. So sánh dữ liệu
Khi có thứ gì đó để so sánh dữ liệu, nó sẽ trở nên có ý nghĩa hơn. Cân nhắc so sánh dữ liệu của bạn với dữ liệu của cùng thời điểm năm ngoái hoặc khoảng thời gian trước đó.
Nếu bạn đã từng xem các tài khoản tài chính đã được kiểm toán của một công ty đại chúng, bạn sẽ thấy ít nhất hai năm dữ liệu được xếp chồng lên nhau. Việc so sánh giúp các nhà đầu tư tiềm năng xác định liệu tình hình tài chính của công ty đang cải thiện, xấu đi hay vẫn ổn định.
Dữ liệu so sánh cũng hữu ích để kiểm tra chi phí trả lương. Ví dụ, khi có một cơ sở để so sánh với thông tin mới, bạn có nhiều khả năng xác định các vấn đề về tiền lương hơn.
# 2. Dữ liệu cho cả năm
Các chủ doanh nghiệp có ý thức về ngân sách - và tất cả các chủ doanh nghiệp nên - nên đưa các số liệu thống kê và báo cáo hàng năm vào biểu mẫu bảng lương của họ.
Ví dụ, nhiều công ty tạo báo cáo tiền lương hàng quý cho toàn công ty để theo dõi chi tiêu tiền lương. Tôi sẽ cần biết mình đã chi bao nhiêu cho bảng lương kể từ tháng XNUMX nếu tôi đang chuẩn bị báo cáo bảng lương quý XNUMX. Bằng cách đó, tôi sẽ có thể biết liệu mình có đi đến tháng XNUMX mà không làm tăng ngân sách kinh doanh của mình hay không.
# 3. Các kỳ trả lương được bảo hiểm
Làm cho các kỳ trả lương mà bạn đang báo cáo rõ ràng ở đầu mỗi biểu mẫu trả lương. Thay vì "Báo cáo bảng lương hàng quý", hãy đổi tên báo cáo đăng ký bảng lương của bạn thành "Báo cáo bảng lương quý 1 năm 2021".
Cách tạo báo cáo tính lương
Báo cáo bảng lương có nhiều hình dạng và kích cỡ. Dưới đây là cách cấu trúc báo cáo tiền lương của bạn, tùy theo mức độ phù hợp.
# 1. Xác định thông tin được yêu cầu.
Bắt đầu bằng cách xác định dữ liệu cần được chia sẻ với bên thứ ba hoặc phân tích nội bộ. Khi báo cáo cho bên thứ ba, không phải lúc nào bạn cũng muốn bao gồm nhiều thông tin hơn những gì họ yêu cầu.
Giả sử bạn đang tìm một khoản vay kinh doanh và phải cung cấp báo cáo bảng lương chi tiết chi phí trả lương của bạn cho bốn quý trước đó. Bạn sẽ không muốn gửi một bản đăng ký bảng lương đầy đủ vì nó sẽ bao gồm tên nhân viên, đóng góp cho kế hoạch nghỉ hưu và một loạt thông tin không liên quan khác. Bạn sẽ tốt hơn nếu có một báo cáo ngắn gọn nêu chi tiết thu nhập của nhân viên, thuế của người sử dụng lao động và các khoản phúc lợi ngoài lề do người sử dụng lao động cung cấp.
# 2. Chọn khung thời gian
Trừ khi bạn đang sử dụng biểu mẫu IRS để tạo báo cáo thuế trả lương, bạn có thể xác định kỳ báo cáo.
Ví dụ: bạn nên tạo 12 báo cáo bảng lương hàng tháng cho người cho vay của mình hơn là bốn báo cáo hàng quý. Nó cung cấp cho bạn một cách thức dẫn đầu hơn trong việc giải thích sự thay đổi của chi phí trả lương.
# 3. Nhập thông tin bảng lương
Bây giờ đã đến lúc lập báo cáo tính lương, tôi xin giới thiệu với các bạn về Microsoft Excel, người bạn tốt nhất của mọi kế toán. Kiểm tra các mẫu Excel có sẵn trên internet để tìm thứ gì đó gần giống với những gì bạn đang cố gắng tạo, sau đó điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Sau khi bạn đã tạo mẫu, hãy nhập dữ liệu từ hệ thống tính lương của bạn. Nếu bạn đang nhập dữ liệu theo cách thủ công, hãy cẩn thận để không mắc phải lỗi chuyển vị.
#4. Kiểm tra kết quả
Khi bạn đã viết xong báo cáo, hãy xem lại nó một lần nữa để tìm lỗi và xem bạn có thể thu thập được những thông tin chi tiết nào. Chi phí trả lương của bạn lớn hơn hay thấp hơn dự kiến? Tại sao?
Nếu bạn đang viết báo cáo cho bên thứ ba, hãy cân nhắc xem báo cáo đang trình bày câu chuyện gì. Nếu người cho vay hoặc nhà đầu tư hỏi bạn một câu hỏi thăm dò về giấy tờ tài chính của công ty bạn, bạn muốn trở thành một chuyên gia.
Làm cách nào để tôi nộp báo cáo bảng lương của mình với chính phủ?
Các phương pháp gửi dữ liệu bảng lương cho chính phủ khác nhau tùy theo khu vực pháp lý và loại báo cáo. Có thể bạn sẽ phải điền vào các thủ tục giấy tờ liên quan đến thuế liên bang và tiểu bang, cũng như thất nghiệp và bồi thường cho người lao động. Các biểu mẫu này có thể được gửi trực tuyến, trực tiếp đến chính phủ hoặc thông qua dịch vụ báo cáo thuế. Nếu bạn muốn nộp báo cáo bảng lương của mình đúng hạn và chính xác, bạn nên nói chuyện với kế toán viên hoặc chuyên gia về bảng lương.
Làm cách nào để đảm bảo báo cáo bảng lương của tôi là chính xác?
Để đảm bảo rằng báo cáo bảng lương của bạn là chính xác, điều quan trọng là phải lưu giữ hồ sơ chính xác về số giờ nhân viên đã làm việc, làm thêm giờ, nghỉ ốm và các loại nghỉ phép khác. Bạn cũng nên thường xuyên xem xét các báo cáo bảng lương của mình và so sánh chúng với hồ sơ bảng lương của bạn để xác định bất kỳ sự khác biệt nào. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm tính lương để tự động hóa quy trình tính lương của mình và giảm nguy cơ mắc lỗi.
Báo cáo tổng kết lương là gì?
Mục đích của báo cáo tóm tắt tiền lương là đưa ra cái nhìn tổng quan về tổng chi phí tiền lương trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể mong đợi xem các chi tiết như tổng số nhân viên, tổng số tiền thuế biên chế, tổng số tiền trợ cấp đã trả và tổng số tiền lương và tiền công đã trả. Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo tóm tắt bảng lương để theo dõi chi phí tiền lương, thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết và lập báo cáo tài chính.
Sự khác biệt giữa báo cáo bảng lương và mẫu W-2 là gì?
Tiền công, tiền lương, phúc lợi và thuế chỉ là một số thành phần tạo nên cái được gọi chung là chi phí tiền lương và tất cả chúng có thể được tìm thấy trong một báo cáo được gọi là cuống bảng lương. Tuy nhiên, vào cuối năm, nhân viên sẽ nhận được mẫu W-2 từ người sử dụng lao động của họ. Mẫu W-2 của nhân viên không chỉ nêu chi tiết số tiền thuế liên bang, tiểu bang và địa phương đã khấu trừ mà còn cả số tiền thanh toán An sinh xã hội và Medicare.
Báo cáo đối chiếu bảng lương là gì?
Tài khoản bảng lương trong sổ cái chung của công ty có thể được đối chiếu với hồ sơ bảng lương thông qua báo cáo đối chiếu bảng lương. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào giữa hồ sơ bảng lương và sổ cái chung, báo cáo này có thể được sử dụng để tìm và sửa chúng. Nếu bạn muốn đảm bảo hồ sơ bảng lương và báo cáo tài chính của mình là chính xác, bạn cần sử dụng báo cáo đối chiếu bảng lương.
Tổng kết
Báo cáo bảng lương hỗ trợ chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chi phí trả cho nhân viên của công ty họ. Có rất nhiều điều phải học được từ việc chia nhỏ chi tiêu tiền lương theo nhiều cách khác nhau, vì vậy đừng bỏ qua quá trình phân tích khi lập báo cáo bảng lương.
Câu hỏi thường gặp về Báo cáo bảng lương
Những gì cần được bao gồm trong một báo cáo lương?
Một bảng lương tốt là một tài liệu mà người sử dụng lao động sử dụng để xác minh các nghĩa vụ thuế của họ hoặc kiểm tra chéo dữ liệu tài chính. Nó có thể bao gồm như vậy thông tin như mức lương, số giờ làm việc, thời gian làm thêm giờ được tích lũy, thuế khấu trừ từ tiền lương, đóng góp thuế của người sử dụng lao động, số dư kỳ nghỉ, và hơn thế nữa.
Làm cách nào để lập báo cáo lương?
Tạo một báo cáo tóm tắt bảng lương
- Chuyển đến menu Báo cáo.
- Tìm phần Bảng lương, sau đó Tìm phần Tóm tắt Bảng lương.
- Đặt phạm vi ngày từ menu thả xuống.
- Chọn một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên.
- Cuối cùng, chọn Chạy báo cáo.
Những báo cáo tiền lương nào đến hạn hàng năm?
Báo cáo lương hàng năm. Các biểu mẫu thuế được sử dụng để báo cáo thuế thất nghiệp, thu nhập W-2 và các khoản thanh toán cho các nhà thầu độc lập được nộp hàng năm. Các khoản này sẽ đến hạn vào quý đầu tiên của năm sau
