Mặc dù có nhiều mục tiêu để đánh giá hiệu suất, nhưng một trong những mục tiêu quan trọng nhất của nó là cho phép các nhà quản lý cung cấp phản hồi cho nhân viên. Tuy nhiên, giống như bất kỳ loại phản hồi nào khác, các nhận xét đánh giá hiệu suất phải được chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo rằng nhân viên hiểu được lời khuyên quan trọng này và những gì họ phải làm trong tương lai.
Nhận xét đánh giá hiệu suất hiệu quả đưa ra những gợi ý hữu ích mà nhân viên có thể sử dụng để phát triển và cải thiện đồng thời ghi nhận những phẩm chất và thành công của nhân viên. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách đưa ra nhận xét đánh giá hiệu suất thuyết phục và truyền cảm hứng hơn cho những nhân viên mong muốn được chỉ đạo và phản hồi.
Đánh giá hiệu suất của một nhân viên là gì?
Công việc của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể được đánh giá chính thức trong đánh giá hiệu suất, đôi khi được gọi là đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá hiệu suất. Các nhà quản lý kiểm tra hiệu suất tổng thể của nhân viên, xác định điểm mạnh và điểm yếu, đưa ra nhận xét và hỗ trợ thiết lập mục tiêu trong quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Làm thế nào để viết một đánh giá của một nhân viên
Để thực hiện đánh giá nhân viên hiệu quả, hãy làm theo các bước sau:
#1. Kiểm tra bản mô tả công việc cho nhân viên
Nhận một bản mô tả công việc gần đây nhất cho từng nhân viên và xem qua các thông số kỹ thuật. Bạn có thể đã sửa đổi kỳ vọng của mình sau khi cộng tác chặt chẽ với các thành viên trong nhóm tùy thuộc vào hiệu suất và kỹ năng bình thường của mỗi người. Đọc lại bản mô tả công việc của từng thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn định hình đánh giá của mình dựa trên các nhiệm vụ dự kiến ban đầu của họ.
Khi bạn đọc mô tả công việc, hãy tính đến mức độ thành công mà các thành viên trong nhóm của bạn thực hiện nhiệm vụ của họ và đáp ứng các tiêu chuẩn cho vị trí đó. Ghi lại những điều mà mỗi thành viên trong nhóm thực hiện tốt, những lĩnh vực mà họ có thể cải thiện và những thời điểm họ vượt lên trên cả. Đưa ra nhận xét đánh giá của bạn dựa trên những ghi chú này.
#2. Chỉ ra các lĩnh vực cần phát triển
Tìm các đánh giá của năm ngoái nếu bạn đã cộng tác với một thành viên trong nhóm trong nhiều chu kỳ đánh giá. Đọc lại từng câu một cách cẩn thận để làm mới trí nhớ của bạn về cách từng thành viên trong nhóm của bạn đã làm trước đây. Ghi lại những vấn đề họ cần giải quyết và những nơi bạn nghĩ có thể sử dụng một số cải tiến.
Hãy tính đến sự phát triển của các thành viên trong nhóm của bạn trong suốt cả năm. Hãy mô tả hết mức có thể khi làm nổi bật những lĩnh vực mà chúng đã được cải thiện. Bao gồm thông tin về bất kỳ kỹ năng mới, đào tạo hoặc chứng chỉ nào mà các thành viên trong nhóm của bạn đã đạt được trong các đánh giá nhân viên của bạn. Để viết một bản đánh giá kỹ lưỡng có tính đến tất cả các cải tiến, hãy cố gắng ghi nhớ giá trị công việc của cả năm.
#3. Kiểm tra điểm yếu và điểm mạnh
Lập danh sách các điểm mạnh và thiếu sót của từng thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng các đánh giá trước đó và mô tả công việc là bước tiếp theo. Phần này của ghi chú đánh giá nhân viên có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng khung SWOT, viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.
Bắt đầu bằng cách suy nghĩ về điểm mạnh của bạn, bao gồm những phẩm chất tốt nhất, thành tích đáng chú ý và lĩnh vực chuyên môn của bạn. Tiếp theo, liệt kê những điểm yếu của các thành viên trong nhóm, chẳng hạn như những điều cản trở họ hoàn thành mục tiêu. Thứ ba, hãy nghĩ về các cơ hội để nhóm của bạn thể hiện tốt nhất. Cuối cùng, bao gồm những mối nguy hiểm có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu suất của họ.
#4. Đưa ra các mục tiêu thực tế
Đánh giá nhân viên có thể ảnh hưởng đến triển vọng tăng lương và thăng chức hàng năm ngoài việc hỗ trợ nhóm của bạn lập kế hoạch cho năm tới. Xem xét các cách để truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của bạn để nâng cao hiệu suất và phát triển sự nghiệp của họ khi bạn soạn thảo các đánh giá nhân viên của mình.
Để quyết định những mục tiêu bạn có thể thiết lập cho năm tới, hãy tính đến các mô tả công việc của các thành viên trong nhóm, hiệu suất trước đây của họ và kế hoạch chiến lược của công ty bạn. Đưa ra các đề xuất cho các mục tiêu có thể đạt được sẽ giúp ích cho mỗi người, toàn bộ nhóm của bạn và toàn bộ công ty của bạn.
#5. Đưa ra lời khuyên mang tính xây dựng
Mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể sẽ có điểm mạnh và điểm yếu. Trong suốt các bài đánh giá của bạn, hãy cố gắng đưa vào các nhận xét khích lệ. Khi bạn xác định một chủ đề hoặc tài năng mà một trong các thành viên trong nhóm của bạn đang thiếu, hãy đề xuất một chiến lược sẽ giúp họ thăng tiến. Bạn có thể cung cấp cho các thành viên trong nhóm của mình những lời khuyên hữu ích trong khi vẫn đưa ra những đánh giá khách quan về hiệu suất của họ bằng cách đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng.
#6. Khuyến khích phản hồi của nhân viên
Cho các thành viên trong nhóm của bạn nhiều thời gian để trả lời đánh giá của họ và đưa ra phản hồi về các quan sát, đánh giá và mục tiêu của bạn. Bạn càng lôi kéo họ tham gia vào quá trình xem xét, thì càng có nhiều khả năng họ sẽ cảm thấy cam kết thiết lập các mục tiêu đầy thách thức và thúc đẩy các mục tiêu quan trọng.
Những gì không nên viết trong nhận xét về đánh giá hiệu suất
Có một số bẫy đánh giá điển hình mà bạn sẽ muốn tránh nếu muốn tạo nhận xét đánh giá sâu sắc truyền đạt rõ ràng ý của bạn. Dưới đây là một số điều cần tránh:
#1. Không bao gồm nhân khẩu học của nhân viên
Các tuyên bố đề cập đến nhân khẩu học có thể là hành vi vi phạm, cho dù chúng có mục đích tốt đến đâu và chúng có thể khiến nhân viên của bạn cảm thấy khó chịu tại nơi làm việc. Những điều sau đây không bao giờ được đề cập đến trong đánh giá hiệu suất:
- Độ tuổi
- Giới Tính
- Cuộc đua
- Định hướng tình dục
- Quốc tịch
- Và tôn giáo là một yếu tố
Chẳng hạn, thay vì chỉ trích dựa trên tuổi tác của nhân viên, nếu bạn hài lòng với thành tích chung của họ mặc dù thực tế là họ vẫn đang ở giai đoạn đầu của sự nghiệp với tư cách là một chuyên gia, hãy chỉ ra những thành tích cá nhân của họ. Bạn phải luôn đảm bảo rằng nhận xét của bạn phản ánh đúng đại từ nhân viên của bạn.
#2. Tránh sử dụng những từ như “Luôn luôn” và “Không bao giờ”.
Khi cung cấp phản hồi, người quản lý nên tránh sử dụng ngôn ngữ tuyệt đối như “luôn luôn” và “không bao giờ”. Ngoài việc hiếm khi đúng, những cách diễn đạt này có thể làm hỏng mối quan hệ của bạn với thành viên trong nhóm và độ tin cậy của phần còn lại trong các nhận xét đánh giá hiệu suất của bạn. Thay vào đó, hãy minh họa quan điểm của bạn bằng ngôn ngữ rõ ràng và các ví dụ minh họa.
#3. Tránh sử dụng phản hồi từ tin đồn
Luôn dựa trên những lời khen ngợi hoặc lời chỉ trích hữu ích dựa trên những quan sát của riêng bạn, không bao giờ dựa trên tin đồn hoặc tin đồn. Khi bạn bắt đầu câu nói với “Tôi đã nghe…” hoặc “Một đồng nghiệp khác đã nói với tôi…”, nhân viên của bạn có thể nhanh chóng cho rằng bạn coi trọng ý kiến của người khác hơn ý kiến của họ. Kết quả là mối quan hệ và lòng tin của nhân viên có thể bị ảnh hưởng. Thay vào đó, chỉ nói về những chủ đề mà bạn đã chứng kiến hoặc trải nghiệm cá nhân..
#4. Hãy nhớ bao gồm lực lượng lao động
Tìm kiếm các khả năng tăng trưởng không phải là trách nhiệm duy nhất của ban quản lý. Sự tham gia của nhân viên trong quá trình này có thể giúp đảm bảo sự ủng hộ của họ và tăng khả năng họ sẽ sử dụng thông tin đầu vào và thăng tiến trong các vị trí của mình. Thay vì chỉ đưa ra một giải pháp mang tính quy định, việc đưa ra ý tưởng liên quan đến việc khuyến khích các thành viên trong nhóm suy nghĩ về các giải pháp thay thế của riêng họ.
#5. Tránh khuất phục trước Xu hướng gần đây
Xu hướng gần đây là xu hướng mọi người dựa trên phán đoán của họ về các sự kiện hiện tại hơn là các sự kiện trước đó. Điều này có thể phóng đại thành tích hoặc thất bại gần đây nhất của nhân viên trong quá trình tự đánh giá, cũng như những lời chỉ trích từ đồng nghiệp và người quản lý tại thời điểm đánh giá.
Ví dụ, xu hướng gần đây có thể khiến người quản lý bỏ qua hiệu suất và đóng góp tuyệt vời của một nhân viên xuất sắc trong sáu tháng trước đó để ủng hộ sự chậm trễ gần đây của người đó. Ví dụ, điều này có thể xảy ra nếu nhân viên được đề cập vắng mặt trong các cuộc họp nhóm trong vài tuần. Do đó, họ có thể không còn đủ điều kiện để được tăng lương hoặc thăng chức.
Viết gì trong Nhận xét về Đánh giá Hiệu suất
#1. Đạt được sự cân bằng với lời chỉ trích của bạn
Chìa khóa để cung cấp thông tin phản hồi là sự cân bằng. Nếu bạn đưa ra quá nhiều lời phê bình mang tính xây dựng cho nhân viên, họ có thể trở nên phòng thủ và ít tiếp thu lời khuyên của bạn. Ngược lại với việc khuyến khích nhân viên là tích cực thái quá mà không đề cập đến các lĩnh vực cần phát triển. Chìa khóa để tiến hành các cuộc đối thoại phát triển hiệu quả là cẩn thận làm nổi bật cả những lĩnh vực mà nhân viên của bạn thành công và những lĩnh vực mà họ có không gian để phát triển.
#2. Sử dụng mô hình phản hồi SBITM (Tình huống-Hành vi-Tác động)
Mô hình phản hồi Tình huống-Hành vi-Tác động (SBI)TM, do Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo tạo ra, là một công cụ hữu ích giúp bạn mô tả rõ ràng từng yếu tố của phản hồi mà bạn đưa ra, đảm bảo rằng nhận xét của bạn có ý nghĩa đối với các thành viên trong nhóm :
- Môi trường nơi xảy ra sự việc
- Hành vi được chú ý
- Điều này ảnh hưởng như thế nào đến một người, dự án hoặc tình huống nhất định
- Sử dụng các động từ chủ động.
Khi đánh giá hiệu suất của một thành viên trong nhóm, các động từ hành động—những từ như “giải quyết”, “thiết lập” và “loại bỏ”—có tác động đáng kể vì chúng mô tả chính xác hành vi được thể hiện.
#3. Chú ý đến tương lai
Nhắc nhở nhân viên rằng những lĩnh vực họ có thể phát triển không phải là khuyết điểm mà là cơ hội để phát triển cá nhân. Chẳng hạn, hãy tưởng tượng một người quản lý thất vọng vì không phải lúc nào họ cũng liên lạc được với nhân viên vì họ mất nhiều thời gian để trả lời email hoặc tin nhắn Slack của họ.
Làm thế nào để viết một bản đánh giá hiệu suất của nhân viên
Bạn có thể triển khai giải pháp quản lý hiệu suất trong nội bộ hoặc ký hợp đồng làm việc với bên thứ ba, tùy thuộc vào nhu cầu nhân sự của bạn.
Tùy chọn để quản lý hiệu suất
Phần mềm có thể được điều chỉnh để phù hợp với quy mô và độ phức tạp của các yêu cầu nhân sự của bạn với sự trợ giúp của hệ thống API mở được bao gồm trong một số giải pháp quản lý hiệu suất. Chẳng hạn, Namely và BambooHR có API mở cho phép tương tác với các ứng dụng khác. (Để hiểu thêm, hãy đọc bài đánh giá của chúng tôi về BambooHR.)
Các tính năng sau có thể có sẵn trong các giải pháp quản lý hiệu suất:
- Hãy để các nhà quản lý và nhân viên nhân sự xác định và theo dõi các mục tiêu.
- Tạo đánh giá được cá nhân hóa
- Tự động yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp, nhân viên và người giám sát trong chu kỳ đánh giá.
- Cung cấp một nền tảng nơi nhân viên có thể tự mình giải quyết nhiều nhu cầu về nhân sự.
Giải pháp PEO
Các công ty chuyên về các tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ một lựa chọn khác để nhận được thông tin đầu vào hữu ích của nhân viên. Với các dịch vụ PEO tốt nhất, bạn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ nhân sự như đánh giá hiệu suất thông qua thỏa thuận đồng lao động, đây là một hợp đồng pháp lý trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm hoàn thành các hoạt động đã được ủy quyền cho họ.
Người quản lý và nhân viên có quyền truy cập thời gian thực vào bảng lương, thời gian và lợi ích thông qua các ứng dụng của công ty PEO. PEO cũng cung cấp một loạt lợi ích nhân sự toàn diện cho các chuyên gia, bao gồm cả việc tuân thủ luật lao động mới nhất.
Sau đây là một số doanh nghiệp PEO hàng đầu:
Vô cảm
PEO số 1 của chúng tôi về quản lý rủi ro là Insperity. Ngoài các dịch vụ PEO tiêu chuẩn, nó hiện cung cấp các yếu tố quản lý hiệu suất. Để biết thêm thông tin, hãy đọc bài đánh giá Insperity của chúng tôi.
Tổng nguồn ADP
Lựa chọn số 1 của chúng tôi trong số các nhà cung cấp PEO cho dịch vụ khách hàng là ADP TotalSource. Các tùy chọn để quản lý tài năng và hiệu suất cũng được cung cấp. Để hiểu thêm, hãy xem bài đánh giá ADP TotalSource của chúng tôi.
Tôi nên đưa những gì vào bản đánh giá hiệu suất của nhân viên?
Đánh giá hiệu suất là một bản tóm tắt bằng văn bản về những đóng góp của một người cho nơi làm việc. Người quản lý phải phân tích năng suất công việc, kỹ năng và năng lực cần thiết của mỗi nhân viên, khả năng đáp ứng thời hạn, khả năng làm việc nhóm và lịch sử tham dự như một phần của những đánh giá này.
Tôi nên viết gì trong bản đánh giá hiệu suất nhân viên của mình?
Đánh giá hiệu suất là một bản tóm tắt bằng văn bản về những đóng góp của một người cho nơi làm việc. Người quản lý phải phân tích năng suất công việc, kỹ năng và năng lực cần thiết của mỗi nhân viên, khả năng đáp ứng thời hạn, khả năng làm việc nhóm và lịch sử tham dự như một phần của những đánh giá này.
Ví dụ về Đánh giá hiệu suất là gì?
Năm nay, John đã thể hiện trên cả mong đợi ở vị trí thiết kế đồ họa chính của cô. Cô ấy đã có thể giao tiếp hiệu quả với nhóm và khách hàng của mình.
Làm thế nào để bạn viết một đánh giá tốt?
Điều quan trọng là phải cụ thể, chân thành và khách quan khi viết đánh giá. Bao gồm sở thích của bạn và bất kỳ vấn đề bạn đã có. Cung cấp chi tiết cụ thể về trải nghiệm thích hợp của bạn vì cả công ty và khách hàng tiềm năng đều có thể hưởng lợi từ kiến thức của bạn.
Các bước trong quy trình đánh giá hiệu suất là gì?
- Thiết lập mục tiêu.
- Làm rõ những kỳ vọng của bạn.
- Xác định các số liệu đánh giá hiệu suất quan trọng.
- Nhân viên nên được thông báo để họ có thể sẵn sàng cho việc xem xét.
- Thiết lập giai điệu cho việc đánh giá.
- Yêu cầu nhân viên cung cấp bản tự đánh giá.
- Sử dụng những lời chỉ trích đánh giá mang tính xây dựng.
Làm thế nào để các nhà quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên?
Giao tiếp, hợp tác, độ tin cậy, chất lượng công việc, giải quyết vấn đề và tính kịp thời đều nên được thảo luận trong đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đưa ra phản hồi nhất quán, không chính thức một cách thường xuyên. Hãy trung thực, thảo luận trực tiếp, đưa ra các ví dụ thích hợp và kết thúc bằng một ghi chú tích cực khi tiến hành đánh giá chính thức.
Ba công dụng chính của đánh giá hiệu suất nhân viên là gì?
Đánh giá hiệu suất phục vụ ba mục đích chính:
- Để cung cấp cho mỗi nhân viên thông tin phản hồi đầy đủ về hiệu suất của họ
- Phục vụ như một nền tảng để sửa đổi hành vi hoặc thay đổi thói quen làm việc hiệu quả hơn; Và
- Cung cấp cho người quản lý thông tin để đánh giá các nhiệm vụ công việc tiềm năng trong tương lai.
Kết luận
Các nhà quản lý và nhân viên có thể thấy khó khăn trong toàn bộ quá trình đánh giá hiệu suất, đặc biệt nếu không có khuôn khổ định trước cho cuộc nói chuyện. Mẫu đánh giá giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức của bạn tương tác thành công.
Bài viết liên quan
CÔNG TY PEO: Top Nhà cung cấp dịch vụ PEO tốt nhất năm 2023
Mở rộng quy mô kinh doanh của bạn ra toàn cầu: PEO quốc tế có thể giúp bạn phát triển như thế nào
CÁC CÔNG TY PEO: Các công ty PEO hàng đầu 2023
PAY EQUITY: Tầm quan trọng của Chính sách Pay Equity
Phân tích dự đoán: Định nghĩa, Ví dụ và Lợi ích
dự án
