Làm thế nào để bắt đầu tính lương cho một doanh nghiệp nhỏ, là một câu hỏi luôn xuất hiện trong tâm trí của mọi doanh nhân. Bảng lương là quá trình trả lương cho nhân viên của một doanh nghiệp, bao gồm theo dõi số giờ làm việc, tính lương và giải ngân cho nhân viên thông qua ký gửi trực tiếp hoặc séc.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải thực hiện các hoạt động kế toán để ghi nhận tiền lương, các khoản thuế đã khấu trừ, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, thời gian ốm đau và tiền nghỉ phép. Các công ty phải trích lập và ghi lại số tiền Medicare, An sinh Xã hội và thuế thất nghiệp phải nộp cho chính phủ.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương để theo dõi nhân viên của họ. Một API được sử dụng để nhập số giờ của nhân viên và tiền lương của họ được xử lý và gửi đến tài khoản ngân hàng của họ.
Dịch vụ tính lương được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn thuê ngoài để đơn giản hóa quy trình. Người sử dụng lao động theo dõi số giờ làm việc của mỗi nhân viên và báo cáo điều này cho dịch vụ trả lương. Tổng số tiền phải trả cho nhân viên được dịch vụ trả lương tính toán vào ngày trả lương dựa trên số giờ hoặc tuần làm việc trong kỳ trả lương và mức lương. Dịch vụ khấu trừ thuế và các khoản khấu lưu khác từ thu nhập của nhân viên trước khi thanh toán.
Tuy nhiên, hướng dẫn về cách bắt đầu trả lương cho các doanh nghiệp nhỏ vào năm 2023 sẽ giúp bạn tiếp cận quá trình thú vị nhưng đáng sợ này với sự tự tin hơn, cho phép bạn thuê được sự trợ giúp bạn cần.
Hiểu bảng lương
Tiền lương là khoản bồi thường mà công ty nợ nhân viên của mình trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc vào một ngày cụ thể. Nó thường được quản lý bởi các bộ phận kế toán hoặc nhân sự của một công ty. Việc trả lương cho một công ty nhỏ có thể do chủ sở hữu hoặc một cộng sự phụ trách.
Các chức năng xử lý tiền lương, phúc lợi nhân viên, bảo hiểm và kế toán như khấu trừ thuế ngày càng được thuê ngoài cho các tổ chức chuyên môn.
Việc tự thanh toán cho công ty của bạn ít tốn kém hơn, nhưng tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Nếu bạn giỏi các con số, bạn có thể tự trả lương cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, với khả năng xảy ra sai sót trong bảng lương (và dẫn đến tiền phạt), hãy đảm bảo rằng bạn hoàn toàn hài lòng với những gì mình cần làm trước khi bắt tay vào làm.
Cách bắt đầu tính lương
- Lấy Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
- Kiểm tra xem bạn có cần ID tiểu bang / địa phương hay không
- Nhà thầu độc lập hoặc nhân viên
- Chăm sóc các thủ tục giấy tờ của nhân viên
- Quyết định thời hạn thanh toán
- Ghi chép cẩn thận các điều khoản bồi thường cho nhân viên của bạn
- Chọn một hệ thống tính lương
- Chạy bảng lương
- Nhận lưu trữ hồ sơ
- Báo cáo thuế theo lương
# 1. Lấy Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
Bạn phải có số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN) từ IRS trước khi tuyển dụng nhân viên. EIN còn được gọi là Mã số thuế của nhà tuyển dụng hoặc Mẫu SS-4. EIN là bắt buộc để nộp thuế và các giấy tờ khác với Sở Thuế vụ. Hơn nữa, khi gửi thông tin về nhân viên của bạn cho các tổ chức nhà nước, EIN là bắt buộc. Bạn có thể đăng ký EIN trực tuyến hoặc bằng cách liên hệ trực tiếp với Sở Thuế vụ.
# 2. Kiểm tra xem bạn có cần ID tiểu bang / địa phương hay không
Để xử lý thuế, một số chính quyền tiểu bang và địa phương cần doanh nghiệp xin số nhận dạng.
# 3. Nhà thầu độc lập hoặc nhân viên
Nhận ra sự khác biệt. Đảm bảo rằng bạn hiểu sự khác biệt giữa một nhà thầu độc lập và một nhân viên. Sự phân biệt giữa hai loại này không phải lúc nào cũng rõ ràng về mặt pháp lý và nó có tác động đến cách bạn khấu trừ thuế thu nhập, trả thuế An sinh xã hội và Medicare, cũng như trả thuế thất nghiệp.
#4. Chăm sóc các thủ tục giấy tờ của nhân viên
Mẫu đơn W-4, Khấu trừ Thuế Thu nhập Liên bang, là bắt buộc đối với người lao động mới. Nhân viên của bạn phải điền vào biểu mẫu và gửi lại cho bạn để bạn có thể khấu trừ số tiền thuế thu nhập liên bang thích hợp từ phiếu lương của họ.
# 5. Quyết định thời hạn thanh toán
Bạn cũng có thể có quy trình thủ công, nhưng việc thiết lập thời hạn trả lương (hàng tháng hoặc hai tháng) đôi khi do luật tiểu bang quy định, trong đó phổ biến nhất là thanh toán hai tháng một lần. Ngay cả khi nhân viên của bạn không làm việc trong toàn bộ thời gian, IRS buộc bạn phải khấu trừ thuế thu nhập trong khoảng thời gian đó.
# 6. Ghi chép cẩn thận các điều khoản bồi thường cho nhân viên của bạn
Khi thiết lập bảng lương, hãy nghĩ về cách bạn sẽ xử lý thời gian nghỉ có lương (luật không bắt buộc nhưng được hầu hết các doanh nghiệp cung cấp), cách bạn theo dõi giờ làm việc của nhân viên, liệu bạn sẽ trả lương theo thời gian như thế nào và các cân nhắc kinh doanh khác. Các khoản bồi thường cho nhân viên và chi phí kinh doanh khác, chẳng hạn như phí bảo hiểm y tế và tiền hưu trí, cũng phải được trích từ tiền lương của nhân viên và trả cho các tổ chức thích hợp.
# 7. Chọn một hệ thống tính lương
Quản lý tiền lương đòi hỏi mức độ chính xác cao và chú ý đến từng chi tiết, vì vậy bạn nên tiến hành một số nghiên cứu để tìm hiểu về khả năng của mình. Bắt đầu bằng cách hỏi các chủ doanh nghiệp khác về bất kỳ phương pháp tiếp cận nào họ sử dụng và nếu họ có bất kỳ đề xuất nào về việc thiết lập và quản lý bảng lương. Trong hầu hết các trường hợp, các tùy chọn quản lý tiền lương của bạn là nội bộ hoặc thuê ngoài. Bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, có trách nhiệm báo cáo và thanh toán tất cả các khoản thuế trả lương, bất kể bạn chọn phương án nào.
#số 8. Chạy bảng lương
Bạn có thể bắt đầu chạy bảng lương sau khi đã thu thập được tất cả các thủ tục và thông tin giấy tờ của mình. Bạn có thể tự nhập thông tin hoặc giao cho kế toán của mình, tùy thuộc vào bất kỳ hệ thống tính lương nào bạn sử dụng.
#9. Nhận lưu giữ hồ sơ
Người sử dụng lao động được yêu cầu bởi luật liên bang và tiểu bang để lưu giữ một số hồ sơ nhất định trong những khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, các biểu mẫu W-4 (trong đó nhân viên nêu rõ tình trạng khấu lưu thuế của họ) phải được lưu giữ trong hồ sơ cho tất cả nhân viên đang hoạt động cũng như trong ba năm sau khi nhân viên đã giải ngũ. Tất cả các bản W-2, bản sao của các biểu mẫu thuế đã nộp, và ngày tháng và số tiền của tất cả các khoản nộp thuế đều phải được lưu giữ.
# 10. Báo cáo thuế theo lương
Hàng quý hoặc hàng năm, bạn phải nộp nhiều báo cáo thuế bảng lương cho các cơ quan có thẩm quyền thích hợp. Truy cập Hướng dẫn về Thuế của Người sử dụng lao động của IRS để biết thêm thông tin, hướng dẫn rõ ràng về tất cả các nghĩa vụ khai thuế liên bang. Để biết các yêu cầu khai thuế chi tiết cho người sử dụng lao động, hãy liên hệ với sở thuế của tiểu bang của bạn.
Cách bắt đầu tính lương cho doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là các bước về cách bắt đầu tính lương cho một doanh nghiệp nhỏ:
Xem lại trang web của Bộ Lao động Hoa Kỳ
Hầu hết các công ty ở Hoa Kỳ phải tuân theo các quy tắc cụ thể. Đề cập đến một số ít, những hạn chế này bao gồm luật lương tối thiểu, Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, và các quy tắc làm thêm giờ.
Xem lại khu vực Chủ đề của Trang web của Bộ Lao động Hoa Kỳ để bắt đầu thiết lập bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Sau đó, hãy chuyển đến phần Cố vấn áp phích FirstStep của DOL để tìm ra những áp phích nào bạn sẽ cần hiển thị để tuân thủ các yêu cầu tuyển dụng của liên bang.
Xem lại trang web của bộ lao động cho tiểu bang của bạn.
Mặc dù luật lao động liên bang do Bộ Lao động Hoa Kỳ quy định, nhưng mỗi bang lại có bộ luật lao động riêng. Khi thiết lập bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn phải biết các quy tắc của cả liên bang và tiểu bang.
Điều gì sẽ xảy ra nếu thông tin trên trang web của sở lao động tiểu bang của bạn khác với thông tin trên trang web của Bộ Lao động Hoa Kỳ? Nói chung, luật có lợi cho nhân viên, do đó bạn nên tuân theo các nguyên tắc có lợi nhất cho họ. Ví dụ, khi một nhân viên làm việc hơn 40 giờ một tuần, luật liên bang bắt buộc phải trả tiền làm thêm giờ. Tuy nhiên, một số khu vực pháp lý yêu cầu trả lương làm thêm giờ dựa trên số giờ làm việc trong một ngày.
Khi nghi ngờ, hãy tham khảo kế toán của bạn hoặc luật sư lao động quen thuộc với luật của tiểu bang của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn tránh gặp rắc rối với pháp luật mà còn đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đối xử công bằng, dẫn đến một lực lượng lao động hạnh phúc hơn.
Xác định lịch trả lương của bạn
Tính lương thường được thực hiện hàng tuần, hai tháng hoặc nửa tháng ở hầu hết các doanh nghiệp. Chọn một lịch trình trả lương phù hợp nhất với bạn. Khi quyết định mức độ thường xuyên bạn muốn trả lương cho nhân viên, hãy lưu ý đến dòng tiền của công ty. Việc trả lương đúng hạn cho nhân viên bị chi phối bởi những hạn chế chặt chẽ và trong khi bạn có thể thay đổi lịch trả lương của mình, bạn không nên làm điều đó thường xuyên.
Hãy nhớ rằng luật lao động của tiểu bang của bạn có thể chỉ định tần suất tối thiểu của lịch trình trả lương của bạn, vì vậy hãy kiểm tra kỹ lịch trình của bạn với các yêu cầu trên trang web của bộ lao động của tiểu bang của bạn.
Viết sổ tay nhân viên của bạn
Đã đến lúc viết sổ tay nhân viên của bạn để bạn biết những quy định nào áp dụng cho việc trả lương tại tiểu bang của bạn. Đừng lo lắng nếu viễn cảnh viết ra bất cứ điều gì khiến bạn không thoải mái. Bạn có thể sử dụng nhiều nguồn tài nguyên internet để giúp bạn phát triển sổ tay nhân viên của mình hoặc bạn có thể thuê một chuyên gia nhân sự làm việc đó cho bạn.
Sau khi bạn viết xong sổ tay nhân viên của mình, tôi thực sự khuyên bạn nên nhờ luật sư chuyên về luật việc làm ở tiểu bang của bạn xem xét. Họ sẽ kiểm tra kỹ xem sổ tay của bạn không bao gồm bất kỳ tài liệu nào có thể được hiểu là hợp đồng giữa bạn và nhân viên của bạn.
Trước khi bạn quyết định làm thế nào để bắt đầu trả lương cho một doanh nghiệp nhỏ, hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng các luật liên quan đến vấn đề trả lương và việc làm ở tiểu bang của bạn.
Nộp đơn xin Số Nhận dạng Nhà tuyển dụng Liên bang của Bạn (FEIN hoặc EIN).
Vì mục đích thuế, nhiều chủ sở hữu duy nhất sử dụng Số An sinh Xã hội của họ. Tuy nhiên, bạn phải sử dụng số nhận dạng chủ nhân liên bang, đôi khi được gọi là FEIN hoặc EIN, cho các mục đích việc làm. EIN của bạn là số bạn sẽ sử dụng trên tất cả các hồ sơ và tài liệu thuế doanh nghiệp sau khi bạn có. Do đó, nhiều chuyên gia kế toán khuyên các chủ doanh nghiệp nên lấy EIN càng sớm càng tốt sau khi thành lập công ty của họ.
Nhận FEIN, nếu bạn chưa có, rất đơn giản. Bạn có thể đăng ký EIN trực tuyến tại trang web IRS và nhận nó ngay lập tức.
Đăng ký tài khoản khấu lưu và bảo hiểm thất nghiệp tại tiểu bang của bạn
Bạn có thể có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và đóng góp vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang của bạn, tùy thuộc vào tiểu bang của bạn. Các quy định về thuế khấu lưu địa phương cũng tồn tại ở một số tiểu bang.
Trên các trang web của hoa hồng thuế và hoa hồng an ninh thất nghiệp của tiểu bang bạn, bạn có thể thường xuyên nhận được thông tin về tình hình công việc của mình về cách bắt đầu trả lương cho một doanh nghiệp nhỏ
Nhập lịch trả lương và ngày đến hạn nộp hồ sơ thuế vào lịch của bạn
Bạn phải đảm bảo rằng bạn đáp ứng tất cả các thời hạn mà bạn đã quyết định về lịch trả lương và đăng ký tài khoản FEIN, khấu lưu của nhà nước và bảo hiểm thất nghiệp.
Bắt đầu bằng cách đánh dấu lịch của bạn với ngày trả lương của bạn. Sau đó, nhập ngày đến hạn cho hồ sơ thuế bảng lương của bạn. Hãy nhớ rằng việc nộp thuế và khai báo thông tin có thể có những ngày đến hạn riêng biệt. Hơn nữa, thời hạn của tiểu bang có thể khác với thời hạn của liên bang.
Quyết định ai sẽ quản lý bảng lương của bạn
Bạn sẽ xử lý bảng lương tại chỗ hay thông qua dịch vụ tính lương của bên thứ ba? Cả hai tùy chọn đều có ưu và nhược điểm.
Khi bạn xử lý bảng lương nội bộ, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn về thời điểm bạn có thể xử lý bảng lương. Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương thường yêu cầu chờ khách hàng tiềm năng từ XNUMX đến XNUMX ngày và tính phí gấp nếu bạn không gửi dữ liệu bảng lương trước thời hạn của họ. Mặt khác, các nhà cung cấp dịch vụ tính lương thường chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc nộp các khoản nộp và tờ khai thuế kịp thời, điều này rất thu hút các chủ doanh nghiệp nhỏ bận rộn.
Thuê nhân viên đầu tiên của bạn
Bạn đã có tất cả các số ID thuế cần thiết, tìm ra lịch trả lương và thiết lập hệ thống tính lương của mình. Bây giờ là lúc để đưa về nhân viên đầu tiên của bạn.
Thu thập một số thông tin từ ứng viên hoàn hảo sau khi bạn đã xác định được vị trí và thuê họ để họ có thể được thiết lập đúng cách trong hệ thống trả lương của bạn.
Cách tính lương theo cách thủ công
Một hệ thống tính lương thủ công đòi hỏi phải hoàn thành toàn bộ quy trình tính lương bằng tay. Bạn có thể lấy bảng chấm công tiêu chuẩn để làm tài liệu và yêu cầu nhân viên điền vào nếu bạn chọn quản lý bảng lương của mình. Sau khi hoàn thành thẻ thời gian, bạn có thể tính toán tiền lương và thuế thích hợp, sau đó viết tay séc cho nhân viên của mình.
Điều quan trọng cần nhớ là xử lý bảng lương thủ công đòi hỏi rất nhiều thủ tục có thể mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp nằm ở giữa phạm vi quy mô vừa và nhỏ. Càng có nhiều nhân viên thì việc tính lương theo cách thủ công càng khó khăn hơn.
Sử dụng các bước dưới đây để tìm hiểu cách tính lương theo cách thủ công nếu bạn muốn tiết kiệm tiền và đầu óc làm việc.
- Thu thập thông tin thuế của bạn
- Yêu cầu nhân viên của bạn điền vào Mẫu W-4
- Xác định lịch trả lương
- Tính tổng lương và khấu trừ thuế thu nhập
- Nộp thuế bảng lương
- Nộp và báo cáo bảng lương của bạn
- Lưu giữ hồ sơ bảng lương được duy trì tốt
Cách bắt đầu trả lương cho một doanh nghiệp nhỏ: Trả lương cho một nhân viên
Bạn sẽ cần các khoản sau để trả lương cho một nhân viên của mình, cho dù bạn tự làm hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ trả lương:
- Số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
- Số ID thuế của tiểu bang và địa phương, nếu có
- Số ID thất nghiệp của tiểu bang
- Mẫu đơn I-9 và W-4 của nhân viên
- Giấy chứng nhận trợ cấp khấu lưu nhà nước của nhân viên
- Hồ sơ của bộ lao động
- Thời hạn trả lương xác định
Làm cách nào để bắt đầu tính lương cho doanh nghiệp nhỏ?
Dưới đây là các bước về cách bắt đầu tính lương cho một doanh nghiệp nhỏ
- Nhận EIN. …
- Tìm hiểu nếu bạn phải có ID tiểu bang hoặc địa phương. …
- Biết sự khác biệt giữa nhà thầu độc lập và nhân viên. …
- Hoàn thành thủ tục giấy tờ nhân viên. …
- Chọn Kỳ hạn Thanh toán. …
- Chọn một hệ thống trả lương cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. …
- Bắt đầu Chạy tính lương. …
- Báo cáo thuế theo lương
Bạn có thể tự mình tính lương được không?
Trả lương bằng tay là tùy chọn xử lý bảng lương miễn phí duy nhất. Phí dịch vụ do phần mềm tính lương, kế toán, sổ sách tính. Nếu bạn không có đủ tiền để trả cho dịch vụ trả lương, bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách tự mình làm.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự trả tiền như thế nào?
Phần lớn các doanh nhân kinh doanh nhỏ tự trả tiền thông qua rút thăm của chủ sở hữu. Chủ sở hữu của LLC, doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh được IRS coi là người tự kinh doanh và do đó, họ không được trả lương thông thường. Đây là lúc sức hút của chủ sở hữu phát huy tác dụng…. Công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn.
Phí dịch vụ trả lương là bao nhiêu?
Như bạn có thể thấy, nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí xử lý bảng lương. Mặc dù nguyên tắc cơ bản là chi phí khoảng $ 150- $ 200 cho mỗi nhân viên mỗi năm, chi phí tổng thể của bạn sẽ được xác định bởi phạm vi tham gia của nhà cung cấp của bạn.
Kết luận
Không có gì khác biệt bạn có bao nhiêu công nhân. Thiết lập một hệ thống trả lương hợp lý hóa khả năng của bạn để duy trì các trách nhiệm của người sử dụng lao động là rất quan trọng. Ngoài ra, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và bảo vệ bạn khỏi các hình phạt IRS tốn kém
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên
- Phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ: 5 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
- Lợi ích của Tự động hóa Quy trình Kế toán cho Doanh nghiệp
- Phần mềm tính lương: 10 phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp
