Không cần phải hoảng sợ nếu ý nghĩ về việc xử lý bảng lương cho doanh nghiệp của bạn khiến bạn choáng ngợp. Một số tài nguyên tồn tại để giúp những người quan tâm đến việc tìm hiểu cách tự xử lý Quickbook bảng lương theo cách thủ công. Phần tiếp theo là giải thích chi tiết về từng quy trình, cùng với một số lời khuyên về quy trình nào có thể có lợi nhất cho công ty của bạn. Hãy nhớ rằng thông tin được trình bày ở đây hoàn toàn là thông tin. Vui lòng tìm kiếm sự giúp đỡ của một chuyên gia nếu bạn cần hỗ trợ.
Cách tự xử lý bảng lương
Việc thiết lập gần như giống nhau bất kể bạn chọn quản lý bảng lương như thế nào. Để bắt đầu, bạn phải tiết lộ thông tin về doanh nghiệp của mình và nhân viên của doanh nghiệp cho chính quyền liên bang và địa phương. Tạo lịch trình trả lương và xác định những lợi ích nào sẽ cung cấp cũng rất quan trọng, cũng như việc mua bảo hiểm bồi thường cho người lao động và mở tài khoản ngân hàng trả lương.
Bước 1. Nhận EIN.
Các cá nhân có thể được nhận dạng bằng Số An sinh Xã hội của họ trong con mắt của chính phủ. Đối với các doanh nghiệp, đây được gọi là số nhận dạng việc làm (EIN) hoặc số nhận dạng thuế liên bang. Để nộp thuế biên chế, công ty của bạn sẽ cần một. Việc lấy EIN là miễn phí và có thể được thực hiện trực tuyến hoặc qua đường bưu điện bằng Mẫu SS-4, Đơn xin Số Nhận dạng Nhà tuyển dụng. Sau khi được phê duyệt, nó là vĩnh viễn và không thể bị thu hồi.
Bước 2. Lấy số nhận dạng doanh nghiệp địa phương hoặc tiểu bang của bạn.
Các tiểu bang và thành phố đánh thuế thu nhập cũng yêu cầu các công ty phải có số nhận dạng. Quy trình để có được một cái khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra với tổ chức phù hợp trong khu vực của bạn để biết chi tiết cụ thể. Nói chung, trước tiên bạn nên lấy EIN liên bang vì một số tiểu bang có thể sử dụng cùng một số để xác định doanh nghiệp của bạn.
Hơn nữa, nhiều tiểu bang yêu cầu số ID thất nghiệp của tiểu bang khác với số thuế thu nhập của tiểu bang. Số này sẽ được sử dụng để nộp thuế thất nghiệp của tiểu bang thay cho nhân viên của bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn ở New Mexico, Washington hoặc Wyoming, bạn sẽ cần một số nhận dạng riêng để đăng ký bảo hiểm bồi thường cho người lao động.
Bước 3. Thu thập tài liệu nhân viên
Khi bạn đã nắm rõ thông tin chi tiết về doanh nghiệp của mình, nhân viên của bạn sẽ cần điền vào một số thủ tục giấy tờ cho các cơ quan chính phủ. Phần lớn các tài liệu này thường được hoàn thành vào ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới:
Mẫu xác minh đủ điều kiện làm việc I-9
Mẫu I-9 được sử dụng tại Hoa Kỳ để xác minh danh tính và giấy phép làm việc của các cá nhân được thuê làm việc.
Giấy chứng nhận khấu trừ thuế của nhân viên (Mẫu W-4)
Mỗi nhân viên phải nộp Mẫu W-4 để xác định số tiền thuế thu nhập liên bang sẽ được khấu trừ từ tiền lương của họ. Nó có nhiều bước khác nhau để nhập thông tin cá nhân và tình trạng nộp đơn, nhiều công việc hoặc vợ/chồng đang đi làm, người phụ thuộc đã khai và các sửa đổi khác, nếu cần.
Giấy chứng nhận khấu trừ trợ cấp nhà nước
Ở hầu hết các khu vực, bạn phải khấu trừ cả thuế thu nhập của tiểu bang và liên bang từ tiền lương của nhân viên. Vì mục đích này, nhân viên của bạn sẽ cần phải nộp chứng nhận khấu trừ thuế của tiểu bang hoặc Mẫu IRS W-4. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington và Wyoming không có thuế lương.
Cùng với việc hoàn thành thủ tục giấy tờ của chính phủ, nhân viên của bạn phải cung cấp cho bạn địa chỉ nhà và số An sinh xã hội để bạn có thể chuẩn bị và gửi Mẫu W-2, Báo cáo tiền lương và thuế hàng năm của họ. Và, nếu bạn cung cấp các khoản trợ cấp, bạn sẽ cần sự lựa chọn của họ để thực hiện các khoản khấu trừ lương phù hợp.
Bước 4. Chọn kỳ lương
Khi nói đến lịch trình trả lương, các khả năng phổ biến nhất là hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng và hàng tháng. Tuy nhiên, bạn có thể không có toàn quyền kiểm soát vì một số khu vực pháp lý nhất định yêu cầu tần suất trả lương khác nhau đối với các loại nhân viên, người sử dụng lao động hoặc hoàn cảnh khác nhau.
Ví dụ: các doanh nghiệp trong ngành sản xuất hoặc những doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của thỏa thuận thương lượng tập thể có thể yêu cầu lịch trình thanh toán thường xuyên hơn so với điều khoản về quyền tài phán chung. Các quy định này thường chỉ rõ nhân viên phải được thanh toán nhanh như thế nào sau khi kết thúc tháng lương.
Hãy nhớ rằng bạn chạy bảng lương càng thường xuyên, bạn càng phải chịu nhiều phí kế toán và xử lý. Cố gắng đạt được sự cân bằng giữa hiệu quả chi phí và sự thuận tiện trong khi tuân thủ các hạn chế về quyền tài phán.
Lương hàng tuần
Trả lương theo tuần phù hợp với các vị trí lao động thủ công có thu nhập thấp và phổ biến trong ngành sản xuất, xây dựng và nhà hàng. Những công nhân này phải được trả lương thường xuyên hơn để đáp ứng các chi phí sinh hoạt của họ.
Lương hai tuần một lần
Bởi vì làm thêm giờ thường được tính theo tuần làm việc, nên phương thức trả lương này có thể là tốt nhất cho những người làm việc theo giờ. Nhân viên bán lẻ đôi khi được bồi thường theo cách này.
Lương hai tháng một lần
Nhân viên được trả lương thường chọn trả lương nửa tháng vì nó nhất quán và có thể dự đoán được về dòng tiền. Mô hình trả lương này được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả tài chính và chăm sóc sức khỏe.
Tiền lương hàng tháng
Trả lương hàng tháng là lựa chọn trả lương ít tốn kém nhất vì nó được xử lý ít thường xuyên hơn và nó thường được dành cho các giám đốc điều hành có thu nhập cao.
Bước #5. Nhận bảo hiểm bồi thường cho người lao động.
Bồi thường cho người lao động là một chương trình do tiểu bang quy định nhằm bồi hoàn cho nhân viên về chăm sóc y tế, phục hồi chức năng và một phần tiền lương bị mất nếu họ bị ốm hoặc bị thương trong khi làm việc. Ngoài ra, những người phụ thuộc có thể đủ điều kiện nhận trợ cấp nếu một nhân viên chết do tai nạn liên quan đến công việc.
Ngay cả khi bạn chỉ có một nhân viên, bạn vẫn phải mua bảo hiểm bồi thường cho người lao động ở nhiều vùng khác nhau trên cả nước. Các chính sách có thể được lấy từ các công ty bảo hiểm tư nhân, nhà nước hoặc cả hai.
Tiền bồi thường cho người lao động không bị rút khỏi bảng lương, nhưng bạn phải nộp báo cáo cho tiểu bang của mình nếu yêu cầu bồi thường được đưa ra.
Bước #6. Cung cấp cho nhân viên những lợi ích tùy chọn.
Các lợi ích như bảo hiểm y tế, chăm sóc răng miệng, bảo hiểm nhân thọ và các chương trình hưu trí có thể khiến doanh nghiệp của bạn trở nên hấp dẫn đối với nhân viên. Nhân viên thường đóng góp một phần chi phí, được khấu trừ vào tiền lương của họ. Bao nhiêu được xác định bởi các loại kế hoạch bạn cung cấp và mức độ bảo hiểm được lựa chọn bởi cá nhân? Một số lợi ích, chẳng hạn như những lợi ích được cung cấp theo kế hoạch quán cà phê đáp ứng các yêu cầu và quy định cụ thể của Bộ luật Doanh thu Nội bộ Mục 125, có thể được cung cấp trên cơ sở trước thuế. Những người khác, chẳng hạn như kế hoạch nghỉ hưu Roth IRA, được khấu trừ sau thuế.
Bước #7. Tạo tài khoản ngân hàng trả lương.
Nhiều doanh nghiệp chọn mở tài khoản ngân hàng tách biệt với tài khoản doanh nghiệp của họ chỉ cho mục đích trả lương. Nếu bạn làm điều này, chỉ cần sử dụng tài khoản này để trả lương cho nhân viên và đáp ứng các yêu cầu về thuế. Do đó, bạn sẽ có thể lưu giữ hồ sơ chính xác hơn về các giao dịch bảng lương của mình.
Cách tính lương với Quickbooks cho doanh nghiệp nhỏ
Sau khi bạn đã thiết lập bảng lương, ngân hàng và theo dõi thời gian của nhân viên trong QuickBooks cho doanh nghiệp nhỏ, chạy bảng lương thật dễ dàng. Làm theo hướng dẫn bên dưới để tiến hành và trả lương cho nhân viên của bạn trước kỳ trả lương sau.
#1. Điều hướng đến Bảng lương trong Quickbooks
Để bắt đầu, hãy nhấp vào 'Nhân viên' ở phía trên bên trái của màn hình, sau đó nhấp vào 'Trung tâm tính lương' và cuối cùng là 'Trả lương cho nhân viên. Khởi chạy QuickBooks Desktop Pro lần đầu tiên sẽ đưa bạn đến màn hình chào mừng này.
#2. Chọn Loại Bảng lương để Chạy
Trước khi bạn có thể bắt đầu nhập thông tin bảng lương của mình, bạn sẽ cần chọn tiến hành bảng lương đột xuất hay bảng lương theo kế hoạch, như được mô tả trong hình ảnh sau đây. Khi bạn bắt đầu một việc không có kế hoạch, bạn sẽ được đưa thẳng đến màn hình được mô tả trong Bước 3.
Bạn sẽ cần chỉ định những người lao động cụ thể vào một lịch trình trước khi có thể chuyển sang Bước 3 và bắt đầu xử lý bảng lương theo lịch trình theo cách thủ công. Để truy cập tính năng này, hãy nhấp vào liên kết “Nhân viên” nằm ở góc trên bên trái của hình ảnh. Để chỉ định một nhân viên vào một lịch thanh toán nhất định, hãy nhấp vào tên của họ, sau đó chọn trang 'Thông tin về bảng lương' và cuối cùng là menu thả xuống 'Lịch tính lương'.
#3. Nhập thông tin bảng lương
Bắt đầu bằng cách nhập ngày kết thúc kỳ lương và ngày kiểm tra, sau đó điền vào bất kỳ thông tin bảng lương bổ sung nào cần phải nhập. Nhân viên có thể được thanh toán từ bất kỳ tài khoản ngân hàng nào bạn chỉ định (QB sẽ cho bạn thấy số dư tài khoản hiện có). Đưa ra quyết định về việc bạn sẽ sử dụng QuickBooks để in séc hay viết chúng bằng tay.
Chọn nhân viên nào sẽ được trả lương và xem xét số giờ làm việc của họ để đảm bảo độ chính xác là rất quan trọng khi nhập dữ liệu. Miễn là mỗi nhân viên đã được đưa ra một khoảng thời gian trả lương cụ thể, bạn có thể chọn bao nhiêu tùy thích. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn “Tiếp tục”.
#4. Xem lại & Tạo phiếu lương
Bước tiếp theo là kiểm tra lại dữ liệu cho chính xác. Ở phía bên trái, bên dưới “Thông tin bảng lương”, QuickBooks sẽ nêu chi tiết số lượng séc lương sẽ được phân phối. Tổng mức lương, thuế, khấu trừ, lương ròng, đóng góp thuế của chủ lao động, số giờ làm việc và tiền gửi đều sẽ được cộng lại trong kỳ lương.
#5. Xác nhận bảng lương
Chúc mừng! Chúc mừng! Bảng lương đã được xử lý trong QuickBooks Desktop Pro. Ngoài ra, số lượng séc lương đã xử lý, có thể in và có thể gửi tiền đều sẽ được hiển thị tại đây.
Séc có thể được in từ đây, có thể được gửi đi để xử lý ký gửi trực tiếp, sau đó có thể in cuống phiếu lương. Kiểm tra Trung tâm trợ giúp bảng lương QuickBooks hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ bảng lương QuickBooks nếu bạn cần hỗ trợ.
Cách tính lương thủ công cho doanh nghiệp nhỏ
Người sử dụng lao động khấu trừ thuế biên chế, bao gồm thuế liên bang, tiểu bang và địa phương theo cách thủ công, từ tiền lương của nhân viên. Thuế thu nhập, có thể gửi tiền An Sinh Xã Hội, và Medicare đều là một phần trong số này. Hơn nữa, kiến thức về thuế suất hiện hành là điều cần thiết để xác định chính xác nghĩa vụ thuế của bạn. Chẳng hạn, vào năm 2020, thuế suất An sinh xã hội sẽ là 6.2% và thuế suất Medicare sẽ là 1.45%. Mỗi năm, một bộ tỷ lệ phần trăm mới sẽ được thiết lập.
Gửi tiền kịp thời là một phương pháp chắc chắn để giữ cho lực lượng lao động của bạn hài lòng. Đảm bảo rằng các tính toán của bạn được hoàn thành kịp thời để thanh toán cho tất cả nhân viên của bạn vào cùng một ngày, cho dù bạn muốn thực hiện thông qua ký gửi trực tiếp hay bằng cách in và phân phát séc giấy.
Gửi tiền trực tiếp là cách phổ biến nhất để thanh toán cho nhân viên, nhưng nó yêu cầu mỗi nhân viên cung cấp thông tin tài khoản của họ và đồng ý cho các khoản tiền gửi trực tiếp. Bạn cũng nên kiểm tra với tổ chức tài chính của mình để tìm hiểu nguyên tắc của họ đối với các khoản tiền gửi trực tiếp vào tài khoản của bạn.
Khi xử lý bảng lương theo cách thủ công, hầu hết mọi người sử dụng bảng tính để theo dõi tổng lương, lương thực và các khoản khấu trừ của nhân viên. Điều này tạo điều kiện cho việc lưu giữ hồ sơ chính xác và tạo điều kiện cho việc kiểm toán trước khi trả lương.
Quy trình tính lương là gì?
Xử lý biên chế đòi hỏi phải cung cấp bồi thường bằng tiền cho người lao động. Tổng số tiền lương phải được xác định, các khoản khấu trừ phải được thực hiện, thuế biên chế phải được nộp và khoản thanh toán phải được phân phối thủ công. Mặc dù có thể thực hiện các tác vụ này theo cách thủ công, nhưng thực hiện thông qua hệ thống tự động sẽ có thể mang lại độ chính xác và hiệu quả cao hơn, cũng như có thể đảm bảo bạn tuân thủ các quy tắc nhất định.
Học cách tính lương có khó không?
Hoàn thành bảng lương của riêng bạn lần đầu tiên có thể là một nhiệm vụ rất đáng sợ. Ngoài ra, có rất nhiều sai sót có thể xảy ra và nếu bạn phạm sai lầm, điều đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn, nhân viên của bạn và thậm chí với Sở Thuế vụ (IRS). Nhiệm vụ của bạn là giám sát việc phân phối vốn hợp lý.
Phần mềm tính lương nào là tốt nhất?
Gusto là lựa chọn tốt nhất xung quanh vì cơ cấu giá được cân nhắc kỹ lưỡng, bao gồm ba bậc dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần bảng lương bên cạnh một số dịch vụ nhân sự (HR). Các dịch vụ tính lương tự động có trong mỗi gói đều toàn diện và có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp theo cách thủ công.
Tương tự như các hệ thống khác, Gusto cung cấp cho bạn tùy chọn thanh toán cho nhân viên của mình bằng tiền gửi trực tiếp hoặc séc giấy. Nó theo dõi và nộp thuế cho bạn ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương. Điều khiến Gusto nổi bật là nó cải thiện các kế hoạch khi bạn nâng cấp lên các bậc cao hơn.
Thay vì loại bỏ tiền gửi trực tiếp cho gói rẻ hơn, Gusto thực sự làm cho nó thuận tiện hơn khi gói của bạn đắt hơn. Chẳng hạn, thời gian thanh toán tiền gửi trực tiếp cho gói rẻ nhất lên tới bốn ngày, nhưng thời gian thanh toán tiền gửi trực tiếp cho gói đắt nhất chỉ là một ngày.
Làm việc trong bảng lương có căng thẳng không?
Sự căng thẳng của việc xử lý bảng lương là có thật. Một số nguyên nhân gây căng thẳng bao gồm việc phải đáp ứng thời hạn trả lương và chi phí đáng kể liên quan đến việc phạm sai lầm. Biên chế Ai đó có thể không liên tục ép nhân viên có thể không liên tục bị ép về thời gian, nhưng họ vẫn phải đối mặt với những tình huống căng thẳng.
Vì bảng lương ảnh hưởng đến tiền lương của mọi người, chỉ cần nghĩ về nó thôi cũng có thể khiến bạn căng thẳng. Trên hết, bảng lương là một công việc nổi tiếng tốn thời gian và phức tạp. quy trình kinh doanh.
Tìm ra cách sử dụng một hệ thống cũng là một vấn đề lớn. Có rất nhiều bộ phận chuyển động và nếu bạn mắc lỗi, điều đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn, doanh nghiệp và nhân viên của bạn, chưa kể khả năng bị Sở Thuế vụ phạt.
Công Thức Tính Bảng Lương Là Gì?
Bạn xác định mức lương của họ dựa trên tỷ lệ hàng giờ và tần suất kỳ trả lương. Phép toán như sau đối với một nhân viên toàn thời gian được trả lương hai tuần một lần với mức 11 đô la một giờ: 40 giờ nhân với 2 tuần bằng 80 giờ, nhân với 11 đô la một giờ sẽ bằng 880 đô la. (tổng lương thường xuyên).
Những sai lầm phổ biến về tiền lương
Tự động hóa bảng lương là kỹ thuật hiệu quả nhất để giảm sai sót trong bảng lương. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể tiết kiệm tiền và thời gian bằng cách tránh những sai lầm điển hình sau đây về bảng lương:
#1. Tình trạng nhân viên bị phân loại sai
Người lao động bị phân loại sai là nhà thầu độc lập trong khi họ thực sự là nhân viên có thể phải đối mặt với các biện pháp trừng phạt.
#2. Hồ sơ bảng lương có lỗi
Khoảng thời gian bạn phải lưu giữ dữ liệu bảng lương được quy định bởi cả chính phủ liên bang và tiểu bang. Trước khi tiêu hủy tài liệu, hãy hiểu những gì được mong đợi từ công ty của bạn.
#3. Các khoản nộp thuế bị chậm
Để tránh nộp muộn, hãy sử dụng lịch trả lương để theo dõi ngày thanh toán và thiết lập lời nhắc thời hạn nộp thuế.
#4. Đồ trang trí đã được xử lý không đúng cách
Bạn có thể bị phạt nếu bạn không khấu trừ các khoản sai áp hoặc giữ lại chúng không đúng cách.
#5. Thu nhập chịu thuế chưa khai báo
Nếu bạn cung cấp quyền chọn cổ phiếu hoặc giảm giá cho nhân viên, bạn phải thông báo cho chính phủ.
#6. trộm cắp tiền lương
Để tránh lừa đảo trả lương, các bản cập nhật tài khoản ngân hàng của nhân viên và Biểu mẫu W-4 nên được thực hiện trực tiếp thay vì qua email.
Những câu hỏi thường gặp
Học bảng lương có khó không?
Việc học cách tự mình xử lý bảng lương có thể cực kỳ đáng sợ. Nếu bạn phạm sai lầm, điều đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn, nhân viên của bạn và thậm chí là Sở Thuế vụ (IRS).
bảng lương trên excel là gì
Các công thức bảng lương trong Excel hợp lý hóa quy trình xác định các giá trị định kỳ như số giờ làm việc, khấu trừ thuế và tiền nghỉ phép.
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác trả lương là gì?
Công việc của Nhân viên tính lương là tìm ra số tiền mà mỗi nhân viên được trả, luôn cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ của chúng tôi và đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.
Bài viết liên quan
- 17 HỆ THỐNG THANH TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ NHẤT NĂM 2022, Cập nhật !!!
- Phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ: 5 phần mềm tính lương miễn phí tốt nhất
- Báo cáo Bảng lương: Hướng dẫn Chi tiết về Báo cáo Bảng lương
Tài liệu tham khảo
