Bạn đã bao giờ bối rối về việc có nên thuê một nhân viên kế toán hay không? Hoặc có thể bạn không biết nhân viên kế toán có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn. Nếu vậy, sau đó bạn đang ở đúng nơi. Bài viết này sẽ thảo luận về ý nghĩa của việc thuê nhân viên kế toán, lợi ích của việc thuê nhân viên kế toán, các câu hỏi phỏng vấn bạn có thể hỏi khi quyết định thuê nhân viên kế toán và về cơ bản tất cả những gì bạn nên biết.
Kế toán viên là ai?
Nhân viên kế toán là một thành viên của nghề kế toán, người chịu trách nhiệm chính trong việc lưu giữ hồ sơ chính xác về tất cả các hoạt động bán hàng, mua hàng và các hoạt động tài chính khác. Tùy thuộc vào sở thích và thủ tục của các tổ chức hoặc cá nhân khác nhau, có thể có những khác biệt đáng kể về loại giao dịch được hạch toán và cách chúng được ghi lại.
Người giữ sổ sách và kế toán viên làm những việc khác nhau và có những công việc khác nhau, mặc dù chức danh của họ đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Theo một nghĩa nào đó, nhân viên kế toán đang ở tuyến đầu vì họ theo dõi dòng tiền vào và ra hàng ngày của một tổ chức.
Để tạo báo cáo, phát hiện các xu hướng quan trọng và ước tính, kế toán sử dụng theo dõi dữ liệu của nhân viên kế toán để tập trung vào bức tranh toàn cảnh hơn.
Tuyển nhân viên kế toán
Phần lớn các chủ doanh nghiệp nhỏ không thực hiện đầy đủ thủ tục sổ sách kế toán. Chọn cách duy trì và quản lý các tài khoản tài chính của công ty là một trong những quyết định tài chính quan trọng nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể đưa ra.
Vai trò của nhân viên kế toán là hỗ trợ ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày. Trong một công ty nhỏ, trách nhiệm của nhân viên kế toán đa dạng hơn.
Họ cũng quản lý việc tạo, quản lý và xem xét các quy trình kinh doanh nội bộ, theo dõi các khoản thanh toán, mua hàng, biên lai và bán hàng, tổng hợp và ghi lại dữ liệu tài chính hàng ngày và lưu trữ theo cách chuẩn hóa để kế toán cũng có thể truy cập.
Thuê nhân viên kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ của bạn chắc chắn cần một nhân viên kế toán, như tôi đã đề cập trước đó, và đây là lý do tại sao.
#1. Một nhân viên kế toán biết tất cả về các con số của bạn.
Nếu bạn đang làm sổ sách, bạn nên biết về lãi lỗ (P&L) và các dữ liệu khác, điều này thường không phải lúc nào cũng khả thi vì bạn không có bộ kỹ năng đó. Mặt khác, một nhân viên kế toán có thể giúp bạn tìm ra điều gì đang xảy ra với bất kỳ số lạ nào mà không bị căng thẳng và tại sao.
#2. Khỏi đau đầu khai thuế.
Đây là yêu cầu pháp lý và là nhiệm vụ mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ phải thực hiện. Một nhân viên kế toán sẽ chăm sóc quỹ thuế của bạn và làm các thủ tục giấy tờ cho bạn. Họ cũng sẽ cung cấp cho bạn các con số và điền vào các biểu mẫu và hồ sơ cần thiết. Không còn phải thức dậy vào những giờ lẻ để làm việc trên máy tính, hoàn thành thủ tục giấy tờ hoặc vội vã để đáp ứng thời hạn.
#3. Chúng cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ kinh doanh thiết yếu khác bằng cách tiết kiệm thời gian cho bạn.
Sổ sách kế toán có thể tẻ nhạt, lặp đi lặp lại và có phương pháp đối với những người muốn điều hành doanh nghiệp hơn là giữ sổ sách.
#4. Chúng hỗ trợ cải thiện hiệu quả thanh toán của bạn.
Bạn có thể lập hóa đơn thành công và kịp thời hơn nếu bạn nhận được sách của mình ở trạng thái tốt nhất. Bạn sẽ rút ngắn thời lượng của chu kỳ lập hóa đơn và được thanh toán nhanh hơn cho dù nhân viên kế toán của bạn tạo hệ thống tự động cho bạn hay xử lý lập hóa đơn thủ công.
Lợi ích của việc thuê một nhân viên kế toán
#1. Bằng cách sử dụng nhân viên kế toán, bạn có thể tập trung vào công ty và hạnh phúc của mình.
Bạn có thể dễ dàng thuê ngoài nhiều nhiệm vụ liên quan đến kinh doanh, nhưng niềm đam mê và tầm nhìn của bạn phải là của riêng bạn. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng nếu bạn ủy thác việc quản lý tài chính của mình cho một nhân viên kế toán.
#2. Kế toán tránh sai sót
Lỗi rất tốn kém, bất kể chúng có thể vô hại đến mức nào. Ngoài việc ghi lại dữ liệu không chính xác, bạn có nguy cơ bị ATO bắt và phải trả nhiều tiền thuế hơn mức cần thiết nếu bạn khai báo thiếu bất kỳ khoản thu nhập hoặc chi phí nào. Về cơ bản, nhân viên kế toán nhập chính xác tất cả các số liệu, hóa đơn, biên lai và hóa đơn vào chương trình kế toán của bạn.
#3. Nhân viên kế toán giữ hồ sơ của bạn hiện tại
Dòng tiền là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý một công ty thành công. Nếu bạn không có quyền truy cập vào dữ liệu tài chính của mình, bạn phải đưa ra những phỏng đoán có cơ sở về việc liệu bạn có đủ khả năng để mở rộng công ty của mình hay không. Nhân viên kế toán tích cực hơn trong việc quản lý dòng tiền của bạn, trong khi nhân viên kế toán cung cấp hướng dẫn chiến lược và xử lý hồ sơ thuế của bạn.
#4. Nó là giá cả phải chăng và có thể mở rộng để thuê một nhân viên kế toán.
Chi phí thuê ngoài sổ sách kế toán của bạn thường thấp hơn so với việc bạn tự mình quản lý, tùy thuộc vào quy mô, phạm vi và tính chất của công ty bạn. Vì trách nhiệm chính của họ là xử lý tài chính của bạn và giữ cho hồ sơ của bạn ngăn nắp và tuân thủ, nên nhân viên kế toán bên ngoài không bị phân tâm bởi những thăng trầm trong công việc kinh doanh của bạn.
#5. hướng dẫn
Nhân viên kế toán của bạn hiểu biết về tình hình tài chính của bạn và hỗ trợ bạn lưu giữ hồ sơ thích hợp. Chúng hỗ trợ đánh giá cách đưa ra các lựa chọn kinh doanh quan trọng, chẳng hạn như có nên mở rộng hay không và khi nào nên hạn chế mọi thứ. Ngoài ra, chúng có thể giúp bạn nhận ra các xu hướng trong lĩnh vực của mình và nắm bắt các khả năng của bạn ở đó.
Những gì cần tìm khi thuê một nhân viên kế toán
Có thể căng thẳng khi thuê một nhân viên kế toán. Nhưng thủ tục có thể ít đáng sợ hơn nếu bạn biết những phẩm chất cần tìm kiếm. Năm đặc điểm quan trọng để tìm kiếm trong một nhân viên kế toán được liệt kê dưới đây:
#1. Có kiến thức về công nghệ
Để quản lý sách của bạn, phần mềm ngày càng trở nên quan trọng. Chẳng hạn, học cách sử dụng QuickBooks một cách chính xác ngay bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc sau này. Mặc dù nhiều nhân viên kế toán có thể tuyên bố là quen thuộc với phần mềm kế toán mà bạn sử dụng, nhưng họ phải có kỹ năng sử dụng tất cả các tính năng của nó.
#2. Dựa trên logic và tập trung vào tương lai
Nhân viên kế toán có thể nghiên cứu dữ liệu cụ thể và báo cáo tài chính và liên kết dữ liệu đó với công ty của bạn. Luôn xem xét các tình huống “nếu như” khi lập kế hoạch. Ví dụ, một nhân viên kế toán xuất sắc có thể xác định được nơi mà công ty của bạn có thể tiết kiệm chi phí và sử dụng tốt hơn các nguồn lực của mình.
#3. Công việc phải thú vị
Đảm bảo rằng người mà bạn đang tuyển dụng thích xử lý các số liệu thống kê. Hiệu suất của người lao động thường giảm sút nếu họ không hài lòng với con đường sự nghiệp của mình. Ngoài ra, mọi người có thể coi công việc kế toán là một phương tiện ngắn hạn để đạt được mục tiêu của họ. Người sử dụng lao động nên tìm một nhân viên kế toán dài hạn đáng tin cậy vì họ xử lý thông tin nhạy cảm hàng ngày.
#4. Tận tâm đến từng chi tiết
Một nhân viên kế toán chuyên nghiệp phải tỉ mỉ và chú ý đến mọi thứ. Chẳng hạn, nhân viên kế toán của bạn phải có khả năng theo dõi khách hàng, các điều khoản bán hàng và cách thích hợp để đăng ký và ghi lại việc bán hàng bất cứ khi nào bạn thực hiện.
#5. Có kiến thức làm việc về thuế.
Mặc dù nhân viên kế toán không cần phải biết mọi từ của Bộ luật Doanh thu Nội bộ, nhưng điều đó sẽ có lợi. Chẳng hạn, họ nên hiểu sự khác biệt giữa báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán.
Tuyển dụng nhân viên kế toán Câu hỏi phỏng vấn
#1. Chính xác thì công việc kế toán đòi hỏi những gì?
Mặc dù câu trả lời cho câu hỏi này có vẻ đơn giản, nhưng các dịch vụ của nhân viên kế toán rất đa dạng. Nhu cầu của bạn cũng sẽ thay đổi dựa trên khả năng cá nhân của bạn và khối lượng công việc mà nhân viên kế toán của bạn xử lý.
Một số nhân viên kế toán phụ trách kế toán quản trị và có thể xem các con số tài chính, trong khi những người khác chỉ có thể nhập dữ liệu.
#2. Họ có được chứng nhận và đăng ký không?
Một số nhân viên kế toán có thể có bằng kế toán, bằng tốt nghiệp hoặc thậm chí là Kế toán viên Công chứng hoặc CPA.
Tùy thuộc vào quốc gia, các yêu cầu đăng ký và trình độ khác nhau được áp dụng. Đảm bảo tìm hiểu về thông tin đăng nhập của nhân viên kế toán của bạn và liệu họ có được phép nộp hay không.
#3. Họ có trình độ chuyên môn như thế nào?
Nhân viên kế toán của bạn nên xử lý tài chính của bạn một cách chính xác và nói chuyện với bạn theo cách không mất quá nhiều thời gian. Bạn không muốn chi thêm tiền để giải quyết một vấn đề vào cuối năm tài chính.
Một nhân viên kế toán chuyên nghiệp phải tập hợp một bộ thủ tục tài chính mà họ luôn tuân theo để đảm bảo rằng các giao dịch được xử lý chính xác.
#4. Về khung thời gian phân phối và phản hồi, bạn có thể dự đoán điều gì?
Thực tế là nhân viên kế toán đôi khi mất một lúc để trả lời email và không phải lúc nào cũng hoàn thành công việc đúng hạn là một sự phàn nàn phổ biến về họ. Tìm hiểu những gì bạn có thể mong đợi từ họ mỗi tuần hoặc mỗi tháng và bạn có thể mong đợi họ trả lời câu hỏi của bạn nhanh như thế nào.
#5. Họ thành thạo như thế nào trong doanh nghiệp của bạn?
Một đường cong học tập đáng kể sẽ xảy ra nếu nhân viên kế toán của bạn không quen thuộc với các công ty Thương mại điện tử.
Hỏi họ xem họ có bất kỳ khách hàng Thương mại điện tử nào khác (quá khứ hoặc hiện tại), sau đó yêu cầu họ cung cấp cho bạn một vài ví dụ về các vấn đề sổ sách kế toán điển hình trong doanh nghiệp của bạn và cách họ xử lý chúng.
Thuê một nhân viên kế toán có đáng không?
Có, mặc dù bạn có thể tin rằng mình có thể tiết kiệm tiền bằng cách tự mình làm mọi việc, nhưng việc thuê một nhân viên kế toán chuyên nghiệp sẽ thực sự giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Điều này là do khả năng xảy ra lỗi của con người thấp hơn, sự thiếu hiểu biết, thời hạn nộp thuế và thanh toán bị trễ, cũng như sự chậm trễ trong các khoản phải thu.
Bạn nên trả bao nhiêu cho ai đó để làm sổ sách kế toán của bạn?
Tùy thuộc vào khối lượng giao dịch và mức độ phức tạp của các dịch vụ cần thiết, chi phí trung bình hàng tháng để thuê ngoài nhu cầu kế toán của bạn là từ 500 đô la đến 2,500 đô la.
Là một nhân viên kế toán rẻ hơn một kế toán?
Vâng, nói chung, nhân viên kế toán lập hóa đơn ít hơn nhân viên kế toán cho các dịch vụ của họ.
Làm thế nào để tôi biết nếu tôi cần một nhân viên kế toán?
Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một nhân viên kế toán khi:
- Bạn không thể tập trung vào các lĩnh vực khác của công ty mình, chẳng hạn như bán, tạo và mở rộng, vì bạn quá bận rộn với việc phân loại các giao dịch.
- Bạn chưa gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc thu tiền từ các khoản phải thu.
- Bạn không có hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu để theo dõi hóa đơn và biên lai của mình.
Tôi Có Cần Người Ghi Sổ Hay Kế Toán Không?
Hầu hết các doanh nghiệp trẻ có thể sẽ nói chuyện với một kế toán vào một thời điểm nào đó, nhưng họ sẽ không thuê một người cho đến khi họ lớn hơn một chút. Do đó, mặc dù ngay từ đầu sẽ cần một nhân viên kế toán nhưng kế toán viên có thể không, và cuối cùng bạn sẽ cần phải thuê một người.
Khi chọn nhân viên kế toán, chất lượng thiết yếu bạn cần kiểm tra là gì?
Cân bằng tài khoản nhanh chóng và phát hiện lỗi phải là những kỹ năng mà họ sở hữu. Họ phải có khả năng lập các báo cáo tài chính kịp thời, chính xác và súc tích. Nhân viên kế toán cũng nên hiểu cách sử dụng tín dụng hợp lý trong thời gian dòng tiền thấp.
Tầm quan trọng của việc kế toán của tôi được thực hiện bởi một bên thứ ba là gì?
Lợi thế của việc thuê một chuyên gia để xử lý sổ sách kế toán của bạn là rất nhiều. Giữ gìn tính toàn vẹn của sách của bạn đứng đầu trong số những lợi thế này.
Kết luận
Bài viết này đã thảo luận thành công ý nghĩa của việc thuê một nhân viên kế toán và một số điều khác mà bạn nên biết. Tôi hy vọng bài viết này là hữu ích.
- Cách nộp thuế độc quyền: Hướng dẫn chi tiết
- HƯỚNG DẪN TỪNG BƯỚC VỀ CÁCH SỬ DỤNG SÁCH NHANH TRỰC TUYẾN
- Top 10 HỆ THỐNG ĐẶT VÉ TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ cho năm 2022
- CHU KỲ KẾ TOÁN: Các bước, Ví dụ và Tầm quan trọng.
- BÁO CÁO LỢI NHUẬN VÀ MẤT LỢI LÀ GÌ: Hướng dẫn Cách chuẩn bị
dự án
