Sổ sách kế toán phù hợp là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ như doanh nghiệp của bạn. Bạn cần có được một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty mình bất cứ lúc nào và bạn cũng cần tự tin rằng các vấn đề về thuế của mình đang diễn ra theo đúng trình tự.
Tuy nhiên, tình hình trở nên phức tạp hơn nếu bạn đồng ý thanh toán trước. Thu nhập hoãn lại là kết quả cuối cùng của kịch bản này. Tôi đoán thuật ngữ đó nghe có vẻ hơi lạ. Vì vậy, chúng ta sẽ định nghĩa “thu nhập hoãn lại” và thảo luận cách đưa nó vào sổ sách của bạn trong quá trình viết bài này.
Thu nhập hoãn lại là gì?
Thu nhập hoãn lại cũng có thể được gọi là doanh thu hoãn lại hoặc thu nhập chưa kiếm được. Như tên của nó, nó đề cập đến thu nhập bạn đã nhận được hoặc chưa kiếm được. Thông thường, điều này là do khách hàng hoặc khách hàng thanh toán trước cho các dịch vụ chưa được cung cấp hoặc hàng hóa chưa được giao.
Thu nhập hoãn lại có thể giúp bạn duy trì khoảng cách lành mạnh giữa lợi nhuận trên và dưới. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là đó là trách nhiệm pháp lý và phải được tính đến. Khi bạn bắt đầu coi thu nhập hoãn lại là tiền mặt thanh khoản để chi tiêu, bạn sẽ tự mở ra cho mình những vấn đề tiềm ẩn về dòng tiền.
Thu nhập hoãn lại hoạt động như thế nào
Doanh thu hoãn lại được ghi nhận là nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán của công ty khi nhận được khoản thanh toán tạm ứng. Điều này là do nó nợ khách hàng một thứ gì đó dưới dạng hàng hóa hoặc dịch vụ. Bởi vì vẫn có khả năng hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ không được giao hoặc người mua sẽ hủy đơn đặt hàng, khoản thanh toán được coi là trách nhiệm pháp lý đối với công ty. Trừ khi có quy định khác trong hợp đồng đã ký, công ty sẽ phải hoàn trả cho khách hàng trong cả hai trường hợp.
Hợp đồng có thể chỉ định các điều khoản khác nhau, chẳng hạn như không có doanh thu nào được ghi nhận cho đến khi tất cả các dịch vụ hoặc sản phẩm đã được chuyển giao. Nói cách khác, các khoản thanh toán nhận được từ khách hàng sẽ là doanh thu trả chậm cho đến khi khách hàng nhận được tổng số tiền đến hạn theo hợp đồng.
Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)) yêu cầu các phương pháp và quy ước kế toán nhất định, điều này khuyến khích tính thận trọng trong kế toán. Kế toán bảo thủ đảm bảo rằng công ty báo cáo lợi nhuận nhỏ nhất có thể. Một công ty báo cáo doanh thu một cách thận trọng sẽ chỉ ghi nhận thu nhập kiếm được sau khi hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể để yêu cầu đầy đủ số tiền và khi khả năng thanh toán là chắc chắn.
Đọc thêm: LỢI NHUẬN Ròng: Ý nghĩa, Công thức, Tỷ lệ & Sự khác biệt
Doanh thu hoãn lại thường được ghi nhận dần dần trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi một công ty cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm trong phạm vi doanh thu “kiếm được”. Quá nhanh chóng phân loại doanh thu hoãn lại là doanh thu kiếm được hoặc đơn giản là bỏ qua tài khoản doanh thu hoãn lại và ghi trực tiếp vào doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được coi là kế toán tích cực và phóng đại doanh thu bán hàng một cách hiệu quả.
Bởi vì các điều khoản thanh toán trước thường kéo dài trong 12 tháng hoặc ít hơn, nên doanh thu trả chậm thường được báo cáo là khoản nợ hiện tại trên bảng cân đối kế toán của công ty. Tuy nhiên, nếu khách hàng thực hiện thanh toán trước cho các dịch vụ dự kiến sẽ được cung cấp trong nhiều năm, thì phần thanh toán liên quan đến các dịch vụ hoặc sản phẩm sẽ được cung cấp sau 12 tháng kể từ ngày thanh toán sẽ được phân loại là doanh thu hoãn lại trên phần nợ dài hạn của bảng cân đối kế toán.
Ví dụ thu nhập hoãn lại
Thu nhập hoãn lại dự kiến với các sản phẩm hoặc dịch vụ dựa trên đăng ký yêu cầu thanh toán trước. Các khoản thanh toán tiền thuê nhà nhận trước, thanh toán trước cho đăng ký báo, thanh toán trước hàng năm cho việc sử dụng phần mềm và bảo hiểm trả trước đều là những ví dụ về thu nhập phi tiền lương.
Hãy xem xét một công ty truyền thông nhận được khoản thanh toán trước 1,200 đô la từ một khách hàng để đăng ký báo hàng năm vào đầu năm tài chính. Khi nhận được khoản thanh toán, kế toán của công ty ghi một khoản ghi nợ 1,200 đô la vào tài khoản tiền mặt và tương đương tiền và một khoản ghi có 1,200 đô la vào tài khoản doanh thu hoãn lại.
Công ty gửi tờ báo cho khách hàng của mình hàng tháng và ghi nhận doanh thu khi năm tài chính tiến triển. Kế toán ghi lại một mục ghi nợ 100 đô la vào tài khoản doanh thu trả chậm và một mục ghi có 100 đô la vào tài khoản doanh thu bán hàng mỗi tháng. Số dư doanh thu hoãn lại là 1,200 đô la đã được ghi nhận dần dần dưới dạng doanh thu trên báo cáo thu nhập ở mức 100 đô la mỗi tháng vào cuối năm tài chính. Số dư trong tài khoản doanh thu trả chậm hiện là 0 đô la cho đến khi khoản thanh toán trước cho năm tới được thực hiện.
Tại sao các doanh nghiệp ghi thu nhập hoãn lại?
Câu trả lời đơn giản là họ phải đi do các nguyên tắc kế toán ghi nhận doanh thu. Chúng được phân loại là nợ phải trả trong kế toán dồn tích hoặc chi phí trả trước đảo ngược vì công ty nợ tiền mặt đã thanh toán hoặc hàng hóa/dịch vụ đã đặt hàng.
Thời gian thanh toán của khách hàng có thể không ổn định và không thể đoán trước, do đó, nên bỏ qua thời gian thanh toán bằng tiền mặt và ghi nhận doanh thu khi kiếm được.
Mẹo quản lý thu nhập hoãn lại
Thật đơn giản để quản lý dòng tiền của bạn và hiểu rõ hơn về tài chính của bạn khi bạn đã phát triển thói quen hạch toán đầy đủ thu nhập hoãn lại. Dưới đây là một số gợi ý hữu ích để quản lý thu nhập hoãn lại:
- Hãy nhớ rằng thu nhập của bạn được trả lại sau thuế VAT (nếu bạn đã đăng ký). VAT còn nợ HMRC kể từ ngày tính thuế của hóa đơn và khách hàng của bạn phải trả.
- Tạo thói quen đối chiếu thu nhập hoãn lại thường xuyên để duy trì dòng tiền lành mạnh và hiểu rõ hơn về tài sản của bạn.
- Tự động đảo ngược thu nhập trả chậm vào đầu mỗi tháng để tránh các khoản tích lũy bị bỏ lỡ.
Doanh thu hoãn lại so với Doanh thu được công nhận
Doanh thu hoãn lại là doanh thu bạn dự kiến nhận được từ một lượt đặt trước nhưng vẫn chưa được phân phối theo thỏa thuận của tài khoản. Do đó, mặc dù bạn đã nhận được doanh thu trong tài khoản của mình, nhưng doanh thu đó không thể được coi là doanh thu. Mặt khác, doanh thu được ghi nhận đề cập đến điểm mà tại đó doanh thu đặt trước hoặc doanh thu trả chậm trở thành doanh thu thực tế cho công ty của bạn sau khi hoàn thành thỏa thuận như đã hứa. Nó được thêm vào tài khoản phải thu của bạn.
Giả sử bạn có một khách hàng đã chuyển đổi đặt dịch vụ đăng ký SaaS hàng năm của bạn với giá 12,000 đô la (1000 đô la mỗi tháng) vào tháng Giêng. Từ quan điểm của kế toán SaaS, bạn sẽ không kiếm được doanh thu đó cho đến khi bạn cung cấp những gì bạn đã bán cho khách hàng. Doanh thu trả chậm 12,000 đô la được chuyển thành thu nhập dần dần khi đăng ký tiến triển. Kết quả là bạn nhận ra mình kiếm được $1000 từ tài khoản mỗi tháng.
Doanh thu hoãn lại có được coi là một khoản nợ phải trả không?
Về mặt kỹ thuật, doanh thu trả chậm không phải là doanh thu cho đến khi chúng kiếm được—bạn giao sản phẩm hoặc dịch vụ trước. Do đó, các khoản thu nhập này không thể được báo cáo trên báo cáo thu nhập. Thay vào đó, bạn sẽ ghi chúng như một trách nhiệm pháp lý trên tài khoản của bạn. Bảng cân đối.
Chỉ vì bạn có doanh thu trả chậm trong tài khoản ngân hàng của mình không đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ không yêu cầu hoàn lại tiền trong tương lai. Hơn nữa, một số ngành có các quy tắc nghiêm ngặt về cách xử lý doanh thu trả chậm. Ví dụ: để thực hiện nghĩa vụ ủy thác và đạo đức của mình, luật sư phải gửi các khoản phí chưa được hưởng vào tài khoản ủy thác của IOLTA. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc, bao gồm cả việc truất quyền thi đấu.
Cách báo cáo doanh thu hoãn lại
Các doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu hoãn lại và được ghi nhận vì các nguyên tắc ghi nhận doanh thu yêu cầu điều đó. Doanh thu hoãn lại được phân loại là chi phí trả trước đảo ngược (trách nhiệm pháp lý) trong kế toán dồn tích vì doanh nghiệp nợ tiền mặt nhận được hoặc dịch vụ hoặc sản phẩm được đặt hàng.
Trong kế toán dồn tích, doanh thu chỉ được ghi nhận khi kiếm được, trái ngược với kế toán tiền mặt, trong đó doanh thu chỉ được ghi nhận khi nhận được thời hạn thanh toán. Do đó, nếu khách hàng thanh toán trước cho sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn không thể ghi nhận bất kỳ khoản doanh thu nào trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của mình theo phương pháp kế toán dồn tích. Thay vào đó, bảng cân đối kế toán của bạn sẽ ghi lại khoản thanh toán dưới dạng trách nhiệm pháp lý.
Giả sử công ty của bạn cung cấp phần mềm SaaS cho khách hàng thông qua đăng ký với gói một năm mà bạn chia thành 8.99 đô la thanh toán hàng tháng. Khách hàng sẽ chọn thanh toán trước cho toàn bộ năm đầu tiên của gói đăng ký trị giá $107.88. Bạn sẽ hoãn doanh thu này cho đến khi họ sử dụng dịch vụ trong cả năm. Do đó, nhóm kế toán của bạn sẽ ghi nhận 1/12 thu nhập hoãn lại là 107.88 đô la mỗi tháng do bạn đã thực hiện phần dịch vụ đó.
Doanh thu hoãn lại có lợi hay có hại?
Doanh thu hoãn lại không có lợi cũng không có hại. Vì vậy, câu trả lời đúng là nó phụ thuộc—chủ yếu vào hệ thống theo dõi ghi nhận doanh thu của công ty, theo dõi chính xác và chỉ định các khoản trả trước dưới dạng doanh thu trả chậm (chưa thực hiện) hoặc doanh thu được ghi nhận.
Doanh thu hoãn lại là khoản ghi nợ kế toán hay tín dụng?
Vì doanh thu hoãn lại là nợ phải trả cho đến khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao theo thỏa thuận đặt trước, bạn sẽ ghi lại mục nhập tín dụng ban đầu ở phía bên phải của bảng cân đối kế toán theo nợ hiện tại (nếu doanh số bán hàng dưới 12 tháng) hoặc nợ dài hạn trách nhiệm pháp lý. Sau đó, khi kiếm được doanh thu, hãy ghi nợ tài khoản doanh thu trả chậm và ghi có vào tài khoản doanh thu.
Tại sao doanh thu hoãn lại được coi là một khoản nợ?
Như đã nêu trước đây, doanh thu hoãn lại được phân loại là nợ phải trả hơn là tài sản. Đây là những lý do khác tại sao điều này là như vậy.
Đầu tư của bạn không được thực hiện
Bạn vẫn phải cung cấp cho khách hàng của mình dịch vụ/hàng hóa cần thiết cho giao dịch đã hoàn tất. Do đó, nó không thể được coi là doanh thu chỉ vì nó xuất hiện trong hồ sơ ngân hàng của bạn. Nếu khách hàng của bạn muốn hủy dịch vụ trước thời hạn đăng ký chưa hoàn thành, bạn phải hoàn lại số tiền đó. (Ví dụ: nếu họ hủy đăng ký sau năm tháng, số tiền trong bảy tháng còn lại sẽ được trả lại.)
Ngăn chặn định giá quá cao của các doanh nghiệp
Tính toán tăng trưởng dựa trên số tiền trong ngân hàng của bạn trước khi dịch vụ đã hứa được cung cấp rất đơn giản. Điều này che khuất các phương pháp dự báo của công ty bạn và dẫn đến “ảo tưởng tăng trưởng”.
Điều này có thể khiến bạn tin rằng mình đã trưởng thành và bắt đầu đầu tư số dư chưa được công nhận vào việc duy trì đà tăng trưởng của mình. Điều này đánh lừa các nhà đầu tư của bạn nghĩ rằng bạn đang phát triển trong khi điều ngược lại là đúng.
Cung cấp nhiều loại dịch vụ
Một số doanh nghiệp cung cấp nhiều dịch vụ ngoài mô hình đăng ký của họ, chẳng hạn như bảo trì hai năm hàng năm. Trong trường hợp này, một phần của dịch vụ bạn đang cung cấp được hoàn thành khi mua, trong khi phần còn lại bị trì hoãn. Vì có nhiều giai đoạn phân phối, điều này sẽ cho thấy rằng một phần doanh thu của bạn đã kiếm được và một phần khác bị hoãn lại, gây ra các vấn đề về kế toán. Việc nhận ra những tài khoản này có thể dẫn đến kết quả dương tính giả trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn. Do đó, việc theo dõi các điều khoản hợp đồng của bạn với khách hàng trước khi nhận ra doanh thu là rất quan trọng.
Thực hiện bước tiếp theo
Kế toán doanh thu trả chậm là một quá trình tỉ mỉ. Ghi nhận doanh thu trước khi kiếm được sẽ khiến số liệu tăng trưởng của bạn bị hiểu sai, có khả năng làm tăng tiềm năng tăng trưởng của bạn.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng số tiền chưa kiếm được này không nên được đầu tư vào các dự án trong tương lai cho đến khi kiếm được. Một cách tiếp cận thận trọng hơn để tính toán doanh thu sẽ cung cấp một bức tranh thực tế hơn về sự phát triển của công ty bạn.
Bài viết liên quan
- Kế hoạch trả thưởng hoãn lại không đủ tiêu chuẩn: Lợi ích và cách thức hoạt động
- Một nhân viên của tháng: Các phương pháp, mẫu & ý tưởng tốt nhất
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (GAAP) và Nguyên tắc sửa đổi mới
- THUẾ OASDI: Tuổi già, Người sống sót và Đóng góp Bảo hiểm Khuyết tật, Trì hoãn & Trả lương (Đã cập nhật!)
- Kế hoạch bồi thường: Các phương pháp hay nhất của Hoa Kỳ (Cập nhật)
dự án
