Thời gian dành cho việc ghi sổ sách là thời gian có thể được dành tốt hơn cho việc gây quỹ, vận động và hình thành quan hệ đối tác cho một tổ chức phi lợi nhuận. Nhưng kế toán và sổ sách kế toán vẫn là yếu tố cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù bạn có thể là người hùng vì sự nghiệp của tổ chức, nhưng bạn và nhân viên của bạn có thể là con số XNUMX khi hiểu cách quản lý hợp lý tài chính của một tổ chức phi lợi nhuận. Nói chung, các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các hoạt động ghi sổ và các khái niệm kế toán giống như các doanh nghiệp vì lợi nhuận khi nói đến việc ghi chép, theo dõi và phân tích các giao dịch tài chính. Bài viết này cho bạn biết thêm về những điều bạn cần hiểu về kế toán sổ sách cho các tổ chức phi lợi nhuận.
Sổ sách kế toán cho mục đích phi lợi nhuận là gì?
Việc ghi sổ sách cho một tổ chức phi lợi nhuận đòi hỏi phải nhập, phân loại và sắp xếp dữ liệu tài chính với mục đích tạo ra các hồ sơ tài chính chính xác.
Để duy trì trạng thái miễn thuế của họ với Sở Thuế vụ (IRS) và tuân theo GAAP, tổ chức phi lợi nhuận bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ tài chính chi tiết và chính xác. Để đạt được mục tiêu này, việc lưu trữ hồ sơ chính xác là điều cần thiết.
Kế toán viên làm gì cho một tổ chức phi lợi nhuận?
Các mục tiêu chính của kế toán phi lợi nhuận là trách nhiệm giải trình và tính minh bạch, và những mục tiêu này chỉ có thể đạt được thông qua việc ghi chép tỉ mỉ và kịp thời tất cả các khoản chi phí, doanh thu và giao dịch tài chính. Nhiệm vụ của nhân viên kế toán trong các tổ chức phi lợi nhuận hầu hết bao gồm những việc sau:
- Chăm sóc các biên lai đến và lưu trữ chúng một cách an toàn.
- Thực hiện việc nhập dữ liệu để duy trì một sổ cái tổng hợp chính xác.
- Duy trì một sổ cái về thu nhập và chi tiêu của bạn.
- Để theo dõi và ghi lại các khoản chuyển tiền và gửi tiền
- Phân phối thu nhập và chi phí cho các tài khoản được chỉ định.
Làm thế nào để bạn giữ sách cho một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ?
Thông thường đối với một tổ chức phi lợi nhuận là bầu một thủ quỹ hoặc giám đốc tài chính, người chịu trách nhiệm giám sát tất cả các vấn đề tài chính như kế toán sổ sách. Ngoài ra, một thủ quỹ có năng lực yêu cầu các nguồn lực cụ thể. Mua hàng bằng tiền mặt và giữ hồ sơ trong hộp đựng giày sẽ không cắt giảm được. Dưới đây là những cách đơn giản để giữ sách cho một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ.
# 1. Lập kế hoạch tài chính
Các mục tiêu của tổ chức phi lợi nhuận khác với các mục tiêu của các doanh nghiệp vì lợi nhuận, tuy nhiên vẫn cần có ngân sách hoạt động. Ngân sách hoạt động là một dự báo tài chính về các khoản chi và thu dự kiến của doanh nghiệp và thường được lập hàng tuần hoặc hàng năm.
Tùy thuộc vào sứ mệnh của mình, ngân sách hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận sẽ khác với ngân sách hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận khác. Đây là nơi chuyên môn kinh doanh có thể hữu ích. Dự báo chi phí và doanh thu là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng có thể được diễn đạt bằng một số từ tương đối ngắn, làm cho kinh nghiệm trực tiếp trở nên vô giá.
Hơn nữa, những người phụ trách các tổ chức phi lợi nhuận muốn học Kế toán hoặc cần hỗ trợ về kế toán có thể làm như vậy. Có thể cần một nhân viên kế toán toàn thời gian hoặc bán thời gian, tùy thuộc vào chuyên môn đã có của nhân viên. Họ có thể hỗ trợ việc lựa chọn và mua lại Intuit, cung cấp đào tạo cho nhân viên của bạn về cách sử dụng nó hoặc tự xử lý tất cả các nhu cầu kế toán của bạn.
# 2. Tạo một tài khoản ngân hàng mới
Không sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân của bạn làm phương tiện chính để nhận, giữ hoặc giải ngân tiền của tổ chức phi lợi nhuận. Duy trì một tài khoản séc riêng cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Hỏi tổ chức tài chính của bạn về bất kỳ tài khoản séc kinh doanh cụ thể cho tổ chức phi lợi nhuận nào mà họ có thể cung cấp.
# 3. Bổ nhiệm Giám đốc Tài chính hoặc Thủ quỹ.
Điều quan trọng là chọn một thủ quỹ nội bộ hoặc nhân viên tài chính có kinh nghiệm về kế toán của tổ chức phi lợi nhuận. Như một phần thưởng bổ sung, việc có kinh nghiệm với phần mềm kế toán như QuickBooks giúp bạn bớt khó khăn hơn khi theo dõi những thứ như đơn đặt hàng, quà tặng hiện vật, báo cáo hoạt động, v.v.
#4. Đối chiếu các tài khoản
Sau khi thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và tài khoản ngân hàng, bạn sẽ muốn xác minh tính chính xác của dữ liệu trong từng tài khoản. Bạn có thể thực hiện việc này với sự hỗ trợ của ngân hàng đối chiếu.
Chỉ cần so sánh từng giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng của bạn với mục nhập tương ứng trong sổ sách của bạn và bạn đã hoàn thành đối chiếu ngân hàng. Để theo dõi dòng tiền, xác định gian lận tiềm ẩn và phát hiện các sai lầm kế toán, điều quan trọng là phải thực hiện đối chiếu ngân hàng ít nhất mỗi tháng một lần.
# 5. Bắt đầu sử dụng đơn đặt hàng
Các chính sách chi tiêu của các tổ chức phi lợi nhuận rất hạn chế. Họ yêu cầu một quy trình được sắp xếp hợp lý để đảm bảo các đơn đặt hàng được đặt, chi phí được tính toán chính xác và nhu cầu được đáp ứng kịp thời.
Đơn đặt hàng là một công cụ hữu ích để thực hiện điều này. Hơn nữa, Để đảm bảo rằng bạn và nhà cung cấp của bạn luôn ở trên cùng một trang, thông thường người mua sẽ gửi đơn đặt hàng từ người mua đến người bán để xác nhận một giao dịch mua sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Nếu nhà cung cấp của bạn ký tên vào nó, bạn sẽ có một hợp đồng có hiệu lực pháp lý trong đó nêu rõ các mặt hàng bạn yêu cầu, giá bạn phải trả và ngày mà nhà cung cấp của bạn cam kết giao hàng.
Tổ chức phi lợi nhuận sử dụng loại kế toán nào?
Trách nhiệm giải trình trong quản lý tài chính là một thành phần quan trọng của kế toán và sổ sách kế toán phi lợi nhuận. Các nhà tài trợ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn có tùy chọn đưa ra các điều kiện đối với khoản đóng góp của họ và các nhà cung cấp tài trợ sẽ muốn xác minh rằng số tiền đã được sử dụng cho những gì dự định. Hơn nữa, bạn có trách nhiệm tuân thủ những ràng buộc này và chi tiêu tiền của các nhà tài trợ theo cách mà họ nhận được sự chấp thuận của họ. Đây là lý do tại sao các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng kế toán quỹ.
Để theo dõi các khoản đóng góp và đảm bảo rằng số tiền được chi đúng nơi dự kiến, các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng một hệ thống gọi là kế toán quỹ.
Sách nhanh nào tốt nhất cho phi lợi nhuận?
Các biến thể phi lợi nhuận của sản phẩm QuickBooks bao gồm theo dõi đóng góp, ghi sổ kế toán, lập hóa đơn và các tác vụ kế toán khác có sẵn như một phần của QuickBooks dành cho tổ chức phi lợi nhuận, một dòng phần mềm kế toán dành cho các tổ chức phi lợi nhuận vừa và nhỏ. Ngoài ra, các ấn bản Tiêu chuẩn và Phi lợi nhuận của QuickBooks có sẵn với mức chiết khấu cao thông qua TechSoup, khiến chúng trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức phi chính phủ eo hẹp về tài chính. Trong phần đánh giá này, “QuickBooks dành cho tổ chức phi lợi nhuận” sẽ đề cập đến QuickBooks Premier dành cho các tổ chức từ thiện và các tổ chức khác.
Khi nói đến phần mềm toàn diện, các tổ chức phi lợi nhuận lớn hơn sẽ không tìm đâu xa hơn Tổ chức phi lợi nhuận dành cho doanh nghiệp QuickBooks. Cho dù đó là QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus hay một trong các phiên bản trực tuyến, các sản phẩm này đều lý tưởng cho các tổ chức từ thiện vừa và nhỏ.
Kế toán sổ sách cho các tổ chức phi lợi nhuận
IRS yêu cầu ghi sổ kế toán để đổi lấy tình trạng được miễn thuế, các tổ chức phi lợi nhuận được IRS yêu cầu quản lý bởi hội đồng phi lợi nhuận hoặc các thành viên biểu quyết của họ. Các tổ chức phi lợi nhuận cũng đã đồng ý để minh bạch tài chính đáng kể. Quy chế thuế IRS cấp trạng thái miễn thuế cho tổ chức phi lợi nhuận có tác động đến các chi tiết lưu trữ hồ sơ tài chính. Một phương pháp mà tổ chức phi lợi nhuận có thể chứng minh cam kết của mình đối với mục tiêu từ thiện là sử dụng đúng tài sản, được chứng minh bằng hồ sơ tài chính của tổ chức.
Hơn nữa, Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính (FASB) và Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã đưa ra các chuẩn mực kế toán cho tất cả các tổ chức tư nhân có thể được sử dụng trong việc ghi sổ kế toán phi lợi nhuận. Có hai tổ chức cung cấp GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung) cho các tổ chức phi lợi nhuận.
Làm cách nào để ghi lại các khoản đóng góp cho mục đích phi lợi nhuận?
Các tổ chức phi lợi nhuận phải đối mặt với một số trở ngại về tài chính, kế toán và sổ sách kế toán. Nhiều người và doanh nghiệp đóng góp bằng hiện vật hoặc phi tiền tệ để giúp các tổ chức phi lợi nhuận tăng cường nguồn tiền mặt của họ.
Hơn nữa, một món quà hàng hóa hoặc dịch vụ thay vì tiền được gọi là sự đóng góp bằng hiện vật. Đóng góp thời gian, công sức và các nguồn lực khác là tất cả các ví dụ về đóng góp bằng hiện vật. Các tổ chức phi lợi nhuận có thể chấp nhận quyên góp sản phẩm và dịch vụ bằng hiện vật để tiếp tục sứ mệnh của mình. Ngoài ra, việc có tính một số khoản đóng góp bằng hiện vật là đóng góp từ thiện hay không có thể được điều chỉnh bởi các tiêu chí quan trọng này.
Vì vậy, để ghi lại các khoản đóng góp cho mục đích phi lợi nhuận, hãy tạo một tài khoản doanh thu mới, nhưng sử dụng tài khoản chi tiêu hiện có cho các chi phí liên quan đến giao dịch.
Làm thế nào để các tổ chức phi lợi nhuận có được Báo cáo tài chính?
Các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng nhiều nguồn khác nhau khi cố gắng đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn cho tương lai. Tất cả đều có một chức năng duy nhất và có thể làm sáng tỏ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp của bạn. Báo cáo tình hình tài chính (còn được gọi là bảng cân đối của tổ chức phi lợi nhuận) cung cấp nhiều thông tin nhất về tình hình tài chính của tổ chức bạn nói chung.
Có thể nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán của tổ chức phi lợi nhuận của bạn đã biên soạn một tài khoản. Đã đến lúc bắt đầu nếu bạn chưa có. Điều này có thể cho bạn biết liệu tổ chức phi lợi nhuận của bạn có đủ nguồn lực để bắt tay vào các dự án tài chính mới và mở rộng hoạt động hay không. Hơn nữa, nó có thể hoạt động như một hệ thống cảnh báo sớm khủng hoảng tài chính.
Bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo tình trạng tài chính về cơ bản là một báo cáo chụp nhanh hiển thị tình hình tài chính của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Có một tài liệu này cho phép bạn dễ dàng theo dõi tài sản, nợ phải trả và tài sản ròng của tổ chức bạn. Ngoài ra, điều quan trọng cần nhớ là nếu công ty của bạn sử dụng kế toán dồn tích thay vì kế toán tiền mặt, thì báo cáo này sẽ chính xác và hữu ích hơn.
Tôi có thể sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân của mình cho tổ chức phi lợi nhuận không?
Không bao giờ nhận các khoản đóng góp, tích trữ quỹ hoặc thanh toán các khoản đóng góp từ tài khoản ngân hàng cá nhân của bạn. Sử dụng một tài khoản ngân hàng cụ thể để kiếm tiền cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Để tìm hiểu xem ngân hàng của bạn có cung cấp cho các tổ chức phi lợi nhuận tài khoản séc kinh doanh hay không, bạn có thể hỏi.
Lợi ích của việc ghi sổ kế toán cho mục đích phi lợi nhuận
Có phải số lượng giấy tờ sổ sách kế toán quá lớn đang bóp nghẹt các tổ chức phi lợi nhuận của bạn không? Việc ghi sổ kế toán có thể mất rất nhiều thời gian và năng lượng so với công việc thực tế của việc điều hành một tổ chức phi lợi nhuận, vốn thường là trọng tâm chính của tổ chức này. Nếu đây là bạn, thì việc tìm hiểu về những lợi ích mà kế toán phi lợi nhuận có thể mang lại cho ngày làm việc của bạn là điều cần thiết.
Nếu bạn giúp nhân viên không phải tạo ngân sách và viết báo cáo, họ sẽ có nhiều thời gian hơn. Dưới đây là một số lợi ích.
# 1. Bảo vệ
Nhiều người không bận tâm đến việc bảo vệ tài khoản của họ khỏi những người dùng độc hại trong công ty hoặc từ thế giới bên ngoài. Bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào cũng phải đối mặt với rủi ro thực sự từ các cuộc tấn công độc hại và đánh cắp thông tin.
Tuy nhiên, tổ chức của bạn có thể đã có một nhóm CNTT có thể theo dõi bất kỳ hoạt động bất thường nào trên mạng. Dịch vụ sổ sách kế toán có lợi ích bổ sung là đảm bảo tính riêng tư của dữ liệu tài chính nhạy cảm. Nếu nhân viên kế toán nhận thấy bất kỳ sự khác biệt hoặc thay đổi nào, họ có thể kiểm tra bức tranh tổng thể để hiểu điều gì đang xảy ra.
Dịch vụ sổ sách kế toán chuyên dụng giới hạn khả năng tiếp cận tài chính của nhân viên. Hầu hết các tổ chức phi chính phủ có thể chọn công khai hoặc tư nhân tài chính của họ. Kế toán có thể thúc đẩy tính minh bạch và quản lý quyền truy cập.
# 2. Tuân thủ Quy định Hiện hành
Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính chịu trách nhiệm thiết lập các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi. Những thứ như thế này có thể thay đổi nhanh chóng. Những sai sót trong sổ sách kế toán có thể khá đắt nếu chúng bị bỏ qua.
Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn có nhóm kế toán nội bộ, bạn sẽ không phải lo lắng về việc cập nhật những thay đổi này. Họ sẽ biết về bất kỳ cập nhật nào về các vấn đề FASB với tư cách là các chuyên gia.
# 3. Tiếp cận tính minh bạch tài chính thông qua dịch vụ kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận
Trong quá trình xử lý tài chính của một tổ chức phi lợi nhuận, có thể có độ trễ thời gian khá lớn giữa các giao dịch và việc ghi lại các khoản tiền trong sổ cái. Một hoặc hai lần một tháng, một giao dịch có thể xảy ra, nhưng có thể mất một khoảng thời gian để nó hiển thị trong hồ sơ của bạn.
Ghi chép kịp thời các giao dịch là một lợi ích khác của việc sử dụng dịch vụ kế toán phi lợi nhuận cho các tổ chức. Do đó, việc lập ngân sách được đơn giản hóa và công khai và cởi mở hơn khi được thực hiện trong thời gian thực. Ngoài ra, hãy đọc KẾ TOÁN KHÔNG LỢI NHUẬN: Dịch vụ và phần mềm tốt nhất
#4. Kinh nghiệm tài chính
Có lẽ đã có ai đó làm việc cho bạn, người đã có một số kinh nghiệm kế toán hoặc được đào tạo chính quy. Mặt khác, đây không phải là trường hợp của đại đa số các tổ chức từ thiện nhỏ hơn. Điều này khiến cho lĩnh vực kế toán rộng mở đối với những người mới làm quen.
Các chuyên gia nổi tiếng thậm chí có thể là thành viên hội đồng quản trị. Nhân viên kế toán thường xuyên được tuyển dụng để xử lý chức năng này. Để đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn, việc tiếp cận với kế toán tài chính chuyên nghiệp sẽ rất hữu ích.
Tổ chức phi lợi nhuận có phải trả chi phí không?
Giống như các công ty vì lợi nhuận, các tổ chức phi lợi nhuận thường áp dụng chương trình hoàn trả để trang trải chi phí nhân viên liên quan đến nhiệm vụ của họ. Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS) tuyên bố rằng một nhân viên phi lợi nhuận có quyền được bồi thường cho các chi phí cá nhân họ phải chịu trực tiếp cho tổ chức.
Doanh thu được gọi là gì trong một tổ chức phi lợi nhuận?
Doanh thu kiếm được là số tiền mà các tổ chức phi lợi nhuận tính cho các dịch vụ này. Doanh thu này phải được tiết lộ riêng biệt với tiền thu được từ các hoạt động quyên góp và gây quỹ. Nếu một tổ chức phi lợi nhuận nhận được quá nhiều loại thu nhập kiếm được nhất định, thì có thể đặt câu hỏi liệu tổ chức đó có thực sự phi lợi nhuận hay không.
Sổ sách kế toán phi lợi nhuận khác nhau như thế nào?
Trách nhiệm giải trình là trọng tâm của các tổ chức phi lợi nhuận. Các tổ chức vì lợi nhuận (như tên cho thấy) tập trung sự chú ý và nguồn lực của họ vào việc kiếm lợi nhuận. Họ khao khát kiếm được nhiều tiền. Mặt khác, các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng một hệ thống kế toán quỹ đặt trách nhiệm trước lợi nhuận.
Tổ chức phi lợi nhuận là tiền mặt hay tích lũy?
Bởi vì nó phù hợp với doanh thu và chi phí trong cùng một khoảng thời gian, kế toán cơ sở dồn tích là hệ thống kế toán chính xác hơn. CƠ SỞ TIỀN MẶT được sử dụng bởi phần lớn các tổ chức rất nhỏ vì nó dễ hiểu hơn và đòi hỏi ít kiến thức kế toán hơn.
Các tổ chức phi lợi nhuận có cần Bảng cân đối kế toán không?
Khi yêu cầu miễn thuế liên bang và nộp tờ khai thuế, các tổ chức phi lợi nhuận phải cung cấp bản sao kê số dư. Bảng cân đối kế toán của tổ chức phi lợi nhuận tiết lộ tính thanh khoản của tổ chức bạn và lượng tiền mặt hiện có. Nó có thể là một cách tiếp cận tuyệt vời để theo dõi sự phát triển của tình hình tài chính của công ty bạn theo thời gian.
Ai xử lý tài chính trong một tổ chức phi lợi nhuận?
Hội đồng quản trị của một tổ chức phi lợi nhuận nhân từ có nghĩa vụ ủy thác để thấy rằng các tài sản được sử dụng để tiếp tục mục tiêu từ thiện của tổ chức phi lợi nhuận và phù hợp với ý định của các nhà tài trợ. Ban giám đốc thông qua các chính sách tài chính là một kỹ thuật để đảm bảo quản lý tài chính tốt.
Kết luận
Kế toán phi lợi nhuận là một tập hợp con riêng biệt của các tổ chức tài chính. Tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về kế toán sẽ giúp bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào hiểu rõ hơn về tình trạng tài chính của chính mình. Nếu công việc kế toán vẫn còn nằm trong tầm ngắm của các giám đốc điều hành của bạn, bạn có thể muốn thuê một công ty bên ngoài để xử lý nó cho bạn. Chúng sẽ hỗ trợ việc thực hiện các thông lệ tốt nhất và kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc quản lý tài chính thận trọng hơn.
Các câu hỏi thường gặp về kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận
Mục tiêu chính của việc lưu giữ hồ sơ trong một tổ chức không vì lợi nhuận là gì?
Để giúp bạn tạo báo cáo tài chính có thể hữu ích khi giao dịch với ngân hàng, chủ nợ, nhà tài trợ và tổ chức tài trợ, điều quan trọng là phải theo dõi thu nhập và chi phí cũng như tài sản và nợ phải trả của bạn.
Các tổ chức phi lợi nhuận nên lưu hồ sơ trong bao lâu?
Các tổ chức phi lợi nhuận phải lưu giữ tất cả các hồ sơ trong thời gian của thời hiệu áp dụng.
Tại sao các tổ chức phi lợi nhuận cần phải giữ sổ sách kế toán thích hợp?
Đầu tiên, họ phải chịu trách nhiệm trước các thành viên và các nhà tài trợ, và thứ hai, luật bắt buộc họ phải giữ những cuốn sách hay để chính phủ có thể kiểm soát các khoản tài trợ. Ngoài ra, kế toán tốt làm giảm gian lận và tham ô.
bài viết tương tự
- Các tổ chức phi lợi nhuận kiếm tiền bằng cách nào? Các phương pháp hay nhất năm 2022 (Đã cập nhật)
- Phần mềm quản lý tài trợ: 10 lựa chọn hàng đầu cho tổ chức phi lợi nhuận
- DỊCH VỤ ĐẶT CHỖ CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Top Tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ năm 2022
- Top 10+ HỆ THỐNG ĐẶT BÀN SÁCH TỐT NHẤT CHO DOANH NGHIỆP NHỎ cho năm 2022
Tài liệu tham khảo
