Về cơ bản, bạn có được kiến thức trực tiếp về tài chính của một công ty bằng cách học các quy trình và thuật ngữ kế toán có liên quan. Tám bước của quy trình chu trình kế toán được thảo luận trong bài viết này, cũng như chúng khác với chu trình ngân sách như thế nào.
Chu trình Kế toán là gì và nó hoạt động như thế nào?
Chu kỳ kế toán là quy trình toàn diện ghi lại và xử lý tất cả các giao dịch tài chính của công ty, từ khi chúng xảy ra cho đến khi chúng xuất hiện trên báo cáo tài chính và cuối cùng là đóng tài khoản. Một trong những trách nhiệm chính của nhân viên kế toán là theo dõi toàn bộ chu trình kế toán từ đầu đến cuối. Nói cách khác, chừng nào công ty còn hoạt động, chu kỳ lặp lại mỗi năm tài chính.
Trong toàn bộ chu trình kế toán, tất cả các tài khoản, bút toán ghi sổ, tài khoản T, ghi nợ và ghi có, và các bút toán điều chỉnh là các thành phần chính.
Khó khăn trong việc cân bằng
Mục tiêu của chu trình kế toán là đảm bảo rằng tất cả các khoản tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp đều được hạch toán chính xác. Đây là lý do tại sao cân bằng là rất quan trọng.
Tuy nhiên, lỗi trong ghi chép các mục là phổ biến. Điều này thường dẫn đến kết quả không chính xác số dư thử mà bạn sẽ cần phải sửa đổi để phản ánh các khoản ghi nợ và tín dụng. Sau đây là những nguyên nhân phổ biến nhất gây mất cân bằng tài khoản:
- Quên hoàn thành một giao dịch
- Sai lầm khi đăng một giao dịch vào tài khoản không chính xác
- Chọn ghi lại một giao dịch dưới dạng ghi nợ thay vì ghi có hoặc ngược lại
- Các bài đăng giống hệt nhau
- Đăng không chính xác tổng số
Cách thức hoạt động của chu trình kế toán
Chu trình kế toán là tập hợp các thủ tục nhằm đảm bảo rằng các báo cáo tài chính là chính xác và nhất quán. Các sai sót toán học đã được giảm thiểu nhờ vào hệ thống kế toán trên máy vi tính và một quy trình chu trình kế toán nhất quán. Hầu hết các phần mềm kế toán ngày nay đều tự động hóa hoàn toàn chu trình kế toán, giúp giảm thiểu công sức của con người và các sai sót xảy ra khi xử lý thủ công.
Nhưng ngay cả với phần mềm, xử lý thủ công là cơ sở để tự động hóa. Vì vậy, hãy lần lượt thực hiện các bước này
# 1. Xác định & Biên dịch các giao dịch
Tổng hợp tất cả dữ liệu bạn có về mọi giao dịch đã xảy ra trong khoảng thời gian. Tốt nhất, bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn nên thực hiện việc này trong suốt cả tháng thay vì đợi đến cuối tháng mới tranh giành các khoản thu.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là thời điểm bạn ghi thu nhập và chi phí được xác định bởi loại kế toán bạn sử dụng. Nếu bạn sử dụng kế toán tiền mặt, bạn sẽ muốn theo dõi mọi thời điểm tiền được chuyển nhượng trong suốt thời gian. Các giao dịch tài chính chỉ được ghi nhận khi chúng phát sinh nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích.
# 2. Ghi lại các giao dịch
Việc ghi lại một giao dịch đòi hỏi phải ghi lại giao dịch đó vào sổ ghi chép hoặc nhật ký được yêu cầu. Thuật ngữ "sổ sách kế toán" xuất phát từ những tạp chí này, hoặc "sách". Mỗi giao dịch phải được ghi nhận dưới dạng ghi có và ghi nợ trong các sổ nhật ký riêng biệt, theo phương pháp kế toán kép.
Phần còn lại bây giờ sẽ diễn ra tự động ít nhiều miễn là bạn phân loại giao dịch trong phần mềm kế toán của mình.
# 3. Xuất bản lên Sổ cái chung
Sổ cái là một di tích khác từ quá khứ. Một danh sách tổng thể của tất cả các giao dịch được lưu trong sổ cái chung. Đây sẽ là vật dụng để cứu nếu hỏa hoạn xảy ra ở văn phòng sau của bạn. Bạn sẽ thêm một giao dịch vào sổ cái sau khi nhập vào sổ nhật ký thích hợp.
Sổ cái hiện nay tồn tại trong nền của chu trình kế toán, nhờ vào sự kỳ diệu của internet và tự động hóa. Nó đã biến từ một cuốn sách hữu hình trở thành một phần của đám mây và các kế toán viên không cần phải chạm vào nó nữa.
#4. Tính số dư dùng thử chưa điều chỉnh
Ba bước đầu tiên của chu trình kế toán có thể (và nên) được hoàn thành bất kỳ lúc nào trong năm tài chính. Sau khi giai đoạn kết thúc và tất cả các giao dịch đã được xác định, ghi chép và báo cáo lên sổ cái, bước tiếp theo là tính toán số dư thử nghiệm chưa điều chỉnh.
Tạo số dư dùng thử chưa điều chỉnh tương tự như kiểm tra lại công việc của bạn. Và bởi vì mỗi giao dịch được ghi lại dưới dạng cả ghi nợ và tín dụng, mục đích của bước này là để đảm bảo tổng số dư nợ và tín dụng của bạn bằng nhau. Nếu không, một cái gì đó đã bị bỏ qua hoặc phân loại không chính xác.
Thông thường, chúng ta thường tìm thấy những điều kỳ quặc vào thời điểm này. Nó có thể bị loại bỏ bởi các hóa đơn mà bạn mong đợi được thanh toán nhưng không được thanh toán. Hơn nữa, các khoản thanh toán mà bạn mong đợi (nhưng không nhận được) từ nhà cung cấp của mình cũng có thể gây ra sự cố.
Mặt khác, số dư dùng thử chưa được điều chỉnh, chỉ hiển thị tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn trong một bảng. Nếu chúng không cộng lại với cùng một số, hãy sử dụng bảng này để bắt đầu tìm hiểu lý do.
# 5. Điều chỉnh Mục nhập Nhật ký
Bước này chỉ đơn thuần là khắc phục mọi bất thường xuất hiện trong giai đoạn trước. Để bắt đầu, bạn phải xác định lý do tại sao ghi nợ và ghi có không đồng bộ. Sau đó, bạn tạo các mục trong nhật ký của mình để sửa chúng.
# 6. Tạo số dư dùng thử mới
Sau khi ghi nhật ký, hãy sử dụng số dư thử nghiệm đã điều chỉnh để kiểm tra lại công việc của bạn lần cuối. Số dư dùng thử chưa điều chỉnh, các mục đã điều chỉnh và số dư đã điều chỉnh của bạn đều được hiển thị trong bảng này. Đây là bước cuối cùng trước khi lập báo cáo tài chính, vì vậy hãy đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
# 7. Báo cáo tài chính để tạo
Báo cáo tài chính là báo cáo quan trọng nhất mà bạn có thể nhận được từ chu trình kế toán. Các báo cáo thu nhập và Bảng cân đối là những bản ghi chính xác về những diễn biến trong công ty của bạn trong chu kỳ kế toán trước đó.
Chúng là những hồ sơ quan trọng đối với bất kỳ ai bên ngoài công ty của bạn, những người phải so sánh chúng với những người khác (nhà đầu tư, người cho vay, v.v.), nhưng chúng cũng khá hữu ích cho các chủ doanh nghiệp.
Nhưng ngoài việc có những tài liệu tài chính này, điều quan trọng là bạn phải biết cách đọc và hiểu chúng. Nó có thể giúp bạn theo dõi tình hình tài chính của công ty và lập kế hoạch mở rộng trong tương lai.
#số 8. Điền vào chỗ trống với các mục kết thúc của bạn.
Thực hiện các bút toán kết thúc và chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn cho chu kỳ kế toán tiếp theo là những bước cuối cùng trong chu trình kế toán. Điều này đòi hỏi phải chuyển đổi các tài khoản tạm thời như thu nhập và chi phí thành các tài khoản vĩnh viễn như thu nhập giữ lại.
Khi bạn đã hoàn thành bước cuối cùng này, bạn có thể bắt đầu lại quá trình.
Công nghệ và chu kỳ kế toán
Chúng tôi đã giải thích những tiến bộ công nghệ đã làm giảm một số phần của chu trình kế toán xuống nền tảng như thế nào. Nói cách khác, trong khi các hoạt động đó vẫn đang diễn ra ở một mức độ nào đó, kế toán trên máy vi tính đã khiến chúng ít liên quan hơn đến kế toán và chủ doanh nghiệp, những người không cần phải thực hiện hành động trực tiếp để hoàn thành chúng.
Chu trình kế toán ngày nay sẽ khác một chút nếu chúng ta nhìn nó qua con mắt của một kế toán viên. Ví dụ: sổ cái chung không còn tồn tại ở dạng ban đầu, vì vậy không cần phải đăng các giao dịch lên đó.
Khái niệm thay đổi số dư xét xử hiện cũng ở dạng đơn giản nhất. Phần mềm kế toán có thể giúp phát hiện ra các sai lệch và nhắc người dùng giúp điều chỉnh chúng mà không tạo ra số dư thử nghiệm rõ ràng, mặc dù quy trình hầu hết giống nhau.
Tuy nhiên, chu trình kế toán minh họa các luật và thông lệ mà tất cả các công ty phải tuân theo để có số liệu chính xác, do đó, điều quan trọng là phải hiểu tất cả các bước, kể cả những bước diễn ra ở hậu trường.
Nhưng bất kể, các bước trong chu trình kế toán đang trở nên ít thủ công hơn nhiều và nhanh hơn đáng kể khi công nghệ và kế toán tiếp tục kết hợp.
Ngày bắt đầu và kết thúc của chu kỳ kế toán
Một kỳ kế toán bắt đầu và kết thúc bằng chu kỳ kế toán. Các kỳ kế toán khác nhau và phụ thuộc vào nhiều tiêu chí; tuy nhiên, kỳ hạn hàng năm là phổ biến nhất.
Ngoài ra, báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định cũng được trình bày vào cuối năm. Kết quả là, chu kỳ kế toán của họ xoay quanh thời hạn báo cáo.
Chu kỳ ngân sách so với chu kỳ kế toán
Chu kỳ kế toán khác với chu kỳ ngân sách về thời gian và mức độ tập trung. Chu trình ngân sách đánh giá các mục tiêu và nguyện vọng của công ty để dự đoán các giao dịch trong tương lai, trong khi chu trình Kế toán thu thập và tóm tắt các giao dịch trong quá khứ của công ty.
Một cách khác để phân biệt các thuật ngữ này là coi chu kỳ kế toán là một quy trình cho phép một công ty chia sẻ các tài liệu tài chính của mình với các bên liên quan bên ngoài, trong khi chu trình ngân sách là một quy trình được sử dụng trong nội bộ công ty để xác định chi phí liên quan đến các hoạt động của công ty trong tương lai. .
Cuối cùng, chu trình kế toán hỗ trợ việc sản xuất dữ liệu cho người tiêu dùng bên ngoài, trong khi chu trình ngân sách chủ yếu được sử dụng cho quản lý nội bộ.
5 chu kỳ kế toán là gì?
Chu trình kế toán được xác định theo các bước sau:
- giao dịch tài chính,
- mục tạp chí
- ghi vào sổ cái,
- thời gian cân bằng thử nghiệm,
- kỳ báo cáo với báo cáo tài chính và kiểm toán.
10 bước trong chu trình kế toán là gì?
Thứ tự của mười bước trong chu trình kế toán
- Phân tích Giao dịch.
- Nhật ký giao dịch.
- Giao dịch nên được đăng.
- Tạo số dư dùng thử chưa điều chỉnh
- Tạo mục nhập điều chỉnh.
- Lập Bảng cân đối thử đã điều chỉnh
- Lập Báo cáo tài chính.
- Thực hiện các mục kết thúc của bạn.
Bốn chu kỳ kế toán là gì?
- Xác định và phân tích các giao dịch.
- Ghi lại các giao dịch trong nhật ký.
- Đăng thông tin nhật ký vào sổ cái.
- Lập bảng cân đối thử chưa điều chỉnh là bốn bước đầu tiên trong chu trình kế toán. Chúng tôi bắt đầu bằng cách trình bày các bước và các bước tương ứng của chúng.
Số dư sổ cái là gì?
Số dư sổ cái là số dư của một tài khoản séc vào đầu một ngày nhất định. Sau khi tất cả các khoản tín dụng, tiền rút và tiền lãi từ các hoạt động của một ngày nhất định đã được tính vào, số dư sổ cái được xác định vào cuối mỗi ngày làm việc. Số dư sổ cái không giống như số dư có thể truy cập.
4 loại kế toán là gì?
- Kế toán công.
- Kế toán chính phủ.
- kế toán doanh nghiệp.
- Kế toán pháp y.
- CÂN BẰNG DÙNG THỬ: Số dư dùng thử là gì và hoạt động như thế nào?
- QUY TRÌNH KẾ TOÁN: Hiểu 8 bước trong chu trình kế toán
- QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
- CÁC CÔNG TY KẾ TOÁN CÔNG CỘNG: Danh sách cuối cùng vào năm 2023
- Tổng quan và Hướng dẫn về Phần mềm Kế toán PeachTree 2023 (Đã cập nhật!)
