Bất kể vai trò của bạn, quy mô thành viên trong nhóm hay nhiệm vụ bạn đang thực hiện, có khả năng bạn nghĩ rằng không bao giờ có thời điểm hoàn hảo để nghỉ làm nhưng đừng để điều đó cản trở bạn. Điều này là do người sử dụng lao động biết và mong muốn nhân viên của họ cần có thời gian nghỉ làm, nhưng vì chúng tôi hiếm khi được dạy cách làm điều này nên có vẻ như là không thể. Tuy nhiên, cần thực hiện một số bước nhất định để vừa nhận được sự chấp thuận vừa duy trì mối quan hệ tốt với người quản lý tài nguyên của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về các bước cần thực hiện khi yêu cầu thời gian nghỉ với các ví dụ để giúp bạn khi sử dụng email. Đọc tiếp để tìm hiểu về các bước tạo thời gian yêu cầu chính sách hiệu quả.
Yêu cầu Thời gian Nghỉ là gì?
Yêu cầu nghỉ làm là một văn bản yêu cầu người giám sát của bạn chấp thuận cho nghỉ làm một ngày hoặc một số ngày. Có một số lý do tại sao bạn có thể chính thức tìm kiếm một ngày nghỉ. Ví dụ, đó có thể là nghỉ phép vì lý do y tế, mất người thân, làm cha hoặc sinh con, hoặc để tận hưởng thời gian cá nhân và một kỳ nghỉ.
Ngoài ra, một yêu cầu thời gian nghỉ có thể được thời gian nghỉ trả tiền (PTO) hoặc thời gian nghỉ không lương. Đối với thời gian nghỉ có lương, bạn sẽ nhận được tiền lương khi không đi làm, trong khi đối với thời gian chưa trả, đó là khoảng thời gian không có lương. Ngoài ra, luật lao động của tỉnh đôi khi quy định điều kiện của nhân viên đối với thời gian nghỉ tối thiểu.
Làm thế nào để yêu cầu thời gian nghỉ
Yêu cầu thời gian nghỉ đôi khi cảm thấy khó khăn khiến bạn lo lắng như liệu yêu cầu của bạn sẽ được chấp nhận hay từ chối. Nhưng với một chút lập kế hoạch và lựa chọn từ ngữ phù hợp, yêu cầu của bạn có thể sẽ được chấp thuận. Vì vậy, khi yêu cầu thời gian nghỉ, hãy làm theo các bước sau để duy trì tính chuyên nghiệp và vị thế tốt với người quản lý của bạn:
- Xem lại chính sách PTO của công ty bạn
- Quan sát lịch công ty
- Thảo luận về yêu cầu của bạn với người quản lý của bạn
- Gửi yêu cầu chính thức
- Công nhận câu trả lời
Ngoài ra, sau khi bạn hoàn thành yêu cầu chính thức của mình, công ty sẽ quyết định và thông báo cho bạn về việc liệu bạn có thể nghỉ phép hay không. Nếu kết quả là tích cực, thừa nhận nó là quan trọng. Bạn có thể viết một email trả lời, cảm ơn người quản lý của bạn đã chấp nhận yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu làm rõ và hướng dẫn về cách làm cho quy trình trở nên liền mạch hơn cho công ty.
Yêu cầu chính sách thời gian nghỉ
Với tư cách là người quản lý, bạn phải chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu xin nghỉ làm nhiệm vụ của họ. Do đó, việc soạn thảo một chính sách yêu cầu thời gian nghỉ hiệu quả sẽ giúp nhân viên tránh nhầm lẫn về những ngày họ có thể nghỉ và dự đoán liệu họ có được nghỉ làm vào những ngày mong muốn hay không. Bạn nên xây dựng chính sách yêu cầu thời gian nghỉ nêu chi tiết rõ ràng về quy trình phê duyệt ngày nghỉ của nhân viên của tổ chức.
Điều đó có nghĩa là, chính sách yêu cầu thời gian nghỉ là một phần trong sổ tay nhân viên của tổ chức bao gồm các hướng dẫn dành cho nhân viên yêu cầu nghỉ làm có lương hoặc không lương. Chính sách yêu cầu thời gian nghỉ hiệu quả phải nêu chi tiết rõ ràng các quy tắc của công ty khi yêu cầu thời gian nghỉ. Thông tin thường bao gồm trong các chính sách yêu cầu thời gian nghỉ thông thường bao gồm:
- Nhân viên có thể yêu cầu bao nhiêu ngày nghỉ không lương hoặc có lương
- Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ trước bao lâu
- Bất kỳ ngày hoặc trường hợp cụ thể nào nhân viên không được phép yêu cầu thời gian nghỉ
- Quy trình của tổ chức để quyết định nhân viên nào được nghỉ khi có nhiều yêu cầu
Cách tạo chính sách yêu cầu thời gian nghỉ
Bạn nên xây dựng một chính sách phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và sở thích của công ty. Thực hiện theo các bước sau để tạo chính sách yêu cầu thời gian nghỉ hiệu quả:
#1. Khám phá lịch trình bận rộn nhất của công ty
Một trong những lý do khiến các công ty thực hiện chính sách nghỉ phép là để đảm bảo họ không bị thiếu nhân lực vào những ngày cao điểm khi công việc kinh doanh bận rộn. Ví dụ: các công ty bán lẻ có thể cần thêm nhân viên làm việc trong mùa lễ khi nhiều khách hàng mua quà cho những người thân yêu hơn. Điều này có nghĩa là các công ty sẽ cần nhiều nhân viên làm thêm giờ vào cuối quý để đảm bảo họ đáp ứng được các phân bổ nhất định.
#2. Biết nhân viên yêu cầu trước bao xa
Bạn nên nêu chi tiết rõ ràng trước bao lâu bạn sẽ cho phép nhân viên xin nghỉ việc. Điều này đảm bảo rằng các nhà quản lý bộ phận có đủ thời gian để lập kế hoạch cho sự vắng mặt của một thành viên trong nhóm. Con số bạn nêu trong chính sách có thể phụ thuộc vào nhu cầu của công ty, mức độ trách nhiệm của nhân viên và số ngày họ xin nghỉ.
#3. Ngày dự thảo và tần suất nhân viên nghỉ phép
Chính sách cũng nên nêu rõ bạn sẽ cho phép nhân viên nghỉ bao nhiêu ngày. Con số này có thể khác nhau tùy theo các yếu tố như bộ phận của nhân viên hoặc thời gian họ làm việc cho công ty. Ví dụ: một số thành viên trong nhóm đã làm việc cho công ty trong nhiều năm có thể nhận được nhiều ngày nghỉ phép hơn theo thời gian. Chi tiết con số chính xác mà bạn có thể cho phép một số nhân viên nghỉ việc.
#4. Phân phối Hướng dẫn về Cách thức và Địa điểm Gửi Yêu cầu
Để đảm bảo tất cả các yêu cầu nghỉ phép đều ở một nơi để người quản lý xem xét và phê duyệt một cách hiệu quả, hãy viết các hướng dẫn và các bước rõ ràng để nhân viên tuân theo khi gửi yêu cầu của họ. Những nơi bạn có thể yêu cầu nhân viên gửi yêu cầu bao gồm:
- Ứng dụng sắp xếp thời gian: Tải xuống thời gian ứng dụng lập lịch trình cho nhân viên sử dụng và hướng dẫn họ cách truy cập và đăng nhập giờ của họ vào hệ thống. Bạn có thể cần cung cấp các khóa đào tạo về cách sử dụng chương trình này để đảm bảo nhân viên yêu cầu thời gian nghỉ một cách chính xác.
- Email: Chỉ đạo nhân viên gửi yêu cầu thời gian nghỉ của họ trong email. Chính sách có thể nêu rõ thông tin mà nhân viên nên đưa vào phần nội dung của email.
- Biểu mẫu kỹ thuật số hoặc bản in: Xây dựng biểu mẫu yêu cầu thời gian nghỉ và phân phát biểu mẫu đó dưới dạng kỹ thuật số hoặc vật lý cho các thành viên trong nhóm. Nhân viên có thể nhập tên, chức danh công việc, bộ phận, ngày giờ họ muốn nghỉ và lý do họ xin nghỉ làm. Sau đó để lại một khoảng trống trên biểu mẫu để người quản lý phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu và gửi lại cho họ.
#5. Mô tả các phương pháp của bạn cho các yêu cầu kéo dài thời gian nghỉ
Có thể có những ví dụ về thời điểm nhiều nhân viên xin nghỉ cùng một lúc. Để tránh bị thiếu nhân sự vào những ngày này, bạn nên có một phương pháp rõ ràng để quyết định ai sẽ được nghỉ. Có một hệ thống được thiết lập và vạch ra trong chính sách để đảm bảo với nhân viên rằng thời gian của quá trình lựa chọn được xử lý công bằng.
#6. Sắp xếp các yêu cầu của nhân viên
Để đảm bảo với nhân viên rằng bạn đang theo dõi ngày nghỉ của họ một cách hiệu quả và không đặt nhầm yêu cầu của họ, bạn nên thiết lập một quy trình có tổ chức về nơi lưu trữ các yêu cầu này và chia sẻ điều này trong chính sách. Một số nơi bạn có thể lưu và theo dõi các yêu cầu của nhân viên và thời gian nghỉ phép được chấp nhận bao gồm:
- Bảng tính: Gắn nhãn các cột có tên nhân viên, ngày yêu cầu nghỉ và trạng thái phê duyệt.
- Ứng dụng quản lý thời gian: Sử dụng chương trình quản lý thời gian, chương trình này có thể tự động sắp xếp các yêu cầu về thời gian nghỉ và ngày của chúng và gửi chúng trực tiếp cho bạn để phê duyệt.
- Thư mục: Lưu thông tin về yêu cầu, ngày tháng và thời gian nghỉ khác của nhân viên trong các thư mục được gắn nhãn trên máy tính của bạn để nhanh chóng xem lại và tham khảo khi cần.
Email yêu cầu thời gian nghỉ
Email yêu cầu thời gian nghỉ là cơ hội để hỏi chủ nhân của bạn về ngày nghỉ làm cụ thể. Do đó, một email yêu cầu hiệu quả sẽ cho chủ lao động của bạn biết về các kế hoạch của bạn để đảm bảo công việc của bạn được hoàn thành hoặc hoàn thành ngoài thời điểm bạn sẽ vắng mặt và trở lại làm việc. Bạn có thể viết một email yêu cầu rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ thông tin để thúc đẩy giao tiếp và tin tưởng giữa bạn và nhà tuyển dụng.
Email yêu cầu thời gian nghỉ: Cách viết
Biết cách viết email xin nghỉ làm rất quan trọng vì nghỉ làm là chìa khóa để có một cuộc sống khỏe mạnh. cân bằng cuộc sống công việc, cho dù bạn cần hướng đến những phần không liên quan đến công việc trong cuộc sống của mình hay chỉ đơn giản là cần nghỉ ngơi. Dưới đây là các bước để viết email yêu cầu nghỉ phép:
#1. Viết một dòng chủ đề ngắn gọn
Nói chung, một nguyên tắc nhỏ đối với các email chuyên nghiệp là người nhận phải hiểu được ý nghĩa của email trước khi mở nó. Vì vậy, hãy viết một dòng ngắn nêu rõ mục đích của email của bạn và ngày bạn muốn gửi. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc viết họ của bạn trong dòng tiêu đề để đảm bảo người nhận có thể nhanh chóng xác định ai đang yêu cầu thời gian nghỉ và khi nào.
#2. Bao gồm lý do để viết
Sau khi chào người nhận, hãy sử dụng dòng đầu tiên trong email của bạn để nói trực tiếp rằng bạn đang viết thư để yêu cầu thời gian nghỉ. Bạn có thể sử dụng một tuyên bố nếu bạn đã nói chuyện với người giám sát về yêu cầu của mình.
#3. Thêm ngày mà bạn yêu cầu
Đề cập đến ngày bạn dự định cất cánh trong dòng đầu tiên của email hoặc đoạn đầu. Đảm bảo rằng những ngày này khớp với những ngày bạn đã đưa vào dòng chủ đề. Điều quan trọng nữa là phải nêu rõ bạn đang sử dụng bao nhiêu ngày nếu công ty của bạn thực hiện chính sách nghỉ phép tích lũy.
#4. Đề cập đến lý do tại sao bạn đang nghỉ (không bắt buộc)
Phần này là tùy chọn nếu bạn chỉ muốn nghỉ ngơi nhanh chóng sau công việc hoặc một ngày cá nhân. Tuy nhiên, nếu có các vấn đề cá nhân hoặc các trường hợp biện minh cần bạn chú ý, thì việc chỉ ra những vấn đề đó có thể giúp cấp trên của bạn quyết định có chấp thuận thời gian nghỉ của bạn hay không. Bước này có thể giúp người giám sát hoặc chủ lao động của bạn quyết định có chấp thuận thời gian nghỉ của bạn hay không.
#5. Thảo luận về cách bạn chuẩn bị sẵn sàng
Đảm bảo giải thích trước bạn đang chuẩn bị như thế nào để giảm bớt gánh nặng khi bạn vắng mặt ở công ty. Điều này giúp truyền đạt cảm giác chuyên nghiệp của bạn và cải thiện cơ hội mà yêu cầu nghỉ phép của bạn sẽ được chấp thuận. Nói với họ rằng bạn đang làm việc chăm chỉ để đảm bảo mọi công việc của bạn được hoàn thành trước khi bạn rời đi.
#6. Sẵn sàng cho câu hỏi
Kết thúc email của bạn bằng cách cho phép chủ lao động hoặc người giám sát của bạn liên hệ với bạn để biết thêm thông tin và xác nhận quyết định về yêu cầu của bạn. Yếu tố này là một phép lịch sự chuyên nghiệp cũng thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và cởi mở giữa bạn và nhà tuyển dụng của bạn.
Email yêu cầu thời gian nghỉ: Ví dụ
Dưới đây là một số mẫu email yêu cầu thời gian nghỉ để giúp bạn bắt đầu:
Ví dụ 1.
Xin chào [Tên người giám sát],
Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ [ngày] vì [lý do].
Nhóm của tôi không có bất kỳ thời hạn hay công việc đòi hỏi khắt khe nào trong [ngày bạn yêu cầu nghỉ]. Có thể chấp nhận được nếu tôi đi nghỉ sau đó không? Tôi sẽ rất vui được thảo luận thêm chi tiết với bạn nếu bạn muốn. Nếu có thắc mắc gì xin cứ hỏi tôi.
Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi,
[tên của bạn]Ví dụ 2.
Kính gửi [Tên],
Tôi đang viết một yêu cầu chính thức để có [ngày] nghỉ. Tôi chưa có ngày nghỉ nào kể từ đầu năm, và tôi sẽ rất biết ơn nếu có thể lần này. làm việc này ra.
Tôi đã hỏi Prisca liệu cô ấy có thể thay ca cho tôi không, và cô ấy hứa sẽ sẵn sàng làm việc đó. Cô ấy được đào tạo và phù hợp với mọi công việc tôi làm. Tôi có niềm tin vào khả năng của cô ấy để xử lý việc này.
Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về yêu cầu của tôi. Tôi rất vui khi đến văn phòng của bạn để thảo luận về chúng.
Cảm ơn bạn và nói chuyện sớm,
[tên của bạn]Ví dụ 3
Xin chào tên),
Cảm ơn bạn đã chấp thuận trước yêu cầu nghỉ phép của tôi. Kế hoạch của tôi đã thay đổi và tôi muốn biết liệu tôi có thể kéo dài thời gian nghỉ phép của mình thêm vài ngày cho đến (điền ngày) hay không.
Tôi đánh giá cao rằng điều này có thể thay đổi kế hoạch và tôi sẵn sàng làm mọi thứ có thể để thực hiện công việc này. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn muốn thảo luận về điều này.
Trân trọng,
(Tên của bạn)
Bạn nên xin nghỉ trước bao lâu?
Đảm bảo rằng bạn cho người quản lý và nhóm của mình biết trước ít nhất hai đến ba tuần.
Làm thế nào để tôi yêu cầu thời gian nghỉ mà không phải trả tiền?
- Một nhân viên gửi yêu cầu bằng văn bản cho thời gian nghỉ không lương, trong khoảng thời gian thông báo bắt buộc.
- Người quản lý hoặc người giám sát tham khảo ý kiến của trưởng phòng nhân sự và/hoặc bộ phận.
- Người quản lý hoặc nhân sự chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.
Tôi có thể nghỉ làm một ngày vì lý do cá nhân không?
Bạn có thể sử dụng một ngày cá nhân vì nhiều lý do, chẳng hạn như bỏ phiếu, đi khám bác sĩ hoặc xử lý trường hợp khẩn cấp của gia đình.
dự án
