Коли ви входите в організацію, наприклад готель, перша людина, яку ви, швидше за все, зустрінете, це портьє. Але чи замислювалися ви коли-небудь, чим займається ця група людей, крім прийому відвідувачів і, ну, здійснення дзвінків? Ось усе, що вам потрібно знати про посадову інструкцію адміністратора на стійці реєстрації та розмір заробітної плати.
Яка посадова інструкція секретаря на стійці реєстрації?
У великій компанії чи офісі першим контактом є адміністратор на стійці реєстрації. До щоденних обов’язків і обов’язків адміністратора на стійці реєстрації входить зустріч відвідувачів і розпис у них, отримання та сортування пошти, планування зустрічей і координація офісної діяльності. Вони також відповідають за відповіді на дзвінки, запитання абонентів, керування комутатором і передачу повідомлень офісним працівникам. Адміністраторів на стійці реєстрації також можуть попросити оновити календарі зустрічей, підтвердити квитки на паркування або виконати службові та канцелярські обов’язки.
Як отримати роботу на стійці реєстрації?
Диплом про середню освіту або його еквівалент — це, як правило, усе, що потрібно для роботи на стійці реєстрації. Роботодавці, навпаки, віддають перевагу кандидатам, які працювали офісними адміністраторами, телефонними адміністраторами або представниками служби підтримки клієнтів. Кандидати, які знайомі з Microsoft Office Suite і програмним забезпеченням для планування зустрічей, можуть мати конкурентну перевагу в процесі найму. Співробітники стійки реєстрації повинні вміти виконувати багато завдань одночасно, ефективно керувати своїм часом і ефективно спілкуватися.
Які варіанти кар’єри для рецепції?
Співробітники стійки реєстрації можуть просунути свою кар’єру різними способами. Завдяки своєму досвіду роботи в динамічному робочому середовищі, орієнтованому на клієнта, багато адміністраторів можуть легко перейти на посади продавців. Вони також можуть знайти роботу в маркетингових командах, де їхні знання про імідж компанії та переваги клієнтів будуть корисними. Співробітники стійки реєстрації можуть бути сильними кандидатами на посади офіс-менеджера завдяки своєму знанню політики офісу, розкладу та діяльності.
Яка посадова інструкція медичного рецепціоніста?
У медичному закладі чи кабінеті лікаря першим контактом є працівники реєстратури. Вони відповідають за прийом та реєстрацію пацієнтів, збір форм інформації про пацієнтів та сприяння транзакціям доплати. Після завершення прийому працівник реєстратури повинен перевірити пацієнта та запланувати повторний огляд. Співробітники медичної рецепції також відповідають на телефонні дзвінки, ведуть розклад прийому до лікаря та виконують службові обов’язки медсестер і лікарів.
Які переваги роботи на стійці реєстрації?
Робота на стійці реєстрації має багато переваг. Як адміністратор стійки реєстрації, наприклад, ви отримаєте цінні навички відносин з клієнтами, багатозадачності та управління часом. Ви також отримаєте знання про всі бізнес-практики та операції, такі як планування зустрічей і зустрічей, а також про адміністративну роботу. Ці здібності роблять адміністратора на стійці реєстрації бажаним для різноманітних робіт, пов’язаних із офісною роботою або обов’язками, пов’язаними з клієнтами. Крім того, працівники ресепшн зазвичай дотримуються постійного робочого графіка і можуть мати право на прямий депозит, оплачувану відпустку або допомогу на оздоровлення.
Зразок посадової інструкції на стійці реєстрації
Ви можете отримати гарне уявлення про те, що шукають роботодавці, коли наймають на цю посаду, переглянувши цей зразок опису посади адміністратора на стійці реєстрації. Пам’ятайте, що кожен роботодавець унікальний, і кожен вимагатиме різної кваліфікації при наймі на посаду рецепціоніста.
Опис роботи
Наш офіс шукає адміністратора на стійці реєстрації, який буде зустрічати відвідувачів, коли вони входитимуть у будівлю. Інші адміністративні обов’язки включатимуть відповіді на телефонні дзвінки та електронні листи, подання та сканування важливих документів, а також планування та документування подій у календарі для співробітників офісу. Наш ідеальний кандидат має попередній адміністративний досвід, чудові навички спілкування та обслуговування клієнтів, а також добре організований. Ви також повинні бути знайомі з Microsoft Office Suite, включаючи Outlook і Excel.
Обов'язки та обов'язки
- Відповідайте на телефонні дзвінки та електронні листи від клієнтів і вітайте їх, коли вони прибувають.
- Слідкуйте за календарями для офісу та своїх колег.
- Упорядковуйте важливі документи, зберігаючи їх.
- Виконуйте будь-які інші канцелярські завдання, необхідні для підтримки роботи офісу.
- Кваліфікація та вимоги
- Сертифікат GED або диплом про середню освіту
- Адміністративні знання
- Знання Microsoft Office
- Відмінні комунікативні здібності
- Організаційні навички
- Можливості введення даних
Яка середня зарплата секретаря на стійці реєстрації?
У Сполучених Штатах середня зарплата адміністратора на стійці реєстрації становить 31,050 24,000 доларів. Діапазони зарплат для рецепції зазвичай коливаються від 39,000 14.93 до XNUMX XNUMX доларів на рік. Ресепшн отримують середню погодинну оплату XNUMX доларів США.
Заробітна плата адміністратора на стійці реєстрації залежить від місця розташування, освіти та досвіду. Ресепшн за стійками реєстрації заробляють найбільше на Алясці, у Вашингтоні, Орегоні, Каліфорнії та Нью-Йорку.
Важливі моменти
- У Сполучених Штатах середня зарплата адміністратора на стійці реєстрації становить 31,050 24,000 доларів. Середня зарплата коливається від 39,000 XNUMX до XNUMX XNUMX доларів.
- Ресепшн у Сполучених Штатах зазвичай заробляють від 11 до 18 доларів на годину.
- Середня зарплата на стійці реєстрації на Алясці становить 41,750 41,591 доларів, у Вашингтоні – 39,016 XNUMX, в Орегоні – XNUMX XNUMX доларів. Це три найбільш високооплачувані штати в Сполучених Штатах для працівників рецепції.
- Середня зарплата на рецепції SightMD найвища.
- Управління є найбільш високооплачуваною галуззю в Сполучених Штатах для працівників рецепції.
Держави з найвищою оплатою працівників на стійці реєстрації
Середня зарплата на стійці реєстрації в Сполучених Штатах становить близько 31,050 14.93 доларів на рік або 41,715 доларів на годину. Дивно, але працівники стійки реєстрації заробляють найбільше в Сіетлі, штат Вашингтон, приблизно 33,000 XNUMX доларів на рік. Середня зарплата початкового рівня в Сіетлі, штат Вашингтон, становить XNUMX XNUMX доларів для тих, хто тільки починає. Крім того, працівники рецепції заробляють більше, ніж середня зарплата в Портленді, штат Орегон, Сан-Франциско, Каліфорнія, Вашингтон, округ Колумбія, Нью-Йорк, Нью-Йорк і Бостон, штат Массачусетс. Зарплати адміністраторів найвищі на Алясці, Вашингтоні, Орегоні, Каліфорнії, Нью-Йорку, Коннектикуті та Массачусетсі в ширшому масштабі. Теннессі, Західна Вірджинія та Арканзас, з іншого боку, мають найнижчу зарплату на стійці реєстрації.
Посадова інструкція адміністратора на стійці реєстрації готелю
Ресепшн готелю — це кваліфікований професіонал, який відповідає за вчасне та ввічливе зустрічання гостей. Ресепшн готелю є першою людиною, яку багато хто бачить, коли приходить до готелю. Вони заселяють і виписують гостей, видають ключі від номерів, відповідають на запитання та обробляють оплату готельних послуг.
В обов’язки ресепшн готелю входить:
- Виконання всіх завдань по реєстрації та виписці
- Управління бронюванням по телефону та онлайн
- Інформування клієнтів про варіанти оплати та перевірку даних кредитної картки
- Реєстрація гостей і збір необхідної інформації (наприклад, контактних даних і точних дат їхнього перебування)
- Коли прийдуть гості, привітайте їх і розподіліть кімнати.
- Надайте інформацію про готель, включаючи доступні номери, ціни та зручності.
- Швидко та професійно реагувати на скарги клієнтів.
- Співпрацюйте з обслуговуючим персоналом, щоб переконатися, що всі номери чисті, охайні та повністю обладнані відповідно до потреб гостей.
- Підтверджуйте групові бронювання та плануйте індивідуальні послуги для VIP-клієнтів і відвідувачів подій, наприклад гостей весілля.
- Якщо це доречно, продайте додаткові засоби та послуги.
- Ведіть точний облік бронювань і платежів.
Кваліфікація та здібності
- Досвід роботи агентом на стійці реєстрації, портьє або іншою подібною посадою в готелі
- Знання програмного забезпечення для бронювання готелів, наприклад Cloudbeds і RoomKeyPMS
- Розуміння того, як працюють веб-сайти для планування подорожей, такі як Booking і TripAdvisor
- Ставлення до обслуговування клієнтів
- Видатні комунікативні та організаторські здібності
- Бажано диплом готельного менеджменту.
Яка різниця між портьє та рецепціоністом?
Різниця між адміністратором на стійці реєстрації та портьє є одним із сфер відповідальності. Адміністратор більше стурбований відповіддю на телефонні дзвінки та розглядом запитів клієнтів, тоді як спеціаліст на стійці реєстрації більше стурбований реєстрацією, виїздом і бронюванням.
Зважаючи на це, між двома позиціями може бути багато збігів. Насправді в деяких невеликих підприємствах обидві посади займає одна й та сама особа.
Для великих компаній зазвичай потрібні як агент на стійці реєстрації, так і портьє. За винятком великих готелів, людина на стійці реєстрації – це та особа, яку ви бачите під час реєстрації, і яка зазвичай обслуговує дзвінки на стійку реєстрації.
Основним обов’язком працівника стійки реєстрації є реєстрація заїзду, виїзду та бронювання. З іншого боку, адміністратор готелю в основному відповідає за обробку всіх вхідних дзвінків, відповіді на запитання та перенаправлення дзвінків до відповідного відділу чи особи. Наприклад, портьє може направити запит на бронювання на стійку реєстрації.
Компанії зі спеціальною посадою адміністратора, як-от готелі, зазвичай мають на увазі, що компанія отримує велику кількість вхідних дзвінків протягом дня. Адміністратор і агент на стійці реєстрації зазвичай об’єднані в одну посаду в малих і середніх готелях.
Як я маю підготуватися до співбесіди в секретарі?
Передбачити питання, які вам зададуть, — один із найкращих способів підготуватися. Деякі запитання будуть загальними, наприклад «Чому ми повинні найняти вас?» або «Які ваші сильні сторони?» Інші запитання стосуватимуться посади, на яку ви претендуєте. Переконайтеся, що ви виконали домашнє завдання з деяких найпоширеніших запитань і підготували відповідні відповіді. Ось кілька поширених запитань і відповідей на співбесіді на стійці реєстрації, які допоможуть вам справити враження на співбесідника.
#1. Які риси відрізняють хорошого портьє?
Хороший портьє орієнтований на деталі, здатний жонглювати кількома проектами одночасно, організований і добре спілкується. Оскільки адміністратори повинні бути знайомі з телефонними системами, мати такий досвід, а також приємний телефонний голос є важливими.
#2. Як потрібно одягатися на співбесіду на портьє?
Одяг, який ви носите на співбесіді з адміністратором, залежить від вашої галузі. Приміром, портьє в юридичній фірмі буде одягатися інакше, ніж портьє в технологічній компанії. Подивіться на веб-сайт компанії, щоб дізнатися про їхній дрес-код, або запитайте у контактної особи з найму про відповідний одяг. Якщо все інше не допомагає, бізнес-кежуал – найкращий варіант.
#3. Що саме ви робите як портьє?
Ресепшн відповідають на телефонні дзвінки та зустрічають відвідувачів. Вони також керують довідниками компаній і за потреби надають вказівки відвідувачам і продавцям. Вони часто приймають посилки, замовляють канцелярське приладдя та поповнюють кухню на своєму робочому місці. Будь-які додаткові обов’язки портьє визначатимуться вашою галуззю та компанією, у якій ви працюєте.
#4. Чому портьє важливий для компанії?
Ресепшн – це перші, кого більшість людей бачать, коли заходять у компанію. У результаті їхня роль полягає в управлінні зв’язком із зовнішніми джерелами, такими як продавці, відвідувачі та інший офісний персонал. Робота портьє вимагає різноманітних навичок, але важливо бути організованим і доброзичливим.
Ці запитання та відповіді на співбесіді на стійці реєстрації мають допомогти вам краще підготуватися до наступної співбесіди. Успішна особиста співбесіда збільшить ваші шанси на повторне співбесіду.
Як інакше називають портьє на стійці реєстрації?
Представник відділу реєстрації, офіс-менеджер, фахівець з обслуговування клієнтів, консьєрж, касир, бариста та офісний помічник – усі це приклади посад із обслуговування клієнтів.
Які 10 якостей секретаря?
- Комунікація
- Багатозадачність
- Соціальні здібності
- Organization
- Технічні здібності
- Стресостійкість
- Вирішення питань
- Співпереживання
- Надійність
- Адміністрація відвідувачів
Як адміністратори повинні відповідати на дзвінки?
- Подякуйте абонента, привітавши його словами «Привіт» або «Привіт».
- Прочитайте назву компанії.
- Назвіть своє ім'я.
- Запитайте, як ви можете допомогти.
Статті по темі
- ПРОФЕСІЙНІ СЛУЖБИ АВТОРІВ: найкращі варіанти у 2023 році
- АНАЛІТИК СЛУЖБИ ОБСЛУГОВУВАННЯ: визначення, обов'язки, зарплата, питання для співбесіди та резюме
- СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ВІДВІДУВАЧАМИ: найкращі варіанти у 2023 році
- ЩО ТАКЕ СЛУЖБА ДОВІДКИ? Приклади та програмне рішення
- ЩО ТАКЕ РЕКЦІЙНИЙ: обов’язки, зарплата, навички та важливість
посилання
