Обсяг доступних нам даних зріс, як і потенціал помилок. Тому ми покладаємося на очищення даних, щоб підвищити ефективність наших процедур керування даними. Очищення даних покращує якість і релевантність даних, зменшуючи невідповідності, усуваючи помилки та дозволяючи компаніям приймати точні та обґрунтовані рішення. У цій публікації ви дізнаєтеся про основи очищення даних, чому це важливо для вашого бізнесу та як розпочати процес очищення даних.
Що таке очищення даних?
Очищення даних, також відоме як очищення даних або очищення, — це дія пошуку та видалення помилок, невідповідностей, дублікатів і відсутніх записів із даних з метою покращення узгодженості та якості даних.
Хоча компанії можуть вживати профілактичних заходів для забезпечення якості даних на етапі збору, це все одно може бути гучним або нечистим. Причиною цього можуть бути різні проблеми, зокрема:
- Дублювання, спричинене багатьма непов’язаними джерелами даних
- Орфографічні помилки та розбіжності у введених даних
- Неповні або відсутні дані або поля
- Неправильна пунктуація або невідповідні символи
- Дані, які застаріли
Очищення даних вирішує ці проблеми та очищує дані за допомогою різних підходів, щоб гарантувати, що вони задовольняють бізнес-критерії.
Використання очищення даних
Хоча очищення даних часто обговорюється в професійному секторі, воно має вирішальне значення як для організацій, так і для людей.
Очищення даних для фізичних осіб
Люди можуть накопичувати велику кількість особистої інформації на своїх комп’ютерах за відносно короткий період часу. Інформацію про кредитну картку або банківську картку, податкову інформацію, дати народження та офіційні імена, інформацію про іпотеку та іншу інформацію можна зберегти на комп’ютері в численних папках. Наприклад, якщо у вас є цифрова копія вашого T4, на кількох сторінках є багато інформації!
Окремі особи потребують очищення даних, оскільки вся ця інформація може стати надзвичайною. Може бути важко знайти найновішу документацію. Цілком можливо, що вам доведеться переглянути десятки старих файлів, перш ніж знайти найновіший. Дезорганізація може спричинити розчарування та навіть втрату документів!
Очищення даних гарантує, що у вас є лише найновіші файли та важливі документи, тож ви зможете легко їх знайти, коли вам це буде потрібно. Це також гарантує, що на вашому комп’ютері немає жодної конфіденційної особистої інформації, яка може загрожувати безпеці.
Послуги очищення даних для компаній
Підприємства зазвичай зберігають багато особистої інформації – ділову інформацію, інформацію про співробітників, а іноді навіть інформацію про споживачів або клієнтів. Компанії, на відміну від фізичних осіб, повинні гарантувати, що особиста інформація багатьох людей і організацій зберігається в безпеці та структурована.
Мати точну інформацію виграє кожен. Дуже важливо мати актуальну інформацію про співробітників. Вигідно мати правильну інформацію про клієнта, щоб ви могли краще пізнати свою цільову аудиторію та за потреби зв’язатися з нею. Наявність найновішої та правильної інформації допоможе вам отримати максимальну віддачу від ваших маркетингових зусиль.
Очищення даних також має вирішальне значення, оскільки воно покращує якість даних і, як наслідок, загальну продуктивність. Коли ви очищаєте свої дані, уся застаріла чи помилкова інформація видаляється, залишаючи лише найкращі дані. Це позбавляє вашої команди необхідності переглядати незліченну кількість застарілих документів і допомагає персоналу максимально ефективно використовувати свій робочий час.
Наявність точної інформації також допомагає зменшити деякі несподівані витрати. Наприклад, ви можете надрукувати неточну інформацію на фірмових бланках – лише для того, щоб виявити, що її потрібно викинути, як тільки буде виявлено неточність! Постійні помилки у вашій роботі можуть потенційно зашкодити репутації вашої фірми.
Чому очищення даних важливе?
Регулярне та організоване очищення даних може мати далекосяжні наслідки для організації.
#1. Уникайте дорогих помилок.
Очищення даних — найефективніший спосіб зменшити витрати, які виникають, коли організації зайняті обробкою помилок, виправленням неправильних даних або усуненням несправностей. Наприклад, забезпечити доставку за правильною адресою з першого разу, щоб уникнути дорогих повторних доставок.
#2. Зробіть дані доступними кількома способами.
Очищення даних прокладає шлях до успішного багатоканального керування даними споживачів. Точність даних про клієнта, включно з телефонними, поштовими та електронними каналами, дозволяє успішно реалізовувати вашу стратегію контактів у всіх каналах.
#3. Збільште залучення клієнтів
Організації з добре збереженими даними мають найкращі можливості для створення списків потенційних клієнтів на основі точної та актуальної інформації. Як наслідок, їх діяльність із отримання та адаптації стає більш ефективною.
#4. Сприяти прийняттю рішень
Чисті дані необхідні для прозорого процесу прийняття рішень. Точні дані дають змогу використовувати MI та іншу важливу аналітику, яка, у свою чергу, дає організаціям інформацію, необхідну для прийняття обґрунтованих рішень.
#5. Підвищення внутрішньої продуктивності команди
Очищення даних також є важливим, оскільки воно підвищує якість даних, що призводить до підвищення продуктивності. Коли неточні дані видаляються або виправляються, організації залишаються з високоякісною інформацією, що означає, що їхній персонал не витрачає час на перегляд нерелевантних і неправильних даних.
Очищення даних: покрокова інструкція
Інструмент очищення даних може автоматизувати більшість загальної програми очищення даних компанії, але це лише один компонент поточного, довгострокового рішення очищення даних. Ось короткий перелік кроків, які потрібно виконати, щоб переконатися, що ваші дані чисті та придатні для використання:
Крок 1. Визначте критичні поля даних
Зараз компанії мають більше даних, ніж будь-коли раніше, але не всі вони однаково цінні. Першим етапом очищення даних є визначення типів даних або полів даних, необхідних для конкретного проекту чи діяльності.
Крок №2. Зберіть дані
Після ідентифікації відповідних полів даних дані, що містяться в них, збираються, сортуються та впорядковуються.
Крок №3. Видаліть повторювані значення
Після збору даних починається процес виправлення неточностей. Повторювані значення виявляються та усуваються.
Крок №4. Робота з порожніми значеннями
Інструменти очищення даних шукають відсутні значення в кожному полі, а потім можуть заповнювати ці значення, щоб створити повний збір даних і усунути інформаційні прогалини.
Крок №5. Зробіть процес очищення більш послідовним
Щоб бути ефективним, процес очищення даних має бути стандартизованим, щоб його можна було легко повторити для узгодженості. Для цього необхідно вирішити, які дані використовуються найчастіше, коли це буде потрібно, і хто відповідатиме за управління процесом. Нарешті, ви повинні вирішити, як часто вам потрібно буде очищати дані. Щодня? Щотижня? Щомісяця?
Крок №6. Перегляньте, налаштуйте та повторіть
Щотижня або місяця виділяйте деякий час на проходження процедури очищення даних. Що виявилося ефективним? Де можна покращити? Чи є якісь видимі вади або дефекти, які, здається, присутні? Включіть до зустрічі членів кількох команд, які постраждали від очищення даних, щоб отримати повну картину процесу вашої компанії.
Якість даних дедалі більше стає стратегічною ціллю всієї компанії, до якої залучаються спеціалісти з усіх відділів, і ефективна програма очищення даних є одним із компонентів цієї більшої роботи. Робота як спортивна команда — це чудовий спосіб продемонструвати основні аспекти, необхідні для подолання будь-яких труднощів із якістю даних. Вам буде важко досягти успіху, якщо ви тренуватиметеся й тренуватиметеся лише самостійно, подібно до командних видів спорту. Щоб бути ефективною як команда, ви повинні тренуватися разом.
Як часто потрібно виконувати очищення даних?
Процедура очищення даних зазвичай завершується відразу і може зайняти багато часу, якщо інформація накопичувалася роками. Тому очищення даних потрібно проводити регулярно.
Частота, з якою організаціям слід проводити очищення, визначається низкою критеріїв, зокрема обсягом даних, які вони зберігають. Також важливо не прибирати занадто часто, інакше ви витрачаєте ресурси, роблячи непотрібні речі.
Методи та поради щодо очищення даних
Ви можете запитати, як почати процес очищення даних тепер, коли ви розумієте, що це таке і чому це так важливо! Коли справа доходить до очищення даних, не існує «одного розміру для всіх». Ваші процедури очищення даних часто визначатимуться типом даних, які у вас є. Однак ось кілька загальних вказівок, які допоможуть вам почати.
#1. Перевірте свої дані
Очищення даних з єдиної бази даних, наприклад робочої електронної таблиці, типове очищення даних. Якщо ваші дані вже впорядковано в базі даних або електронній таблиці, ви можете швидко проаналізувати, скільки даних у вас є, наскільки легко їх сприймати та що може чи не може потребувати оновлення. Якщо ваші дані зараз розкидані по вашому комп’ютеру в різних файлах, ви захочете зібрати їх разом, щоб ви могли почати оцінювати їх у цілому.
Брендан Бейлі з Towards Data Science надає кілька основних запитань для оцінки даних, зокрема:
- Чи здається, що мої дані мають сенс?
- Чи є дублікати, і якщо так, чи прийнятні вони?
- Чи мають сенс числові дані?
- Чи є орфографічні помилки чи цифри, яких там не повинно бути?
Ця попередня оцінка може допомогти вам визначити, скільки роботи потрібно. Якщо ви бачите, що всі ваші дані за 2005 рік, можливо, у вас попереду багато роботи! Однак, якщо ви знайдете лише кілька застарілих цифр і орфографічну помилку або дві, короткого оновлення може бути достатньо.
#2. Чисті дані в окремій електронній таблиці
Перш ніж вносити зміни, зробіть копію електронної таблиці та вносьте будь-які зміни в копію, а не в оригінал. Це зроблено для захисту вас і вашої інформації у випадку, якщо ви припуститеся помилки! При роботі з комерційною або діловою інформацією одна помилка може мати катастрофічні наслідки.
Усунувши всі помилки та очистивши всі свої дані та інформацію, ви можете перенести відредаговані розділи назад до вихідної електронної таблиці. Це може зайняти трохи більше часу та зусиль, але воно того варте, щоб заспокоїтися та переконатися, що ваші зусилля не були марними.
#3. Використовуйте функції
Може бути неможливо вручну виправити кожну неточність або застарілу частину даних! Використовуйте функції у своїй електронній таблиці, і дозвольте своїй програмі виконувати роботу за вас! Якщо ви користуєтеся Microsoft Excel, у вас є багато «функцій», які виконають деякі очищення за вас.
Як показано у відео вище, «видалити дублікати» — це функція Excel. Ця функція застосовна лише до текстових стовпців. Якщо ви випадково двічі введете того самого працівника чи контактну інформацію, інструмент «видалення дублікатів» може просканувати стовпець і видалити всі дублікати.
#4. Використовуйте програмне забезпечення для очищення даних.
Якщо ви не впевнені, як правильно очистити свої дані, але відчайдушно потребуєте якісного очищення, існує програмне забезпечення для очищення даних, яке допоможе вам! Програмне забезпечення не є безкоштовним, але воно може бути корисним для людей, яким не вистачає часу чи знань, щоб самостійно виконати процеси очищення.
Чим вам може допомогти керування даними?
Підприємствам і навіть окремим особам часто важко очистити свої дані, оскільки вони надто довго залишають їх. Невдовзі дані можуть перетворитися на плутанину, повну числових і орфографічних помилок, непотрібного дублювання та заплутаних, застарілих даних, які ви не знаєте, як вони взагалі туди потрапили.
Керування даними може зробити процес очищення даних значно ефективнішим. Це створення та впровадження процесів, архітектур, політик, практик і процедур для управління інформацією організації. Керування даними охоплює широкий спектр тем, зокрема:
- Адміністрація бази даних
- Безпека даних
- Зберігання документів і записів
- Адміністрування записів
- Обмін даними та інше!
Якщо у вас є хороші методи керування даними, ваші файли значно менше перевантажуватимуться неправильною або застарілою інформацією. Співпраця з постачальником даних може допомогти вам правильно керувати інформацією протягом усього життєвого циклу.
- DATA ANALYST: огляд, зарплата, вакансія, резюме та все, що вам потрібно
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
- СПЕЦІАЛІСТ ДАННИХ: визначення, обов’язки, зарплата, кваліфікація та відмінності
- ЩО ТАКЕ ЯКІСНІ ДАНІ: визначення, приклади, аналіз і різниця
- УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ: визначення, типи та переваги
посилання
