Можливо, ви не знайомі з дебіторською заборгованістю, якщо ви новий власник бізнесу або нещодавно перевели систему бухгалтерського обліку з готівкової на облік за методом нарахування. В обліковий цикл, дебіторська заборгованість відіграє досить важливу роль. А оскільки дебіторська заборгованість вважається доходом, її загальна сума негайно впливає на ваш чистий дохід. Однак остаточне стягнення залишків будь-якої дебіторської заборгованості не впливає на ваш нерозподілений прибуток, оскільки вони вже включені до вашого загального доходу. Дебіторська заборгованість також є постійним рахунком, на який не впливають записи про закриття. Але як це можливо? Повірте мені, ви дізнаєтеся досить скоро, коли ми розглянемо основи дебіторської заборгованості з її прикладами, процесом і формулою.
Розуміння дебіторської заборгованості
Хіба не було б чудово, якби кожен із ваших клієнтів заплатив вам готівкою, коли зробив замовлення?
На жаль, більшість компаній, у тому числі і моя, працюють не на касовій основі. Замість цього ми надсилаємо нашим клієнтам рахунки-фактури з такими термінами, як «Net-30», надрукованими зверху, що вказує, що ми хочемо, щоб вони заплатили нам протягом 30 днів після отримання рахунку.
І всі ми знаємо, що це не завжди так. Можливо, у вас є кілька невдалих клієнтів та інші, які просто не поспішають отримувати вам свої платежі, як у більшості компаній.
Тут на допомогу приходить дебіторська заборгованість, яку зазвичай скорочують як «AR». AR — це сума грошей, яку ваші клієнти вимагають за товари, які ви їм уже продали. По суті, це загальна сума всіх рахунків, які ви виставили клієнтам, але ще не були сплачені. Це відображатиметься як актив у вашому балансі у фінансовій звітності вашої компанії.
Читайте також: СПРАЩЕНИЙ ІНСТРУМЕНТ З КРЕДИТОРСЬКОЇ ЗАБОЛЕЖЕННОСТІ! (+ Детальний розбивка формули)
Визначення дебіторської заборгованості
Простіше кажучи, дебіторська заборгованість — це заборгованість ваших клієнтів за продукти чи послуги, які ви їм надали. Він представляє будь-які покупки на основі кредиту, зроблені клієнтом, і записується як поточний актив у вашому балансі.
Тепер, коли у вас є майже чітке уявлення про те, як це працює, давайте подивимося на деякі з його переваг.
Переваги дебіторської заборгованості
Важливо стежити за своєю дебіторською заборгованістю, якщо ви хочете належним чином зафіксувати свій грошовий потік. Навіть якщо ваші продажі ідуть добре, ви можете опинитися в кризі ліквідності, якщо ваша AR продовжуватиме зростати, а ваші клієнти платять вам недостатньо швидко.
Це класичний приклад того, чому швидкий розвиток може бути складним для малого бізнесу. Якщо вам недостатньо швидко платять під час продажу та доставки продукту, у вас можуть виникнути проблеми із виконанням майбутніх замовлень або навіть з фінансуванням основних витрат компанії, оскільки у вас недостатньо готівки в банку.
Таким чином, дебіторська заборгованість має важливе значення для відстеження або контролю ситуації. Це також допомагає забезпечити стягнення цих боргів клієнтів.
Однак ви повинні відстежувати не лише свою загальну дебіторську заборгованість (скільки грошей вимагають вам усі ваші клієнти), але й те, хто винен вам гроші та хто прострочив свої платежі. За допомогою цієї інформації ви можете визначити, з якими споживачами здійснювати оплату, зберігаючи при цьому свій банківський рахунок.
Чи краще мати більшу чи нижчу дебіторську заборгованість?
Загалом бажано менший залишок дебіторської заборгованості. Це вказує на те, що ваші споживачі платять вам швидко і що вони не мають великої суми грошей.
Однак якщо ваш бізнес розширюється, ви можете помітити збільшення балансу AR, оскільки ви отримуєте більше клієнтів і продаєте їм більше.
Якщо це так, вам слід контролювати коефіцієнт оборотності дебіторської заборгованості, використовуючи формулу, щоб гарантувати, що відсоток AR порівняно з продажами залишається стабільним. Нижче наведена формула оборотності дебіторської заборгованості;
Коефіцієнт оборотності дебіторської заборгованості = продажі в кредит / середня дебіторська заборгованість
Оборот дебіторської заборгованості Forumla
За допомогою цієї формули ви можете відстежувати коефіцієнт у міру зростання вашого бізнесу, щоб гарантувати, що ваша дебіторська заборгованість не перевищує обсяги продажів.
Процес обліку дебіторської заборгованості
Процес обліку дебіторської заборгованості є досить простою системою. Крім того, ці кроки допоможуть вам, якщо ви хочете вперше запропонувати умови кредитування своїм клієнтам.
Читайте також: ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
Крок 1. Встановіть процедуру схвалення кредиту для ваших клієнтів
Переконайтеся, що у вашій компанії є процес схвалення кредиту. Це робиться для того, щоб кожного разу, коли ви збираєтеся виставляти рахунки клієнтам у кредит, ви та ваш бухгалтер матимете якусь структуру, якої слід дотримуватися.
Як створити процес затвердження кредиту
Перш ніж видавати кредит своїм клієнтам, вам слід зробити кілька речей. Це включає;
- Створення кредитної заявки: Ви можете почати з нуля або скористатися шаблоном. Їх можна придбати в магазинах канцелярського приладдя; або ще краще завантажити. Заявка повинна містити всі умови, які застосовуються до кредитної пропозиції, а також відповідність федеральним кредитним правилам.
- Створення кредитних умов: Якщо ваш грошовий потік стабільний, ви можете подовжити кредит на 30-45 днів. Однак, якщо ваш грошовий потік обмежений, ви можете продовжити кредит лише на 10-15 днів. Іншими словами, щоб клієнти повністю розуміли весь процес, їм слід призначити умови дебіторської заборгованості до того, як вони будуть прийняті до кредиту.
Крок 2: Підготуйте рахунок для своїх клієнтів.
Виставлення рахунків є важливою частиною процесу обліку дебіторської заборгованості. Тому переконайтеся, що ви можете одразу створити рахунок-фактуру для своїх клієнтів.
Наприклад, припустимо, що ви продаєте клієнту ручки на суму 300 доларів США і стягуєте з нього 8 доларів США податку з продажу. Незалежно від того, чи вводите ви вручну рахунки-фактури в a бухгалтерська книга або автоматично за допомогою програмного забезпечення для бухгалтерського обліку, у таблиці нижче показано, як виглядатиме запис у журналі для цього прикладу Дебіторської заборгованості за допомогою простої формули.
| ДАТА ПРОВЕДЕННЯ | РАХУНКИ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Дебіторська заборгованість | $308 | |
| 14/08/2023 | Sales | $300 | |
| 14/08/2023 | Податок з продажів | $8 |
Поради щодо створення рахунку-фактури
Якнайшвидше надсилання рахунка-фактури вашим клієнтам допомагає гарантувати, що оплата буде отримана якнайшвидше.
- Надішліть рахунок-фактуру негайно: Не відкладайте подання рахунка-фактури на тиждень. Після завершення покупки рахунок-фактура також має бути заповнений.
- Якщо можливо, використовуйте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку: Однією з переваг використання бухгалтерського програмного забезпечення є можливість відправити рахунок-фактуру своїм клієнтам, щойно завершите обробку продажу.
- Переконайтеся, що в рахунку-фактурі чітко відображені умови кредиту: Якщо ви очікуєте оплати через 30 днів, переконайтеся, що це чітко вказано в рахунку-фактурі. Пам’ятайте, що якщо ваші споживачі не знають, коли платіж, вони не зможуть заплатити вам вчасно.
Ось один із численних прикладів дебіторської заборгованості, що показує умови кредиту.
Крок 3. Відстежуйте залишок дебіторської заборгованості
Важливо стежити за залишками ваших рахунків до отримання. Завдяки цьому ви можете переконатися, що клієнти отримують сповіщення про терміни платежу, коли вони наближаються, а також стежити за простроченнями платежів.
Тим часом ви можете запускати щотижневий звіт про дебіторську заборгованість, якщо ви використовуєте програмне забезпечення для обліку, щоб визначити, які рахунки прострочені, а які незабаром. Це допоможе у стягненні прострочених рахунків.
Поради щодо відстеження вашого балансу AR
Під час відстеження вашої дебіторської заборгованості слід пам’ятати про кілька вказівок;
- Завжди пам’ятайте про терміни оплати: Ви повинні постійно знати, які платежі підлягають сплаті, чи використовуєте ви електронну таблицю чи програмне забезпечення для бухгалтерського обліку для обробки дебіторської заборгованості.
- Надішліть нагадування своїм клієнтам: Швидке повідомлення електронною поштою, що нагадує вашим клієнтам, що їхній платіж незабаром, може бути корисним.
- Будьте ініціативними: Якщо термін сплати рахунка минув без оплати, негайно зв’яжіться зі своїми клієнтами. Хоча це не гарантує оплату, воно служить своєчасним нагадуванням для ваших клієнтів.
Крок 4. Проведення платежів
Оприбуткування платежів, отриманих від клієнтів, є останнім етапом процесу дебіторської заборгованості.
Коли ви отримаєте платіж від клієнта, зробіть такий запис у журналі:
| ДАТА ПРОВЕДЕННЯ | РАХУНКИ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | готівкові гроші | $308 | |
| 14/08/2023 | Дебіторська заборгованість | $308 |
Зауважте, що оскільки переказ податку з продажів обробляється окремою операцією, податок з продажів не входить до цього журналу.
Поради щодо розміщення платежів
Прийом платежів онлайн є найпростішим способом опублікування платежів клієнтів. Однак багато компаній все ще вимагають від своїх клієнтів надсилати платежі поштою. Ось кілька вказівок щодо того, як правильно керувати платежами клієнтів, незалежно від вашого методу:
- Надайте різноманітні варіанти оплати: Надання своїм клієнтам різноманітних варіантів оплати є найшвидшим способом отримання платежу. Незважаючи на зручність інтернет-платежів, деякі фірми все ще вибирають оплачувати рахунки через перевірка. Переконайтеся, що ваші клієнти можуть вибирати між двома.
- Перевірте, чи правильно розміщено онлайн-платежі: Якщо ваше бухгалтерське програмне забезпечення автоматично проводить платежі з вашого банку, ще раз перевірте, чи платіж записано правильно. У більшості випадків автоматична проводка може завершитися без перешкод, хоча існують також сценарії, коли платежі можуть застрягти в підвішеному стані або бути опубліковані на неправильний рахунок.
Що таке дебіторська заборгованість простими словами?
Простіше кажучи, дебіторська заборгованість — це заборгованість ваших клієнтів за продукти чи послуги, які ви їм надали.
Дебіторська заборгованість – це дебет чи кредит?
Дебіторська заборгованість є дебетом пробного балансу до моменту оплати клієнтом. І оскільки гроші зараз знаходяться на вашому банківському рахунку, вам доведеться кредитувати дебіторську заборгованість і дебетувати свій готівковий рахунок після того, як споживач заплатив. Тим часом на вашому пробному балансі кінцевий баланс дебіторської заборгованості часто є дебетом.
Що таке формула дебіторської заборгованості?
Формула дебіторської заборгованості для обороту: Чистий продаж за кредитом/середня дебіторська заборгованість.
Дебіторська заборгованість – це актив чи пасив?
У балансі дебіторська заборгованість знаходиться в розділі поточних активів. Це речі, які клієнти винні компанії, і їх можна перетворити на готівку менш ніж за рік.
Що таке запис для рахунків до отримання?
Запис у журналі дебіторської заборгованості — це обліковий запис операції з дебіторською заборгованістю. Це важливий крок у точному документуванні цієї фінансової операції. Облікова фраза дебіторська заборгованість стосується продажів, за які ще не отримано оплату.
Bottom Line
Яка компанія не хоче додаткових клієнтів? Продаж товарів і послуг у кредит вашим споживачам значно допоможе вам розширити клієнтську базу.
Дуже важливо, щоб процес проходив правильно, що включає належну перевірку клієнта, пропонуючи умови кредитування, які підходять для вашої компанії грошовий потік, і бути ретельним у стягненні залишків дебіторської заборгованості.
Статті по темі
- ПРОБНИЙ БАЛАНС: що таке пробний баланс і як він працює?
- Знижка рахунків-фактур: пояснення!! (+ Швидкі інструменти та все, що вам потрібно)
- ВИДАТКИ БЕЗПЕЧНИХ БОГІВ – Визначення, оцінка та розрахунок
- Фінансування за рахунками та факторинг: огляд, відмінності та схожість
- Фінансування за рахунками: визначення, типи, плюси та мінуси
- ПРОСТУПЕННЯ: визначення, повідомлення про оренду, рахунки-фактури (+ безкоштовні поради)
