АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ: визначення, етап, програмне забезпечення, переваги та маркетинг

Зміст приховувати

Що таке автоматизація робочого процесу?
Як автоматизувати робочий процес?
Етапи автоматизації робочого процесу
Які є різні типи автоматизації робочого процесу?
1. #1. Робочі процеси бізнес-процесів
2. #2. Роботизовані робочі процеси
Програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу
Переваги автоматизації робочого процесу
Чи потрібно мені бути розробником, щоб використовувати автоматизацію робочого процесу?
Що таке інструменти автоматизації робочого процесу?
Що таке автоматизація робочого процесу в CRM?
Висновок
Статті по темі
Посилання

Існує процедура завершення кожного процесу. Тим не менш, багато робочих процесів містять ручні операції, які є дорогими, трудомісткими та схильними до помилок. Одним із найбільш трудомістких і неефективних обов’язків у діловому світі може бути ручне введення даних. Окрім сонливості, це забирає дорогоцінний час і ресурси, що значно знижує продуктивність. Отже, щоб пришвидшити процеси та покращити комунікацію, організації рухаються до більшої автоматизації робочих процесів у бізнес-операціях та в ІТ-процесах. Автоматизація робочого процесу автоматизує процеси, замінюючи ручну працю програмним забезпеченням, яке виконує весь процес або його частину. Але які етапи автоматизації робочого процесу та які маркетингові переваги? Читайте далі, щоб дізнатися…

Що таке автоматизація робочого процесу?

Автоматизація робочого процесу — це стратегія, що дозволяє незалежно виконувати завдання, документи та інформацію в межах пов’язаної з роботою діяльності відповідно до встановлених бізнес-стандартів. Цей вид автоматизації має бути простою операцією, яка виконується часто, щоб підвищити продуктивність щодня.

Іншими словами, автоматизація робочого процесу — це процес оптимізації та автоматизації ручних, трудомістких завдань із використанням технології для значної економії часу та ресурсів. Розробляючи набір правил і процесів, які керують робочим процесом, він використовує програмне забезпечення для автоматизації повторюваних завдань, таких як введення даних, спілкування електронною поштою та керування документами. Це призводить до швидшої, простішої та надійнішої роботи за рахунок підвищення ефективності та точності при зменшенні помилок. Автоматизація робочого процесу передає виконання певних завдань від людей комп’ютерній програмі.

Однак організація повинна спочатку визначити завдання, які складають роботу, перш ніж автоматизувати робочий процес. Потім він розробляє логіку та правила, які визначають, як ці завдання мають виконуватися. Потім програмне забезпечення програмується з використанням попередньо визначеної бізнес-логіки та правил.

Логіка та правила зазвичай являють собою набір операторів if-then, які служать інструкціями для програми, повідомляючи їй, що робити та як переходити від одного завдання до наступного. Щоб усунути потребу в керуванні діяльністю людей, програмне забезпечення дотримується цих правил і логіки для виконання серії завдань від початку до кінця.

Як автоматизувати робочий процес?

Автоматизація процесів робочого процесу стосується створення, впровадження та автоматизації бізнес-процесів на основі правил робочого процесу. Бізнес-процеси передбачають переміщення інформації, роботи людей або файлів між системами та людьми відповідно до встановлених бізнес-правил. Автоматизація робочого процесу здійснюється, щоб оптимізувати бізнес-операції, а також позбутися зайвої ручної обробки.

Ось кілька прикладів типових бізнес-процесів, які можна автоматизувати

Людськими ресурсами
Маркетинг
Фінансові установи
Придбання
Sales
Запити на ІТ-послуги

Найефективнішим методом створення автоматизованого робочого процесу є створення детальної діаграми робочого процесу.

Коли ви підготували схему робочого процесу, створити автоматизований робочий процес дуже просто за допомогою інтерфейсу перетягування, який пропонує сучасне програмне забезпечення для автоматизації.

За допомогою автоматизації документообігу можна автоматизувати як прості, так і складні процедури компанії. Автоматизація не тільки оптимізує бізнес-процеси, але й скорочує операційні витрати. Працівники та керівництво можуть припинити виконувати нудну роботу, щоб зосередитися на більш стратегічних і продуктивних проектах.

Етапи автоматизації робочого процесу

Давайте зараз швидко розглянемо п’ять ключових кроків, про які кожна організація повинна подумати, перш ніж повністю перейти на автоматизацію робочого процесу.

#1. Визначте повторювані завдання

Коли компанія думає про автоматизацію робочого процесу, першим кроком має бути визначення областей, у яких повторюються процеси.

Щоб точно визначити проблему, необхідно добре розібратися в бізнесі. Найкращий спосіб краще зрозуміти робочий процес вашого бізнесу та виявити повторювані завдання — це створити його візуальне зображення за допомогою блок-схем.

Тепер ви можете розробити робочий процес, який покращить поточний робочий процес і спростить процес, автоматизувавши нудні процеси. Це важливий етап, який необхідно виконувати в тісній співпраці з іншими зацікавленими сторонами та реальними користувачами процесу.

Ви також можете взяти до уваги чисті переваги щодо скорочення часу та фактичних витрат. Це полегшить переконливе обґрунтування того, чому певні бізнес-операції слід автоматизувати.

#2. Встановлення бізнес-цілей

Після виявлення проблеми наступним кроком є окреслення цілей вашої компанії, використовуючи ручний робочий процес, який зараз є стандартним.

Вашою метою може бути оптимізація ресурсів для завдань, які забезпечуватимуть більший результат шляхом збільшення пропускної здатності або зменшення часу циклу на одному ЦП.

Вашій команді може знадобитися менше вводити дані та більше зосередитися на оптимізації процесу.

Може бути все, що завгодно, але ви повинні вміти пояснити, як автоматизація допоможе вам досягти бізнес-цілей і як ви плануєте вимірювати успіх.

#3. Вибір відповідного рішення автоматизації робочого процесу

Наступним етапом буде вибір засобів досягнення мети. Як ми хочемо досягти наших корпоративних цілей? Вашим наступним ключовим кроком буде вибір найкращої системи автоматизації робочого процесу, щоб ви могли знайти рішення.

Виберіть відповідне програмне забезпечення, щоб зрозуміти, як вибрати постачальника рішень. Для інструментів автоматизації на ринку існує безліч можливостей. Дуже важливо розуміти, що ідеально підходить для вашої компанії.

Багато компаній переходять на хмарну альтернативу, оскільки вона пропонує більшу гнучкість і менші витрати.

Ви можете вибрати від 3 до 5 постачальників на основі ваших унікальних вимог, перш ніж ретельно зважити переваги та недоліки кожного варіанту. Перш ніж зробити цей вибір, можливо, ви захочете переглянути повну демонстрацію хмарного, безпечного та захищеного програмного забезпечення робочого процесу, яке може спроектувати ваш робочий процес лише за кілька хвилин.

Виберіть програмне забезпечення робочого процесу, щоб автоматизувати процес вашої компанії на основі цілей, які ви встановили на попередньому етапі. Робочий процес, який ви виберете, має бути зрозумілим, зручним і простим для адаптації користувачів.

#4. Навчайте користувачів

На наступному етапі персонал буде навчено, як використовувати нове програмне забезпечення робочого процесу. Кожна нова зміна, впроваджена керівництвом, зустрічає опір, оскільки робоча сила розглядає її як зайву.

Щоб зробити кінцевих користувачів важливою частиною процесу прийняття рішень, важливо залучати їх із самого початку та залучати до розмов. Це робить кінцевого користувача відповідальним і підносить найкращі концепції.

Було б набагато простіше зробити цей перехід ефективним, якби існував чіткий шлях від існуючої ручної процедури до нової автоматизованої системи та якби вони пройшли достатню підготовку, щоб допомогти їм наздогнати.

#5. Оптимізуйте свій процес, вимірюючи важливі показники ефективності

Після виконання вищезазначених процедур ваша нова автоматизована система документообігу готова до використання.

На цьому етапі дуже важливо усунути перегини броні, тому що ваші бізнес-користувачі нададуть інформацію про процедуру на основі їх використання. Останній етап, який передбачає вимірювання ключових показників ефективності та оптимізацію робочого процесу, тепер готовий для вас.

Ваш автоматизований робочий процес буде постійно вимірюватися та контролюватись, що допоможе вам виявити вузькі місця та запропонувати сфери для розвитку. Ваша команда працюватиме ефективніше, якщо ваш оновлений робочий процес постійно оцінюватиметься.

Які є різні типи автоматизації робочого процесу?

Автоматизацію робочого процесу можна розділити на дві категорії: бізнес-процеси (BP) і роботизовані процеси (RP).

#1. Робочі процеси бізнес-процесів

Організації можуть краще обслуговувати своїх клієнтів, використовуючи підхід до управління бізнес-процесами (BPM). Загалом це змушує корпоративні робочі процеси ставати ефективнішими для досягнення основних бізнес-цілей. Програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу часто створюється з використанням принципів BPM. Таким чином, це програмне забезпечення допомагає оптимізувати раніше трудомісткі ручні процеси в організації.

#2. Роботизовані робочі процеси

Тепер доступне програмне забезпечення для роботизованої автоматизації процесів (RPA), яке дозволяє роботам виконувати завдання, які колись виконували люди. У багатьох випадках боти допомагають виконувати адміністративні процедури разом із ІТ (а також в інших сферах). Боти здатні розпізнавати та надавати найбільш доречні дані для вирішення проблем обробки. Більше того, боти можуть зменшити кількість запитів до служби підтримки та автентифікації входу, а також втрутитися, коли виникають проблеми з обробкою.

Програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу

Автоматизація робочого процесу може допомогти вам заощадити час, якщо ваш персонал виконує будь-які повторювані завдання, що робить більшість фірм. Звичайно, автоматизація робочих процесів може бути складною. Таким чином, ви повинні мати потужне програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу, щоб швидко автоматизувати ваші процеси.

Щоб отримати більше можливостей для керування процесами та робочими процесами, давайте розглянемо найкраще програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів;

#1. Zapier

Інструмент автоматизації робочого процесу Zapier використовує редактор процесів без коду, який можна перетягнути. Він може допомогти вам автоматизувати будь-що, від простих операцій до багатоетапних повторюваних завдань.

Але Zapier відрізняє те, скільки програмних інтеграцій він пропонує. Загалом Zapier сумісний із більш ніж 5,000 програмами. Використовуючи це програмне забезпечення, ви можете автоматизувати процедури для всіх ваших бізнес-додатків, зокрема Gmail, Slack, Trello та Stripe. Крім того, він підтримує численні різні інструменти автоматизації робочого процесу на програмних з’єднаннях із цього списку. У малоймовірному випадку, коли ви не можете знайти необхідну інтеграцію в списку програм Zapier, ви можете попросити додаткову програму або створити її самостійно.

№2. ClickUp

ClickUp — це, по суті, повний інструмент керування роботою. Крім інструментів для автоматизації робочого процесу, він містить інструменти для управління проектами, командної співпраці та багато іншого.

Іншими словами, ви повинні розглядати ClickUp як щось більше, ніж просто інструмент для автоматизації. Так, кілька інших програм автоматизації забезпечують кілька функцій керування завданнями. Тим не менш, небагато пропонує стільки функцій, скільки ClickUp, який надає загальні інструменти, зокрема діаграми Ганта, дошки канбану, підзавдання та багато іншого. Це доповнює вже надійну автоматизацію рутинних завдань ClickUp. Іншими словами, ClickUp дозволяє виконувати всі ваші вимоги до керування робочим процесом за допомогою єдиного програмного забезпечення без шкоди для автоматизації та керування проектами.

#3. Інтегрувати

Integrify — це програма для керування та автоматизації робочих процесів, яка практично не потребує програмування. На платформі є інструменти для створення процесів, проектування форм, а також процесів звітності.

Хоча Integrify має багато характеристик з іншими програмами робочого процесу, він також має деякі унікальні функції, такі як можливість додавати примітки, а також коментарі під час створення процесу. Таким чином, Integrify ідеально підходить для груп, які бажають працювати разом, щоб розвивати та покращувати робочий процес свого бізнесу. Подібно до того, як Integrity забезпечує тестування процесів і генерує журнали аудиту для всіх робочих процесів автоматизації, він також забезпечує співпрацю без страху переривання робочого процесу.

#4. Nintex

Завдяки більш ніж 3 мільйонам додатків для робочих процесів, які зараз працюють на його платформі, Nintex допомагає більш ніж 8,000 корпоративним клієнтам керувати, автоматизувати та покращувати їхні бізнес-процеси, не потребуючи знань програмування.

Ваша компанія може намітити кожен із своїх процесів, виконати їх і оцінити їх успішність, надавши широкий спектр інструментів автоматизації робочих процесів, таких як відображення процесів, розширені робочі процеси та аналіз процесів.

Корпоративним компаніям із добре налагодженими процесами настійно рекомендується Nintex. Це складне програмне забезпечення, яке поєднує в собі простий у користуванні інструмент розробки робочого процесу з міцними зв’язками, щоб зв’язати кожну вашу програму. Це особливо корисно для тих, хто працює в HR, фінансах, IT та юристах.

№ 5. Kissflow

Для робочих процесів і побудови додатків Kissflow пропонує альтернативи як без коду, так і з низьким кодом. Kissflow тепер має універсальність, щоб функціонувати як платформа керування робочим процесом, легкий інструмент керування проектами та, можливо, програмне забезпечення для автоматизації маркетингу.

Пакети програмного забезпечення процесів Kissflow фантастичні. Вони забезпечують ідеальне поєднання простого інтерфейсу користувача та потужної аналітики. Наприклад, щоб переглянути статистику вашої системи автоматизації робочого процесу, ви можете використовувати прості звіти на основі показників. Або ви можете створювати власні звіти, щоб детальніше вивчати завдання чи обробляти дані. Крім того, Kissflow дозволяє легко створювати інформаційні панелі (без коду або лише з невеликою кількістю), роблячи ваші звіти доступними та легкими для розуміння.

#6. Флокзу

За допомогою інструменту керування бізнес-процесами Flokzu підприємства можуть створювати форми, автоматизувати процедури, створювати звіти тощо. Він інтегрується з багатьма іншими програмами за допомогою Zapier.

Flokzu, однак, має кілька інструментів, які відрізняють його від інших програм робочого процесу з точки зору гнучкості. Наприклад, це спрощує заміну членів команди. Тому ви можете легко змінити свою спеціальну процедуру, щоб включити заміну члена команди, коли когось немає в офісі. Таким чином, вам не доведеться турбуватися про затримки в роботі. Так само Flokzu дозволяє призупиняти та встановлювати таймери, одночасно автоматизуючи робочий процес. По суті, програмне забезпечення робочого процесу від Flokzu може адаптуватися до змінних вимог процесу.

Переваги автоматизації робочого процесу

Автоматизація робочого процесу може звільнити всі відділи від тягаря ручних операцій, від адміністрації до фінансів, ІТ та маркетингу.

Ось деякі переваги програмного забезпечення для автоматизації робочого процесу для кожного відділу вашого бізнесу:

Переваги автоматизації робочого процесу в маркетингу

Призначте машину для виконання повторюваних, виснажливих завдань
Працюйте разом над робочими процесами з колегами з різних місць.
Переконайтеся, що відповідні люди схвалюють увесь вміст.
Створіть надійну процедуру для підтримки та пошуку якісних потенційних клієнтів.
Кілька кампаній можна автоматизувати, і їх усі можна відстежувати з однієї інформаційної панелі.

Переваги автоматизації ІТ-процесів

Роздайте заявки та ескалації серед доступних членів команди.
Усуньте зайві запити на підтримку
Перевірте заплановані оновлення разом із зацікавленими сторонами.
Візьміть під свій контроль Shadow IT
Контролюйте ресурси та спостерігайте за моделями використання

Автоматизація робочого процесу Переваги у відділі людських ресурсів (HR)

Різко скоротити паперову роботу
Швидший пошук кандидатів, перевірка та наймання з автоматичним затвердженням
Переконайтеся, що всі процеси відповідають вимогам.
Підвищити видимість робочого процесу
Покращте швидкість процесів реєстрації та виключення.

Переваги автоматизації робочого процесу в фінансах

Спростіть керування документами
Витрачайте менше часу на обробку погоджень.
Налаштуйте автоматичні платежі для регулярних рахунків.
Створіть розумний механізм для управління зарплатою.
Синхронізація даних з іншими бухгалтерськими програмами

Переваги ввімкнення автоматизації робочого процесу в продажах

Переконайтеся, що всі потенційні клієнти отримують однакове королівське ставлення.
Отримайте повчальну інформацію та аналіз поточних процедур.
Ніколи не дозволяйте свинцю пройти крізь тріщини в результаті помилки.
Надсилайте персоналізовані привітання, подяку або рекламні електронні листи.
Стандартизуйте створення списків, щоб спростити його.

Чи потрібно мені бути розробником, щоб використовувати автоматизацію робочого процесу?

Ні. Ці продукти створено для бізнес-користувачів із використанням техніки перетягування для створення форм і процесів. За бажанням розробники можуть розширити систему за допомогою додаткових інструментів.

Що таке інструменти автоматизації робочого процесу?

Інструменти автоматизації робочого процесу використовуються для стандартизації, автоматизації та передачі даних між системами.

Що таке автоматизація робочого процесу в CRM?

Автоматизація робочого процесу – це функція, вбудована в більшість рішень CRM. У більшості випадків це передбачає запуск конвеєра для оновлення даних, інтеграції, визначення часу дії тощо. Користувачі повинні мати ліцензії CRM, щоб використовувати ці можливості, які є ексклюзивними для системи CRM. Автоматизація робочого процесу може допомогти зробити вашу CRM ще ефективнішою.

Висновок

Автоматизація робочого процесу, якщо її запустити, може допомогти бізнесу розширюватися та процвітати, не дозволяючи нічого прослизнути між тріщинами. Ви можете успішно розширити свою фірму, не відчуваючи жодних проблем із зростанням, дозволивши технології виконувати ручну роботу.

Ця технологія може принести користь вашій компанії практично в кожному підрозділі чи відділі. Автоматизація робочого процесу пропонує багато переваг, допомагаючи вам працювати ефективніше, а не складніше, чи то в маркетингу, кадрах чи фінансах.