Скільки людей зараз присутні у вашому офісі? Скільки у вас було вчора? Як щодо серпня минулого року? Ця стаття визначає системи керування відвідувачами та пояснює, чому багато компаній використовують їх сьогодні.
Якби не попередні запитання, то останнє напевно викликало у вас певні труднощі.
Якщо ви змогли знайти стару електронну таблицю Excel на своєму спільному диску або відповісти на запитання, можливо, це було тому, що вам довелося вручну підрахувати записи в підшивці, яка містила аркуші входу для гостей.
Ось ще кілька запитів для вас, коли підшивка чи електронна таблиця відкриті:
- Скільки імен ви можете прочитати, чи ви ввели неправильно?
- Скільки відвідувачів не вказали час свого прибуття?
- Хто забув вийти? (Або вони все ще десь заховані в офісі?)
- Чи був точним час, зафіксований для входу або виходу?
- З яким саме працівником спілкувався кожен відвідувач?
Подумайте, що зараз відбувається, коли гості заходять у ваш офіс. Хто їх вітає? Доброзичливий адміністратор, який особисто спілкується з ними та змушує їх почувати себе гостинно? Або той, хто цілий день сидів за столом, турбувався та не випивав кави?
Можливо, взагалі нікого немає, щоб зустріти гостей. Що вони роблять далі? Ви чекаєте, поки повз пройде працівник, чи стукаєте у двері, які бачите? Вестибюлі без нагляду та відкриті двері є звичайним явищем у багатьох будівлях, що дозволяє будь-кому увійти в будь-який офіс у будь-який час.
Ці прості ситуації трапляються щодня в офісах по всьому світу. Вони також показують, наскільки важливим є управління відвідувачами.
Вони конкретно показують необхідність системи керування відвідувачами, іноді цифрової системи реєстрації.
Системи управління відвідувачами
Спостереження за кожним, хто заходить у ваш заклад чи компанію, називається керуванням відвідувачами.
Клієнти, кур’єри, кандидати на роботу, підрядники, консультанти або троюрідний брат генерального директора, який двічі видаляли, можуть бути відвідувачами.
Кожен, хто не є звичайним працівником на повний робочий день, по суті, є відвідувачем.
Інструмент під назвою система керування відвідувачами використовується для офіційного відстеження відвідувачів.
Системи керування відвідувачами сьогодні
Інструменти цифрового керування відвідувачами, такі як The Receptionist для iPad, замінюють традиційні інструменти керування відвідувачами, як-от швидкозшивачі, ручки та папір у бізнесі сьогодні.
Цифрова система керування відвідувачами виконує основну функцію перевірки гостей. Але він також може виконувати кілька завдань, які ручка та папір не можуть виконати, наприклад:
- Ведіть журнал відвідувачів онлайн.
- Будь ласка, сфотографуйте своїх гостей, щоб ви могли їх впізнати.
- Створіть ідентифікаційні значки відвідувача з брендом вашої компанії.
- Запис підписів на угодах про нерозголошення та інших юридичних документах.
- Приймайте доставку від кур’єрських служб, таких як UPS, FedEx та інших.
- Повідомляйте користувачів за допомогою SMS, електронної пошти та Slack про прихід відвідувачів.
- Забезпечити взаємодію між персоналом і гостями в обох напрямках.
- Підтверджуйте доставку їжі та видачу документів
- Дайте гостям напрямок.
Система керування відвідувачами підвищує продуктивність офісу, покращує безпеку офісу та покращує репутацію вашої компанії.
Системи керування відвідуванням шкіл
Для створення безпечного шкільного середовища необхідна інтегрована система безпеки, яка контролює все, навіть під час найбільшої завантаженості.
Школи можуть легко підтримувати безпечне середовище за допомогою системи контролю відвідувачів.
Чи створили ви надійний механізм відстеження відвідувачів школи? Чи відстежуєте ви відвідувачів, які спілкуються з викладачами або учнями на території школи? Чи вільний від порушників кампус вашої школи?
Влада має поставити ці питання, щоб забезпечити безпеку вчителів і учнів у будівлі школи.
За допомогою системи управління відвідувачами для шкіл ви можете ефективно вирішувати кожну з цих проблем окремо та подбати про інші вимоги до приміщення.
Система керування відвідувачами для шкіл – основні функції
#1. Автентифікована реєстрація
Управління інформацією про відвідувачів з максимальною простотою є особливістю систем керування відвідувачами школи.
Треба заповнити анкети, як тільки ви зайдете на територію школи. Потім система перевіряє надіслані дані та інформацію.
Дійсність їхньої особи підтверджується, номер телефону двічі перевіряється за допомогою таких інструментів, як перевірка OTP, а інша інформація переглядається.
Лише після отримання, перевірки та схвалення всіх персональних даних особі можна дозволити вхід у заклад.
Як додатковий захід безпеки, сучасна VMS фотографує кожного відвідувача.
Гарантовано, що кампус завжди безпечний і безпечний завдяки швидкій реєстрації та перевірці на вхідних дверях.
#2. Безконтактна реєстрація
Розумні установи використовують проактивний підхід, щоб зупинити поширення пандемій, таких як COVID-19, які спричинили серйозні збої та поставили під загрозу безпеку викладачів і персоналу в школі.
Варіанти безконтактної реєстрації із захищеними від пандемії технологіями, такими як програмне забезпечення для розпізнавання обличчя та сканування QR-кодів на мобільних пристроях, можуть зменшити ймовірність того, що перевізники проникнуть у будівлю школи.
Вибираючи систему керування відвідувачами школи, переконайтеся, що ви вибрали відповідний варіант.
#3. Перевірений запис
У школах регулярно бачать сотні співробітників, які входять і виходять з будівлі разом з відвідувачами.
Система керування відвідувачами також надає можливість попереднього введення інформації про персонал, щоб допомогти відстежувати всіх, хто має доступ до закладу.
Приміщення школи постійно перебувають у безпеці завдяки попередньо введеним іменам і даним співробітників, оскільки вхід до будівлі дозволено лише перевіреним вчителям і персоналу.
Ви можете вказати, чи потрібна перевірка OTP як додатковий рівень.
Навіть коли викладачі чи співробітники заходять до школи, легко записати їхні імена заздалегідь, і лише тим, хто має перепустки, дозволяється входити в зони.
Крім того, це полегшує уповноваженим працівникам контроль за пересуваннями всього персоналу та вчителів усередині будівлі, включаючи їх частоту, тривалість перебування, час входу та виходу.
#4. Інформаційна панель у реальному часі
Інформаційна панель у режимі реального часу, яка показує переміщення всіх відвідувачів, співробітників, викладачів, батьків і дітей (за потреби) у будь-який момент, є ознакою ефективної системи керування відвідувачами для шкіл.
Це полегшує ідентифікацію та відстеження людей, які переміщуються по приміщеннях.
Ця інформаційна панель може відстежувати, як довго батьки, гості або працівники залишаються в готелі. Наприклад, якщо батьки хочуть відвідати свою дитину, програма дозволяє легко відстежувати, як довго вони залишаються.
#5. Статистика відвідувачів
Ведення точного журналу про кожну людину, яка відвідувала заклад за певний період, є головною проблемою, з якою стикаються школи.
Паперові журнали або методи ручки часто не дають результатів, тому що вони вразливі до підробки, пошкодження або навіть викрадення.
Система керування відвідувачами гарантує, що безпечний запис відвідувачів на основі місцезнаходження завжди доступний.
Органи влади можуть легко перевірити статистику відвідувачів системи.
Хто прийшов на кампус? Коли конкретна людина залишила будівлю? Як часто гість заїжджав?
Команда може створити план дій для кращого керування відвідувачами, які приходять і залишають певне приміщення, завдяки цим цифрам, які готуються в системі та є доступними для всіх відповідних сторін.
Найкращі системи керування відвідувачами
#1. Програмне забезпечення Qminder
Qminder — це хмарне програмне забезпечення для керування чергами, яке допомагає підприємствам забезпечити незабутній час очікування.
Використовуйте кіоски реєстрації на місці та інформацію про прогрес у реальному часі, щоб керувати чергами клієнтів. Клієнти можуть використовувати Qminder, щоб віддалено ставати в чергу за допомогою своїх телефонів і отримувати сповіщення за допомогою текстових повідомлень.
Ви можете надати більш індивідуальне обслуговування завдяки інформації, зібраній під час самостійної реєстрації клієнта.
Ціни
- Автор: 429.00 доларів США на місяць за місце
- бізнес: 659 доларів США на місяць за місце
- підприємство: Індивідуальні ціни
- Безкоштовне випробування: наявний
- Безкоштовна версія: Немає в наявності
#2. Програмне забезпечення для керування відвідувачами HID
Хмарна програма WorkforceID Visitor Manager допомагає малим і середнім організаціям у транспорті, енергетиці, охороні здоров’я, освіті та інших секторах керувати доступом до фізичної та цифрової ідентифікації.
Адміністратори можуть створювати індивідуальні контрольні запитання за допомогою рішення для автоматизації процедур реєстрації.
Ціни
- Стартова ціна: $ 2,000.00 на рік
- Безкоштовне випробування: наявний
- Безкоштовна версія: Недоступний
#3. Програмне забезпечення для адміністратора ALICE
Система керування відвідувачами для малих, середніх і великих організацій у різних галузях, ALICE Receptionist є хмарною та локальною.
Реєстрація відвідувачів, виявлення руху, друк облікових даних, бізнес-каталог і керування подіями є видатними функціями рішення.
Користувачі можуть автоматизувати свої процедури управління гостями за допомогою ALICE Receptionist.
Додатковими функціями є списки відділів, двосторонній зв’язок, сповіщення співробітників, захоплення зображень і віддалений моніторинг.
Ціни
- Стартова ціна: $ 3,588.00 на рік
- Безкоштовне випробування: наявний
- Безкоштовна версія: Немає в наявності
# 4. Програмне забезпечення Proxyclick
Для малого, середнього та великого бізнесу Proxyclick — це ефективна хмарна система керування відвідувачами.
Деякі з його ключових функцій включають реєстрацію відвідувачів, миттєві фотографії, друк значків, миттєві сповіщення, звітування та Proxyclick.
Користувачі можуть контролювати відвідувачів за допомогою Proxyclick, покращувати репутацію свого бренду та гарантувати безпеку.
Додаткові можливості системи включають персоналізацію бейджів, контроль доступу, попередню реєстрацію відвідувачів, дозволи користувачів, захист даних і перевірку безпеки.
Ціни
- Стартова ціна: 100.00 доларів на місяць
- Безкоштовне випробування: наявний
- Безкоштовна версія: Немає в наявності
# 5. Програмне забезпечення VisitLog
Малі, середні та великі підприємства можуть отримати вигоду від використання VisitLog, локальної системи керування відвідувачами.
Основні функції включають попередню реєстрацію відвідувачів, друк бейджів, повідомлення електронною поштою та SMS, реєстрацію відвідувачів та сповіщення відвідувачів.
Функція кіоску VisitLog відстежує прибуття та відбуття відвідувачів, а також загальну кількість присутніх відвідувачів.
Додатковими функціями є програмований екран привітання, списки екстреної евакуації, інструменти керування паркуванням і функції звітності.
Ціни
- Стартова ціна: 1,800.00 доларів США одноразово
- Безкоштовне випробування: наявний
- Безкоштовна версія: Немає в наявності
Електронні системи керування відвідувачами
Основні комп’ютерні або електронні системи керування відвідувачами, які часто розміщуються на iPad або безконтактному кіоску, використовують комп’ютерну мережу для моніторингу та запису інформації про відвідувачів.
Електронна система керування відвідувачами усуває більшість недоліків методу ручки та паперу.
Щоб перевірити потенційні проблеми безпеки, ідентифікатори відвідувачів можна порівняти з муніципальними, державними та федеральними базами даних і внутрішніми базами даних.
Автоматизовані системи керування відвідувачами
Кілька компаній досі використовують застарілі ручні методи реєстрації відвідувачів, такі як теги з іменами та гостьові книги, але перехід на автоматизовану систему керування відвідувачами має багато переваг для компанії, зокрема економію коштів, часу та ресурсів.
У білій книзі 2017 року «Еволюція управління відвідувачами» 82% опитаних організацій стверджували, що впровадження автоматизованої системи керування відвідувачами підвищило операційну ефективність.
Система керування відвідувачами, яка автоматизує прийом і адміністративні операції, одночасно підвищуючи безпеку та знижуючи небезпеки, забезпечує відмінну віддачу від інвестицій.
Коли відвідувач приходить, система керування відвідувачами миттєво повідомляє відповідного співробітника.
Персонал повідомляє, що гість прибув.
Висновок
Старі та погано керовані системи керування відвідувачами викликають кілька проблем.
Застаріла платформа може призвести до проблем відповідності або провалів безпеки, що може коштувати досить дорого.
Необхідно переглянути всю процедуру, приділивши першочергову увагу системі керування відвідувачами.
Системи управління відвідувачами Питання і відповіді
Скільки існує типів систем керування відвідувачами?
Існує два різних операційних підходи, навіть якщо немає двох різних типів програмного забезпечення для керування відвідувачами.
Як налаштувати систему керування відвідувачами?
Систему сповіщень слід включити до систем керування відвідувачами, щоб повідомляти співробітників, коли відвідувач увійшов.
В ідеалі працівники повинні мати можливість вибирати сповіщення, які вони хочуть отримувати, і час.
Бейджі гостей повинні швидко та миттєво роздруковуватися.
Як ви поводитеся з відвідувачами без попереднього запису?
Секретар повинен запропонувати місце та представитися всім відвідувачам, які не запланували зустріч.
- Отримати інформацію від абонента
- Поговоріть з офісом супервайзера
- Запитайте про доступність супервайзера
- Стратегічно відмовляйтеся від відвідувань
Які бувають види відвідувачів?
Відвідувачі, які прибувають повітряним транспортом, наприклад відвідувачі з зупинками, одноденні відвідувачі та транзитні відвідувачі, називаються прибулими.
Відвідувачі, які прибувають морем, наприклад пасажири круїзу, називаються морськими.
Прибуття морем також передбачає зупинку гостей, як-от моряків і човнярів.
- Найкращі бізнес-домофонні системи 2023 року (+ бездротова опція)
- 10 найкращих програм для керування паролями: найкращі рішення для вашого бізнесу
- Найкраща система програмного забезпечення для керування вмістом для вашого сайту у 2023 році
- Що таке системи керування реляційними базами даних
- УПРАВЛІННЯ ВІДНОСНЯМИ З КЛІЄНТОМ (CRM): визначення, інструменти та важливість
посилання
