Компанії будь-якого розміру прагнуть до точного відстеження витрат і звітності. Завжди складно знайти кращі способи впоратися з напливом паперу, який приходить із відстеженням рахунків-фактур та інших покупок. Те саме стосується створення надійних і простих для розуміння звітів, їх перевірки та затвердження, а потім виплати людям на основі того, що сказано у звітах. Завдяки хмарним інструментам керування витратами контролювати бізнес-витрати співробітників стає легше та менш виснажливо. Інструменти управління витратами використовуються підприємствами для оптимізації відшкодування та аудиту вихідних коштів. Ця стаття присвячена найкращому автоматизованому програмному забезпеченню для керування витратами, зокрема інструментам керування American Express. Ми також обговоримо різні інструменти управління подорожами та витратами.
Читайте також: ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ БАГАТОМ: визначення та найкращі інструменти управління БАГАТОМ
Що таке процес управління витратами?
Процес управління витратами — це практика обробки, оплати, перевірки та відшкодування витрат, ініційованих працівником. Він також містить інструменти, що використовуються для аналізу даних, і процедури, які керують розподілом коштів.
Управління витратами може здійснюватися вручну або автоматично, і часто воно складається з двох окремих процедур. Перший метод — це серія дій, які виконує працівник, щоб запитувати кошти для виконання завдання або вимагати відшкодування вже витрачених коштів на виконане завдання.
Це може передбачати подання паперової форми або електронного введення даних лінійному керівнику для перегляду та затвердження в рамках процесу управління витратами. На другому етапі бухгалтерські відділи проводять перевірку та аналіз наданих даних, окрім отримання підтримки та здійснення платежів.
Як ви керуєте звітами про витрати?
Підказка щодо адміністрування звітів про витрати вашого бізнесу за допомогою автоматизованих інструментів управління;
- Підтримуйте прозору політику витрат. Визначте, які види витрат із власної кишені ваша фірма готова взяти на себе, і переконайтеся, що ваш персонал повністю ознайомлений із цією політикою.
- Спростіть звітування та відстеження витрат.
- Розповсюджуйте кредитні картки для компанії.
- Створіть регулярний графік аудиту.
Автоматизовані засоби управління витратами
Звичайні методи звітування про витрати та відшкодування пов’язані з ускладненнями та небезпекою. Вони включають за своєю суттю шахрайські та схильні до помилок процеси ручної обробки фактичних надходжень і ручної перевірки. Моральний дух, фінанси та підсумковий результат компанії ослаблені через неефективність традиційного управління витратами. У результаті більшість успішних компаній використовують автоматизовані інструменти керування витратами, щоб зменшити свою вразливість до цих загроз.
Менеджери витрат, бухгалтери та особи, які затверджують, можуть зітхнути з полегшенням, коли перейдуть на автоматизовані інструменти керування витратами для обробки звітів і платежів. Це життєво важливий ресурс на сьогоднішньому екологічно свідомому та продуктивному робочому місці.
Автоматизація в управлінні витратами допомагає підприємствам оптимізувати кроки, необхідні для відшкодування працівникам витрат на ділові поїздки, харчування, проживання та інші непередбачені витрати. Крім гарантії того, що організація не переплачує в дозволених або незатверджених областях витрат, автоматизовані інструменти керування витратами також забезпечують відповідність політиці управління витратами компанії.
Автоматизуючи процес відстеження та звітування про витрати, підприємства можуть переконатися, що вони відповідають нормам і несуть відповідальність за свої витрати.
Що таке інструмент автоматизованого керування витратами?
Інструменти автоматизованого керування витратами — це програмне забезпечення, розроблене спеціально для допомоги працівникам у відстеженні та обліку витрат підприємства. Фінансові відділи також використовують його для відстеження запитів на поїздки, витрат і відшкодування. За допомогою автоматизованих інструментів керування витратами можна зменшити ймовірність помилок у довготривалому процесі управління витратами підприємства.
Крім того, це полегшує отримання та обробку звітів про витрати на відрядження від мобільних працівників організації. Однак звіти про витрати завжди перевіряються на можливі порушення політики, перш ніж їх буде відшкодовано. Основи управління видатками все ще існують, але усунення ручного введення та перевірок мало велике значення для всіх зацікавлених сторін.
Який інструмент для управління витратами на роботу ви використовуєте?
Незалежно від вашої бізнес-ситуації, незалежно від того, чи є ви індивідуальним підприємцем, стартапом, що швидко розвивається, чи добре відомою корпорацією, наступна пропозиція допоможе вам заощадити час, стрес і гроші.
- Розширити
- хвиля
- Scanbot
- Банк квитанцій
- FreshBooks
Що таке платне програмне забезпечення?
Це програмне забезпечення, яке автоматизує значну частину процесу надання працівникам відшкодування витрат, пов’язаних з бізнесом. Програма усуває або значно скорочує потребу в папері, скорочує час, витрачений на управління витратами, і значно скорочує кількість помилок.
QuickBooks керує витратами?
Так. З QuickBooks легко стежити за фінансовими операціями вашої компанії та організовувати їх. Щоб завантажити або надіслати квитанції до QuickBooks, потрібно лише кілька секунд. Використовуючи мобільний додаток QuickBooks, ви можете робити зображення своїх квитанцій і завантажувати їх.
Інструменти управління витратами American Express
Минулого року компанія American Express AXP випустила автоматизовані інструменти керування витратами для власників карток Business Gold і Platinum у Великобританії. «AmexExpense» було розроблено у співпраці з провідною компанією Findity для забезпечення спрощеного звітування та аналізу витрат.
Інструменти управління витратами American Express допомагають фінансовому відділу обробляти корпоративні витрати з мінімальними зусиллями. Компанії тепер можуть легко отримувати квитанції в Інтернеті, що позбавляє клієнтів від необхідності зберігати паперові копії. Після транзакції цифрові квитанції можна перевірити за записами. У результаті компанії економлять час на процесі узгодження, який інакше був би трудомістким через необхідність масштабного ручного узгодження.
Інструмент управління витратами American Express «AmexExpense» забезпечує безперебійне зіставлення коду бухгалтерської книги та категорії витрат шляхом підключення даних клієнтів до провідних у галузі постачальників бухгалтерських послуг, таких як Xero, Quickbooks і Sage. Крім того, дані транзакцій захищені надійними системами безпеки American Express, які, у свою чергу, захищають користувачів програми.
Програма також дозволяє користувачам швидко створювати звіти про витрати, забезпечуючи організації глибокими дослідженнями витрат працівників. Таким чином, відділи комплаєнсу можуть легше встановити відповідні засоби контролю за картками та обмеження витрат, щоб зменшити марнотратство працівників і шахрайські претензії щодо витрат. Окрім допомоги підприємствам, автоматизовані інструменти управління витратами American Express також сподіваються прискорити щомісячний процес подання даних про витрати на працівників.
Чому саме інструменти управління витратами American Express?
Випуск AmexExpense є прикладом прагнення American Express покращити свої послуги для власників карток шляхом розширення асортименту доступних карток і оптимізації внутрішніх операцій. Подібним чином сегмент глобальних комерційних послуг компанії надає широкий спектр варіантів оплати, управління витратами та комерційного фінансування. По суті, ці зусилля мають зрештою збільшити доходи сегменту.
У світлі поточного глобального економічного відновлення, яке відкрило двері для збільшення споживчих витрат і відновлення ділової активності, здається, що час для таких ініціатив, як остання, також є доречним. Як наслідок, очікується більше вимог щодо відшкодування витрат, що підкреслює нагальну потребу у спрощеному та ефективному методі подання витрат. Метою інструментів управління витратами Amex є максимально використати поточні умови шляхом скорочення часу, витраченого на витрати на обробку. У свою чергу, це звільняє більше ресурсів для компаній, щоб виділити їх на діяльність, яка допоможе їм розширити свою діяльність.
Інструменти управління витратами для бізнесу
Продуктивність працівників і фінансові заощадження можна максимізувати, інвестуючи в програмне забезпечення для відстеження витрат. Крім того, інструменти управління витратами допомагають вам і вашому бухгалтеру краще зрозуміти фінансові тенденції вашого бізнесу протягом року, що дуже корисно під час оподаткування.
Загалом, вам ідеально подумати про використання інструментів управління витратами для бізнесу та типових звичок витрачання. Якщо, наприклад, ваші співробітники багато займаються бізнесом, ви можете зосередитися на інструментах управління витратами, які можуть контролювати пробіг. Однак переконайтеся, що між трекером і вашим обліковим програмним забезпеченням є інтеграція, щоб зменшити введення вручну.
Як працюють інструменти управління витратами бізнесу?
Інструменти керування витратами, які можуть допомогти стежити за витратами вашого бізнесу, доступні як онлайн, так і у вигляді мобільного додатка. Підключившись до послуги, ви отримаєте обліковий запис і дозвіл додавати користувачів до максимальної кількості, передбаченої контрактом.
Залежно від типу інструментів керування витратами, які вас цікавлять, вас можуть попросити надати основні фінансові або бізнес-подробиці протягом процесу реєстрації. Інтеграція вашої банківської інформації та/або інформації кредитної картки в програмне забезпечення збільшить його корисність. Після подання квитанцій про схвалені бізнес-витрати ваші співробітники отримають відшкодування безпосередньо на їхні пов’язані особисті банківські рахунки.
Інструменти керування витратами для бізнесу допомагають організувати витрати та виявити марнотратство. Крім того, вони можуть допомогти контролювати витрати. Однак корисно об’єднати схожі витрати разом, наприклад ті, що пов’язані з інвентарем або рекламою, щоб перевірити, чи ви не відповідаєте встановленим лімітам витрат. Ці відрахування полегшують утримання грошей.
Щоб стежити за фінансами свого бізнесу, перегляньте деякі з найпопулярніших інструментів управління витратами, доступними для підприємств будь-якого розміру.
- Розширити
- Zoho Expense
- MileIQ
- Засвідчити
- Concur Travel
Інструменти управління подорожами та витратами
Як правило, витрати на ділові поїздки зазвичай швидко зростають, тому компаніям важливо ретельно стежити за своїми витратами. Координація ділових поїздок вимагає багато роботи, але ви можете уникнути втрати грошей, використовуючи інструменти управління подорожами та витратами.
Що таке інструменти управління подорожами та витратами?
Інструменти керування відрядженнями та витратами – це програмне забезпечення, розроблене спеціально для керування витратами компанії на відрядження та їх обліку. Інструменти управління поїздками та витратами є важливими для компаній, які відправляють співробітників у відрядження. Це пояснюється тим, що його можна використовувати для чого завгодно: від організації поїздок до управління персоналом під час їхньої відсутності та створення звітів про витрати.
Інструменти управління корпоративними подорожами та витратами мають кілька застосувань для різних видів бізнесу. Дуже важливо мати повне уявлення про себе витрати на відрядження і доступ до кваліфікованої служби підтримки клієнтів, якщо у вас виникнуть проблеми. Це також полегшує процес виставлення рахунків і планування ділових поїздок відповідно до вимог компанії туристична політика.
Обставини, які вимагають інструментів керування подорожами та витратами
Як визначити, чи зможе ваша організація отримати вигоду від впровадження інструментів для управління подорожами та витратами?
Загалом, неважко помітити контрольні ознаки, тому давайте розглянемо деякі з них:
- Сума грошей, яку ваша організація витрачає на ділові поїздки, є надмірною.
- Звітувати про відрядження – це біль у шиї.
- Ділові поїздки, які ви надаєте, неефективні та незрозумілі.
Найкращі інструменти керування витратами
Фінансові продукти, такі як автоматизовані інструменти керування витратами, полегшують подання, відстеження, обробку та відшкодування витрат співробітників. Його також можна використовувати для виставлення рахунків клієнтам за відпрацьований час над проектами та/або відшкодування витрат.
Функції керування витратами можна знайти як у комплексному бухгалтерському програмному забезпеченні, так і в окремих програмах. Ці можливості також можуть бути частиною пакету, який включає ресурси для закупівлі, виставлення рахунків, складання бюджету та подібних грошових завдань.
З іншого боку, назвати найкращі автоматизовані інструменти управління витратами не завжди є правильною фразою. Отже, нічого страшного, якщо ваші кращі якості відрізняються від моїх. Ось чому важливо максимально використати 30-денний безкоштовний пробний період, який пропонують більшість онлайн-інструментів керування витратами.
Спробувати частину програмного забезпечення протягом кількох тижнів — найкращий спосіб перевірити, чи відповідатиме воно вашим потребам.
але Власники малого бізнесу іноді не вистачає часу, необхідного для належної оцінки заявки. У результаті ми виконали значну частину підготовки від вашого імені.
#1. Rydoo
Rydoo чудово працює завдяки своєму модернізованому інтерфейсу, який здатний виконувати не лише основні завдання відстеження витрат, але й зовнішні робочі процеси та OCR-сканування. Він працює достатньо адекватно, тому заслуговує на визнання номер один у цьому списку
PROS
- Приваблива ціна.
- Сканування за допомогою оптичного розпізнавання символів (OCR) включено в цю службу відстеження витрат для іноземних покупок
CONS
- Точність OCR-сканування нижча, ніж у конкуруючих товарів на ринку.
#2. Сертифікувати
Сертифікація є вибором нашої редакції, коли справа доходить до адміністрування витрат для малого бізнесу, оскільки вона забезпечує чудову функціональність, надійну звітність, мобільний додаток і ціни, які є вигідними для малого та середнього бізнесу. Цей інструмент в основному вирішує всі питання управління витратами.
PROS
- Потужне оптичне розпізнавання символів сканованих квитанцій.
- Відмінні можливості для автозаповнення.
- Весь процес, від початку до кінця, що стосується мобільних звітів і подання
- Простий у використанні мобільний додаток.
CONS
- Для відшкодування ACH стягується додаткова плата.
- Керувати інтеграцією з іншими програмами, окрім QuickBooks, має безпосередньо Certify.
#3. Здорожчати
Expensify йде в протилежному напрямку та орієнтується на великі підприємства зі складними потребами інтеграції програмного забезпечення, тоді як більшість конкурентів у галузі відстеження витрат зосереджуються на малому бізнесі. У цьому відношенні він також працює досить чудово.
PROS
- Expensify зберігає свою зручність, вносячи інтелектуальні вдосконалення в робочий процес.
- Серед інших переваг такі інновації, як автоматичне відшкодування та збір миль GPS.
CONS
- З інтерфейсом користувача пов’язано важке навчання.
#4. Банк квитанцій
Receipt Bank спрощує процес запису витрат, зменшуючи кількість необхідних даних; незважаючи на це, деяким користувачам може знадобитися додаткове навчання, перш ніж навчитися працювати з цими процедурами.
PROS
- Простий у використанні мобільний додаток, який скорочує час на введення даних.
- Відмінна сумісність з бухгалтерським програмним забезпеченням.
CONS
- Незвичайні процеси керування та дозволи.
- Немає можливості позначити порушення політики.
#5. Рахівниця
Abacus — це програмне забезпечення для обліку витрат, яке поєднує в собі інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача з широким набором функцій. Ця програма дає користувачам можливість швидко вводити витрати, а не чекати, поки буде створено щомісячний звіт.
PROS
- Витрати, якими можна керувати.
- Сучасний дизайн.
- Інтегрована текстова функція, яка допомагає пришвидшити процес звітування та отримання відшкодування.
CONS
- Для пробної версії вам потрібно надати реквізити свого банківського рахунку.
#6. Узгоджені витрати
Рішення для відстеження витрат, відоме як Concur Expense, тепер є частиною SAP і роками довело свою надійність і зрілість. Незважаючи на те, що це робить його більш життєздатним варіантом для великих підприємств, продукт все ще має деякі проблеми, які потрібно подолати з точки зору того, наскільки простий у використанні та скільки він коштує.
PROS
- Concur Cost — це добре налагоджене рішення для відстеження, яке також містить мобільний додаток, дизайн якого нещодавно було оновлено. Разом ці два компоненти забезпечують комплексне відстеження витрат.
CONS
- Оскільки існує дуже багато різних видів додаткових послуг, точну оцінку кінцевої ціни може бути складно.
#7. ExpensePath
ExpensePath є хорошим рішенням для відстеження витрат для малих і середніх підприємств. Він має простий у використанні інтерфейс, прийнятну кількість параметрів налаштування та прийнятну ціну.
PROS
- Інтерфейси, які прості у використанні, і супроводжуються адміністративним керівництвом для додаткової підтримки.
- Забезпечує гнучку структуру ціноутворення, що особливо вигідно невеликим підприємствам.
CONS
- Камера не фіксує точну валюту, дату та дані постачальника; не має функцій для OCR.
- Потрібне ручне введення.
#8. ExpensePoint
ExpensePoint, безсумнівно, розроблено з урахуванням бухгалтера, а не споживача, який намагається швидко зібрати інформацію про витрати. З іншого боку, для підприємств, які приділяють подібну увагу, ця програма забезпечує чудове звітування та детальне адміністрування політики.
PROS
- Контроль витратної політики на дуже високому рівні.
- Звітність досить вражаюча.
CONS
- Для звичайного користувача інтерфейс користувача може бути дещо складнішим.
#9. Zoho Expense
Zoho Expense добре працює в цій категорії, здебільшого завдяки тому, що він має надійний набір функцій на додаток до сильних можливостей налаштування та ціну, дружню для малого бізнесу. Простий варіант для людей, які вже користуються продуктами Zoho, і обов’язково варто взяти до уваги тим, хто раніше не працював із сервісом Zoho.
PROS
- Сильна здатність до налаштування.
- Чудова інтеграція з рішеннями від Zoho на додаток до інших сервісів, таких як Lyft.
- Підписка на Zoho One є дуже економічно ефективним вибором.
CONS
Обов'язкова подача витрат разом зі звітом, що може спричинити затримку отримання платежу в разі внесення невірного запису.
#10. Webexpenses
Webexpenses є постачальником програмного забезпечення для управління витратами в Інтернеті для компаній усіх видів у понад 70 країнах світу. Програма використовується в усіх секторах, включаючи сектор роздрібної торгівлі, фінансовий сектор, технологічний сектор, будівельний сектор і некомерційний сектор. Забезпечує розумну віддачу від вартості»
PROS
- Чудові звіти, які можуть бути сумісними з різноманітними програмними пакетами для бухгалтерського обліку.
- Використання мобільного додатку для імпорту нових понесених витрат.
CONS
- Функція розподілу ПДВ не працює з пакетом завантаження CC; натомість його потрібно змінити вручну.
- Спорадичні проблеми зі стабільністю програми (потрібно було очистити кеш)
Чому управління витратами важливо?
Підприємства зобов’язані проводити вичерпні перевірки своїх витрат, щоб гарантувати, що компанія дотримується чинного законодавства, і переконатися, що їхній персонал не перевитрачає кошти та не купує товари, не пов’язані з їх роботою. Забезпечення видимості сум грошей, які надходять і виходять з фірми, є одним із способів використання технологій управління витратами може допомогти з аудитом бізнесу.
Висновок
Щоб правильно управляти фінансами, бізнес повинен точно бачити, як і ким витрачаються гроші. Компанія може потрапити в жахливі труднощі, якщо покладається на неадекватні дані, зібрані за власний рахунок. Ось чому і коли знадобляться автоматизовані інструменти керування витратами.
Інструменти управління витратами використовуються компаніями для оптимізації трудомісткого завдання звірки та відшкодування бізнес-витрат співробітникам. Звіти про витрати можна складати, надсилати, затверджувати, відшкодовувати та обліковувати за допомогою програми. Крім того, користувачі можуть зручно завантажувати, відстежувати та надсилати свої квитанції про витрати за допомогою автоматизованого робочого процесу програмного забезпечення. Адміністратори можуть отримати ці квитанції про відшкодування за допомогою спрощеного процесу, щоб дозволити претензії та перевірити будь-які порушення корпоративної політики. Крім того, програмне забезпечення допомагає компаніям контролювати гроші, які їхні працівники витрачають на бізнес компанії.
Поширені запитання про інструменти керування витратами
Які найкращі інструменти управління витратами
Ваші потреби та бюджет визначатимуть, яке програмне забезпечення для відстеження витрат є ідеальним для вас. Хоча ми зібрали добірку найвідоміших і добре розроблених систем управління витратами, найкраща система для вашої компанії зрештою залежатиме від її характеру та вимог.
Яка поточна ставка для програм для створення звітів про витрати?
Програмне забезпечення для відстеження витрат зазвичай виставляється щомісячно для кожного користувача. Продукти зазвичай коштують від 5 до 8 доларів США на користувача на місяць, а для компаній і великих підприємств доступні спеціальні ціни.
Які переваги використання програми для відстеження та управління своїми витратами.
Компанії та їхні працівники можуть заощадити час і зусилля, використовуючи програмне забезпечення для управління витратами, яке автоматизує процес реєстрації, розподілу та відшкодування витрат співробітників. Це економія часу для менеджерів і бухгалтерів, оскільки вона оптимізує та централізує процес управління та може автоматизувати повсякденні ручні операції.
Статті по темі
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
- Управління витратами: визначення та 13 найкращих програм для управління витратами
- КОЕФІЦІЄНТ ВИТРАТ НА ЖИТЛО: що це і як його розрахувати
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ОГЛЯДАМИ: значення, використання та найкращі інструменти
Посилання
