Нам подобається обговорювати інструменти організації заходів. Зокрема, згідно з маркетинговою статистикою досвіду, використання програмного забезпечення для управління подіями збільшує відвідуваність на 20%, продуктивність на 27%, а норму прибутку в середньому на 20-30%.
Оскільки сьогодні в Інтернеті доступно так багато безкоштовного програмного забезпечення та інструментів для організації подій, не дивно, що все більше і більше організаторів подій звертають увагу на це.
Ми склали список найкращих інструментів для керування подіями на основі відгуків реальних користувачів, відносних оцінок на веб-сайтах з рейтингом програмного забезпечення, таких як Capterra, і важливих функцій, які, як ми знаємо, оцінять організатори подій. Але перш ніж ми почнемо, ось ще трохи інформації про те, як вибрати програмне забезпечення для керування подіями для вашого наступного великого проекту. (Britespanbuildings)
Як вибрати найкраще програмне забезпечення для організації подій
Існує кілька варіантів використання програмного забезпечення для керування подіями та широкий спектр доступних можливостей, тож почніть із визначення пріоритетів своїх вимог. Ви хочете заощадити час на повторюваних обов’язках з управління подіями, як-от створення та перегляд розкладів конференцій? Ви хочете покращити участь відвідувачів і допомогти своїм експонентам розвивати їхній бізнес? Як щодо економії грошей, оновивши систему реєстрації та продажу квитків?
Далі переконайтеся, що кожен інструмент відповідає вашим вимогам. Читаючи наведений нижче список «Улюблене програмне забезпечення для керування подіями організаторів», зверніть увагу на таке:
- Що вам знадобиться для вашого заходу? Система продажу квитків, веб- або мобільна брошура, веб-сайт події, рішення для залучення аудиторії, інструмент реєстрації відвідувачів та інструменти пошуку потенційних клієнтів виставки. Складіть список усього, що спадає на думку.
- Чи сумісна програма для планування заходів із мобільними пристроями? Чи є на платформі додаток для ваших відвідувачів?
- Що про це говорять магазини програм і сайти огляду програмного забезпечення, такі як G2?
- Наскільки просто реалізувати програмне забезпечення? Перевірте, чи можете ви заздалегідь запланувати демонстрацію або тест-драйв.
Топ-33 програмного забезпечення для організації подій у 2023 році
#1. Cvent
Програмне забезпечення Cvent для керування подіями автоматизує та спрощує весь процес планування. Почніть із визначення місця проведення та закінчіть спеціальними інформаційними панелями та даними, що відображатимуться після вашої події.
#2. Соціальні таблиці
Social Tables пропонує найкращі послуги пошуку місць проведення, планування подій, обслуговування гостей і реєстрацію. Безкоштовне програмне забезпечення та інструменти для керування подіями дозволяють швидко створювати масштабні проекти. Ви можете спланувати кожен аспект і поділитися ним із закладами, клієнтами та партнерами. Крім того, Social Tables допомагає вам керувати гостями, від VIP-персон до спеціальних страв, а також візуально розсаджувати їх на схемах.
Social Tables також розробляє відзначені нагородами рішення для готелів і закладів, такі як програмне забезпечення CRM, платформи продажу подій і платформи обслуговування подій.
#3. Тримісний
Для унікальних налаштувань заходів Tripleseat є найкращим програмним забезпеченням для планування заходів. Це онлайн-додаток для продажу та організації подій, розроблений переважно для ресторанів, готелів і закладів. Ви можете покращити продажі заходів і спростити процес планування за допомогою Tripleseat.
Ви можете збирати потенційних клієнтів на події, перетворювати потенційних клієнтів на бронювання, створювати контракти та BEO та багато іншого. Tripleseat також надає кілька варіантів звітності для аналізу рентабельності інвестицій для професіоналів заходів, які одержимі статистикою.
#4. Regpack
Regpack дозволяє персоналізувати реєстраційні форми та генерувати необмежену кількість видів відвідуваності. Ви можете зареєструвати гостей за допомогою мобільного пристрою або дозволити їм зареєструватися самостійно. Ви навіть можете включити програмне забезпечення на сторінку реєстрації свого веб-сайту.
Також доступні групова реєстрація та зашифрована обробка платежів. Якщо ви хочете продавати речі під час події, ви також можете включити кошик і швидку перевірку. Потім, використовуючи інструмент опитування програмного забезпечення, запросіть коментарі у гостей.
#5. Рішення для учасників
Оскільки Member Solutions розроблено для реєстрації членів, воно користується популярністю серед фітнес-студій. З моменту свого заснування в 1991 році він розширився до різноманітних інструментів для планування подій.
Завдяки бібліотеці шаблонів функція реєстрації подій дозволяє легко створювати форми реєстрації, звільнення від зобов’язань та інші документи для відвідування. Усі форми мають білу позначку та легко налаштовуються за допомогою корпоративного бренду. Якщо ви займаєтесь маркетингом, функція електронного маркетингу Member Solutions може допомогти інформувати учасників про вашу подію.
#6. Caterease
Caterease полегшив організацію заходів, пов’язану з кейтерингом. Це дозволяє створювати візуальні меню для відвідувачів. Ви також можете скласти списки інгредієнтів і списки приготування їжі для кухарів у задній частині будинку.
Гості можуть вказати власні вподобання щодо їжі. Дані потім можна використовувати для розрахунку кількості їжі та напоїв, які вам потрібні. Інтерфейс Caterease схожий на Microsoft Word і Excel, тому навчання майже не вимагається.
#7. Фонтева
З єдиною річною вартістю Fonteva дозволяє керувати необмеженою кількістю заходів. Ця послуга особливо популярна в готельному бізнесі. Насправді готель Westin є частим споживачем.
Fonteva — чудовий варіант, якщо ви проводите подію з іноземними відвідувачами. Система підтримує понад 100 методів оплати, що дозволяє гостям оплачувати квитки та інші речі, не турбуючись про конвертацію валюти.
Крім того, організатори подій можуть створити тимчасову веб-сторінку події, щоб зацікавити людей. Наприклад, у дні, що передують події, ви можете ділитися форумами, конкурсами та іншими онлайн-заходами.
#8. Хабб
Якщо ви працюєте менеджером корпоративної конференції, вам може здатися, що ви постійно шукаєте програмну інформацію для вашої події. Hubb здатний вирішити цю проблему. Це програмне забезпечення дозволяє швидше отримувати доступ до вмісту, необхідного для ваших подій.
Hubb скорочує час адміністратора на 67%, дозволяючи спікерам завантажувати власну інформацію. Подумайте, чого б ви могли досягти на заході, якби у вас було на 67% більше часу!
#9. Мамочка
Momice — це комплексне програмне забезпечення для керування подіями, яке охоплює все: від реєстрації до створення веб-сайту та статистики подій. Незважаючи на те, що ціна вказана в євро, рішення доступне для всіх, хто має підключення до Інтернету, незалежно від місця розташування. Стартові пакети пропонують доступ до інструментів планування заходів для трьох подій, і ви можете додати до п’яти користувачів одночасно.
#10. Подвійний голландський
DoubleDutch — це розвиток спільноти. Розробка приємних вражень для гостей, проведення заходів, спрямованих на майбутнє, сприяння плануванню масштабних подій і використання мережі партнерів складають їхню чотиристоронню стратегію. Серед найпопулярніших фраз, використаних у чудових оцінках, – «зручний» і «чудовий додаток».
#11. Квитковий майстер
Це популярний варіант продажу квитків на будь-які заходи: від маленьких зустрічей до великих концертів. Система адаптована і може також надсилати підтвердження та нагадування електронною поштою. Це також дозволяє користувачам реєструватися як зі своїх телефонів, так і зі своїх ПК.
Вони додають 3.5% до ціни квитка плюс $1.59 за кожен квиток. Хоча Eventbrite добре відомий, деякі організатори вважають, що ціна трохи завищена.
№ 12. Слабість
Цей популярний інструмент командного спілкування також використовувався для інтерактивного спілкування під час подій. Slack дозволяє створювати кілька каналів для різних тем в одному робочому просторі, дозволяючи мати секретні канали для взаємодії вашої команди та загальнодоступні канали для гостей, які можна використовувати як теми для обговорення під час заходу.
Користувачі можуть спілкуватися один з одним один на один, здійснювати відео- та телефонні дзвінки та обмінюватися файлами через програму на додаток до групових розмов.
#13. Керівник проекту
ProjectManager.com — це хмарне програмне забезпечення для керування проектами, яке можна розширити для команд і підприємств і пропонує метод організації, співпраці та прискорення виконання проекту. ProjectManager — чудовий вибір для тих, хто шукає рішення, яке зосереджено на ефективності команди та організації проекту.
Незважаючи на те, що ProjectManager не розроблено для проведення заходів, він надає організаторам заходів централізований інтерфейс інструментів для керування розкладами, проектами та співпрацею, щоб зробити керування проектами подій більш ефективним.
№14. Wix
Wix — це популярна платформа для створення веб-сайтів, яку організатори використовують для створення веб-сторінок подій. Він має готові теми та шаблони, деякі з яких спеціально створені для веб-сайтів подій, і його можна повністю налаштувати.
Незважаючи на те, що Wix безумовно спрощує створення веб-сайтів, під час першого використання може знадобитися процес навчання. Крім того, кожного разу, коли щось змінюється, вам доведеться вручну редагувати елементи події, як-от порядок денний конференції та інформацію про спікерів, що забирає багато часу та може викликати помилки.
#15. Слідо
Slido, добре відома програма для запитань і відповідей і опитування в реальному часі, дозволяє користувачам задавати популярні запитання, щоб розпочати важливі діалоги. Оскільки опитування в прямому ефірі покращує залучення та участь учасників, багато програм для проведення подій та інструментів керування конференцією включають функцію опитування в реальному часі.
Якщо ви не наважуєтесь використовувати іншу програму виключно для перевірки якості/живих опитувань, спочатку перевірте, чи ваша програма для проведення подій уже містить ці функції. Деякі інструменти керування подіями, наприклад, відображатимуть результати на великому екрані, пропонуватимуть різноманітні шаблони запитань для живих опитувань для швидкого налаштування або підтримуватимуть рейтинг запитань, автоматичні нагадування, інтеграцію питань і відповідей у слайди доповідачів тощо.
#16. Збільшити події
Ви, мабуть, уже знайомі з Zoom і як ним користуватися, що робить їхній новий інструмент подій, Zoom Events, привабливою альтернативою. Програмне забезпечення розроблено для допомоги організаторам у різних частинах керування подіями, наприклад, потокових сесіях, обміну подіями та керування продажем квитків, серед іншого.
Zoom Event, з іншого боку, в основному зосереджується на менших курсах і вебінарах. У ньому також відсутні деякі складніші можливості, які можуть запропонувати інші платформи, наприклад цифрові стенди для спонсорів і експонентів, тому, якщо ви плануєте більшу конференцію чи подію, це може бути не найкращим варіантом.
#17. Everwall
Бажаєте включити соціальні мережі для подій у свій дизайн події? Everwall надає інструменти, необхідні для створення персоналізованої стіни в соціальних мережах із інформацією про активність усіх ваших відвідувачів у соціальних мережах у реальному часі. Серед їхніх престижних клієнтів – CNN, Forbes і Microsoft.
#18. понеділок
Можливо, ви нещодавно помітили їхню оптимістичну та творчу рекламу на YouTube, оскільки їх програмне забезпечення для керування командою та проектами стало обов’язковим у наборах інструментів більшості організаторів подій. Monday надає високовізуальну систему відстеження зі спрощеним оновленням статусу, незалежно від того, керуєте ви командою внутрішніх планувальників чи прагнете зібрати всіх постачальників заходів на одну сторінку.
Хоча ця програма не розроблена спеціально для заходів, ви можете просто налаштувати цю програму для будь-яких спільних заходів, таких як конференції, семінари та дорожні шоу.
#19. Бумсет
У Boomset потужні інструменти для проведення подій на місці — це назва гри. За допомогою цього рішення для керування подіями ви можете керувати реєстрацією на місці, друкувати значки, використовувати ваучери та багато іншого. Маркетинговий інструмент також допоможе вам зібрати дані про події та просувати подію. Це чудове доповнення до будь-якого іншого програмного забезпечення для організації подій.
#20. Аккроо
Akkroo використовує автоматизацію цифрового маркетингу та технології CRM для залучення кваліфікованих потенційних клієнтів на заходах. Вони отримують додаткові бали за простоту поєднання з іншими основними бізнес-інструментами, такими як Salesforce, HubSpot і Marketo.
#21. Прийміть участь
Залежно від розміру вашої наступної події, ця програма для мобільних подій і інструмент онлайн-реєстрації пропонують індивідуальні ціни. Деякі з важливих функцій Attendify включають посилання на облікові записи відвідувачів у соціальних мережах, легку для читання програму подій та інструменти для спонсорів подій.
Якщо ви шукаєте спонсорів події, ось фантастичне місце для початку.
#22. Овейт
Оскільки він забезпечує замкнуте платіжне рішення для подій і місць проведення заходів, Oveit називає себе «останньою милею платежів». Зазвичай вони використовуються на фестивалях і конференціях, де буде велика кількість окремих постачальників або велика кількість прогнозованих загальних продажів.
Безкоштовна версія Oveit підтримує до 1,000 споживачів, тому, якщо ви плануєте невелику активацію продукту або елітну VIP-подію, ви можете спробувати цю послугу.
#23. КНИГА ВІДПОВІДІ
Цей адаптивний інструмент спрощує процес запрошення та реєстрації на подію. RsvpBOOK, який ідеально підходить для занять і багатотрекових семінарів, дозволяє користувачам публікувати посилання на квитки в соціальних мережах, обробляти реєстрацію на події на місці та миттєво створювати звіти про події з автоматично зібраних даних.
Варто також згадати, що їхні попередні клієнти включали величезні конференції з мистецької освіти та саміти із захисту даних, що свідчить про те, що індустрія B2B їм не чужа.
#24. Хрещатий вогонь
Brushfire — це рішення для онлайн-реєстрації подій і продажу квитків, яке залежить від галузі. Вони насамперед обслуговують церкви та місії, тому їхні унікальні функції є яскравим прикладом цінності нішевого програмного забезпечення.
Загалом продукт залишається надзвичайно універсальним, забезпечуючи найкращу відповідність даних, програмне забезпечення для участі та вибір налаштувань у бізнесі заходів. Brushfire варто переглянути, навіть якщо ви не плануєте релігійну подію.
#25. Збиратися
Ресторани, місця проведення подій і заклади громадського харчування оцінять наше рішення для організації подій, розроблене спеціально для них. Основною метою Gather є спрощення процесів бронювання місць, але клієнти також хвалять функцію електронного зв’язку та те, наскільки простий у використанні макет платформи.
#26. GiveSmart
GiveSmart — це мобільне програмне забезпечення для збору коштів, яке ідеально підходить для вашого майбутнього урочистого або тихого аукціону. Інструменти збору коштів, як-от продаж квитків на події, мобільні ставки та звіти про події, допомагають брендам отримати максимум від своїх особистих подій, незалежно від того, чи є ви некомерційною компанією чи технологічною компанією.
#27. Путівник
Ця платформа для розробки додатків спеціалізується на чому завгодно: від невеликих зібрань до великих проблем компанії. Подія Guidebook пропонує зручні шаблони, інтеграцію з такими системами, як Mailchimp і Salesforce, а також інструменти для подальшого розвитку через їх відкриту систему API.
Цього року їхні команди підтримки клієнтів отримали численні нагороди за свою майстерність.
#28. Allcal
Allcal — це календарний додаток, яким керує спільнота (вона чудово поєднується з іншими інструментами спільноти, такими як вищезгаданий DoubleDutch). Серед їхніх клієнтів — від недосвідчених щомісячних організаторів вечірніх ігор до досвідчених організаторів багатоденних технічних конференцій.
Отже, незалежно від типу події, яку ви організовуєте, вам слід ознайомитися з інструментами реєстрації, планування та календаря Allcal у програмі для мобільних пристроїв.
#29. Авочато
Avochato — це CRM, яка дозволяє швидко й легко надсилати повідомлення, нагадувати або коригувати розклад подій у реальному часі. Ваші команди обслуговування клієнтів і організації заходів мають повний контроль над повідомленнями, які надходять і відправляються через платформу для співпраці.
Загалом Avochato є чудовим інструментом як для відділів продажів, так і для відділів маркетингу до, під час і після заходів.
#30. Топі
Topi може похвалитися швидким і економічним рішенням для планування подій, а також нашим улюбленим девізом у нашому списку інструментів для організації подій («designed serendipity»).
Сильні сторони платформи включають мобільний додаток для спілкування ваших відвідувачів, інструменти для реєстрації та реєстрації подій, а також можливості швидкого пошуку потенційних клієнтів.
#31. GrupMeet
GruupMeet прагне бути найпростішою версією всіх інструментів у цьому списку. У своїх максимально спрощених конфігураціях ці інструменти охоплюють більшість справ з планування подій і пропонують унікальні функції, як-от двосторонні командні текстові повідомлення, пошук рейсів і статистика подій.
Учасникам, які вирішили використовувати інструмент, не потрібно завантажувати жодні програми чи створювати нові облікові записи, що може бути вигідним для цільового ринку вашої події.
№ 32. Trello
Trello — ще одна чудова програма для створення списків і керування проектами, яка добре працює з організаторами заходів. Їхня система дошок і карток надає візуальні інструменти, щоб тримати колег у курсі. А їхній зручний інтерфейс швидкого оновлення проекту забезпечує спокій організаторам подій у будь-який час.
#33. Трекер конференції
Conference Tracker, продукт Engineerica, є одним із надзвичайно специфічних інструментів моніторингу відвідуваності, який ми повинні були включити до цього списку. Conference Tracker, який найчастіше використовується академічними установами, конференціями та освітніми організаціями, може витримати навіть найвимогливіші багатоканальні та складні сеанси.
Вони навіть рекомендують використовувати цю програму для дрібних справ, таких як перевірка відвідування співробітниками навчальних семінарів.
#34. Ticketbuddies
Ticketbud — це біла торгова платформа для продажу квитків і планування подій, яка слугує універсальним центром як для малих, так і для великих організаторів подій. Здатність Ticketbud організовувати змінні графіки виплат для кількох постачальників заходів із використанням конкретних дат, щотижневих і місячних кроків є інтригуючою функцією.
Користувачі також віддають перевагу Ticketbud подібним програмам (таким як Squarespace), оскільки програмне забезпечення дозволяє повторювати або повторювані події, тоді як більшість інших не допускає.
Висновок
Під час пошуку найкращих інструментів для організації подій ваші результати можуть відрізнятися. Подумайте про використання одного чи кількох із цих інструментів, якщо вам потрібен гіперспеціальний інструмент для окремого завдання події або комплексне програмне забезпечення для керування подіями, здатне працювати з різними постачальниками, відвідувачами та сайтами подій.
Поширені запитання про програмне забезпечення для організації подій
Які 5 принципів управління подіями?
5 Cs управління подіями: концепція, координація, контроль, кульмінація та завершення.
Які 7 ключових елементів управління подіями?
7 ключових елементів управління подіями: інфраструктура події, аудиторія, відвідувачі, організатори, місце проведення та ЗМІ. Усіма цими елементами має керувати програмне забезпечення для проведення заходів.
Що таке система бронювання заходів?
Спрощуючи онлайн/електронну реєстрацію та оплату, система бронювання заходів спрощує роботу, полегшуючи користувачам реєстрацію на будь-яку подію.
Статті по темі
- СИСТЕМА Квитків: 17+ найкращих систем продажу квитків у Великобританії (+ безкоштовні варіанти)
- МАРКЕТИНГ ПОДІЙ: остаточний посібник із маркетингу подій
- Загрози безпеки віддаленої роботи: що потрібно знати
посилання
