Завдяки постійній тенденції оцифрування люди хочуть виконувати менше роботи на папері та сподіваються отримати доступ до найважливіших документів із будь-якого пристрою. Настійно рекомендується використовувати систему документообігу, щоб спростити цей процес. У сучасному цифровому світі інструменти керування документами є невід’ємною частиною будь-якого успішного підприємства. Системи управління документами замість рядів картотечних шаф створюють електронний архів, до якого може отримати доступ і змінити будь-хто, маючи належний дозвіл. Управління вашими цифровими документами та скануванням старих паперових файлів стає легким за допомогою інструментів керування документами. Ми переглядаємо список інструментів управління, зосереджуючись на корпоративних інструментах і інструментах керування документами Microsoft, а також називаємо кілька компаній, що займаються системою DM, включаючи Open Source.
Читайте також: Управління паролями
Що таке інструмент керування документами?
Інструмент керування документами — це програмне забезпечення, яке використовується для відстеження, керування та зберігання документів, скорочуючи використання паперу. Ця програма має кілька потенційних корпоративних додатків, від архівування медіафайлів у хмарі до полегшення командної роботи з паперами.
DM містить широкий спектр функцій і функцій, необхідних для безперебійної роботи компанії. Функції інструментів керування документами, які є безцінними та допомагають підприємствам усіх видів, включають:
- Єдине місце, де можна здійснювати пошук і доступ до записів.
- Документи, які раніше зберігалися на папері, тепер можна сканувати, завантажувати та впорядковувати в цифровому вигляді, усуваючи потребу в додатковому просторі (і грошах), які раніше були потрібні для зберігання паперу.
- Підвищення організації та продуктивності, ця зміна.
- Використання цифрового зберігання документів зменшує ймовірність того, що файли можуть бути загублені або пошкоджені.
Інструменти керування документами можуть бути особливо корисними для підприємств у медичному та фінансовому секторах, які мають справу та/або зберігають великі обсяги даних, що містять особисту інформацію. Ці системи можуть гарантувати відповідність документів у певній галузі, надаючи авторизованим користувачам швидкий надійний доступ до всіх необхідних файлів.
Яке найкраще програмне забезпечення для керування файлами?
Давайте розглянемо деякі з найвідоміших програм DM, які зазвичай використовуються, щоб зменшити залежність від паперових документів і підвищити продуктивність компанії DM.
- Натисніть
- M-файли
- Smartsheet
- Простір командної роботи
- pCloud
- HubSpot
Які є різні типи систем управління документами?
П'ять типів систем DM:
- Управління корпоративним контентом.
- Content Management (керування веб-контентом)
- Зображення документів.
- Управління робочим процесом.
- Управління записами.
Список інструментів керування документами
Юридичні фірми, дизайн-студії та видавництва – це лише кілька прикладів малого та середнього бізнесу, які хочуть відмовитися від паперового паперу, але потребують допомоги у пошуку відповідного рішення. Оскільки підприємства завжди матимуть великий обсяг даних для керування, важливо вибрати надійний і розширюваний інструмент DM, щоб максимізувати ефективність.
Малий і середній бізнес (SMB) може отримати значну користь від ефективних інструментів керування документами. Найфундаментальнішим з них є необхідність централізованого розташування для збереження в порядку записів. Інструмент DM також може керувати такими речами, як керування версіями, процеси, дозволи користувача, резервне копіювання та безпека. Саме звідси варто почати, коли шукаєте місце для зберігання та обміну конфіденційними файлами компанії з іншими. Класифікація даних є ще однією функцією DM, яка потенційно може суттєво змінити те, як ваш бізнес тепер схемує свої процеси. Прогнозований глобальний дохід від систем DM і ECM зростає стабільно, і це не без причин.
З огляду на це, нижче наведено список деяких найпопулярніших інструментів керування документами;
#1. SignDesk
SignDesk — це платформа Smart Contract Lifecycle Management (CLM), розроблена з метою автоматизації всіх аспектів процесу укладання контрактів. За допомогою SignDesk CLM команди можуть негайно розробляти контракти з умовами, запропонованими штучним інтелектом, а потім затверджувати їх і обговорювати умови.
#2. Contentverse
Керування документами за допомогою Contentverse гарантує, що ви ніколи не залишитеся без необхідних ресурсів. Contentverse здатний задовольнити конкретні вимоги вашого відділу, оскільки він надає варіанти розгортання в хмарі та на місці, а також налаштування користувача, які можна налаштувати.
#3. Optix
Програмне забезпечення для керування документами, потужне та просте у використанні, Optix пропонує рішення для автоматизації робочих процесів, керування стандартними операційними процедурами та інші сучасні функції, призначені для підвищення ефективності процесів компанії.
#4. Docufree
Docufree Document Cloud – це система керування бізнес-контентом із підтримкою сервісів, яка об’єднує сканування та захоплення документів, керування документами та автоматизацію процесів на єдиній хмарній платформі.
#5. DocStar ECM
DocStar Enterprise Content Management обслуговує великі та середні підприємства в усіх секторах і пропонує інструменти для завантаження, зберігання та обміну документами в кількох форматах. Його клієнти – представники різних галузей. Є версії програмного забезпечення, які працюють як у хмарі, так і локально.
#6. FileHold
Безпаперовий офіс може бути легше створити за допомогою інструменту керування документами; FileHold Enterprise, який призначений для використання у великих компаніях. Встановлення FileHold може відбуватися як локально, так і в безпечному приватному чи публічному хмарному середовищі.
#7. DocuPhase
Платформа DocuPhase Enterprise Automation Platform надає інструменти для керування документами, автоматизації робочого процесу та оптичного розпізнавання символів (OCR). Система DocuPhase адаптована для задоволення потреб підприємств будь-якого розміру. Його можна отримати в локальній моделі на додаток до хмарної.
#8. eFileCabinet
eFileCabinet — це система керування документами, яка спрямована на допомогу підприємствам будь-якого розміру в підвищенні прибутковості та ефективності шляхом зменшення кількості паперу, споживаного під час операцій, і оптимізації робочих процедур.
#9. DocuXplorer
Відмова від паперових документів і автоматизація повторюваних процесів введення даних може допомогти вашому персоналу заощадити час і зменшити роздратування, а також зменшити ризик і піддати їх меншій кількості потенційних проблем. Досягніть цілей своїх бізнес-процесів за допомогою кваліфікованої допомоги та інструментів, зрозумілих і простих у використанні.
#10. Локатор документів
Document Locator, корпоративне програмне забезпечення для керування документами, інтегровано таким чином, що доступно лише з Microsoft Windows. Окрім сумісності з Microsoft Office та іншим комерційним програмним забезпеченням, платформа може повністю працювати в операційній системі Windows.
Microsoft SharePoint не є інструментом DM, однак він може функціонувати як рішення для керування документами для деяких підприємств. Завдяки універсальності SharePoint він краще підходить для великих організацій, яким потрібна допомога в управлінні вмістом і розробці інтрамережі, ніж для невеликих фірм, які шукають інструменти керування документами Microsoft
Як ви керуєте документами?
Запровадження стандартних процедур керування документами може допомогти вашій компанії працювати ефективніше. Здійснення плавного переходу вимагає від вас оцінки ваших поточних ресурсів, виявлення будь-яких прогалин і виділення спеціального часу для навчання, як і для будь-якої іншої нової справи. Кроки, пов’язані з керуванням вашими документами:
- Створення та зберігання планової документації
- Вибір системи
- Реалізація
- Налаштувати сховище
- Слідкуйте за обслуговуванням
Що таке навички управління документами?
- Системний аналіз – процес визначення того, як має функціонувати DMS і як різні вхідні дані та змінні впливатимуть на кінцевий продукт.
- управління часом
- Оцінка систем
- Навички розуміння прочитаного
- Навички критичного мислення
- Гарні навички письма
- Судження та прийняття рішень
- Програмування
Інструменти керування документами Microsoft
Кожна компанія, незалежно від того, велика чи маленька, повинна знайти спосіб ефективного управління документообігом. Система управління документами (DMS) може підвищити ефективність і скоротити витрати будь-якої компанії. Існує кілька доступних альтернатив, тому дуже важливо ретельно розглянути кожну з них, перш ніж зупинитися на рішенні для вашої компанії.
Вам слід шукати інструменти керування документами, сумісні з продуктами Microsoft, якщо ваш бізнес значною мірою покладається на них. Існує кілька варіантів (інструментів керування документами), які ви можете розглянути через широке впровадження платформ Microsoft у діловому світі. Проте те, які інструменти керування документами Microsoft ідеально підходять для вашої компанії, значною мірою визначатиметься її конкретними вимогами.
Чи є інструментами керування документами Microsoft Office Suite?
Незважаючи на те, що це помилкове уявлення залишається, Microsoft Office Suite (також відомий як MS Office) не є повноцінним інструментом керування документами. Кілька компаній виявили, що поєднання Microsoft Office із інструментами керування документами є чудовим, і використовували це. Застосування цієї процедури призводить до створення електронної системи керування документами, яка є одночасно комплексною та масштабованою.
Найпомітніша різниця між Microsoft office та інструментами керування документами полягає в його основних функціях. У той час як Microsoft Office зосереджується на створенні документів, система керування документами (DMS) керує структурою та обслуговуванням документів, зберігаючи існуючі в порядку
Використовуючи систему керування документами, підприємства можуть архівувати важливі файли та легко отримувати певні, щоб покращити свій робочий процес і процес прийняття рішень.
MS Office має не лише систему управління документами (DMS) у численних її компонентах, але також містить інструменти для створення та розповсюдження документів.
Однак те, що Microsoft Office містить функції системи керування документами (DMS), не означає, що інші інструменти або платформи DMS також не є життєздатними варіантами. Чи потрібні вашій компанії обидва варіанти, залежить від вимог щодо керування документами та зберігання.
Microsoft SharePoint не є інструментом DM, однак він може функціонувати як рішення для керування документами для деяких підприємств. Завдяки універсальності SharePoint він краще підходить для великих організацій, яким потрібна допомога в управлінні вмістом і розробці інтрамережі, ніж для невеликих фірм, які шукають інструменти керування документами Microsoft
Це гнучка платформа з можливістю налаштування, яка використовується для створення різноманітних рішень, таких як інтрамережі, системи керування навчанням, програмне забезпечення для продажу квитків тощо». Точніше кажучи, Microsoft SharePoint ідеально підходить для побудови систем керування документами», оскільки він надає комплексні інструменти для цієї програми.
Крім того, SharePoint має ряд додаткових корисних функцій; просте створення та зберігання документів у безпечному та захищеному середовищі, швидкий пошук та отримання документів, співпраця в режимі реального часу, контроль версій, журнал аудиту та допомога у відповідності.
Список найкращих інструментів керування документами Microsoft Office 365
Office 365 — це служба передплати для доступу до веб-версії Microsoft Office. Він включає Word, Excel і PowerPoint, а також Outlook для електронної пошти та календаря, Access для керування базами даних на ПК, Publisher для публікації на ПК, OneNote для створення нотаток, OneDrive для хмарного сховища та регулярні оновлення програмного забезпечення. Крім того, він сумісний із широким спектром операційних систем і мобільних платформ, включаючи Windows, macOS, Android та iOS.
Оскільки більшість інструментів керування документами сумісні з Microsoft Office і Office 365, важливо ретельно порівнювати можливості кожної системи. Роблячи це та використовуючи зібрану інформацію, ви зможете вибрати інструмент DM, який вам підходить.
Ось список деяких найпопулярніших інструментів керування документами для інтеграції Microsoft Office 365
- M-файли
- Ця ж сторінка
- Box Huddle
- Портальні рішення Nimbus
- DocuXplorer
- Bitrix24
Компанії з документообігу
Епоху, в якій ми зараз живемо, прийнято називати інформаційною ерою. Будь-який бізнес, який сподівається досягти успіху в сучасному жорстокому бізнес-середовищі, повинен навчитися максимально використовувати дані, які є в його розпорядженні.
Дослідження показують, що люди щодня витрачають від тридцяти хвилин до двох годин на пошук файлів. Через це витрати компанії, час обробки та рівень помилок зростають, що скорочує прибутки.
Програмне забезпечення для керування документами доступне в різних варіантах, деякі з яких безкоштовні та з відкритим вихідним кодом, а для використання інших потрібна ліцензія.
Усі ваші потреби в документообігу можна задовольнити за допомогою багатьох документів керуючі компанії. Документні послуги цих керуючих компаній включають послуги зі створення, сканування, архівування та керування файлами, які використовуються у вашій компанії.
Нижче наведено дванадцять найкращих компаній США з інструментів керування документами у 2022 році
- LaserCycle США
- Розчин Stargel DMS
- Accesscorp MasterControl
- American Micro
- Ріко
- Управління документацією AGS
- 5i Рішення
- Технології Docupace
- Провідник
- Управління документами GRM
- Рішення для документообігу Crown
- Складські приміщення
Інструменти керування корпоративними документами
Термін «засоби управління корпоративними документами» відноситься до програмного забезпечення, призначеного для роботи з великими обсягами документів і даних, а також для їх зберігання, пошуку та обробки за допомогою різних процесів.
По суті, ви можете створювати, зберігати, керувати, індексувати, захищати, витягувати та навіть упорядковувати свої документи з легкістю завдяки корпоративним інструментам керування документами. Коли компанії використовують інструменти управління корпоративними документами, вони практично відходять від використання паперових документів і переходять у цифрову епоху.
Компанії можуть заощадити час і гроші, використовуючи корпоративні інструменти керування документами. Вони можуть використовувати EDMS для оцифрування та зберігання своїх документів таким чином, щоб полегшити швидкий і легкий доступ і покращити організацію.
Які існують типи інструментів керування корпоративними документами?
В основному існує два основних типи інструментів EDM;
№1. Хмарні:
Користувачі хмарних систем EDM можуть керувати своїми системами, підключившись до сервера розробника віддалено. За допомогою хмарних інструментів EDM ви можете отримати до них доступ із будь-якого комп’ютера чи мобільного пристрою, не турбуючись про проблеми сумісності програмного забезпечення. Це тому, що документи постійно резервні копії в хмарі,
#2. Самостійне розміщення:
Навпаки, саморозміщувані системи EDM повністю знаходяться в межах власної мережевої інфраструктури користувача. Власні EDMS можуть не надавати стільки доступу до даних, скільки хмарні системи, але вони часто дають користувачеві більше голосу щодо того, як обробляються документи.
Що таке базовий процес інструментів керування корпоративними документами?
EDMS може задовольнити потреби компанії в управлінні цифровими документами, незалежно від того, чи тільки вона починає використовувати цифрові системи на роботі, чи вже сильно від них залежить. Нижче наведено основний процес або етап інструментів управління корпоративними документами;
#1. Оцифрування та колекція паперових документів
Програмне забезпечення EDMS дозволяє перетворювати паперові документи в цифрові файли повністю або частково автоматизовано. Використання цих інструментів спростить процес оцифрування документів. Паперові документи, електронні листи та створені системою звіти скануються, перетворюються в цифровий формат і зберігаються як частина процесу електронної системи керування документами.
#2. Централізуйте зберігання документів
Після трансформації документ можна зберігати в цифровому архіві системи керування документами. Електронна картотека – це, по суті, центральний простір для зберігання документів, який відіграє важливу роль у процесі управління та зберігання всіх документів, які витягуються з багатьох місць, підключених до центрального сховища. Кожен, хто має підключення до Інтернету, може дістатися до нього.
#3. Пошук і розповсюдження документів
Важливим кроком є відкритий обмін документами та їх використання в бізнес-цілях. На цьому етапі документи вилучаються та розповсюджуються для досягнення цієї мети.
Які функції мають інструменти керування корпоративними документами?
- Централізований центр зберігання документів
- Функції співпраці
- Операції робочого процесу
- Різноманітні дозволи безпеки для документів і папок
- Зручний варіант пошуку
Система управління документами з відкритим кодом
DMS – це оновлена та більш добре організована версія електронної картотеки. На відміну від традиційної картотеки, DMS може впорядковувати ваші документи різними способами.
За допомогою open-source система документообігу, ви можете зберігати, керувати та швидко знаходити документи для своєї компанії. Як система керування документами з відкритим вихідним кодом, вона дозволяє користувачам отримувати доступ до вихідного коду програми та вносити власні зміни, щоб покращити її роботу.
Наявність доступу до вихідного коду є великою перевагою, оскільки він дозволяє змінювати його відповідно до потреб вашої команди чи організації. Будь-який розробник програмного забезпечення, який має хоча б трохи знань, може вносити зміни в програмне забезпечення або створювати нові з’єднувачі з іншими легкодоступними бізнес-додатками, але йому потрібно буде вивчити мови, які використовуються для створення продукту.
З іншого боку, за ліцензований DMS потрібно оплачувати наперед або періодично залежно від кількості користувачів і документів, і користувач має менше контролю, оскільки не так багато варіантів налаштування. Коли компаніям потрібно змінити програмне забезпечення, вони зазвичай повинні заплатити розробнику програмного забезпечення за внесення змін.
Ви можете вибрати з багатьох чудових систем керування документами з відкритим вихідним кодом, але правильний вибір системи може мати великий вплив на ефективність роботи вашого бізнесу.
Ви можете вибрати систему, яка відповідає цілям вашої організації, зі списку відкритих джерел управління документами системи нижче;
- OpenDocman
- LogicalDoc
- SeedDMS
- Відкритий
- Альфреско
- Kimios DMS
- Кристал DMS
Висновок
DMS – це оновлена та більш добре організована версія електронної картотеки. DMS може впорядкувати ваші документи набагато більше, ніж традиційна картотека. Одним натисканням кнопки ви можете зберігати документи, керувати ними та переходити до них. Для архівування паперові документи також можна сканувати та зберігати в цифровому вигляді.
Поширені запитання щодо засобів керування документами
Які переваги використання програмного забезпечення з відкритим кодом для керування документами?
Завдяки системі керування документами з відкритим вихідним кодом вам знадобиться менше паперових документів і ви витрачаєте менше на їх друк і зберігання.
Які бувають різні типи систем файлів?
Існує 3 категорії систем файлів, коли йдеться про інструменти керування документами, як показано у списку нижче;
- за алфавітом
- Числовий
- Буквено-цифрові
Статті по темі
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ: найкращі інструменти управління персоналом
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ TWITTER: усе, що вам потрібно знати
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ: 10 найкращих у 202 році3
- МОДИФІКОВАНИЙ СКОРІГУВАНИЙ ВАЛОВИЙ ДОХІД (MAGI): як його розрахувати
Посилання
