Складання контрактів, переговори та управління є важливими складовими будь-якого бізнесу, незалежно від розміру. Однак кожен крок потребує часу та може призвести до типових помилок при введенні даних. Програмне забезпечення для керування контрактами, яке іноді називають керуванням життєвим циклом контрактів (CLM), прискорює процес, одночасно знижуючи фінансові та аудиторські ризики.
Що таке програмне забезпечення для керування контрактами?
Програмне забезпечення для керування контрактами автоматизує створення, відстеження та моніторинг контрактів. Професіоналам, які беруть участь у переговорах щодо контрактів, наприклад продавцям або представникам клієнтів, доручено визначати умови та угоди про рівень обслуговування, змінювати угоди та виконувати контракти. Юридичні відділи обох сторін угоди беруть участь у процесі укладення контракту, щоб забезпечити дотримання законів і правил, а також внутрішньої політики компанії.
Програмне забезпечення для керування життєвим циклом контракту оптимізує ці процедури, дозволяючи користувачам писати, зберігати, контролювати, повторювати та розповсюджувати складні бізнес-контракти. Дозволяючи компаніям спростити процеси продажу та спілкуватися під час укладення контракту, цей тип програмного забезпечення допомагає зменшити вузькі місця в процесі переговорів щодо контракту. Програмне забезпечення для керування життєвим циклом контракту зазвичай взаємодіє з програмним забезпеченням CRM, програмним забезпеченням для пропозицій, програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку та програмним забезпеченням для електронного підпису та є частиною портфеля технологій, які використовуються для керування загальними відносинами з постачальниками чи підрядниками.
Продукт має відповідати наведеним нижче критеріям, щоб його було включено до категорії «Керування контрактами»:
- Включіть сховище документів, яке можна впорядкувати в кілька категорій для кожного типу контракту.
- Надайте користувачам, які беруть участь у складанні ділових договорів, шаблони, які можна змінювати.
- Дозвольте співробітникам без особливих зусиль створювати, змінювати, розповсюджувати та співпрацювати за контрактами як всередині, так і за межами (з клієнтами або партнерами)
- Дозволити користувачам отримувати сповіщення про основні етапи, такі як закінчення терміну дії контракту або поновлення.
- Дотримуйтесь вимог законодавства про бізнес, а також внутрішніх правил діяльності сторін контракту.
Ми перевірили більше трьох десятків постачальників на основі таких важливих характеристик, як налаштування та автоматизація, щоб визначити найкращі рішення для управління контрактами. Крім того, ми розглянули варіанти цін, процедури безпеки та відповідності, а також популярні конектори.
6 найкращих програм для керування контрактами на 2023 рік
- PandaDoc є найкращим загалом.
- DocuSign — найкращий варіант для малого бізнесу.
- Конкорд – оптимальний варіант для великого бізнесу.
- Agiloft найкраще підходить для персоналізації.
- Для репортажу найкраще підходить Outlaw.
- ContractWorks є найкращим для автоматизації.
№ 1. PandaDoc
PandaDoc — це недороге комплексне програмне забезпечення для керування життєвим циклом контрактів, яке включає потужну платформу для керування контрактами та документами.
профі
- У платних програмах обслуговування клієнтів доступне 24 години на добу, сім днів на тиждень.
- Документи, електронні підписи та кількість користувачів необмежені.
- 14-денна безризикова пробна версія
мінуси
- Лише плани Business або Enterprise мають доступ до колекції вмісту.
- Варіант масової передачі не є безкоштовним.
- Безкоштовний план має кілька інтеграцій.
PandaDoc, заснована в 2011 році, використовує просте програмне забезпечення для керування контрактами, щоб допомогти вам керувати всім життєвим циклом ваших контрактів. Це недороге, багатофункціональне програмне забезпечення виділяється з натовпу, що робить його найкращим загальним рішенням для підприємств будь-якого розміру.
Використовуйте це програмне забезпечення на основі браузера або завантажте мобільну програму PandaDoc для Android та iOS, щоб швидко почати роботу. Вам сподобаються його потужні інструменти, серед яких:
- Бібліотека контрактів і вмісту
- Дублювання договору
- Електронний підпис
- Повідомлення в режимі реального часу
- Обробка платежів
PandaDoc пропонує настроювані шаблони, а також редактор із мультимедіа, який можна перетягнути. Ви також можете створювати власні робочі процеси, процеси та правила. Клієнти користуються 15 підключеннями до системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), серед яких HubSpot, Pipedrive і Microsoft Dynamics.
Цей безпечний сервіс надає фірмам контрольний слід документів, зберігаючи дані в безпечних хмарних сховищах. PandaDoc надає унікальні рішення, якщо вам потрібна програма, яка відповідає Закону про перенесення та підзвітність медичного страхування (HIPAA).
Програмне забезпечення PandaDoc CLM доступне в місячних або річних планах, з річними платежами, що економлять до 34%. Щомісячна тарифікація використовується для таких цін пакетів:
- Безкоштовний eSign: отримуйте нескінченну кількість юридично обов’язкових підписів і завантажень документів, а також можливість приймати оплату, і все це безкоштовно.
- Шаблони, редактор перетягування, таблиці цін і аналіз документів коштують 19 доларів на місяць на користувача.
- Інтеграція CRM, бібліотека вмісту, користувацький брендинг, робочі процеси затвердження та інтеграція Zapier коштують 49 доларів США на місяць на одного користувача в бізнесі.
- Підприємство: отримайте спеціалізований пакет, який включає необмежену кількість командних робочих областей, інтеграцію Salesforce і звіти про продуктивність користувачів.
#2. DocuSign
DocuSign надає малим підприємствам недорогі програмні рішення для керування контрактами, починаючи від електронних підписів і закінчуючи повною системою CLM.
профі
- Для 30-денної безкоштовної пробної версії служби електронного підпису кредитна картка не потрібна.
- Цілодобова допомога в чаті
- Конфігурації робочого процесу, які можна адаптувати
мінуси
- Повноцінне рішення CLM вимагає індивідуальної пропозиції.
- Початкова конфігурація робочого процесу складна.
- Іноді виникають проблеми із синхронізацією документів.
DocuSign була запущена в 2003 році як компанія з електронних підписів, але придбання SpringCM у 2018 році забезпечило компанію можливостями CLM. DocuSign часто використовується компаніями, оскільки його легко використовувати всім сторонам. Згідно з нашою оцінкою, плани електронних підписів DocuSign були найкращими для малих фірм, хоча наскрізні рішення доступні для операцій, пов’язаних з великим контрактом.
Ви можете використовувати це програмне забезпечення на основі браузера онлайн або в дорозі за допомогою мобільної програми DocuSign для Android та iOS. У програмі електронного підпису та CLM пропонується кілька функцій, зокрема:
- Шаблони, які можна багаторазово використовувати
- Нагадування одержувачам
- Квитанція про оплату
- Сповіщення про коментарі в режимі реального часу
- Репозиторій контенту
Використовуйте настроювані логотипи та кольорові теми, щоб персоналізувати ваші контрактні комунікації, а також скористайтеся перевагами інтелектуальних форм із спеціальними формулами. DocuSign інтегрується з понад 350 готовими інтеграціями, включаючи Salesforce, Microsoft і Google.
Власники малого бізнесу цінують аудиторські сліди, які можна використовувати в суді, безпечні сховища та відповідність Загальному регламенту захисту даних (GDPR). Щоб допомогти виконати ваші нормативні зобов’язання, компанія надає спеціальні плани для ріелторів, державних установ і закладів охорони здоров’я.
Багато малих підприємств отримують переваги від планів електронного підпису. Ви можете сплачувати щорічно або щомісяця. Наступні пакети засновані на щомісячній оплаті:
- Особиста: 10 доларів США за план для одного користувача з п’ятьма документами електронного підпису на місяць і основними полями контракту.
- Стандарт: 25 доларів США на місяць за користувача максимум для п’яти користувачів; включає автоматичні нагадування електронною поштою, сповіщення про крайні терміни, персоналізований бренд та коментарі.
- Business Pro: 40 дол. США на місяць на користувача для прийому платежів, використання розширених полів і групового укладання контрактів до п’яти користувачів.
#3. Конкорд
Concord, завдяки комплексній допомозі з адаптації та функціональності корпоративного рівня, дозволяє компаніям надсилати нескінченну кількість документів.
профі
- Контракти, засоби перегляду, електронні підписи та сховище – усе необмежено.
- Усі плани включають можливості масового завантаження.
- Для 14-денної безкоштовної пробної версії кредитна картка не потрібна.
мінуси
- Немає повернення коштів за планами.
- Довгі журнали даних створюються в результаті потреби керування версіями.
- Контракти, укладені поза платформою, важко включити.
Компанія Concord була заснована в 2014 році, і її простий дизайн допомагає організаціям залишатися на висоті відповідності та модифікацій протягом усього життєвого циклу. Це найкраща альтернатива для великих підприємств завдяки його необмеженій потужності та ключовим інтеграціям.
На перший погляд Concord здається ідентичним Gmail. Ви можете налаштувати його за лічені хвилини та отримати повну допомогу з адаптації всіх програм. Ви можете працювати з будь-яким програмним забезпеченням, яке вам подобається, будь то інформаційна панель Concord або Google Drive. Основні характеристики CLM включають:
- Редагування в реальному часі
- Коментар, червона лінія та чат
- Зберігання шаблонів
- Автоматично заповнюйте розумні поля
- OCR (оптичне розпізнавання символів) повнотекстовий пошук
- Нагадування про терміни
- Інтегрована функція електронного підпису
Concord забезпечує високий рівень налаштувань із індивідуальним процесом затвердження, звітами, аналітикою та групами користувачів. Він має інтеграцію з Dropbox, DocuSign і Salesforce. Компанія використовує шифрування банківського рівня та безпечні центри обробки даних. Крім того, суворі вимоги до керування версіями створюють свіжий журнал кожного разу, коли вводиться або оновлюється поле, забезпечуючи послідовний контрольний слід.
Пакети CLM забезпечують чітке та прозоре ціноутворення на основі кількості користувачів і тривалості контракту. Виберіть від трьох до необмеженої кількості користувачів, а також місячну або річну ціну. Річні платежі заощадять більше 26%. Наступні річні пакети розраховані на п'ять користувачів:
- Безкоштовно: До трьох користувачів і трьох шаблонів можна використовувати необмежену кількість документів і електронних підписів.
- Стандарт: Масове надсилання та керування змінами за 115 доларів США на місяць.
- Pro: Усі інтеграції коштують 295 доларів США на місяць.
- підприємство: Надішліть запит на спеціальну цінову пропозицію для 99.9% SLA, попередньо схваленої бібліотеки пунктів і спеціального бренду.
№4. Agiloft
Agiloft пропонує модифікації контрактів і життєвого циклу комерції без використання коду.
профі
- Малий і середній бізнес може отримати безкоштовний план.
- Гарантія без умов
- Угода про рівень обслуговування з безвідмовною роботою 99.9% (SLA)
- Необмежена безкоштовна пробна версія
мінуси
- Функції внутрішнього чату немає.
- Існує стільки варіантів з необмеженою персоналізацією, що це може бути надзвичайно.
Agiloft є найстарішим постачальником у списку, створеним у 1991 році. Однак він залишився актуальним із численними модифікаціями, надаючи підприємствам будь-якого розміру індивідуальні рішення. Agiloft є безперечним переможцем у нашій категорії найкращих для персоналізації завдяки своїм корпоративним рівням і унікальним можливостям.
Хмарне програмне забезпечення Agiloft для керування життєвим циклом контрактів можна використовувати на будь-якому комп’ютері. Кожен бізнес отримує переваги від:
- Онлайн навчання безкоштовно
- Створення договору
- Репозиторій положень
- Шаблони для друку договорів
- Електронний підпис DocuSign або Adobe Sign
- Репозиторій контенту
Завдяки налаштуванням без коду ви можете створювати власні робочі процеси, процедури маршрутизації, звіти та навіть налаштовану інформаційну панель для керування ключовими показниками продуктивності (KPI) і сигналами тривоги. Agiloft співпрацює з Google і Microsoft, щоб дозволити вам швидко завантажувати документи за допомогою програмного забезпечення, яке ви зараз використовуєте.
Agiloft забезпечує контрольний слід для кожного документа, зберігає ваші дані в захищених центрах обробки даних і відповідає Сарбейнсу-Окслі, GDPR і HIPAA.
З точки зору вартості, Agiloft вірить у індивідуальні рішення. Ви можете платити щомісяця, щокварталу або щороку. Усі плани базуються на кількості ваших користувачів і починаються від 65 доларів США за користувача на місяць:
- Професійний: Тепер доступна підтримка по телефону та п’ятихвилинні інтервали для правил на основі таймера.
- Professional Extended: Отримайте портали постачальників і клієнтів, багатомовну підтримку та готові підключення Salesforce і Jira.
- підприємство: Попередньо вбудовані режими штучного інтелекту (AI) і власне розгортання.
- Enterprise Extended: Надає цілодобову допомогу та необмежену кількість індивідуальних моделей.
#5. Поза законом
Використовуючи програмне забезпечення Outlaw CLM, відстежуйте критичні точки даних для повної видимості.
профі
- Контракти, сховище та електронні підписи необмежені.
- Швидка установка
- Допомога в чаті
мінуси
Угоди можуть підписувати лише окремі особи, і не всі підприємства потребують такого рівня безпеки.
Outlaw, новачок в організації, був створений у 2017 році. Це найкраще рішення, яке ми знайшли для ваших потреб у звітності, завдяки його надійній інформаційній панелі та аналітиці за допомогою ШІ.
Outlaw підходить для більшості організацій, а його необмежене хмарне сховище, контракти та електронні підписи усувають необхідність турбуватися про обсяг. Ось найкращі характеристики:
- Вбудована підтримка електронного підпису
- Червона лінія в хмарі
- Безпечна обробка платежів Stripe
- Повідомлення в режимі реального часу
- Пошук по повному тексту
- Шаблони для самообслуговування
- Поля контракту, які динамічно змінюються
Вам сподобається його аналітика штучного інтелекту, яка дозволяє створювати звіти про терміни, статуси контрактів і поточну діяльність. Outlaw підтримує Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack і QuickBooks. Крім того, компанія зберігає ваші дані в центрах обробки даних, сумісних зі стандартом SOC 2.
Річна виставка рахунків дозволяє заощадити 20% і пропонує гнучкі плани з оплатою за місце. Для платіжних пакетів Outlaw визначає дві ролі користувачів, але ви не можете додавати співавторів, доки у вас не буде п’яти основних користувачів. Ця ціна вказана для щомісячної оплати:
- Основні користувачі: Власники облікових записів із повним контролем платять 125 доларів на місяць.
- Співавтор: 60 доларів на місяць на користувача для активних користувачів, які не мають повних адміністративних можливостей.
#6. Підрядні роботи
ContractWorks у співпраці з технологією з підтримкою штучного інтелекту пропонує автоматизовані послуги, які економлять ваш час і гроші.
профі
- Кількість користувачів необмежена.
- Цілодобове обслуговування клієнтів
мінуси
- Інтеграцій дуже мало.
- Немає мобільного додатка.
- Документи не створюються, але можна створювати шаблони.
З 2012 року ContractWorks надає просте програмне забезпечення, налаштування якого займає лічені хвилини. ContractWorks є найкращою альтернативою для ваших потреб автоматизації завдяки автоматичному інтелектуальному додаванню тегів до документів із застосуванням технології ШІ.
Користувачам подобається його простота, яка включає завантаження за допомогою перетягування та пошукову систему на основі тексту OCR, яка виглядає як браузер Google. Включено багато популярних функцій, зокрема:
- Автоматичні схеми смарт-контракту
- Договір зберігання
- Сповіщення про віхи
- Автоматичний збір даних
- Анотації забезпечують швидкий і легкий перегляд документів.
- OCR і розширені функції пошуку
- Нагадування надсилаються автоматично
- Вбудований електронний підпис
ContractWorks пропонує різні можливості налаштування, включаючи брендинг і звіти, які дозволяють вивчати будь-яку точку даних. Ви також можете швидко зберігати, планувати, ділитися та експортувати звіти. У планах Professional і Enterprise програмне забезпечення інтегрується з Salesforce.
Ця система CLM включає звітність журналу аудиту, 256-бітне шифрування даних і безпечні засоби зберігання даних.
Рахунки за всі рівні цін виставляються щорічно та залежно від обсягу. Ви також можете зв'язатися з компанією, щоб отримати знижку на обсяг. Плани включають наступне:
- Щомісячна плата 600 доларів США за 2,500 документів і п’ять ліцензій на електронний підпис.
- Professional: 800 доларів на місяць за 10,000 XNUMX документів і десять ліцензій на електронні підписи.
- підприємство: 1,000 доларів на місяць за необмежену кількість паперів і 20 ліцензій на електронні підписи.
Чи є управління контрактами частиною CRM?
Управління взаємовідносинами з клієнтами стосується відносин між клієнтами та клієнтами, а також продажів, тоді як управління контрактами стосується відносин усіх сторін, які беруть участь у контракті. Через обсяг даних, з якими CM і CRM мають справу щодня, обидві системи виграють від технічного рішення.
Що таке система управління життєвим циклом контракту?
Управління життєвим циклом контракту (CLM) автоматизує та спрощує операції контракту на критичних етапах. Ініціація, створення, процес і робочий процес, узгодження та затвердження, виконання, постійне управління та дотримання (всередині сховища), а також поновлення контракту є одними з цих етапів.
Скільки коштує програмне забезпечення для керування життєвим циклом контракту?
Недороге програмне забезпечення CLM починається від 59 доларів США за користувача на місяць, тоді як системи вищого класу можуть коштувати до 775 доларів США на місяць. Фактична плата залежить від кількості контрактів, які ви створите та збережете в програмному забезпеченні, а також від кількості користувачів.
У чому полягають проблеми управління контрактами?
- Невідповідність контракту та проблеми з дотриманням нормативних вимог
- Контракти не стандартизовані чи централізовані.
- Неефективне управління ланцюгом поставок.
- Дати закінчення терміну дії та поновлення неправильно керовані.
- Погані інструменти керування життєвим циклом контракту.
На закінчення
Погане управління контрактами може коштувати вашому бізнесу грошей. Згідно зі звітом SpringCM, 64% організацій стверджують, що процеси затвердження контрактів спричиняють стагнацію переговорів. Згідно зі звітом, найбільш серйозною перешкодою для бізнесу є відсутність систем для управління та просування контрактів. Шістдесят відсотків компаній використовують електронну пошту для керування контрактами, тоді як лише 32 відсотки використовують програму для керування контрактами. Шість відсотків підприємств не мають процесу управління контрактами.
SpringCM опитав 1,409 респондентів, 32% з яких працюють в організаціях з менш ніж 100 співробітниками і 16% в компаніях з більш ніж 8,000 співробітниками. За словами респондентів, люди відповідальні за 92% невдач в управлінні контрактами. Як наслідок, що автоматизованішою є ваша система керування контрактами та чим більшою кількістю компонентів наскрізного життєвого циклу контракту вона може керувати, тим менша ймовірність того, що перешкода сповільнить процес затвердження.
Поширені запитання про програмне забезпечення для керування контрактами
Чому програмне забезпечення для керування контрактами є важливим?
Програмне забезпечення для керування контрактами дає необхідне уявлення про дані контракту, покращує зв’язок між сторонами та економить час і гроші, створюючи незначні ризики.
Який найкращий спосіб керувати контрактами?
Перевірка репутації іншої сторони, визначення точки контакту для обох сторін, встановлення життєвого циклу контракту, узгодження процесів перевірки, окреслення наслідків затримок і ведення документації про те, як пройшов процес, — це шість ефективних стратегій для підвищення ефективності управління контрактами.
Які чотири компоненти управління контрактами?
- План управління контрактом.
- Управління відносинами з постачальниками.
- Управління транзакціями.
- Варіація.
- Основні переваги використання керування життєвим циклом контрактів для малого бізнесу
- Найкраще програмне забезпечення для управління знаннями 2023 року: 21 найкращий вибір
- МАРКЕТИНГОВІ ПОСЛУГИ: послуги та контракти з цифрового маркетингу
- СИСТЕМА Квитків: 17+ найкращих систем продажу квитків у Великобританії (+ безкоштовні варіанти)
- ПОЯСНЕННЯ НЕОБМЕЖЕНОЇ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ !!! Визначення бізнесу та все, що вам потрібно
посилання
