Останнім часом все більше і більше компаній почали використовувати віртуальні кімнати даних (VDR), оскільки їхні численні переваги стають очевидними. Але з такою кількістю провайдерів віртуальних кімнат даних на ринку компанії плутають, якого з них вибрати.
Звичайно, віртуальна кімната даних, яку ви виберете, базуватиметься на ваших бізнес-цілях і потребах, незалежно від того, чи це підвищення безпеки, покращення відповідності чи збільшення залучення інвесторів. У будь-якому випадку, є кілька особливостей, які повинен мати кожен VDR.
Ось кілька важливих функцій, на які варто звернути увагу.
#1. Безпека та шифрування
Безпека є, мабуть, найважливішим фактором, який необхідно визначити перед тим, як вибрати віртуальну кімнату даних для роботи. Компанії часто використовують VDR для зберігання конфіденційних файлів і інформації, тому цілком природно, що вони мають кілька процедур безпеки, щоб надійно зберігати ваші важливі інформації.
Сучасні віртуальні кімнати даних, такі як Firmex, мають дозволи на файли, які можна встановити, щоб інформація не потрапила в чужі руки та запобігла внутрішньому витоку інформації від членів команди. Відвідайте Firmex.com , Щоб дізнатися більше.
#2. Система управління завданнями
Зазвичай під час роботи людям потрібно використовувати кілька додатків і програмного забезпечення, включно з програмним забезпеченням для керування, де завдання розподіляються для кожного. Можливість призначати та переглядати завдання в кімнаті даних може допомогти всім краще організовуватися.
#3. Розумний пошук
Розширена функція текстового пошуку дає вам можливість шукати в усіх документах, папках і файлах у віртуальній кімнаті даних за кількома конкретними ключовими словами та миттєво знаходити будь-що.
Функція інтелектуального пошуку також дозволяє переглядати кілька документів одночасно та показує невеликий попередній перегляд документа перед його відкриттям.
#4. Advanced Analytics
Маючи доступ до аналітики, ви можете відстежувати, що роблять користувачі у віртуальній кімнаті даних, скільки часу вони витрачають на документ і скільки глядачів переглядають документ одночасно.
Існують також журнали аудиту, які зберігають хронологічний порядок усього, що відбувається у віртуальній кімнаті даних, включаючи завантаження, перегляди тощо.
#5. Обмежений перегляд
Обмежений перегляд полегшує захист ваших документів від будь-кого, кому ви не хочете мати до них доступ. Це повинно бути кілька рівнів дозволу користувача щоб ви могли контролювати, хто може переглядати, редагувати або завантажувати документ.
Ви зможете вибрати різні рівні захисту документів і обмежити доступ для тих, хто забажає.
#6. Легкий доступ
Оскільки віртуальна кімната даних буде використовуватися багатьма людьми, використовуючи багато різних пристроїв у різних частинах світу, вона має бути для них легко доступною. Віртуальна кімната даних повинна працювати на всіх популярних операційних системах, таких як Android, IOS, Windows тощо.
Він повинен бути оптимізований для мобільних пристроїв і мати підтримку кількох мов, щоб користувачі могли говорити будь-якою мовою, яку вони люблять. Хороша віртуальна кімната даних також не повинна вимагати додаткових завантажених плагінів для конкретних завдань.
#7. Живий чат
Співпраця та командна робота стають особливо складними, коли всі члени робочої сили розкидані в різних країнах і часових поясах. Але функція живого чату, де учасники можуть надсилати й отримувати тексти в режимі реального часу, інтегрована у віртуальну кімнату даних, може виявитися дуже ефективною.
Це також надає їм збережений ланцюжок зв’язку, до якого вони можуть повернутися в будь-який час або використовувати для інших цілей.
