Електронне виставлення рахунків-фактур або електронне виставлення рахунків-фактур — це тип білінгу, за якого рахунок-фактура надається клієнту в електронному вигляді за допомогою стандартного формату для обміну структурованими даними. The кредиторська заборгованість процес може бути спрощений і автоматизований за допомогою електронного документообігу між покупцем і продавцем. Читайте далі, щоб дізнатися про значення електронного виставлення рахунків, принципи його роботи та переваги, які він надає підприємствам.
Електронне виставлення рахунків
Термін «eInvoicing» означає практику обміну рахунками-фактурами за допомогою електронних засобів. На відміну від використання паперових рахунків, цей спосіб економить час і гроші.
Електронне виставлення рахунків має багато переваг.
- Завдяки електронним рахункам-фактурам компанії можуть заощадити гроші на надсиланні, друку та зберіганні паперових рахунків-фактур.
- Ефективне виставлення рахунків за допомогою електронних засобів дозволяє фірмам заощадити час і гроші.
- Електронне виставлення рахунків-фактур може пришвидшити оплату, що збільшує грошовий потік компанії.
- Рівень шахрайства та помилок можна знизити завдяки використанню фірмами електронних рахунків-фактур.
Електронний рахунок-фактура (або «електронний рахунок-фактура») — це рахунок-фактура, який передається в цифровому вигляді та в попередньо визначеному стандартизованому форматі. Якщо і система надсилання, і система отримання використовують однаковий формат, то дані можуть легко передаватись. Крім того, структуровані дані в електронних рахунках-фактурах дозволяють легко вводити дані в система кредиторської заборгованості компанії-покупця.
Більшості електронних рахунків-фактур бракує чіткого та короткого графічного представлення деталей рахунку-фактури. Однак вони можуть бути коротко представлені у візуальних представленнях під час обробки або транспонування. Дані постачальника в структурованому електронному рахунку-фактурі можна безпосередньо завантажити в систему кредиторської заборгованості (AP) покупця, що усуває потребу в ручному введенні даних. Порівнюючи електронні рахунки-фактури з паперовими рахунками-фактурами, важливо мати на увазі, що паперові рахунки-фактури мають три спільні риси, які настільки переплетені, що ми часто не можемо визнати їх незалежність. Надсилання рахунку поштою:
- Включіть такі деталі, як суми, описи та обсяги інформації.
- Створіть зображення даних на папері, щоб їх можна було прочитати вручну.
- Мати матеріальну форму, яка дозволяє безпосередню взаємодію людей і торгівлю.
Система електронних рахунків
Електронна система виставлення рахунків – це програмне забезпечення, яке автоматизує процес виставлення рахунків. Це дозволяє підприємствам створювати, надсилати та відстежувати рахунки-фактури в електронному вигляді. Електронні рахунки-фактури ефективніші та економічніші, ніж паперові. Вони також допомагають покращити грошовий потік, скорочуючи час, необхідний для отримання платежу. Якщо ви шукаєте спосіб покращити процес виставлення рахунків, електронна система виставлення рахунків – чудовий варіант.
Ось деякі з переваг використання системи електронних рахунків-фактур:
- Підвищення ефективності: Компанії можуть заощадити час і гроші, перейшовши на електронні рахунки-фактури.
- Знижені витрати: Електронні рахунки-фактури усувають потребу в папері, друку та пошті.
- Поліпшення грошового потоку: Електронні рахунки-фактури зазвичай оплачуються швидше, ніж паперові.
- Iпідвищена точність: Електронні рахунки-фактури менш імовірно втрачені або неправильно подані, ніж паперові рахунки-фактури.
- Підвищена безпека: Електронні рахунки-фактури зашифровані для захисту конфіденційних даних.
- Покращена відповідність: Електронні рахунки-фактури можуть допомогти підприємствам дотримуватися податкових і бухгалтерських норм.
Програмне забезпечення для електронних рахунків
Програмне забезпечення для електронних рахунків-фактур (EIS) — це тип програмного забезпечення, який допомагає підприємствам створювати, надсилати та відстежувати рахунки-фактури в електронному вигляді. EIS може допомогти підприємствам заощадити час і гроші, підвищити ефективність і зменшити ризик помилок. На основі налаштованого формату електронного рахунка-фактури програмне забезпечення для електронного рахунка-фактури автоматично генерує платіжні документи та реквізити для товарів і послуг. Після завершення електронний рахунок-фактуру можна підключити до системи AP покупця або зберегти в хмарі. Це допомагає компаніям адаптувати процес, який є більш раціональним, ефективним і продуктивним.
Деякі з переваг використання EIS включають:
#1. Підвищена ефективність
EIS може автоматизувати багато завдань, пов’язаних із виставленням рахунків, наприклад створення та надсилання рахунків-фактур, відстеження платежів і створення звітів. Це може заощадити підприємствам значну кількість часу та грошей. Люди з різних відділів можуть легко отримати дані, необхідні для виконання своєї роботи, оскільки всі важливі дані рахунків-фактур централізовано доступні на порталі електронних рахунків-фактур або системній базі даних.
#2. Зменшення ризику помилок
EIS може допомогти підприємствам уникнути помилок у рахунках-фактурах, таких як неправильні суми або терміни оплати. Це може допомогти підприємствам покращити грошовий потік і уникнути прострочення платежів. Програмне забезпечення для електронного виставлення рахунків допомагає зменшити прострочення платежів. Таке програмне забезпечення забезпечує більшу видимість усіх транзакцій, навіть тих, у яких наближається термін виконання. Крім того, це оптимізує обробку платежів, дозволяючи вам підтверджувати та оплачувати товари та послуги набагато швидше. Створення репутації своєчасних платежів може допомогти вам налагодити міцніші зв’язки з компаніями, з якими ви маєте справу.
№3. Покращене обслуговування клієнтів
EIS може допомогти підприємствам надавати кращі послуги клієнтам, полегшуючи клієнтам перегляд і оплату рахунків онлайн. Люди з різних відділів можуть легко отримати дані, необхідні для виконання своєї роботи, оскільки всі важливі дані рахунків-фактур централізовано доступні на порталі електронних рахунків-фактур або системній базі даних. Для будь-якої фірми забезпечення дотримання місцевого законодавства може бути заплутаним і трудомістким завданням. На щастя, більшість доступного сьогодні програмного забезпечення для електронного виставлення рахунків створено для спрощення відповідності. Вони дозволяють користувачам безпечно керувати інформацією про постачальників, пропонують безпечний спосіб автентифікації документів за допомогою електронних підписів і дозволяють підприємствам зберігати записи своїх рахунків-фактур протягом встановленого періоду часу відповідно до вимог законодавства.
№4. Підвищена безпека
EIS може допомогти компаніям захистити свою фінансову інформацію шляхом шифрування рахунків-фактур і використання безпечних платіжних шлюзів. Користувачі, які використовують програмне забезпечення AP, часто мають доступ до списку акредитованих постачальників своєї компанії. Через це програмне забезпечення для електронного виставлення рахунків може перевірити, чи є клієнт у затвердженому списку, перш ніж виставляти рахунок-фактуру. Те, як працюють системи електронного виставлення рахунків, є ще одним елементом, який дозволяє уникнути шахрайства. Коли компанії використовують цю технологію, рахунки-фактури доставляються безпосередньо від компанії-відправника до компанії-одержувача. Шахраї не можуть перехопити та підробити автоматично створені електронні рахунки-фактури, оскільки це забезпечує передачу між системами. Компанії можуть використовувати програмне забезпечення для електронного виставлення рахунків, щоб покращити безпеку, поки кіберзлочинність зростає. Кілька рівнів захисту будуть присутні в компетентній програмі електронного виставлення рахунків для захисту документів і особистих даних від шахраїв і хакерів.
Важливе зауваження
Якщо ви власник бізнесу, вам слід розглянути можливість використання EIS для покращення процесу виставлення рахунків. EIS може допомогти вам заощадити час і гроші, підвищити ефективність і зменшити ризик помилок.
Ось деякі з найкращих електронних програм для виставлення рахунків на ринку:
- FreshBooks
- QuickBooks
- Рахунок-фактура Zoho
- хвиля
- Хмарний облік Sage 50
- Xero
Електронне виставлення рахунків і оплата
Процес електронного надсилання та отримання рахунків-фактур і платежів називається електронним виставленням рахунків-фактур і оплатою. У порівнянні зі звичайними паперовими системами, це більш ефективний і безпечний підхід до керування рахунками-фактурами та платежами.
Використання електронного виставлення рахунків і платежів має ряд переваг, зокрема:
#1. Збільшення ефективності:
Надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури значно швидше, ніж це робити з паперовими рахунками-фактурами. Завдяки цьому підприємства можуть заощадити масу часу та грошей.
#2. Знижені витрати:
Компанії можуть скоротити витрати за допомогою електронного виставлення рахунків. Наприклад, компанії можуть скоротити поштові витрати та витрати на друк.
#3. Підвищена точність:
Порівняно з паперовими рахунками-фактурами, електронні рахунки-фактури мають меншу ймовірність загубитися чи загубитися. Це може допомогти компаніям збільшити грошовий потік і знизити ризик прострочення платежів.
#4. Підвищена безпека:
Порівняно з паперовими рахунками-фактурами електронні рахунки-фактури більш безпечні. Це завдяки їх шифруванню та безпечній передачі по мережі.
#5. Покращена відповідність:
Використання електронного виставлення рахунків може допомогти компаніям виконати вимоги законодавства. Наприклад, компанії можуть відстежувати та звітувати про податок із продажу за допомогою електронних рахунків-фактур. Якщо ви шукаєте швидше, безпечніше та доступніше рішення для керування рахунками-фактурами та платежами, подумайте про застосування електронного виставлення рахунків-фактур і платежів.
Ось кілька порад щодо використання електронних рахунків-фактур і платежів:
- Виберіть надійного постачальника: Існує багато різних постачальників електронних рахунків і платіжних рішень. Важливо вибрати постачальника з репутацією та хорошим досвідом.
- Переконайтеся, що ваше програмне забезпечення сумісне: Переконайтеся, що вибране вами програмне забезпечення сумісне з вашим бухгалтерським програмним забезпеченням і платіжними системами ваших клієнтів.
- Навчіть своїх співробітників: Переконайтеся, що ваші співробітники навчені користуватися системою електронних рахунків і платежів.
- Контролюйте свої результати: Відстежуйте свої результати, щоб переконатися, що система відповідає вашим потребам.
Електронне виставлення рахунків і оплата може стати чудовим способом покращити ваші бізнес-процеси. Дотримуючись цих порад, ви зможете отримати максимальну віддачу від цієї технології.
Регулювання електронних рахунків-фактур
Електронне виставлення рахунків-фактур (e-invoicing) – це, як правило, процес надсилання та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді. Це більш ефективний і безпечний спосіб обробки рахунків-фактур, ніж традиційне паперове виставлення рахунків-фактур. Існує низка регуляторних органів, які випустили вказівки або вимоги щодо електронного виставлення рахунків-фактур. До них належать:
1. Європейський Союз (ЄС) зобов’язав усі установи державного сектору в ЄС приймати електронні рахунки-фактури від підприємств до 2020 року.
2. У Сполучених Штатах (США) федеральний уряд опублікував вказівки, які рекомендують установам приймати електронні рахунки-фактури від компаній.
3. Відповідно до політики електронного виставлення рахунків-фактур, встановленої урядом Австралії, усі державні установи Австралії повинні почати приймати електронні рахунки-фактури від компаній до 2022 року.
Щоб заохочувати використання електронного виставлення рахунків, яке може надати низку переваг, вищезгадані регулюючі організації випустили вищезазначені правила або критерії. Якщо ви представляєте компанію, яка розглядає впровадження електронного виставлення рахунків, важливо знати про нормативні вимоги, які можуть стосуватися вас. Ви також повинні розглянути переваги електронного виставлення рахунків і чи є це правильним рішенням для вашого бізнесу.
Як зробити електронний рахунок-фактуру?
Створення електронного рахунку-фактури: покрокова інструкція
- Отримайте безкоштовний цифровий шаблон рахунка-фактури.
- Введіть назву вашої компанії, своє ім’я та адресу електронної пошти.
- Якщо у вас є логотип, сміливо використовуйте його.
- Включіть дані клієнта, включаючи його ім’я, адресу та електронну адресу.
- Ви повинні вказати дату та номер рахунку-фактури.
Яка різниця між цифровим і електронним рахунком-фактурою?
Як правило, це файл PDF або Word, цифровий рахунок-фактура також може бути відсканованим паперовим рахунком-фактурою. Цифровий рахунок-фактура простий для сприйняття людиною. Електронний рахунок-фактура, також відомий як електронний рахунок-фактура, — це файл даних, який пересилається між комп’ютерами та його важко зрозуміти. XML і EDI є двома популярними форматами файлів.
Які системні вимоги для електронного рахунку?
Системні вимоги для електронного виставлення рахунків такі:
- Комп’ютер із підключенням до Інтернету
- Веб-браузер, який підтримує HTML5
- Програма для читання PDF
- Програмне рішення для електронного виставлення рахунків
Програмне забезпечення для електронних рахунків-фактур повинно мати можливість створювати, надсилати та отримувати електронні рахунки-фактури. Він також повинен мати можливість зберігати та відстежувати електронні рахунки-фактури. Системні вимоги для електронного виставлення рахунків можуть відрізнятися залежно від конкретного рішення електронного виставлення рахунків, яке використовується.
Які існують види електронного виставлення рахунків?
Види електронних рахунків
- Організаційні основи. Це рахунки-фактури лише з даними, які не містять візуальних елементів.
- Гібридний формат.
- Неструктурований формат.
- Конституційні обмеження.
- Цифрова автентифікація та підписи.
- Архівація та збереження даних.
- Податкова відповідність.
- Форма і зміст рахунка-фактури.
Скільки існує типів електронних рахунків?
Є три види електронних рахунків-фактур:
- Стандартний електронний рахунок: Це найпоширеніший тип електронних рахунків. Це цифровий документ, який містить усю інформацію, необхідну для стандартного рахунку-фактури, наприклад номер рахунку-фактури, дату, ім’я постачальника, ім’я клієнта, надані товари чи послуги та суму до сплати.
- Розширений електронний рахунок: Це більш складний тип електронного рахунку-фактури, який містить додаткову інформацію, таку як номер банківського рахунку постачальника та ідентифікаційний податковий номер клієнта.
- Сертифікований електронний рахунок: Це найбезпечніший вид електронного рахунку. Він має цифровий підпис як постачальника, так і клієнта, і він зашифрований для захисту його вмісту.
Електронними рахунками-фактурами можна обмінюватися різними способами, зокрема електронною поштою, безпечним протоколом передачі файлів або хмарною платформою.
Як працює електронний рахунок?
Електронний рахунок-фактура (або «електронний рахунок») — це документ, який електронним способом передається з вашої ІТ-системи (зазвичай вашої ERP-системи) до ІТ-системи клієнта. Ці рахунки мають унікальний формат, який легко зрозуміти Програмне забезпечення ERP використовується вашим клієнтом.
Заключна думка
Дані можна збирати, структурувати та оптимізувати за допомогою електронних рахунків-фактур, надаючи важливу інформацію для бізнес Менеджмент. Перегляд сукупних даних рахунків-фактур організації може допомогти виявити потенційні вузькі місця та неефективність. Крім того, управлінські команди можуть приймати кращі бізнес-рішення, використовуючи дані в реальному часі, які показують, де знаходиться організація та де вона очікується.
схожі повідомлення
- ЩО ОЗНАЧАЄ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, типи, елементи та чому це важливо
- Управління оборотним капіталом: що це таке та як це працює?
- Розуміння амортизації та управління активами
- Управління дебіторською заборгованістю: інструменти, політика та як ефективно ними керувати
- Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
посилання
