Ми всі знаємо про важливість ведення податкової звітності, але як довго ми повинні її зберігати? Це поширене запитання багатьох людей, а також власників бізнесу. Питання складніше, ніж може здатися на перший погляд. У цьому блозі ми детально відповімо на це запитання та допоможемо вам зрозуміти різні правила та положення, які регулюють тривалість зберігання податкової звітності.
Податкові записи необхідні для подання податкової декларації та надання доказів доходу, відрахувань і кредитів. У деяких випадках для подання податкової звітності записи повинні зберігатися роками. Служба внутрішніх доходів (IRS) вимагає від платників податків зберігати певні документи протягом мінімального періоду часу, залежно від типу документа. Знати, як довго зберігати податковий облік, важливо для дотримання закону та уникнення штрафів.
Як довго ви повинні зберігати податковий облік?
У більшості ситуацій вам слід зберігати податкові записи та будь-яку підтверджуючу документацію принаймні три роки після дати подання або дати закінчення податкової декларації, залежно від того, що настане раніше. Ось як довго ви повинні зберігати записи, а також кілька винятків із трирічної настанови.
Зберігайте податковий облік протягом трьох років, якщо ви:
- Жодного шахрайства не було, і всі гроші були зафіксовані.
- Ви подали запит на кредит або відшкодування після подання декларації.
Зберігати податковий облік протягом чотирьох років, якщо:
Ви ведете податковий облік трудових відносин. Зберігайте їх протягом принаймні чотирьох років після сплати або сплати податку, залежно від того, що настане раніше.
Зберігати податковий облік протягом шести років, якщо:
Ваш дохід міг бути занижений на 25%. Якщо це так, IRS має повноваження перевіряти ваші податкові декларації за період до шести років тому.
Зберігати податковий облік протягом семи років, якщо:
- Ви подали претензію щодо збитків, спричинених нікчемними цінними паперами (наприклад, втратою акцій чи облігацій) або безнадійною заборгованістю.
Зберігати податковий облік постійно, якщо:
- Ви купили нерухомість, тому можете відобразити, скільки ви витратили на неї на той момент.
- Ви не подаєте річну податкову декларацію.
- Ви подали неправдиву податкову декларацію.
Який податковий облік я маю вести?
Ви повинні зберігати всі податкові декларації та підтверджуючі документи. W-2s, 1099s, відстеження витрат, журнали пробігу, записи, що підтверджують детальні відрахування, та інші документи включені.
Чому важливо зберігати податкові декларації протягом трьох років?
Ось чому важливо зберігати податкові декларації протягом трьох років...
Термін давності IRS передбачає, що податкові декларації зберігаються протягом трьох років. Якщо ви не подасте заяву про відшкодування, на яке маєте право, у вас зазвичай є три роки з дати подання початкової декларації або два роки з дати сплати податку, щоб подати заяву, залежно від того, що настане пізніше. Подібним чином IRS має три роки з дати подання або терміну подання декларації (залежно від того, що настане пізніше) для визначення додаткового податку.
Чи є винятки з правила податкового обліку?
У рідкісних випадках вам може знадобитися зберігати свої записи більше трьох років. Наприклад, вам слід зберігати податкові документи для пенсійних рахунків, таких як IRAs, протягом семи років після того, як рахунок буде повністю вичерпано. Ви повинні зберігати записи протягом семи років, якщо подаєте позов про втрату безцінних цінних паперів або відрахування безнадійного боргу. Крім того, якщо ви амортизуєте, амортизуєте або купуєте чи продаєте майно, ви повинні зберігати записи про майно, доки не закінчиться термін позовної давності за рік, у якому майно вибуло. Пам’ятайте, що власність охоплює більше, ніж просто землю та будівлі; він також включає запаси, офісне обладнання та інші активи.
Варто також зазначити, що строк позовної давності за деяких обставин перевищує три роки. Наприклад, якщо ви не повідомили про понад 25% свого валового доходу, податкове управління має шість років замість трьох для стягнення додаткового податку. Крім того, якщо ви подаєте фальшиву декларацію або не подаєте її взагалі (чого ми не підтримуємо), термін позовної давності ніколи не закінчується.
Коли потрібно викидати податкові документи?
Перш ніж прийти в захват і викинути старі повернення, переконайтеся, що вони вам більше ні для чого не потрібні. Деякі кредитори та навіть деякі страхові компанії можуть вимагати від вас зберігати записи протягом більш тривалого періоду часу, ніж IRS. Якщо ви все-таки вирішите позбутися своїх податкових документів, спершу подрібніть їх. Викрадачі особистих даних користуються податковими деклараціями, оскільки вони містять конфіденційну інформацію.
Який найкращий спосіб зберігання документів?
Вогнетривкий сейф — найкраще місце для зберігання фізичних копій податкових документів. Разом із вашими податковими записами зберігайте інші важливі документи, такі як акт на будинок, інформацію про іпотеку та страхування, угоди про заповіт або траст, а також паролі до банківських і брокерських рахунків. Також варто сказати принаймні ще одній людині, де ви зберігаєте ключ від сейфа. Таким чином, якщо трапиться надзвичайна ситуація, ця особа матиме доступ до будь-яких документів, які їй можуть знадобитися для підтримки ваших справ у порядку.
Нарешті, якщо ви маєте намір зберігати свої записи протягом тривалого періоду часу, але не хочете, щоб ваш дім був захаращений папером, подумайте про сканування документів і збереження резервної копії інформації на зашифрованому жорсткому диску або в хмарі. Поки цифрові версії розбірливі, IRS їх прийме. На відміну від стосу паперів, цей спосіб займає значно менше місця і його набагато легше розмістити.
Переваги та недоліки цифрового зберігання ваших податкових записів
Раніше ведення податкової документації було складніше, ніж зараз.
Багато людей позбулися своїх офісів і тепер зберігають свої документи в цифровому вигляді. Багато установ також надають цифрові версії податкових форм, що ще більше скорочує ваш податковий слід.
Окрім мінімізації паперу, зберігання ваших податкових записів і квитанцій онлайн або в хмарі може бути зручним, але переконайтеся, що ваш постачальник онлайн-сховища шифрує ваші дані, щоб кіберзлочинці не могли легко отримати ваш номер соціального страхування чи іншу інформацію, яку легко ідентифікувати. Ви можете захистити свої файли та папки, зашифрувавши їх.
Документи слід сканувати, зберігати та створювати резервні копії, коли це можливо. Ви можете розпоряджатися паперовою копією на дозвіллі, якщо це не оригінальний документ, право власності, оцінка чи інвестиційний документ. Зберігайте свої (е-)документи в безпеці.
IRS веде облік ваших попередніх податкових декларацій. Стенограму можна запитати онлайн, телефоном або поштою. Податковий департамент зажадає ідентифікації, включаючи ваш номер соціального страхування.
Читайте також: ТРУДОВІ КНИЖКИ: види та способи їх ведення
Які документи потрібно зберігати назавжди?
Є документи, які ви повинні зберігати назавжди. До них належать такі важливі документи, як свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб та картки соціального страхування. Також важливо зберігати документи, пов’язані з купівлею житла, такі як договір та іпотечні документи.
Крім того, ви повинні вести облік великих покупок, таких як автомобілі та побутова техніка, доки ви володієте цим предметом. Це важливо для цілей оподаткування, а також для страхових вимог і гарантій.
Які записи необхідно зберігати протягом 10 років?
IRS вимагає від платників податків вести облік певних видів доходів щонайменше десять років. Це включає записи, пов’язані з приростом капіталу, як-от продаж акцій, доходи та витрати бізнесу. Ви також повинні зберігати записи, пов’язані з пенсійними рахунками, такі як внески та розподіл, щонайменше десять років.
Що таке 6-річне правило IRS?
6-річне правило IRS — це правило, яке стверджує, що IRS може перевірити декларацію платника податків протягом шести років, якщо є докази заниженого доходу. Це означає, що платники податків повинні вести облік доходів, відрахувань і кредитів принаймні шість років, щоб переконатися, що вони відповідають закону.
Чи можна стягувати податки через 7 років?
IRS може стягувати несплачені податки протягом 10 років. Це відоме як 10-річний термін позовної давності. Після закінчення 10-річного періоду IRS більше не може збирати податки з платників податків. Однак термін давності не застосовується, якщо платник податків вчинив шахрайство або не подав податкову декларацію.
Що станеться, якщо ви не будете вести податковий облік?
Якщо ви не будете вести податковий облік, вас можуть стягнути штрафи з боку IRS. Це включає 5% штрафу за неподання податкової декларації або несплату податків вчасно. Крім того, IRS може нарахувати відсотки на несплачені податки. Щоб уникнути цих штрафів, важливо вести точні та повні записи.
Які податкові документи необхідно зберігати?
Найважливішими документами, які потрібно зберігати, є податкові декларації, W-2s, 1099s та будь-які інші документи, пов’язані з доходами, відрахуваннями та кредитами. Крім того, ви повинні вести облік будь-яких великих покупок або інвестицій. Також важливо зберігати документи, пов’язані з пенсійними рахунками та діловими документами.
Як довго зберігати податковий облік після смерті?
Податковий облік повинен зберігатися не менше трьох років після смерті платника податків. Це важливо для планування нерухомості та для подання остаточної податкової декларації. Крім того, розпорядник спадкового майна повинен вести облік, пов'язаний з продажем майна та розподілом спадкоємцям, не менше трьох років.
Висновок
Знати, як довго зберігати податковий облік, важливо для дотримання закону. Більшість записів слід зберігати щонайменше три роки, тоді як деякі документи мають зберігатися до 10 років. Важливо вести точні та повні записи, щоб уникнути штрафів з боку IRS.
Підсумовуючи, податковий облік потрібно вести не менше трьох років. Деякі документи, наприклад записи, пов’язані з приростом капіталу та доходами від бізнесу, слід зберігати щонайменше 10 років. Крім того, записи, пов’язані з великими покупками, інвестиціями та пенсійними рахунками, повинні зберігатися доти, доки ви володієте предметом. Нарешті, записи, пов’язані з продажем майна та розподілом спадкоємцям, повинні зберігатися щонайменше три роки після смерті платника податків.
Ведення точних і повних записів має важливе значення для подання податкової декларації та уникнення штрафів з боку IRS. Розуміючи, як довго зберігати податковий облік, ви можете переконатися, що ви дотримуєтесь закону та уникнути будь-яких можливих штрафів.
Статті по темі
- СТРАТЕГІЯ ВИХОДУ БІЗНЕСУ: речі, які ви повинні знати
- НАЙБЕЗПЕЧНІШІ АКЦІЇ ДЛЯ ПОКУПКИ: Довгострокові безпечні акції для покупки у 2023 році
- СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ЗАПИСАМИ: 15 найкращих варіантів програмного забезпечення у 2023 році
- КНИГА КОРПОРАТИВНИХ ЗАПИСІВ: значення, важливість і як її отримати
- ПРАВИЛО 72: Значення та формула
посилання
