Управління житлом нелегке завдання. Ваші руки завжди заповнені: від збору онлайн-платежів і забезпечення порядку з рахунками до планування засідань правління, керування веб-сайтом громади та базами даних мешканців, спілкування з цими людьми, керування архітектурними оглядами, запитами на обслуговування або дотримання правил CC&R, і десятки інших завдань між ними.
І, здається, кінця цим зусиллям не видно.
Це не зовсім правильно. Звісно, ведення житла завжди буде зайнятим. Однак ви можете заощадити час, спростивши та оптимізувавши більшість своїх справ за допомогою програмного забезпечення для керування домом.
Цей посібник навчить вас усього, що вам потрібно про це знати. Ми розглянемо всі переваги використання програмного забезпечення HOA та покажемо вам, які рішення наразі доступні для вашої асоціації на ринку.
Що таке програмне забезпечення для управління житлом?
Програмне забезпечення HOA – це програма або платформа, яка допомагає організаціям домовласників керувати багатьма елементами їх діяльності.
Як правило, програмне забезпечення HOA зосереджується на одній сфері діяльності HOA – рахунках, плануванні, платежах, примусовому виконанні CC&R тощо. Проте програмне забезпечення також може включати різноманітні модулі, які допомагають у різних процесах HOA. Ці програмні рішення називають комплексним програмним забезпеченням для керування житлом.
Навіщо вам потрібна програма для керування житлом?
Звичайно, основна відповідь полягає в тому, що це може звільнити вас від багатьох зусиль. Але це ще не все. Отже, нижче ми окреслили деякі додаткові переваги використання програмних рішень, які допомагають адмініструвати ваш HOA.
Майже всі ваші процеси можна оптимізувати за допомогою програмного забезпечення HOA. Різноманітні самокеровані програми HOA можуть допомогти вам керувати всією документацією, видавати звіти про порушення CC&R і листи про порушення, приймати платежі, керувати книгами та багато іншого. Оскільки програмне забезпечення виконує багато з цих завдань автоматично, воно звільняє ваш час, щоб зосередитися на інших елементах HOA.
За допомогою програмного забезпечення HOA ви можете керувати своїми домовласниками чи громадськими об’єднаннями з будь-якого місця. Майже всі рішення на сьогоднішньому ринку є веб-орієнтованими, що означає, що ви можете отримати доступ до даних із будь-якого комп’ютера чи навіть мобільного телефону за допомогою спеціалізованої програми.
Читайте також: HOA (Асоціація домовласників): визначення, збори та правила
Наявність спеціального програмного забезпечення HOA означає, що вся документація та дані вашої асоціації тепер знаходяться в одному місці. Усі основні зацікавлені сторони матимуть до нього доступ, часто через мобільний додаток, що передбачає покращену підзвітність для всіх залучених сторін.
Ваші дані також безпечніші, якщо вони зберігаються в хмарній системі, а не на одній машині чи в купі папок.
Програмне забезпечення має потенціал для значного покращення як внутрішніх, так і зовнішніх комунікацій. Частково це пов’язано з тим, що всі дані знаходяться в одному місці. Коли кожен отримує доступ до всіх знань з певної теми, набагато легше робити висновки та досягати консенсусу з різних питань. Подібним чином покращена та ефективніша комунікація з мешканцями стане результатом оптимізованого комунікаційного програмного забезпечення. Люди у вашому районі можуть швидко отримувати новини та дізнаватися про те, що відбувається в їхній громаді.
Нарешті, програмне забезпечення та дані, які воно може надати, дозволяють краще звітувати про діяльність асоціації та використовувати ці знання для організації та планування майбутнього мікрорайону.
На що звернути увагу в програмному забезпеченні для керування житлом
Не все програмне забезпечення HOA створено однаковим. Деякі надають модулі, яких немає в інших, а інші спеціалізуються на певному типі послуг (наприклад, створення веб-сайтів). Дуже важливо вибрати правильне програмне забезпечення для вашого будинку, що часто означає використання універсальної платформи.
Нижче наведено основні функції програмного забезпечення HOA:
#1. Фінансова звітність та бухгалтерський облік
Бухгалтерські навички в хорошому програмному забезпеченні HOA повинні дозволити вам стежити за своїми фінансами. Він також має надавати вам точні звіти та дозволяти звіряти ваші банківські виписки.
#2. Комунікаційні засоби
Продумана система зв’язку дозволить інформувати жителів за допомогою різноманітних каналів (електронна пошта, push-повідомлення, оповіщення тощо). Хороше програмне забезпечення повинно мати можливість передавати повідомлення як масово, так і окремо.
#3. Організація заходів
Шукайте програмне забезпечення HOA, яке включає чудову систему керування подіями. Ви можете використовувати це, щоб планувати події у своєму календарі та вести онлайн-календар для місцевих жителів. Це також має допомогти вам у самій події, дозволяючи гостям зареєструватися та оплатити квитки онлайн.
#4. Система онлайн-платежів
Однією зі стратегій, щоб залишити членів задоволеними, є полегшення для них сплати внесків онлайн. Чудове програмне забезпечення включає різноманітні варіанти оплати, включаючи кредитні/дебетові картки та четки ACH. Учасники повинні мати можливість безпосередньо пов’язувати свою банківську інформацію зі своїми рахунками.
Система онлайн-платежів також може допомогти вам зменшити прострочені платежі, які ваше програмне забезпечення повинно дозволяти вам відстежувати.
#5. Житловий онлайн портал
Виберіть програмне забезпечення, яке містить портал, до якого жителі можуть отримати доступ онлайн з будь-якого місця. Кількома простими клацаннями миші учасники зможуть оновлювати свій профіль, сплачувати внески, перевіряти календар подій, реагувати на повідомлення та отримувати доступ до даних HOA.
#6. Житлова база даних
Ваше програмне забезпечення повинно дозволяти вам зберігати основний список інформації про ваших учасників і здійснювати пошук за допомогою фільтрів. Тут містяться їхні імена, контактна інформація, профілі тощо. Оновлення їхньої інформації також має бути простим.
#7. Трекер порушень
Мешканці час від часу порушують правила, тому ваше програмне забезпечення має мати механізм відстеження цієї інформації. Це особливо корисно у великих громадах, оскільки кілька порушень можуть відбуватися одночасно або накладатися. За допомогою цього модуля ви можете просто відстежувати порушення членів, переглядати історію їхніх порушень і надсилати повідомлення.
10 найкращих альтернатив програмного забезпечення для керування житловим домом
#1. Менеджер властивостей AppFolio
- Ціна: Від 1.40 доларів США за одиницю на місяць
- Демо/пробна версія: Демонстрація доступна за запитом.
AppFolio — це комплексне програмне забезпечення для управління житлом, яке дозволяє проводити оцінку архітектури, збір зборів і оцінок, відстеження порушень, схвалення членів правління, підключення до банків тощо. Усі ці функції доступні через веб або мобільний додаток.
Основні з них:
- Спілкування за допомогою смс
- Шаблони дизайну електронної пошти
- Портал для жителів
- Запити на обслуговування онлайн
- Уявлення про продуктивність
#2. OrganisationVoice
- Починаючи з $ 50 на місяць
- Пробна/демонстраційна версія: Надається безкоштовна демонстрація.
AssociationVoice — це зручна веб-програма HOA, яка дозволяє збирати внески за допомогою Інтернету, телефону та текстових повідомлень. Інша функція — це можливість організовувати засідання правління та правила спільноти, поширювати новини спільноти та створювати спеціальні форми для обробки діяльності HOA.
Основні з них:
- Портал для жителів
- Бібліотека документів
- Інтерактивні місцеві карти
- Групові дискусії
- Бронювання зручностей
№ 3. Бітрікс24
- Ціна: Безкоштовна обмежена версія, преміум-альтернативи за 19 доларів США на місяць
- Демо/пробна версія: Демонстрація доступна за запитом.
Ви можете використовувати Бітрікс24 для розробки порталу для учасників HOA з опитуваннями, сповіщеннями електронною поштою, миттєвими повідомленнями та груповим чатом, а також фотогалереєю. Ви також можете керувати внесками, надсилати електронні листи своїм членам і надсилати онлайн-запити на роботу.
Основні з них:
- Додаток для мобільних пристроїв
- Каталог ТСЖ
- Приватна соціальна мережа для домовласників
- Групи за інтересами
- Відеоконференція
#4. Білдіум
- Починаючи з $ 50 на місяць
- Демо/пробна версія: 14-денна безкоштовна пробна версія; демо доступна за запитом.
Buildium — це комплексне програмне рішення для асоціацій власників будинків малого та середнього розміру, яке включає онлайн-платежі членів, відстеження запитів на технічне обслуговування, керування списком оренди та повну можливість бухгалтерського обліку.
Основні з них:
- Розрахунок готівкою в роздріб
- Електронне подання форми 1099
- Перевірки нерухомості
- Страхування для орендарів
- Обстеження орендарів
#5. Системи CINC
- Ціна доступна за запитом.
- Демо/пробна версія: Демонстрація доступна за запитом.
Згідно з повідомленнями, CINC є єдиною в галузі програмною компанією, яка пропонує управління майном, інтегрований банкінг і хмарні облікові записи в одному пакеті. Ви можете використовувати CINC, щоб керувати онлайн-платежами, підтримувати оновлений каталог учасників і розклад, надсилати та відстежувати робочі замовлення та передавати важливі документи HOA.
Основні з них:
- Додаток для мобільних пристроїв
- Управління порушеннями
- Управління запитами на архітектурну експертизу
- Своєчасна фінансова звітність
#6. ПЕРЕДНІ КРОКИ
- Ціна доступна за запитом.
- Демо/пробна версія: Доступна безкоштовна пробна версія, а демо-версія доступна за запитом.
З FRONTSTEPS легко створити веб-сайт спільноти під брендом HOA. Серед функцій відстеження порушень, зборів, онлайн-платежів, робочих нарядів і запитів на технічне обслуговування.
Основні з них:
- Паркування та управління відвідувачами
- Відстеження посилок
- Інформаційні бюлетені та цифрові бюлетені, які можна налаштувати
- Спілкування за допомогою смс
#7. HOA Express
- Ціна: Безкоштовна обмежена версія, преміум-версія за 25 доларів США на місяць
- Демо/пробна версія: Надається безкоштовна пробна версія, як і демонстраційний веб-сайт.
Ви можете створити привабливий, дешевий веб-сайт, зручний для мобільних пристроїв, за допомогою HOA Express. Ви зможете швидко й легко оновлювати свій веб-сайт, надсилати електронні листи та модерувати дискусії на форумі. Ваші учасники також можуть сплачувати внески онлайн.
Основні з них:
- Автоматизація розсилки листів
- Зйомки на замовлення
- Довідник жителів
- Відстеження відвідувачів
#8. ТОП [ONE]
- Ціна: Від 0.75 доларів США за одиницю на місяць
- Демо/пробна версія: Доступна демонстрація.
TOPS [ONE] ідеально підходить для самоврядних громад. Їхнє програмне забезпечення містить систему обліку та оплати зборів, розроблену для бізнесу з управління житлом/житлом, інструменти для забезпечення виконання зобов’язань і відстеження порушень, інструменти адміністрування об’єкта та засоби зв’язку для домовласників.
Основні з них:
- Сайт самообслуговування для власників
- Онлайн-сховище файлів безмежне.
- Головна книга з можливістю налаштування
- Перевірки на ходу
#9. Neigbrs Vinteum
- Починаючи з $ 25 на місяць
- Демо/пробна версія: 14-денна безкоштовна пробна версія; демо доступна за запитом.
Ви можете створити веб-сайт і мобільну програму за допомогою Vinteum Neigbrs, спілкуватися з мешканцями за допомогою текстових повідомлень і електронної пошти, керувати бронюванням зручностей і реєструвати користувачів для доступу до документів спільноти.
Основні з них:
- Система звітності про інциденти
- Автоматичні дзвінки
- Історія електронної пошти
- Додаток для мобільних пристроїв
#10. Ярді Вояджер
- Ціна доступна за запитом.
- Н/Д для демонстрації/випробування
Yardi Voyager — це веб-система управління для об’єднань домовласників. Їхнє рішення має єдину інтегровану базу даних, яка містить інструменти для відстеження власності та витрат на житло, розрахунку комісії, збору платежів, моніторингу технічного обслуговування, забезпечення дотримання статуту тощо.
Основні з них:
- Автоматизація робочого процесу
- Калькулятор комісії
- Система обслуговування, перевірки та відстеження порушень
- Механізм управління членами ради
Програмне забезпечення та послуги для управління громадськими об’єднаннями
№ 1. Управління майном
Програмне забезпечення для управління майном автоматизує операційні, фінансові та лізингові завдання менеджерів майна. Програмне забезпечення розроблено, щоб зробити бізнес-операції з нерухомістю більш ефективними шляхом спрощення та оптимізації таких обов’язків, як адміністрування оренди, управління майном, бухгалтерський облік та зв’язок між орендарем та орендодавцем. Житлові спільноти складаються з нерухомості, і навіть асоціації домовласників (HOA) можуть отримати вигоду від скорочення фронт-офісних операцій.
#2. Об'єкт управління
Керівники будівель використовують програмне забезпечення для управління об’єктами, щоб керувати та підтримувати фізичні властивості. Двома найважливішими перевагами програмного забезпечення для управління об’єктами є оптимізація запитів на технічне обслуговування будівель і приміщень, а також просте планування й управління персоналом і ресурсами. Мешканці та менеджери квартир, кондомініумів і кооперативів отримують переваги від програмного забезпечення для управління об’єднаннями громад із вбудованою функціональністю або простими зв’язками з інструментами управління об’єктами.
#3. Оплата оренди
Завдяки програмному забезпеченню для оплати оренди як менеджери нерухомості, так і орендарі можуть сподіватися на спрощене автоматизоване збирання орендної плати. Рахунки та рахунки-фактури створюються та розповсюджуються автоматично, платежі можна збирати та обробляти онлайн, і навіть співпраця з банками спрощується.
Висновок
Управління житлом – це важке завдання, і ви завжди зайняті руками. На щастя, ви можете використовувати спеціальні програмні засоби для автоматизації та оптимізації багатьох елементів адміністрування асоціації. Деякі з них допомагають із спеціальними аспектами ТСЖ, тоді як інші допомагають майже з усім.
Завдяки цій публікації ви визначили найпопулярніші програмні рішення для управління житлом на ринку сьогодні.
Сподіваємось, цей список допоможе вам вибрати пакет, який допоможе вам керувати асоціацією.
Поширені запитання про програмне забезпечення для управління житлом
Чи можете ви використовувати QuickBooks для HOA?
Так, QuickBooks надає інструмент, який відстежує доходи та витрати асоціації. Це може допомогти вам вести точні звіти про доходи та витрати. Ви зможете перевірити витрати HOA та визначити, чи перевищують вони бюджет або менше, ніж ви очікували заплатити за місяць.
Що робить веб-сайт HOA хорошим?
Виділений домен, онлайн-портал для мешканців, варіанти онлайн-платежів, календар спільноти, канали зв’язку, можливості опитування та інструменти бронювання зручностей – усе це аспекти найкращих веб-сайтів HOA. Вони також зручні для мобільних пристроїв, прості у використанні та керуванні та виділяють місцеву спільноту.
Як налаштувати Hoa у QuickBooks?
- Перейдіть до меню «Списки», а потім виберіть «План рахунків».
- Клацніть правою кнопкою миші будь-де, а потім натисніть «Створити».
- Виберіть «Інші типи рахунків», а потім виберіть відповідний тип облікового запису для вашої позики: …
- Виберіть Продовжити.
- Введіть назву та номер облікового запису.
- Натисніть Зберегти та закрити.
Статті по темі
- Іпотечний калькулятор Zillow: наскільки точний іпотечний калькулятор Zillow? (+ Швидкі поради)
- Посібник з рефінансування іпотечного калькулятора: огляд, порівняння та все, що вам потрібно
- КВАРТИРА ПРОТИ КВАРТИРИ ПРОТИ. ТАУНХАУС: Яка різниця?
- РІЗНИЦЯ МІЖ КОНДО ТА ТАУНХАУСОМ: ЯКА РІЗНИЦА
- ТАУНХАУС: визначення, плюси, мінуси та все, що вам потрібно (+ безкоштовні поради)
посилання
