Як менеджеру проекту важливо розуміти концепцію структури розподілу роботи та те, як вона може допомогти вам ефективно виконувати обов’язки на робочому місці. У цьому дописі ми пояснимо структуру розбивки роботи, навівши приклади, які допоможуть вам краще її зрозуміти.
Що таке структура розподілу роботи?
In управління проектом, структура розподілу робіт (WBS) — це стратегія завершення складного багатоетапного проекту. Це метод розподілу та завоювання величезних починань, щоб завершити їх швидше та ефективніше.
WBS має намір зробити складний проект більш керованим. Розбиваючи його на більш дрібні частини, робота може виконуватися одночасно різними членами команди, що підвищує продуктивність команди та полегшує керування проектом.
Характеристика структури розподілу робіт
Інститут управління проектами (PMI) визначає WBS як «орієнтовану на результат ієрархічну розбивку роботи, яку має виконати команда проекту для досягнення цілей проекту та створення необхідних результатів».
Кожен рівень WBS представляє нову, більш точну специфікацію роботи, необхідної для виконання проекту.
Згідно з визначенням PMI, структуру WBS потрібно будувати таким чином, щоб кожен новий рівень ієрархії включав усю роботу, необхідну для виконання головного завдання. Це означає, що для того, щоб елемент батьківського завдання був завершеним, він повинен містити більше одного дочірнього завдання.
Приклади структури розбивки робіт
Кожен проект може мати різну структуру розподілу робіт.
Можливо, вам доведеться поекспериментувати як керівнику проекту, щоб визначити, який WBS найкраще підходить для вас і вашої команди. Мета полягає в тому, щоб показати ієрархію проекту та прогрес усім учасникам, незалежно від того, чи є вони членами команди чи зовнішніми зацікавленими сторонами.
Ось кілька прикладів структури розподілу роботи. Ви можете використати будь-який із них, щоб створити структуру розбивки роботи.
- Електронна таблиця WBS: Ви можете легко відформатувати свою WBS в електронну таблицю, записавши різні етапи, завдання або результати в стовпцях і рядках.
- Блок-схема WBS: ви можете структурувати свою WBS у вигляді діаграми робочого процесу. Більшість доступних прикладів і шаблонів WBS є блок-схемами.
- Діаграма Ганта для структури розподілу робіт. Ви можете відформатувати структуру розподілу роботи як діаграму Ганта, яка відображає як електронну таблицю, так і розклад. WBS зі структурованою діаграмою Ганта дозволяє пов’язувати залежності завдань і відображати етапи проекту.
- Список WBS: ваш WBS можна структурувати як базовий список завдань, результатів і підзавдань. Це найпростіший спосіб створити структуру розподілу робіт.
Переваги створення структури розподілу роботи
Структура розподілу робіт (WBS) допомагає ідентифікувати проектну роботу. Це інший погляд на ваш проект, майже як пазл. Ви намагаєтеся знайти всі частини головоломки, які складають загальну картину, і головоломка буде завершеною лише тоді, коли у вас є всі компоненти. З іншого боку, в управлінні проектами ви зможете успішно завершити свій проект, лише якщо у вас буде чітке уявлення про всю необхідну роботу.
Визначивши всі завдання, ви можете скласти план проекту та призначити їх своїй команді. Коли мова йде про планування проекту, ви можете запитати:
Яка різниця між WBS і розкладом проекту?
Як обговорювалося раніше, ключовою метою розробки структури розподілу робіт є визначення того, які види діяльності та результати повинні бути розглянуті в проекті. Тут немає планування. По суті, це просто спроба зрозуміти структуру проекту, подібно до спроби зрозуміти структуру машини.
З іншого боку, розклад проекту створюється для планування проектної діяльності. Це дозволяє вам побачити, коли відбудеться певна діяльність. Розклад також постійно оновлюється в міру виконання проекту, тоді як структура розподілу робіт є більш статичною. Ви робите це один раз, прикріплюєте до стіни, і це все.
Як створити WBS для проекту?
Перш ніж розробити структуру розподілу робіт, важливо спочатку оцінити обсяг проекту, поговоривши з усіма зацікавленими сторонами та важливими членами команди.
Як керівник проекту, ви повинні гарантувати, що вся ключова інформація та результати збираються та прозоро розставляються за пріоритетами. Щоб відобразити ієрархічну структуру пріоритетів і зв’язків між завданнями, необхідними для завершення проекту, ви можете використовувати діаграми Ганта, блок-схеми, електронні таблиці або списки.
Потім ви можете призначити кожне завдання члену команди проекту після детального опису результатів і завдань у порядку їх виконання. Розподіліть ролі та обов’язки між командою, щоб гарантувати, що жоден член команди не несе більшої частини ваги проекту. Ось покрокові інструкції щодо створення WBS:
#1. Визначте обсяг проекту
Ви можете побудувати структуру розподілу робіт лише тоді, коли точно знаєте, що вам потрібно виконати. Тобто те, що проект має забезпечити, розвинути чи змінити. Обсяг проекту вказує на це.
Обсяг проекту круїзного судна буде описаний у певній формі специфікації судна. У ньому було б описано призначення корабля, місткість, заплановані маршрути, необхідні розважальні зручності тощо. Ви можете створити відповідну структуру розподілу робіт, використовуючи цю інформацію.
Знати свій обсяг також важливо з іншої причини: обсяг визначає, за що не відповідає ваш проект. Припустімо, що круїзне судно має подорожувати лише в теплі місця поблизу екватора. Як наслідок, вам не знадобиться льодостійкий корпус, який потрібен судну, що перетинає полярне море.
З іншого боку, деякі компоненти корабля можуть бути поставлені субпідрядником. Розгляньте двигун судна. У результаті вам не доведеться планувати збірку двигуна до останнього гвинта.
#2. Записуйте ключові результати
Перелічіть основні напрями роботи. Це завдання високого рівня, за які відповідає ваш проект. Для проекту круїзного лайнера це буде включати дизайн судна, виробництво, внутрішній дизайн, безпеку та інші фактори. Слід зазначити, що існує також група завдань, яка називається управління проектами. Це включає в себе всі завдання з планування та організації проекту.
#3. Розбір робочих пакетів далі
Після того, як ви зібрали основні робочі пакети, ви повинні розбити кожен з них далі, доки не отримаєте підзавдання та відчутні результати, які ви зможете призначити комусь із вашої команди.
Це необхідно робити для кожної сфери роботи, наприклад, управління проектами, дизайн інтер’єру, безпека тощо. Метою побудови структури розподілу робіт є повний огляд усіх завдань проекту.
Наскільки детальною має бути структура розподілу роботи?
Загальних рекомендацій немає. Однак є два запитання, які ви можете поставити собі, щоб визначити, чи достатньо ви зайшли в кролячу нору:
- Чи є у вас впевненість створити детальний план проекту з конкретними кроками? Якщо відповідь ні, ви повинні додатково розділити WBS.
- Яке прогнозоване зусилля для найпростіших елементів? Припустімо, що у вас є результат на найнижчому рівні, який називається електрична проводка. Сюди входять УСІ електромонтажні роботи на судні. Припустімо, загалом 150 людино-днів роботи. Це величезне підприємство саме по собі! У цьому випадку бажано розділити роботу на менші частини. Наприклад, електропроводка на рівні землі, першого рівня, другого рівня, скай-дека і так далі. Таким чином ви отримаєте робочі пакети, які зможете передати комусь із вашої команди.
Пам’ятайте, що структура розподілу роботи розроблена, щоб допомогти вам. Я знаю, що ви перфекціоніст, який хоче отримати структуру розподілу роботи просто так. Але не потрапляйте в пастку перфекціонізму. Структура розбивки роботи розроблена, щоб допомогти вам, а не викликати головний біль. Витратьте стільки часу, скільки вам потрібно, щоб зрозуміти свій проект. Потім приступайте до планування проекту.
Що робить структуру розподілу роботи хорошою?
Поки що ми обговорювали, чому корисні структури розподілу роботи, як їх створити та до якого рівня деталізації прагнути. Це важлива інформація. Але вам може бути цікаво, як визначити, чи ваш WBS адекватний, чи його потрібно вдосконалити.
Ось ще кілька порад, які допоможуть вам відповісти на це запитання:
#1. Хороша структура розподілу роботи має бути завершеною.
Надійна структура розбивки роботи дозволяє відразу почати планування проекту. Тут ви визначаєте точні процедури та часові рамки для всіх завдань. Це можливо, лише якщо ваша структура розподілу робіт (WBS) є комплексною, тобто ви включили всі результати та робочі пакети. Використовуючи наш проект будівництва корабля як приклад, це означало б, що коли всі компоненти WBS будуть включені, ви матимете готове судно, готове до плавання.
#2. Хороша структура розподілу роботи повинна бути деталізована.
Розглянемо такий приклад: на кожному круїзному судні є кафе. Є два ресторани італійської кухні, один ресторан мексиканської кухні, три закусочні в американському стилі та два ресторани азійської кухні. Щоб отримати детальну інформацію, визначте всі ці заклади харчування в WBS за їхніми назвами.
Як переконатися, що структура розбивки вашої роботи повна
Чого ви категорично не хочете робити, так це випускати будь-які важливі деталі. Це призведе до додаткових витрат і зусиль, а також до можливої затримки проекту. Існує дві стратегії зменшення цього ризику:
- Перегляньте схожі проекти та подивіться на структуру розподілу робіт (WBS) або план проекту. Ця інформація широко доступна через Google.
- Побалуйте свою команду: люди, які виконуватимуть роботу, зазвичай найкраще знають, що потрібно зробити. Попросіть свою команду прокоментувати структуру розподілу роботи.
Який інструмент слід використовувати для створення структури розподілу робіт?
Самостійне створення структури розподілу робіт (WBS) може бути складним, якщо ваш проект складний і має велику кількість результатів. Виберіть інструмент, який добре обробляє ієрархічні діаграми, інакше ви миттєво вирвете собі волосся. Розглянемо такі інструменти:
#1.MS Visio
Якщо у вас є бюджет, я рекомендую придбати Microsoft Visio. Це найефективніший метод для розробки структур розподілу роботи (і професійно виглядаючих діаграм загалом). Він також містить готові до використання шаблони WBS, що дозволяє швидко розпочати роботу. Visio доступний приблизно за 15 доларів на місяць.
#2. XMind
XMind — це інструмент для створення розумових карт, але ви також можете легко створити WBS у стилі зверху вниз. Поточна місячна вартість становить приблизно 5 доларів США.
#3. MS Project
MS Project включає підтримку WBS. Це також складний інструмент у використанні, а ліцензія надзвичайно дорога. Я буду використовувати MS Project, лише якщо ви керуєте багатомільйонними проектами.
№ 4. Excel
Використовуйте MS Excel, якщо ви не хочете платити за програмне забезпечення. Основний урок побудови WBS в Excel можна знайти нижче. Існує також готовий до використання шаблон WBS для Excel.
#5. Штепсельна розетка
Чи можете ви також використовувати Powerpoint? звичайно. Техніка малювання ідентична техніці Excel. Я просто віддаю перевагу Excel, тому що він мені більш звичний, але ви можете використовувати будь-який інструмент. Просто переконайтеся, що ви використовуєте великий розмір сторінки, щоб помістити весь WBS на аркуші.
Чи є WBS інструментом планування?
WBS служить інструментом планування, який допомагає розробникам проектів планувати, визначати та організовувати структуру свого продукту.
Як структуру розподілу робіт можна використовувати в гнучкому управлінні проектами?
Структуру розподілу робіт можна використовувати в гнучкому управлінні проектами, розбиваючи проект на менші керовані частини, які називаються «спринтами». Кожен спринт має власний набір завдань і результатів, а WBS допомагає визначити завдання та результати, необхідні для виконання кожного спринту. WBS регулярно переглядається та оновлюється в міру просування проекту, і керівник проекту використовує його для відстеження прогресу та виявлення будь-яких невідповідностей або затримок.
З якими поширеними проблемами стикаються під час створення або використання структури розподілу робіт?
Деякі поширені проблеми, з якими стикаються під час створення або використання структури, включають наступне:
- Складнощі з розбиттям проекту на більш дрібні компоненти
- Відсутність внеску або підтримки з боку команди проекту чи зацікавлених сторін
- Складнощі з визначенням залежностей і потенційних ризиків
- Труднощі в підтримці WBS під час просування проекту
- Труднощі з узгодженням WBS з обмеженнями проекту
Які переваги використання структури розподілу робіт?
Деякі переваги використання структури включають наступне:
- Покращене планування та організація проекту
- Краще бачення прогресу та стану проекту
- Простіша ідентифікація залежностей і потенційних ризиків
- Покращено спілкування та співпрацю між членами команди проекту
- Покращена здатність розподіляти ресурси та призначати обов’язки
Як ви підтримуєте структуру розподілу роботи?
Протягом усього проекту необхідно підтримувати WBS. У міру просування проекту керівники проекту повинні часто переглядати та оновлювати WBS, щоб переконатися, що він належним чином відображає поточний статус проекту. Оновлені завдання та результати слід створювати для тих, які були завершені або змінені, і за необхідності додавати нові. Це полегшить керівникам проектів моніторинг розвитку та виявлення будь-яких невідповідностей або затримок.
Як структура розподілу роботи пов’язана з трикутником управління проектом?
Розбиваючи проект на менші, більш керовані компоненти та узгоджуючи їх із обсягом, графіком і бюджетними обмеженнями, він пов’язується з трикутником управління проектом. Трикутник управління проектом допомагає в управлінні компромісами між цими видами діяльності та обмеженнями проекту. WBS допомагає визначити завдання та результати, необхідні для завершення проекту.
Як можна використовувати структуру розбивки робіт, щоб повідомити про статус проекту зацікавленим сторонам?
Структуру розбивки робіт можна використовувати, щоб повідомити зацікавленим сторонам про статус проекту, забезпечуючи чітке та детальне представлення завдань і результатів проекту та статус їх завершення. Це дозволяє зацікавленим сторонам зрозуміти хід проекту та визначити будь-які потенційні проблеми чи затримки.
На закінчення
Після створення структури розбивки робіт наступне – спланувати проект. Це включає окреслення кроків дій, оцінку зусиль і збір команди для виконання роботи за вас. Ви можете переглянути приклади, наведені в цьому посібнику, щоб допомогти вам почати.A
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Яка мета WBS?
Мета WBS — зробити складний проект більш керованим.
Які результати в WBS?
Результати — це матеріальні компоненти, які необхідно доставити для завершення проекту.
Що означає правило 100 у WBS?
Правило 100 стверджує, що структура розподілу робіт (WBS) включає 100% роботи, визначеної обсягом проекту, і включає всі результати з точки зору роботи, яку потрібно виконати, включаючи управління проектом.
{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “Яка мета WBS?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «
Мета WBS — зробити складний проект більш керованим.
"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що таке результати в WBS?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «
Результати — це матеріальні компоненти, які необхідно доставити для завершення проекту.
"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що означає правило 100 у WBS?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «
Правило 100 стверджує, що структура розподілу робіт (WBS) включає 100% роботи, визначеної обсягом проекту, і включає всі результати з точки зору роботи, яку потрібно виконати, включаючи управління проектом.
"
}
}
]}
Статті по темі
- Управління вартістю проекту: як створити план управління витратами
- Заява про обсяг проекту: Посібник зі створення заяви про обсяг з прикладами
- Керівництво з планування управління якістю проекту (інструменти та програмне забезпечення)
- Інструменти управління проектами: 25+ найкращих інструментів і методів
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
посилання
