Коли ви починаєте процес планування проекту, одне з перших запитань, яке ви повинні задати собі: «Що може піти не так?»
Це може здатися песимістичним, але прагматичні керівники проектів розуміють, що таке мислення є профілактичним. Проблеми неодмінно виникнуть, і вам знадобиться a стратегія управління ризиками щоб знати, як керувати ризиками під час підготовки проекту.
Але як ви ставитеся до боротьби з невідомим? У цій публікації ми поговоримо про способи поглянути на потенційні ризики, щоб ви могли визначити та відстежувати їх у своєму проекті. Ви дізнаєтеся, як створити план управління ризиками проекту та як провести оцінку.
Що таке управління ризиками проекту (PRM)?
Управління проектними ризиками – це процес, за допомогою якого керівники проекту керують потенційними ризиками, які можуть вплинути на проект, як сприятливо, так і негативно. Мета – зменшити тяжкість цих небезпек.
Що таке ризик?
Ризик визначається як будь-який несподіваний інцидент, який може вплинути на людей, технології, ресурси або процеси (включаючи проекти). Ризики, на відміну від рутинних проблем, — це ситуації, які можуть виникнути раптово, а іноді й зовсім несподівано.
Керівники проекту не завжди знають, з якими ризиками зіткнеться проект, коли вони виникнуть і чому. Через значний ступінь невизначеності управління проектним ризиком потребує серйозного та ретельного підходу.
Коротше кажучи, процес управління ризиками проекту – це виявлення ризиків, їх аналіз, а потім реагування на будь-які небезпеки, які можуть виникнути протягом життєвого циклу проекту.
Це робиться для того, щоб максимально обмежити наслідки ризику, щоб цілі були досягнуті в майбутньому.
Хто відповідає за управління ризиками проекту?
Хоча управління ризиками проекту однакове для кожного проекту, воно може приймати різні форми. Різні види та розміри проектів вимагають іншого підходу до управління ризиками.
Багато масштабних проектів приділяють значну кількість часу та зусиль на комплексне управління ризиками та вирішення проблем.
Для невеликих проектів достатньо простого списку пріоритетів високого, середнього та низького пріоритету.
Оцінка управління ризиками проекту
Правильна оцінка ризику в управлінні проектом не тільки зменшить ймовірність настання негативної події, але й допоможе мінімізувати масштаби її виникнення. Непередбачений негативний результат — найгірший кошмар керівника проекту; від закупівлі проекту до реалізації проекту мільйон і одна річ може піти не так. Саме тут вступає в гру оцінка управління ризиками проекту або оцінка ризиків.
Оцінка ризику
Оцінка ризиків – це концепція управління ризиками, яка в першу чергу стосується аналізу ймовірності та розміру конкретних небезпек. Щоб визначити важливість ризику, наближений ризик порівнюється із заздалегідь визначеними критеріями ризику.
Він враховує будь-які зв’язки між компонентами, які знаходяться або в межах дослідження, або за його межами. Актуарії або оцінювачі ризиків завжди відповідають за цей процес.
Важливість оцінки управління ризиками проекту
Добре виконаний проект залежить від спроможності провести ретельну оцінку ризику перед початком проекту. Це гарантує, що члени команди проекту не тільки знають, чого очікувати, але й розуміють масштаби такої непередбаченої події.
Це дозволяє зацікавленим сторонам створити план на випадок надзвичайних ситуацій, який може допомогти їм краще планувати, а потім прийняти, перемістити або усунути ризики.
Заява безпеки є результатом оцінки ризику. Заява про безпеку гарантує, що:
- Організація працює етично.
- У разі судового розгляду всі зацікавлені сторони мають правовий захист.
- Це гарантує, що організація фінансово готова до будь-яких витрат, які можуть виникнути.
Етапи оцінки управління ризиками проекту
№1. Усі потенційні небезпеки визначаються оцінювачем ризиків.
Щоб визначити небезпеку, експерт може звернутися до бази даних подібних попередніх проектів. Потім організовується мозковий штурм, щоб освіжити спогади членів команди про попередні події, приділяючи особливу увагу особистим стосункам, динаміці команди та ігноруючи будь-яку критику.
Оцінювач спробує виявити основну причину ризику, зосередившись на аспектах, які є вирішальними для успіху проекту, в той час як кожен обговорює проблеми, які можуть призвести до невдачі цих компонентів успіху. Запитання на кшталт: «Що може статися?» ” “Де це могло б статися? «Як це могло статися? », а також «Як би це сталося? ” поставлені.
Також було б корисно знати, чи є небезпека фізичної, правової, стратегічної чи фінансової.
№2. Класифікація ризиків
Оцінювач ризиків класифікує всі виявлені ризики на основі ймовірності та впливу на цьому етапі оцінки ризику.
Оцінювач розглядає ймовірність виникнення ризику і класифікує його як низький, середній або високий. З точки зору впливу, подумайте, як далеко він може поширитися і хто чи які місця можуть постраждати. Це також можна класифікувати як низький, середній або високий.
№3. Оцінка ризику
Актуар або оцінювач (залежно від того, кого ви виберете) вирішує, як розглядати ризики вищого пріоритету під час оцінки ризику. Страховик може бути закликаний запропонувати покриття ризику.
У деяких випадках можуть бути внесені пропозиції щодо зменшення або усунення ризику; діяльність, пов’язана з цим, може бути змінена, а ризики нижчої або середньої категорії будуть перевірятися, щоб визначити, чи переростають вони в ризики вищої категорії.
№ 4. Аналіз та оцінка документуються, а команді проекту надаються відповідні рекомендації.
На цьому етапі оцінки ризиків проекту встановлюються непередбачені умови для забезпечення безпеки проекту та всіх активів. Це досягається кількома способами:
- Взявши на себе ризик
- Передача небезпеки (страховику)
- Прийняття небезпеки
- зниження ризику
Аспекти плану управління ризиками
У будь-якому проекті веб-дизайну та розробки будуть небезпеки, проект будівництва, або дизайн продукту. Це просто суть управління проектами. Але саме тому завжди важливо планувати заздалегідь, створюючи стратегію управління ризиками проекту. План управління ризиками проекту зазвичай складається з кількох аспектів, які детально описані нижче.
№1. Розпізнати потенційні небезпеки
Ідентифікація ризиків відбувається як під час проекту, так і протягом усього проекту. Хоча багато небезпек вважаються «відомими ризиками», інші можуть вимагати додаткового розслідування.
Створіть контрольний список ідентифікації ризиків, пристосований до вашого типу проекту, щоб виявити ризики. Цього можна досягти шляхом опитування всіх зацікавлених сторін і експертів галузі. Багато небезпек можна класифікувати як технічні або організаційні, а потім ідентифікувати за певними підкатегоріями, такими як технології, інтерфейси, продуктивність, логістика, бюджет тощо. Створіть ризик Сховище яким ви можете поділитися з усіма, кого ви опитували, щоб мати централізоване розташування для всіх відомих небезпек, виявлених під час процесу ідентифікації.
№2. Створіть графік, який порівнює вплив із ймовірністю.
На цьому етапі управління ви переглянете якісний і кількісний вплив ризику, наприклад, ймовірність виникнення ризику та вплив на ваш проект, і викладете його в матрицю або електронну таблицю.
Для початку ви наведете оцінку ймовірності ймовірності небезпеки від низької до високої. Потім ви оціните свій вплив ризику від низького до середнього до високого та призначте кожному бал. Це дасть вам вказівку на те, наскільки ймовірно, що ризик вплине на успіх проекту, а також наскільки негайною буде реакція.
Щоб матрицю було легше зрозуміти всім членам команди та зацікавленим сторонам, надайте загальну оцінку ризику, помноживши оцінку рівня ефекту на оцінку ймовірності ризику.
№3. Створіть план реагування на ризики
Планування вашої реакції на ризик зазвичай складається з трьох основних концепцій: усунення вашого ризику та мінімізації як впливу ризику на проект, так і його виникнення. Зазвичай це коштує як часу, так і грошей. Тому перед розробкою плану управління ризиками ви повинні правильно розрахувати свій час, гроші та обсяг.
№ 4. Призначте ризик власнику.
Крім того, для кожного ризику слід призначити власника ризику. Хоча менеджер проекту зазвичай є за замовчуванням, ви повинні бути конкретними. Створюючи свою матрицю, включіть власника кожного ризику, щоб нікому не було незрозуміло, хто буде відповідати за реакцію, якщо ризик трапиться, і власники могли вжити швидких заходів.
Зробіть нотатку конкретну відповідь і погодьтеся з усіма зацікавленими сторонами перед її впровадженням. Таким чином, ви матимете запис проблеми та її вирішення, щоб переглянути після завершення проекту.
№ 5. Розпізнайте свої тригери
Це може відбуватися з ризиком або без нього, що вже впливає на ваш проект, і це особливо часто зустрічається під час етапних етапів проекту як спосіб перегляду прогресу проекту. Якщо вони є, подумайте про перекласифікацію існуючих небезпек.
Навіть якщо певні тригери не були задоволені, доцільно розробити резервний план у міру виконання проекту — можливо, критерії для певного ризику більше не існуватимуть, коли певний момент у проекті буде досягнутий.
№6. Створіть резервний план
Вважайте, що ваша матриця впливу ризику та ймовірності є документом, який постійно змінюється. Класифікація ваших ризиків може змінитися в будь-який момент під час вашого проекту, тому ви повинні розробити план дій у надзвичайних ситуаціях як частину вашого процесу.
Виявлення нових ризиків на етапах проекту та переоцінка існуючих ризиків, щоб побачити, чи були виконані будь-які умови для цих ризиків, є прикладами планування на випадок надзвичайних ситуацій. Будь-яка рекласифікація ризику потребує невеликого коригування вашого плану резервного копіювання.
№ 7. Визначте свій поріг ризику
Вимірювання вашого порогу ризику передбачає визначення того, які ризики є занадто високими, і обговорення з вашими зацікавленими сторонами, щоб визначити, чи варто продовжувати проект — з точки зору часу, грошей чи обсягу.
Враховуйте свої ризики, які мають оцінку «дуже високий» або більше, ніж кілька «високих» рейтингів, і зв’яжіться з командою керівництва та зацікавленими сторонами, щоб оцінити, чи ризикує сам проект зазнати провалу. Ризики, які потребують додаткової консультації, перевищили поріг ризику.
Найкращі методи оновлення плану управління ризиками проекту
Плани управління ризиками проекту зазнають невдачі лише кількома способами: поступово через брак грошей, через помилки моделювання або через явно ігнорування ваших ризиків.
Ваш план управління ризиками розвивається протягом тривалості проекту, від початку до кінця. У результаті найкраща практика полягає в тому, щоб зосередитися на фазі моніторингу плану управління ризиками. Продовжуйте оцінювати та переоцінювати свої ризики та відповідні оцінки, а також вирішувати ризики на кожному етапі проекту.
Поширені запитання щодо управління ризиками проекту
Які позитивні ризики в управлінні проектами?
Позитивний ризик — це будь-яка умова, подія, подія або ситуація, які потенційно можуть принести користь проекту чи організації.
Що таке проект високого ризику?
Проекти з високим ризиком – це проекти, які дуже помітні, мають широкий вплив як усередині бізнесу, так і за його межами та становлять серйозні проблеми для спроможності проектної команди виконувати.
Які позитивні та негативні ризики в управлінні проектами?
Загалом, позитивний ризик — це те, до чого ви завжди повинні бути відкритими і навіть заохочувати, оскільки він має цінні наслідки для вашого проекту. З іншого боку, негативний ризик є зворотним, і найгіршим сценарієм такого ризику є провал проекту.
- Аналіз впливу на бізнес BIA: докладні етапи процесу та приклади
- СТРАТЕГІЧНЕ ЗМІНЮВАННЯ РИЗИКІВ: як це зробити правильно
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
- Заява про обсяг проекту: Посібник зі створення заяви про обсяг з прикладами
- Пом’якшення ризику: приклади та як планувати зниження ризику
- Фінансовий ризик: визначення, види, управління, огляд, аналіз (+ безкоштовні pdf-файли)
- РИНКОВІ РИЗИКИ: найкращі методи та простий посібник із прикладами
