Якщо ви керуєте кількома ініціативами і не маєте механізму відстеження витрат і ресурсів, провал проекту стає неминучим. Відстеження проекту, з іншого боку, корисно в цій ситуації. По суті, команди будь-якого розміру можуть отримати вигоду від відстеження проектів завдяки кращому управлінню своїми ресурсами та досягненню результатів, які сприятимуть розширенню їхнього бізнесу. Отже, у цій статті ми пояснимо, чому важливо запровадити систему відстеження проектів у вашому бізнесі, і все інше, що вам потрібно знати.
Що таке відстеження проекту
Техніка управління проектом, яка називається відстеженням проекту, використовується для моніторингу стану роботи всередині проекту. Відстежуючи свій проект, ви можете оцінити фактичний прогрес порівняно з очікуваним і виявити будь-які проблеми, які можуть ускладнити завершення проекту вчасно та в рамках бюджету.
Методи управління проектами та використання інструментів відстеження проекту є важливими для відстеження проекту. Огляд діяльності, робочого навантаження та основних етапів на будь-якій стадії життєвого циклу проекту забезпечується, наприклад, діаграмою Ганта, що дозволяє менеджерам відстежувати прогрес проекту. Звіти про статус та інші звіти про проект можуть збирати додаткову інформацію, яка проливає більше світла на результати, ризики та продуктивність. Команда проекту та зацікавлені сторони можуть отримати цю інформацію, щоб бути в курсі.
Чому відстеження проекту важливо
Відстеження проекту — це інструмент, який менеджери можуть використовувати для відстеження того, як працює їхня команда та розподіляє ресурси. Це важливий інструмент для підтримки бюджетів і графіків проектів.
Шаблони трекерів проектів можна використовувати як єдине джерело інформації для розробки проекту. Команда проекту може заповнити шаблон інформацією про розвиток проекту, якою потім можна поділитися з керівником проекту та іншими зацікавленими сторонами, щоб показати їм, на якому місці знаходиться проект зараз.
Однак найнадійнішим вибором є використання програмного забезпечення для керування проектами для відстеження проектів. Онлайн-інструменти оновлюються в режимі реального часу, і програмне забезпечення надає цю інформацію. Після цього він може створювати звіти, що містять поточні факти, щоб допомогти вам прийняти рішення.
Як відстежувати розвиток проекту
Хоча відстеження розвитку вашого проекту може здатися важким завданням, ви можете підготуватися до успіху, попередньо окресливши процедуру та спланувавши його. Ви можете негайно вжити таких дій, щоб повернутися до правильного шляху:
- Створюйте віхи та результати
- Ставте досяжні, вимірні та реалістичні цілі.
- Використовуйте інструмент управління проектами, щоб контролювати час, витрати та завдання.
- Регулярні зустрічі команди та зацікавлених сторін
- Встановіть чіткі терміни
- Заохочуйте прозорість
Ці рекомендації є структурними і повинні бути реалізовані для кожного проекту. Щоб надати керівникам проектів специфіку, необхідну для дотримання своїх команд планованого графіку та бюджету, вони можуть працювати з програмним забезпеченням для відстеження проекту або шаблоном відстеження проекту.
Який метод відстеження проекту працює найкраще
Існує багато методів відстеження проекту, від діаграм Ганта до складання планів проекту, як ми описували раніше. Керівники проектів і члени команди можуть бачити статус проекту та зв’язки між його завданнями завдяки діаграмам Ганта. Ви можете створити діаграму Ганта в Excel, але платформа з можливостями відстеження проекту надасть вам більш надійну версію, яка показує зміни та оновлення в реальному часі. Ми поговоримо про це докладніше в наступному розділі. Тим часом, ось поради, які допоможуть вам зорієнтуватися в управлінні проектами.
#1. Перш ніж почати, розробіть план
Однією з головних причин, через яку відстеження проекту стає складним, є схильність переходити до проекту без проведення необхідної підготовки. Наявність планів і цілей дозволяє відстежувати розвиток проекту.
#2. Шукайте червоні прапорці та виправляйте проблеми
Елементи, які можуть створити або зіпсувати проект, є попереджувальними індикаторами. Ваш проект зазнає невдачі, якщо ви не помітите жодних червоних прапорців. Існують програми для керування проектами, які можуть допомогти відображати застережні повідомлення. Тим часом, якщо є багато незавершених завдань, було б доцільно звернутися за допомогою.
#3. Дотримуватися графіка роботи
Після того, як проект сплановано, можна приступати до роботи. Результати високого рівня можна розділити на менші завдання, щоб дати людям більш чітке розуміння того, що від них очікується. Це допоможе їм усвідомити, що таке хороша робота, ще до того, як вони почнуть працювати. Переглядаючи завдання та план, можна дізнатися, як просувається проект. Проактивність у роботі над проектами гарантує, що ніщо не може провалитися через прогалини та завадити завершенню проекту.
#4. Позначайте завдання як завершені лише тоді, коли вони є
Коли справа йде повільно, може здатися розумним почати позначати роботу як завершену, навіть якщо вона виконана лише частково. Справжній прогрес проекту стає важче відстежувати в результаті цих фальшивих звітів.
На що вам слід звернути увагу в інструментах управління проектами
Кожен інструмент управління проектом пропонує особливі функції. Однак, коли справа доходить до основних функцій, інтеграція програмного забезпечення, мобільні програми та автоматизація робочого процесу займають лідируючі позиції.
#1. Автоматизація робочого процесу
Одним із основних факторів ефективності проекту є автоматизація робочого процесу, яка позбавляє вашу команду проекту від необхідності виконувати трудомісткі повторювані операції, як-от переміщення завдань у конвеєрі проекту або сповіщення членів команди, щойно завдання буде виконано.
Автоматизація дозволяє розробляти власні робочі процеси, а в деяких програмах (наприклад, Monday.com) ви можете почати з вибору готових шаблонів або повністю налаштувати власні відповідно до вимог команди.
Наприклад, ви можете запрограмувати автоматичне сповіщення керівника команди, коли контракт змінюється на підписаний. У цьому випадку керівнику групи не доведеться витрачати час на пошук оновлень статусу; замість цього вони просто отримують сповіщення, коли хтось підписує контракт.
#2. Мобільні додатки
Платформа, яка не підтримує мобільний доступ, є антитезою продуктивності, а це суть програмного забезпечення для управління проектами. Ваша команда все ще може отримувати доступ до завдань і спілкуватися в контексті під час руху з будь-якого вибраного пристрою, хоча Monday.com — це більше, ніж просто інструмент керування проектами.
Здатність відстежувати хід проекту та призначати завдання на місці є надзвичайно важливою для менеджерів проектів, які очолюють віддалені команди. Команди можуть відстежувати терміни виконання та керувати проектами від А до Я в робочій ОС Monday.com, яка також дозволяє адаптувати будь-який робочий процес для оптимізації будь-якого робочого процесу, проекту чи завдання.
#3. Злиття програмного забезпечення
Ви не повинні (або не можете) відмовлятися від своїх поточних улюблених інструментів лише тому, що вам потрібен консолідований інструмент відстеження проекту. Природно, ви захочете, щоб вибране програмне забезпечення для керування проектами добре працювало з рештою вашого ІТ-стеку. Ви можете фактично мати всю роботу вашої команди в одному місці завдяки повній інтеграції Monday.com з усіма вашими улюбленими інструментами.
Програмне забезпечення для відстеження проектів
Найпростіший спосіб стежити за проектами – це програмне забезпечення для відстеження проектів, яке відстежує всю необхідну роботу та допомагає встигати. Більшість програмного забезпечення для відстеження проектів також можна використовувати для відстеження вашого бюджету та розподілу ресурсів на додаток до діяльності.
Ще до того, як проект розпочне свою фазу виконання, стане в нагоді засіб відстеження проекту. Це може допомогти вам керувати ресурсами, які знадобляться для виконання завдань під час планування проекту. Програма справді вступає в дію, коли ви перебуваєте на етапі моніторингу та контролю за своїм проектом, дозволяючи вам перевірити, чи ваш фактичний прогрес відповідає тому, що ви очікували на той момент.
Будь-яким проектом необхідно керувати за допомогою панелі керування проектами. Він надає вам механізм керування потрійними обмеженнями часу, грошей і обсягу. Менеджери знають, коли діяльність завершена, і що вона не споживає більше ресурсів і витрат, ніж призначено.
Інструменти для відстеження проекту
Веб- або хмарні програмні платформи, відомі як інструменти відстеження проектів, дозволяють командам і окремим особам планувати проекти, стежити за їхнім прогресом і сприяти кращій командній роботі. Кілька програм, які можуть допомогти вам у відстеженні ваших ініціатив:
- Monday.com — це робоча операційна система (Work OS), яка допомагає командам будь-якого розміру організовувати та керувати будь-якою формою роботи.
- Microsoft Project: MS Project розроблено для великих, складних каскадних проектів; однак гнучкі методології можуть не так добре підходити для цього.
- Trello: інструменти Trello для створення дощок і списків, які зосереджені на дошках Kanban, допомагають командам організовувати проекти.
- Evernote — добре відомий інструмент для створення нотаток, який дозволяє користувачам зберігати та впорядковувати веб-нотатки та інший вміст.
- Jira: багато розробників вважають за краще програмне забезпечення Jira. Програма особливо відома завдяки організації розробки коду та моніторингу проблем.
Які переваги пропонують інструменти відстеження проекту
Використовуючи відповідний інструмент, менеджери проектів можуть гарантувати, що робочий процес їхніх команд покращено, а також утримувати проекти за графіком і в межах бюджету.
Що ще вони роблять?
- Сприяти плануванню проекту. Найповніші платформи забезпечують обмін документами на платформі, діаграми Ганта, перегляди Kanban та інші гнучкі процедури.
- Щоб ефективно планувати проекти, вам знадобиться інструмент, який дозволить розподіляти завдання між членами команди та позначати їх тегами на платформі, щоб кожен знав, що потрібно зробити.
- Відстеження часу: Інструмент управління проектами також дасть вам спосіб відстежувати час, витрачений на кожне завдання, і досягнутий прогрес.
- Перевіряйте статус завдань проекту. Статуси — це швидкий і простий спосіб дізнатися, де знаходиться команда. Деякі з більш доступних програм використовують привабливі мітки, які можна редагувати, щоб будь-хто міг швидко побачити хід проекту, завдання та підзавдання.
- Встановлення графіків проектів має вирішальне значення для забезпечення того, щоб усі були на одній сторінці, незалежно від того, чи хочете ви візуальне зображення графіків усіх ваших проектів або хочете знати, скільки часу ви та ваша команда маєте для завершення завдання чи проекту.
Безкоштовне відстеження проекту
Кожен справляється із завданнями по-своєму. Деякі люди вважають за краще керувати своїми обов’язками за допомогою папки «Вхідні». Деяким людям навіть подобається застаріла техніка ручки та паперу, тоді як інші вважають за краще бачити свою роботу на дошці Канбан або в режимі календаря.
Топ 8 безкоштовних інструментів для управління проектами
- Trello для управління проектами з візуальними засобами
- Асана для команд
- Для персоналізованих переглядів завдань використовуйте Натисніть
- Для функціональності, схожої на електронні таблиці, використовуйте Скрип
- Jira для розробників;
- ActiveCollab для незалежних підрядників і невеликих команд агентств;
- Аеростат для створення індивідуального інструменту управління проектами;
- Goodday для різних технік управління проектами.
Додаток для відстеження проекту
Нижче наведено кілька списків програм для відстеження проектів, які допоможуть вашому бізнесу:
№ 1. Trello
Малим підприємствам, які хочуть вийти за межі типової електронної таблиці, варто розглянути Trello. Завдяки багатству функцій, доступних у безкоштовному плані, це також чудовий вибір для особистого використання. Trello не підведе вас, якщо вам потрібне програмне забезпечення для керування проектами plug-and-play із відмінним захистом і мобільним додатком.
№2. Асана
Це хороший варіант, якщо вам подобається Trello (про який ми говоримо нижче), але вам потрібна більша функціональність. Asana — це комплексний інструмент управління проектами, який дозволяє відстежувати кожного члена команди та завдання, над якими вони працюють. Завдяки оновленням платформи в реальному часі ви можете бути в курсі завдань, нотаток, робочих областей і тегів проекту.
Ви можете встановити дозволи для кожного члена команди в Asana, і учасники команди зможуть ділитися документами проекту замість надсилання кількох електронних листів.
№3. Monday.com
Понад 200 візуальних шаблонів доступні на Monday.com, щоб допомогти вам почати роботу. Щоб створити унікальний робочий процес, ви можете перетягнути понад 30 різних типів стовпців. А також, щоб мінімізувати зайнятість і підвищити ефективність, можна автоматизувати рутинні процеси.
Щоб спростити складні операції, ви можете зв’язувати дошки, додавати файли до проектів і спілкуватися з членами команди. Перегляд робочого навантаження дозволяє менеджерам бачити, над чим працює кожен член команди, не проводячи безглуздих зустрічей.
#4. Базовий табір
Найкращою платформою для командної співпраці, управління проектами та обміну файлами є Basecamp. Платформа має потужну інтеграцію, яка може допомогти вам використовувати менше програмного забезпечення для роботи вашої організації. Прийняття Basecamp фіксованої ціни (а не виставлення рахунків за кожного користувача) відрізняє його від конкурентів.
№ 5. Smartsheet
Веб-інструменти для співпраці доступні в Smartsheet, щоб допомогти вам оптимізувати свої ініціативи. Порівняно з конкуруючим Wrike, він забезпечує швидшу адаптацію. Інструменти для управління ресурсами та автоматизації допомагають збалансувати розподіл і уникнути вузьких місць.
Що таке відстеження та моніторинг проекту?
Відстеження проекту починається з раннього планування та триває до завершення проекту. Після розробки проекту завчасно виявляйте потенційні проблеми та виправляйте їх.
Чому відстеження проекту важливо?
Ви можете оптимізувати роботу за допомогою відстеження проекту, відстежуючи, які завдання постають першими. допомагаючи вам у виборі одного над іншим. Крім того, це дає змогу виконувати дедлайни, визначати та усувати перешкоди, а також мінімізувати ризики. Успішне просування команди та проекту в цілому.
Що ви використовуєте для відстеження проектів?
Одним із найпоширеніших методів відстеження розвитку вашого проекту є діаграма Ганта. Він надає членам команди візуальне зображення прогресу в реальному часі для управління проектом. Крім того, діаграми Ганта спрощують визначення зв’язку завдань.
Хто відповідає за відстеження проекту?
Планування проекту закладає основу для ефективного відстеження управління проектом і звітності про стан. Керівник проекту та керівники встановлюють конкретні результати та контрольні точки для вимірювання прогресу в цей час. Лідери команд повинні стежити за відстеженням проекту на благо всієї групи.
Що робить програмне забезпечення для відстеження проекту?
Відстеження проекту — це інструмент, який менеджери можуть використовувати для відстеження того, як працює їхня команда та розподіляє ресурси. Це важливий інструмент для підтримки бюджетів і графіків проектів. Шаблони трекерів проектів можна використовувати як єдине джерело інформації для розробки проекту.
Висновок
Відстеження проекту починається з раннього планування та триває до завершення проекту. Регулярний моніторинг виконання проекту для виявлення відхилень від плану управління проектом може допомогти вам переконатися, що ваші проекти виконуються за графіком.
Статті по темі
- 10 найкращих програм для управління відносинами з клієнтами (CRM) для бізнесу
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
- Програмне забезпечення для керування робочим процесом: найкращі варіанти у 2023 році
- АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ: визначення, етап, програмне забезпечення, переваги та маркетинг
- РОБОЧИЙ ПРОЦЕС: визначення, інструменти та переваги
посилання
