Одним із найскладніших аспектів управління проектами є ефективно керувати часом. Як менеджер проекту, у вас є час на тарілці. Існують часто конкуруючі цілі, з якими потрібно мати справу, не кажучи вже про вимоги вашої команди та очікування ваших клієнтів і зацікавлених сторін. Все це може бути трохи (ну, дуже багато) приголомшливим. Отже, ми детально розглянемо процес управління часом в управлінні проектами, і ви знайдете інструменти та програмне забезпечення, які допоможуть у вашому процесі управління часом.
Що таке тайм-менеджмент в управлінні проектами?
Управління часом визначається як кількість часу, витраченого на проект, і кількість досягнутого прогресу. Це один з найважливіших аспектів управління проектом і той, який хвилює більшість менеджерів проектів. Керування часом дозволяє планує та контролює завершення проекту. Простіше кажучи, це розробка та планування часу для завершення проекту.
Чому тайм-менеджмент настільки важливий у проектах?
Тайм-менеджмент є важливою складовою управління завданнями. Це допомагає розбивати проекти, призначати завдання та виконувати проекти вчасно. На щастя, доклавши трохи зусиль, ви можете використовувати методи управління часом, які не тільки зроблять вас більш ефективними, але також можуть зробити ваше робоче життя веселішим.
Цю тактику можна розділити на три великі категорії:
- Процес управління часом проекту
- Застосування найкращих методів управління часом
- Використання належних інструментів управління часом проекту
Звичайно, у цих категоріях є деяке збігання, тому не думайте про них як про етапи, які потрібно виконати в певному порядку. Замість цього враховуйте потреби вашої команди та більшого бізнесу, а потім почніть із застосуванням методів, які, здається, матимуть найбільший вплив.
Процес управління часом проекту
Процес управління часом проекту складається з шести процесів. Розглянемо їх докладно нижче.
№1. Складання плану проекту
Планування є найважливішим компонентом управління проектом. Розробити план проекту – це ваш обов’язок як керівника проекту. Згідно з Інститутом управління проектами, план проекту — це «документ, у якому вказується, як проект буде реалізовуватися, контролюватись, контролюватися та закриватися».
Він визначає цілі та сферу вашого проекту та служить формальним орієнтиром для команди проекту, ширшої фірми та зацікавлені сторони проекту. Просто створивши надійну стратегію, ви заощадите собі та своїй команді значну кількість часу та розчарування під час виконання проекту.
№2. Порядок управління розкладами проекту
Це найважливіший процес у процесі управління часом проекту. Розклад проекту – це набагато більше, ніж простий календар. Він визначає графік проекту, а також організаційні ресурси, необхідні для виконання кожного завдання. Кожен член команди повинен мати доступ до розкладу проекту. Його мета – передати важливу інформацію команді, тому вона має бути повною та простою для сприйняття.
Кілька етапів розробки графіка проекту безпосередньо пов’язані з тайм-менеджментом, і вони взаємозалежні. Нижче наведено деякі підходи до управління часом у проекті, які необхідно виконувати в такому порядку:
№3. Окресліть діяльність проекту
Це може бути таким самим простим, як складання списку завдань, які необхідно виконати для завершення вашого проекту. У разі великих проектів може бути корисно організувати ці завдання у вигляді структури розбивки робіт (WBS), яка є діаграмою, яка візуалізує завдання та їх підзадачі.
№ 4. Визначити залежності
Після того, як ви окреслили всі дії проекту, уважно розгляньте кожну з них, щоб визначити, чи покладаються завдання на виконання інших. Якщо ви будуєте будинок, наприклад, ви не можете поставити дах, поки каркас не буде закінчений. Дуже важливо точно вказати всі залежності ваших завдань, щоб ви могли точно планувати та уникати затримок.
№ 5. Розташуйте дії в логічній послідовності
Ви можете упорядковувати свої операції, коли вказали їх залежності. На даний момент ви не призначили жодного часу своїй діяльності з точки зору робочих годин або термінів виконання. Замість цього ви зосереджуєтеся на тому, в якому порядку повинні виконуватися всі дії проекту, щоб створити найбільш ефективний потік.
№6. Оцінити тривалість і ресурси
Найкращий спосіб оцінити тривалість – використовувати дані з подібних попередніх робіт. Якщо у вас немає даних для роботи і немає галузевих стандартів, на які ви могли б посилатися, зробіть обґрунтоване припущення на основі середнього значення найкращих, найгірших і найімовірніших можливостей. Оцініть ресурси, необхідні для кожного проекту.
Пам’ятайте, що розподіл ресурсів впливає на ваш графік; якщо один і той самий член команди відповідає за багато завдань, їх не можна виконувати одночасно, що впливає на ваш графік.
Впровадження ефективних методів управління часом
Ви вдалий початок, якщо плануєте заздалегідь і використовуєте правильні інструменти управління проектами. Настав час додати деякі методи управління часом до управління вашим проектом.
№1. Складіть списки завдань
Створіть для себе списки завдань, окремо від робочого списку проекту (хоча це важливо), і закликайте своїх колег зробити те ж саме. Важливо розробити список завдань на певну кількість часу, навіть якщо це лише один день.
№2. Розставте пріоритети
Айві Лі була американським експертом зі зв'язків з громадськістю, але метод, який носить його ім'я, стосується продуктивності. Його п’ятиетапний метод для того, щоб зробити більше, надзвичайно простий, але не відкидайте його. Протягом понад століття він допомагає людям викреслювати пункти зі списку справ.
- Запишіть шість – і лише шість – найважливіших справ, які вам потрібно зробити наступного дня в кінці робочого дня.
- Розсортуйте завдання за важливістю.
- Приділіть всю увагу завданню №1, коли повернетеся на роботу наступного ранку. Попрацюйте над цим завданням, поки воно не буде завершено, перш ніж перейти до завдання №2.
- Повторіть для завдання №2 і так далі по списку. Якщо вас завадила справжня надзвичайна ситуація, поверніться до свого завдання якомога швидше.
- Наприкінці дня складіть список із шести пріоритетів для наступного робочого дня, переносячи всі невиконані справи.
№3. Уникайте відволікань.
Як було сказано раніше, увага має вирішальне значення для того, щоб виконувати справи та ефективно керувати своїм часом. Виділіть час для зосередженої роботи над своїми завданнями. Ви також можете запланувати зустрічі у своєму календарі, щоб ваша команда знала, що ви зайняті.
№ 4. Призначити делегатів
Якщо у вас ніколи не вистачає часу, щоб завершити свій робочий список, подумайте про делегування відповідальності іншим членам вашої команди. Бути ефективним менеджером проекту не означає виконувати всю роботу самостійно. Це тягне за собою забезпечення того, щоб робота була завершена та виконана якісно, незалежно від того, хто її виконує.
№ 5. Знайдіть вузькі місця
Якщо ваша команда постійно відстає від графіка, перегляньте свій робочий процес, щоб побачити, де є вузькі місця. Коли певні члени команди перевантажені, це є поширеною причиною.
Використання відповідних інструментів та програмного забезпечення для управління часом проекту
За останні кілька років світ цифрового управління проектами різко розширився, надавши керівникам проектів усіх рівнів безліч інструментів, які допомагають керувати проектами та часом.
Ось кілька інструментів, які допоможуть вам керувати своїм часом в управлінні проектами:
№1. Системи Канбан
Канбан-дошка — це тип візуального управління проектами, який дозволяє всім членам команди відразу побачити проект і його завдання. Кожне завдання представлено карткою, яка містить важливу інформацію, таку як особа, призначена для виконання завдання, і термін виконання.
№2. Хронометрист
Кожна частина вашого проекту вимагає часу, але коли ви досягнете кінця проекту, може бути важко визначити, хто скільки часу витратив на конкретні дії, дивлячись на інформаційну панель проекту. Якщо у вас є порівнянний проект, ви відчуваєте, що ви повинні знати, скільки часу потрібно приділяти кожному завданню та етапу проекту, але якщо ваша команда раніше не могла виміряти свій час, це трохи гра в угадування.
Грамотний відстеження часу проекту допомагає неточно виставляти рахунки, розумно керувати командою та ретельно планувати.
№3. Інструмент для співпраці
Багато команд витрачають час через неефективні засоби спілкування. Іноді інструментами важко користуватися; в інших випадках є кілька каналів зв'язку, і люди не всі перевіряють. Перевірка всіх каналів (електронна пошта, SMS, миттєві повідомлення, голосова пошта… список можна продовжувати і продовжувати!) може зайняти багато часу. Спрощення каналів спілкування вашої команди є частиною правильного тайм-менеджменту.
Ви можете використовувати програмне забезпечення для управління часом проекту, яке включає всі функції, необхідні для ефективного управління вашими проектами.
Найкраще програмне забезпечення для управління часом проекту
№1. ProofHub
Найважливішою перевагою ProofHub є те, що він надає «все-в-одному» рішення для управління часом проектів і спілкування. Окрім програмного забезпечення для відстеження часу, воно також містить ряд інших важливих функцій, таких як перевірка, білий ярлик, завдання, дошки Канбан, діаграми Ганта, звіти, чат і календар, щоб допомогти командам зробити більше за менший час.
№2. Toggl
Toggl — це просте програмне забезпечення для моніторингу часу, яке ви можете додати до наявних інструментів, щоб допомогти вам бути більш продуктивними протягом дня. Однак його можливості досить обмежені. Toggl може не виправдати ваших очікувань і очікувань вашої команди, особливо якщо вам потрібен ретельний відстеження часу проекту. Інструмент часто хвалять за простоту використання.
№3. Hubstaff
Hubstaff — ще один популярний інструмент управління часом, який включає в себе управління часом проекту. У формі звітів про діяльність програмне забезпечення відстежує час, витрачений на роботу, а також час відпочинку ваших співробітників. Він також пропонує настроюваний перегляд календаря, який дозволяє переглядати записи часу щодня, щотижня або щомісяця. Це фантастична функція для постійного аналізу ефективності вашої команди та управління проектами.
№ 4. ClickTime
ClickTime — це програма відстеження часу для управління бюджетом проекту, яка надає дані в режимі реального часу про години персоналу, наявність та витрати. Він допомагає вам прогнозувати вимоги до проекту, відстежуючи кількість часу, який команда витрачає на будь-який проект. Однак програмне забезпечення має певну криву навчання, а звітування є складним і непослідовним.
№ 5. Командна робота
За допомогою командної роботи ви можете оцінити, скільки часу, на вашу думку, знадобиться для виконання завдань, а потім відстежувати фактичний час порівняно з цією оцінкою. Це дозволяє відстежувати, скільки часу займає діяльність, щоб ви могли спланувати роботу для своєї команди.
Якщо ви завжди змішуєте терміни та результати, ви, ймовірно, отримаєте прибуток від програмного забезпечення для управління часом проекту.
Переваги використання управління часом проекту
Ефективне управління часом сприятливо впливає на професійне та особисте життя кожного. Тайм-менеджмент проекту також має наступні переваги:
Досягти мети
Стратегії управління часом допомагають у завершенні проектів і впливають на різноманітні особисті та професійні цілі.
Це підвищує продуктивність
Керування часом у проектах підвищує продуктивність і допомагає зосередитися на найважливіших речах. Це дає змогу визначити пріоритети своєї діяльності.
Це зменшує стрес
У менеджменті часу проекту використовуються стратегії та програмне забезпечення, які допомагають полегшити стрес, пов’язаний із дотриманням термінів.
Це зменшує кількість помилок
Зосередженість на одній частині проекту дозволяє виконати роботу правильно, а також уникнути помилок у довгостроковій перспективі.
Це веде до експертизи
Розклад проекту за рогом зручний і дозволяє командам бачити, що їм потрібно робити і коли вони повинні це робити. Це веде до досвіду та кваліфікації у всіх аспектах їхньої роботи.
Більші можливості
Управління часом проектів допомагає командам або відділам бути більш ефективними в управлінні проектами та завершувати проекти вчасно та в рамках бюджету. Це зміцнює потенціал, щоб зробити більше в майбутньому.
Це скорочує надлишки
Це допомагає тримати ваші витрати під контролем, зменшуючи витрати, а також гарантує зацікавленим сторонам, що їхні гроші витрачаються розумно.
Висновок
Час, як і гроші, цінний і обмежений. Люди, які використовують ефективні методи тайм-менеджменту;
- Є більш ефективними
- Мати більшу витривалість
- Відчуйте себе менш напруженим
- Виконайте додаткові завдання.
- Вони задоволені собою.
Як результат, було б гарною ідеєю з’ясувати, який метод управління часом найкраще підходить для вас. Отже, у вас є. Найкращі побажання!
Поширені запитання щодо управління часом проекту
Які 4 D ефективного тайм-менеджменту?
Чотири D: Зробити, відкласти (відкласти), делегувати та видалити (відкинути).
Який перший крок у тайм-менеджменті?
Відстеження активності це перший крок у постановці цілей та управлінні часом, оскільки він встановлює контрольні показники для оцінки вашого прогресу.
Наведіть приклади інструментів тайм-менеджменту
Календарі, програмне забезпечення для нотаток, трекери часу, спеціальні програми для керування часом тощо.
- Управління етапами проекту: докладний посібник із прикладами
- Управління вартістю проекту: як створити план управління витратами
- Аналіз ланцюга створення вартості: кроки до аналізу ланцюга вартості
- Графік роботи: кроки до ефективного планування співробітників
- 7 найкращих стратегій тайм-менеджменту, які завдають шкоди вашому бізнесу -1
