Створюючи проект, ви також повинні створити документ, який точно містить інформацію про те, що він містить. Цей документ, який вивчає масштаби проекту, є важливою складовою вашого процесу, оскільки допомагає кожному в команді побачити, що потрібно зробити і що було обіцяно. Але спочатку давайте розберемося, що таке масштаб проекту і як ви можете створити документ, який тримає вас і вашу команду в курсі. Ми також побачимо приклад заяви про обсяг проекту, який буде служити керівництвом під час його написання.
Який обсяг проекту?
Обсяг проекту – це детальний опис зусиль проекту, необхідних для задоволення очікувань зацікавлених сторін. У ньому обговорюється, що входить. Однак вирішення того, що виключено, може значно підвищити чіткість необхідної роботи. Існує два види сфери застосування: 1) Обсяг продукту та 2) Обсяг проекту
Сфера застосування
Обсяг продукту — це підмножина обсягу проекту. Він визначає зусилля, необхідні для досягнення вимог до результатів проекту. Управління обсягом проекту є важливим, оскільки продукти є основними результатами проекту. Для перевірки того, що кінцевий результат відповідає критеріям прийнятності зацікавлених сторін проекту, використовуються спеціальні документи та методи проекту. План управління вимогами та матриця відстеження вимог є двома унікальними проектними документами, присвяченими лише обсягу продукту.
Управління конфігурацією – це окрема процедура, створена для обробки змін функціональних або фізичних властивостей Продукту. Перш ніж вони можуть бути визнані та розповсюджені потрібним зацікавленим сторонам, товари також мають пройти процеси верифікації та підтвердження.
Обсяг проекту
Обсяг проекту містить обсяг продукту, а також визначає всю іншу роботу, яку має виконати проект. Це зазначено в Плані управління обсягом, а також базовій лінії обсягу, і це задокументовано в Плані управління проектом. План управління обсягом описує, як обсяг планується, виконується та контролюється. Базовий план обсягу описує обсяг проекту в трьох документах:
- Заява про обсяг
- Структура розбивки робіт (WBS)
- Словник WBS.
Базовий план обсягу – це документ, за яким вони вимірюють ефективність обсягу.
Що таке заява про обсяг проекту?
Заява про обсяг, яку часто складає керівник проекту, охоплює весь проект, включаючи будь-які результати та їх характеристики, а також список зацікавлених сторін, на яких це вплине. Він також включатиме будь-які основні цілі проекту, результати та цілі, які допоможуть кількісно оцінити ефективність.
Ваша заява про обсяг проекту буде ключовий інструмент для зацікавлених сторін і команди, на які слід звертатися та використовувати як орієнтир для належного оцінювання успіху проекту.
Сьогодні я хотів би продемонструвати, як більш надійно контролювати область видимості, використовуючи приклад із реального світу.
Приклад декларації про обсяг проекту в реальному житті
Нижче наведено заяву про обсяг проекту для невеликого реального проекту як приклад.
(Я змінив назви товарів і клієнтів.)
Ідеї управління обсягом проекту будуть однаковими для будь-якого проекту. Навіть великий буде мати однакові компоненти.
Тому не ускладнюйте управління обсягом.
Варто також зазначити, що він занадто простий. Крім того, вам не потрібно включати все, що рекомендує посібник PMBOK. Просто переконайтеся, що Scope Baseline виконує свою роботу.
Опис Повідомлення про обсяг проекту
Як П'ять W з журналістики—Хто, що, коли, де і чому — щоб формулювання обсягу вашого проекту було правильно написане, ви повинні розглянути наступні сім пунктів:
№1. Обґрунтування
Жоден проект не починається без наявної потреби, тому використовуйте це як аргумент. Почніть заяву про обсяг проекту, вказавши потребу у вашому проекті та те, як кінцевий результат відповідатиме цій вимозі.
Приклади потреб включають:
- Конкурент випустив новий продукт, який наразі не має конкуренції на ринку.
- Відгуки клієнтів показали бажання, щоб новий інструмент був частиною вашого продукту.
- Можливість вертикальної інтеграції/регулярний дохід виникла.
№2. Обсяг робіт
Це може здатися простим кроком, але він є одним із найважливіших у визначенні обсягу проекту. На високому рівні перерахуйте те, що входить, а що не входить в рамки вашого проекту. Це допоможе встановити межі проекту. Він також обробляє очікування/внесок ваших зацікавлених сторін і надає членам вашої команди певні творчі обмеження для роботи.
Програмне забезпечення для управління проектами може допомогти вам краще керувати вашими зацікавленими сторонами.
№3. Бізнес цілі
Окресліть свої бізнес-цілі, вказавши цілі, яких ви прагнете досягти за допомогою цього проекту. Це може включати дати запуску продуктів, нову бізнес-стратегію для забезпечення більшого відсотка постійного доходу, більшого задоволення клієнтів, збільшення кількості нових клієнтів та інші речі.
№ 4. Результати проекту
Складіть список результатів, які члени вашої команди повинні створити, щоб задовольнити цілі компанії. Це може включати сам продукт, інструкції та інструкції з встановлення, маркетингові матеріали, випуски новин, рекламні кампанії, а також інші ресурси.
№ 5. Виключення проекту
Хоча важливо визначити межі проекту з самого початку, важливо також перерахувати те, що проект не включає. Наприклад:
- Оновлення додатків, які заплановані для наступного проекту, але не включені в цей проект.
- Доступ клієнта до певних ліній підтримки/функцій продукту, які були обмежені або перенесені.
№6. Обмеження
Обмеження проекту роблять управління проектом такою важкою проблемою. Три основні обмеження в управлінні проектами, як правило, це час, гроші та обсяг. Вони взаємопов’язані, а це означає, що якщо ви потягнете за один важіль на «прицілі», інший важіль на «гроші» або «час» також рухатиметься.
Однак у будь-який момент можуть виникнути додаткові обмеження щодо проекту, як-от ризик, ресурси, організація, підхід, клієнти тощо. Перерахуйте всі обмеження, які ви очікуєте у своєму проекті, щоб ви могли намагатися мати готові рішення, коли вони виникнуть.
№7. Припущення
Припущення вашого проекту зазвичай обертаються навколо тих самих елементів, які в кінцевому підсумку є обмеженнями, таких як час, гроші та обсяг. Наприклад, у цій частині ви можете написати: «команда розробників інтерфейсу буде доступна протягом цього періоду проекту» або «команда обслуговування клієнтів пройде навчання щодо нового продукту до x часу». Про них важливо згадати, оскільки це не лише інформує основні зацікавлені сторони про ваші основні потреби в ресурсах для завершення проекту, але це також дасть вам негайне уявлення про те, де є ваші найбільші фактори ризику.
Конспект вашої декларації про обсяг проекту буде служити орієнтиром під час створення вашої вичерпної декларації про обсяг. Оскільки, хоча передбачити майбутнє проекту на цьому рівні неможливо, це перший крок до максимально можливого наближення вашого проекту до результату. Ви можете розпочати успішний проект, починаючи з семи критичних тверджень, перерахованих вище.
Читайте також: Заключна заява: визначення та поради щодо написання ефективного висловлювання
Що відрізняє заяву про обсяг проекту від інших документів з управління проектом?
Хоча визначення обсягу проекту є важливим для успіху проекту, деякі аспекти проекту висвітлюються в окремих документах. Ось два яскраві приклади.
Заява про обсяг продукту Так само, як існують невеликі відмінності між посадами менеджера з продукту та менеджера проекту, існують деякі відмінності між обсягом проекту та обсягом продукту. Обсяг продукту містить більше інформації про характеристики та функції продукту, послуги чи рішення, які буде створено проектом. У рамках проекту може бути зазначено: «Поставте новий планшетний ПК до кінця 2020 року», але обсяг продукту включатиме таку інформацію, як розмір екрана, тип процесора, обсяг оперативної пам’яті тощо.
Генеральний план проекту. Якщо заява про обсяг проекту є основою, на якій вони будують проект, то генеральний план проекту є рештою структури. За словами Алексіса, генеральний план проекту включає ретельний графік проекту та організацію роботи, а також політику та процедури для управління ризиками, управління якістю та комунікаціями. З іншого боку, сила формулювання обсягу вашого проекту визначає успіх генерального плану вашого проекту, каже він.
Як відточити свої навички управління проектами
Здобуття ступеня магістра з управління проектами є одним з варіантів отримати знання та здібності з управління проектами в професійному контексті. Разом із тим, як створювати декларацію про масштаби проекту, ви також навчитеся взаємодіяти з керівниками та спонсорами проекту, практикуватимете використання м’яких навичок для керування командами та підготуєтесь взяти на себе підвищену відповідальність, керуючи більшою командою та/або більшим бюджетом. .
Поширені запитання про обсяг проекту
Що не слід включати в заяву про обсяг вашого проекту?
Виключення, припущення та обмеження проекту (серед іншої інформації) представлені в Повідомленні про обсяг проекту.
Які шість елементів типового оператора про область дії?
Типові компоненти формулювання обсягу проекту включають мету проекту, обґрунтування, опис продукту, прогнозовані результати, припущення та обмеження.
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
- 6 простих кроків до розробки схеми бізнес-плану [ Завантажити безкоштовно]
- Державні фінанси: визначення, сфера застосування, важливість, типи та приклади (+ безкоштовні PDF-файли)
- Управління маркетингом: все, що вам потрібно знати
