Паливом, який підтримує процес розробки проекту, є товари, матеріали та послуги. Якщо вони поганої якості або в недостатній кількості, ваш проект може не бути успішно завершений. В результаті, щоб ефективно виконати проект, а керівник проекту повинні створювати і підтримувати відносини з постачальниками. Це де закупівлі проекту управління вступає в дію, допомагаючи менеджеру проекту у виконанні успішного проекту. Цей есе надасть вам глибоке розуміння того, як це робиться, а також 4 основні процеси в управлінні та плануванні закупівель проекту. Але спочатку давайте подивимося на визначення управління закупівлями проекту.
Визначення управління закупівлями проекту
Відповідно до шостого видання керівництва PMBOK®, управління закупівлями проектів охоплює процеси, необхідні для придбання або придбання продуктів, послуг або результатів з інших джерел, ніж команда проекту.
Однією з десяти галузей знань, які слугують опорою для системи управління проектами, є управління закупівлями проектів. Його головна мета — будувати та підтримувати позитивні відносини з постачальниками, які надають товари та послуги протягом усього життєвого циклу проекту.
Контракти зазвичай використовуються для встановлення та узаконення угод постачальників. Це гарантує, що необхідні товари та послуги доставляють за графіком, а також дотримання критеріїв якості проекту, визначених закупівельною організацією. Це значною мірою сприяє безперебійному виконанню процесу розробки проекту та гарантує досягнення цілей проекту. Управління проектними закупівлями є важливою складовою робота з постачальниками.
Можливо, вам буде цікаво: «Як саме це працює?» Що ж, управління закупівлями проекту дотримується логічної процедури, в якій ви повинні спочатку визначити, що вам потрібно укласти контракт і як ви хочете це зробити. Після цього вам потрібно буде надіслати свої вимоги до контракту продавцям. Коли ваш контракт розповсюджується, продавці починають подавати пропозиції. Тепер ви повинні вибрати найкращий і укласти з ними договір. Коли починається розробка проекту, ви повинні постійно перевіряти, чи дотримується договір. Після завершення проекту ви повинні укласти проектний договір і заповнити відповідні документи.
4 основні процеси управління закупівлями проекту
Коли ви готові придбати товари у постачальника, управління закупівлями проекту поділяється на 4 основні процеси.
№1. План управління закупівлями проекту
Закупівлі вперше визначаються на етапі планування проекту. Для кожного зовнішнього підрядника необхідний акт робіт (SOW), який служить документом, що описує завдання, що укладається.
Перед укладенням контракту, однак, є запит пропозицій, у якому багато підрядників беруть участь у торгах, а керівник проекту визначає, хто отримає контракт на основі їхніх пропозицій.
Ці запити добре продумані, оскільки вони служать керівними документами проекту. Чим більше їх специфічність, тим краще. Це запобігає подальшій плутанині та допомагає розробити більш точні плани.
Ця процедура задокументована в плані управління закупівлями, який включає документи вимог, реєстр ризиків, вимоги до ресурсів діяльності, графік проекту, оцінки витрат на діяльність та іншу інформацію.
Існують інструменти та методології, які допомагають прийняти ці рішення, наприклад аналіз "зробити або купити", який визначає, чи потрібен для виконання завдання зовнішній постачальник, чи його можна виконати власними силами. Звернення до експертів, проведення маркетингових досліджень та зустріч із зацікавленими сторонами всі допомагають прийняти це рішення.
№2. Виконання закупівлі
Після оформлення документів на першому етапі, етап проведення закупівель — це коли ви розглядаєте повернуті пропозиції та вирішуєте, яку з них прийняти. Однак перед прийняттям рішення слід визначити, яка пропозиція найкраще підходить для проекту та відповідає вашому управлінню логістикою. Після цього підписуються угоди, оновлюється план управління проектом.
Визначте переможця, поспілкуючись із учасниками торгів, розробивши методику оцінки пропозицій та отримавши незалежні оцінки, щоб гарантувати, що пропозиції знаходяться в межах нормального діапазону. Ніколи не завадить звернутися за порадою до експертів у галузях, в яких ви укладаєте контракт.
Існують також аналітичні методи, які можна використовувати. Реклама — це хороший спосіб переконатися, що ви використовуєте якомога ширшу мережу, що дозволяє приймати рішення на основі всіх потенційних учасників. Потім відбудуться переговори щодо закупівлі для уточнення остаточних контрактів, щоб задовольнити як ваші потреби, так і потреби підрядника. Замовлення на купівлю слід використовувати для документування ціни, кількості, періоду доставки та умов оплати товарів/послуг, які ви замовляєте. Це юридично обов’язковий договір, який гарантує, що ви і ваш постачальник на одній сторінці. Наш шаблон замовлення може допомогти вам створити шаблон, який підходить для вашого проекту.
№3. Контроль закупівель
Після підписання контрактів управління цими підрядниками має бути включено до загальних управлінських обов’язків. Підрядники можуть мати негативний вплив на бюджети та терміни, спричиняючи збій проекту або погіршення.
У результаті необхідно регулярно оновлювати статус для перегляду угод з підрядниками, одержання оновлень про прогрес та оцінки виконання робіт, щоб переконатися, що підрядники відповідають вимогам, викладеним у їхніх контрактах. Навіть якщо ви наймаєте підрядників, оскільки вони є експертами у своїй галузі, ви все одно повинні контролювати та відстежувати їхню роботу, щоб переконатися, що вона просувається за планом.
Щоб переконатися, що робота виконана правильно, найкраще укласти контракт із системою контролю змін і проводити регулярні перевірки ефективності закупівель, включаючи інспекції та аудит. Керівники також інформуються за допомогою звітів про результати діяльності. Повинна бути створена платіжна система, а також система адміністрування претензій та обліку. Для полегшення контролю за виконанням наряди на виконання робіт повинні містити всю інформацію про роботу, яку виконують підрядники.
№ 4. Закриття закупівлі
Подібно до того, як існує процес для початку закупівлі, має бути і для його завершення. Що являє собою завершену роботу, слід вказати в початковій угоді з підрядником, щоб жодна зі сторін не бентежилася, коли робота буде завершена.
Офіційне звільнення від відповідальності зазвичай потрібне для страхування та зобов’язань. Це гарантує відсутність нездійснених змін у вартості контракту або даті завершення.
Аудит закупівель, а також структуровані переговори щодо закупівель допомагають у цьому процесі. Для управління всіма документами, пов’язаними з цим етапом процесу закупівлі, знадобиться система управління записами.
Отже, все йшлося про те, як має здійснюватися управління закупівлями. Але які елементи він повинен включати, щоб забезпечити правильний напрямок розвитку проекту?
Важливі елементи плану управління закупівлями проекту
Нижче я склав шаблон плану управління закупівлями проекту:
- Повний перелік товарів, які будуть закуповуватись за запропонованими контрактами.
- Повинні бути розроблені стратегії управління ресурсами, які є достатньо успішними для переговорів та управління контрактами.
- Вибрана техніка покупки повинна бути чітко вказана.
- Необхідно відзначити ключові етапи вибору постачальників і постачальників.
- Основні етапи процесу вибору постачальника та постачальника.
- Необхідно забезпечити належну стратегію фінансування закупівель.
- Зразок договору купівлі-продажу повинен бути присутнім.
- Необхідно надати довідкові матеріали для затвердження та забезпечення якості, а також управління ризиками.
Сподіваюся, тепер ви добре розумієте, що таке управління закупівлями проекту. Давайте розглянемо цю статтю ще на крок і подивимося, як вона може допомогти проекту.
Читайте також: Що таке RFP (запит на пропозицію): все, що вам потрібно знати
Переваги управління закупівлями проекту
Проект може отримати користь від знань з управління закупівлями різними способами. Я згадав кілька з них нижче:
- Це допомагає визначити предмети та послуги, які необхідно придбати для успішного завершення проекту.
- Надає вичерпний список замовлень на закупівлю та питань для постачальників.
- У ньому вказуються узгоджені дати та методи доставки.
- Допомагає в оцінці та закупівлі товарів і послуг у постачальників.
- Він підтверджує віхи в контрактах з постачальниками та затверджує їх оплату.
- Служить довідником для оцінки діяльності постачальника щодо контракту.
- Це допомагає визначити та вирішити проблеми з продуктивністю постачальників.
- Він служить каналом зв'язку, інформуючи вище керівництво про стан проекту.
Яка роль менеджера проекту в закупівлях?
Керівник проекту бере участь у закупівлях, як і в будь-якому іншому компоненті процесу управління проектом, за який він відповідає. Однак це процедура, над якою вони можуть не мати такої влади, як інші аспекти проекту.
Хоча керівник проекту має право укладати угоди з підрядниками від імені організації, керівник проекту не часто є особою, яка контролює контракт після його укладення. Незважаючи на це, дуже важливо, щоб керівник проекту був інформований.
Це передбачає ознайомлення з шістьма процесами та областями знань з управління закупівлями проекту, зазначеними в Зводі знань з управління проектами (PMBOK). Перший – планувати закупівлі та придбання, тобто оцінювати, які зовнішні ресурси потрібні для проекту. Оскільки вони більш освічені щодо всіх вимог проекту, керівник проекту матиме контроль над цим.
План укладання контрактів — це процес розробки вимог до будь-яких необхідних предметів або послуг, а також визначення того, які організації надають ці продукти чи послуги. Потім запитайте відповіді продавця, скоротивши компанії до кількох, а потім вибравши продавців, які зазвичай є постачальники відділу закупівель.
Адміністрування контрактів – це управління контрактом постачальника. Менеджер проекту буде щодня співпрацювати з менеджером облікових записів постачальника. Закриття контракту відбувається, коли контракт завершено. Зазвичай за це знову відповідає відділ закупівель.
Поширені запитання щодо управління закупівлями проекту
Який перший крок в управлінні проектними закупівлями?
Складання плану – це перший крок до успішного управління закупівлями проекту. Це тягне за собою складання планів щодо наступного: Які матеріали та послуги вам знадобляться для проекту? Тут містяться всі параметри матеріалів і послуг, наприклад, мінімальні вимоги до якості.
Чому управління закупівлями проекту важливо?
Дуже важливо керувати цим процесом, щоб гарантувати, що всі відповідні послуги та матеріали будуть відібрані та отримані до певного терміну.
які 4 основні процеси управління закупівлями проекту
4 основні процеси для управління закупівлями проекту планування, відбір, адміністрування та закриття закупівель.
Статті по темі
