Планування виконання проекту без належних інструментів і методів як вашого ресурсу може виявитися непосильним завданням. Як керівник проекту, знання правильного методу, який слід використовувати в процесі планування, гарантує вам оптимальну ефективність у досягненні цілей проекту.
У цій статті ми обговорили процес планування ресурсів, інструменти та методи, які допоможуть вам ефективне управління проектами.
Що таке планування проекту?
Планування проекту — це дисципліна, яка визначає, як виконати проект у визначений термін із визначеними етапами та ресурсами.
Процес планування проекту
Основним інструментом для забезпечення своєчасного виконання діяльності є процес планування проекту. Складається план, щоб знайти найефективніший підхід до завершення, щоб гарантувати, що проект має найкращу ймовірність успіху та найменший ризик невдачі. Простіше кажучи, планування проекту відноситься до процедур, які забезпечують ефективне виконання діяльності. Керівники повинні бути знайомі з різними процесами та інструментами планування проекту, щоб забезпечити комунікацію між членами команди.
Набір із чотирьох процесів у плануванні проекту забезпечує виконання завдань і досягнення кінцевої мети. Проекти різні та різні, і немає двох однакових методів виконання плану. Хоча основні етапи кожного процесу планування управління проектом ідентичні, спосіб їх виконання може відрізнятися. У результаті впровадження проекту, планування проекту, виконання проекту та закриття проекту є чотирма процесами планування.
Процес впровадження проекту починається з опису мети, яку необхідно досягти. Процес планування проекту, який йде далі, гарантує, що ваші цілі перейдуть від нечіткої ідеї до конкретної реальності. Далі вживаються кроки для доведення проекту до стадії виконання, коли цілі та цілі будуть чітко сформульовані. Процес планування життєвого циклу проекту є успішним лише тоді, коли всі чотири етапи завершені.
Щоб бути успішним, процес планування управління проектом повинен виконувати завдання, цілі та цілі. Основну проблему або завдання необхідно пояснити на початковому етапі. Ще один момент, який слід враховувати, полягає в тому, що всі життєздатні рішення та будь-які потенційні небезпеки повинні бути досліджені. Це найефективніший метод визначення потенційних ініціатив, пов’язаних з проектом. Після визначення початкової концепції формується група планування проекту та вибираються інструменти для завершення проекту.
Ресурс планування проекту
Найцінніший ресурс у плануванні та виконанні проекту — це люди — команда проекту. Залежно від віхи, проекти потребують унікального досвіду в певних пунктах графіка. Протягом бюджетного року організація може одночасно проводити численні стратегічні ініціативи. Це означає, що його персонал може працювати над кількома проектами одночасно. Крім того, людина може зі своєї поточної посади в організації та приєднатися до команди проекту завдяки певному набору навичок.
Крім того, багато ініціатив вимагають навичок та ресурсів, які можна отримати лише за допомогою контрактної роботи або сторонніх підрядників. Отримання та спрямування цих людських ресурсів, а також контроль термінів проекту є життєво важливими для його остаточного успіху.
Дуже важливо мати високопродуктивну проектну команду, що складається з людей, які володіють технічними навичками та мотивацією, щоб зробити свій внесок у успіх проекту. Одним із багатьох обов’язків керівника проекту є покращення здатності кожного члена проектної команди робити внесок у проект, а також заохочувати особистий ріст та досягнення. Водночас кожна людина повинна співпрацювати з іншими в обміні ідеями для досягнення спільної мети.
Ресурси мають бути призначені для кожної дії у вашому списку діяльності. Спочатку визначте доступність ресурсів, перш ніж ви зможете призначити їх своєму проекту. Інформація про доступність ресурсів містить відомості про те, які ресурси ви можете використовувати під час планування проекту та умови, за яких вони доступні. Пам’ятайте, що деякі ресурси, такі як консультанти, повинні бути готові заздалегідь і можуть бути доступні лише в певні періоди.
фінансове планування
Фінанси є важливим ресурсом у плануванні проекту. Фінансові плани включають плани витрат, засновані на нормі витрат залежно від наявних коштів, плани капітальних інвестицій, плани прибутку, а також утримання та використання резервів управління.
Інструменти та методи планування проекту
Важливо вибрати правильну техніку, оскільки вона визначає, чи буде проект успішним, чи невдалим. І оскільки не існує універсальної стратегії, яка б працювала для всіх видів, розмірів або секторів, ви повинні присвятити деякий час і зусилля, щоб вибрати найкращі методи або інструменти планування проекту для вашої ситуації. Найголовніше, ви повинні знати кроки щодо вибору найкращих інструментів і методів для планування ресурсів вашого проекту.
Розглянемо наступні кроки:
№1. Відсортуйте фактори свого проекту за тим, наскільки вони прості чи складні
Це включає сам проект, клієнта, ресурси, обмеження (наприклад, схильність до ризику), часові рамки, інструменти та людей. Складіть список цих факторів і класифікуйте їх відповідно до того, наскільки вони прості чи складні.
№2. Визначте, чи є ваше робоче місце суворим чи гнучким.
Техніка Agile може бути корисною, якщо ви працюєте на динамічному робочому місці, де є прагнення до еволюції та змін. Можливо, вам буде краще використовувати стратегію водоспаду, якщо ви працюєте з дуже конкретними потребами, термінами та бюджетами.
Крім того, перевірте свої обмеження та ризики разом із перевіркою вашої гнучкості. Крім того, впроваджуйте методи, які дозволять вашим командам чітко вписувати свої проекти у ваші організаційні рамки, мінімізуючи при цьому основні ризики
№3. Подумайте про те, що приносить вам найбільше задоволення від ваших грошей.
Запитайте про те, що є найбільш цінним для клієнта (або зацікавленої сторони, чи кінцевого користувача). Складіть список їхніх вимог і використовуйте його, щоб визначити найкращий метод роботи для досягнення цих вимог.
Наприклад, якщо ваші клієнти часто надсилають запити та очікують постійних оновлень і модифікацій, ітераційна техніка з короткими циклами змусить їх відчувати, ніби вони отримують більшу цінність. Ця методологія допоможе вам забезпечити цінність і підтримувати міцні зв’язки з клієнтами.
№ 4. Максимально використовуйте цілі вашої компанії,
Щоб допомогти вам вибрати відповідні методи планування проекту, використовуйте цілі або завдання проекту, які ви вже встановили як команда або організація. Зрозуміло, що ваші методи повинні бути способом досягнення ваших цілей — оптимальним є той метод, який найпряміше веде вас до ваших стратегічних цілей з найбільшим виграшем і найменшим негативним впливом.
№ 5. Складіть список цінностей вашої компанії та команди.
Нарешті, і найважливіше, перевірте свої цінності. Зрештою, прийоми виконують люди — люди зі своїми звичками, поглядами та цінностями. Замість того, щоб нав’язувати своїм співробітникам модну техніку, подумайте, як вони думають, взаємодіють і діють, щоб створити природну техніку.
Здебільшого, цінності вашої компанії та команди можуть допомогти розробити справді стійку техніку, яка є менш теоретичною нормою, а більше способом систематичного відтворення живих, дихальних процесів, які легше підтримувати з часом.
Однак пам’ятайте, що жодна техніка не краща за іншу. Все залежить від того, наскільки це відповідає цілям і цінностям організації, а також обмеженням, які команда проекту має подолати. Крім того, потреби зацікавлених сторін, ризики, а також розмір, вартість і складність проекту.
методи
№1. Scrum
Scrum — це техніка планування проекту, яка представляє концепції та процеси для підвищення якості доставки. Це одна з найпопулярніших і найпростіших рамок для втілення ідей Agile в реальність розробка програмного забезпечення. Насправді, Scrum полягає в тому, щоб надати команді, яка самостійно керує, виконувати та визначати ролі та обов’язки, щоб створити здорову напругу між наданням правильного предмета, правильним способом, якомога швидше.
Крім того, Scrum спрямований на збільшення комунікації, командної роботи та темпів розвитку. Якщо ви чуєте такі терміни, як sprints, scrums, backlogs та burndowns, це зазвичай тому, що вони говорять про Scrum або його варіанті.
№2. Канбан
Ще один із прийомів планування проекту – Канбан. Це техніка управління проектами, заснована на концепціях Lean і чітко визначеному процесі для підвищення ефективності. Він дуже схожий на Scrum в тому, що все полягає в тому, щоб виконувати часті та завчасні роботи разом із командою, яка співпрацює й самостійно керує. Kanban, з іншого боку, є більш еволюційною трансформацією, ніж Scrum, що забезпечує легший вхід в середовище Agile, оскільки він менш директивний.
Техніка канбан є легкою, гнучкою та позбавленою заздалегідь визначених ролей. Його єдина мета – покращити всю увагу, зосередивши увагу команди на речах, які насправді мають значення. Візуалізація робочого процесу, обмеження незавершеної роботи, кількісна оцінка часу виконання, чітка політика процесу та постійний аналіз потенціалу вдосконалення є одними з основних принципів.
Продовжуючи далі, Kanban ідеально підходить для робіт, які вимагають стабільного результату, наприклад, виробництва або підтримки та обслуговування. Він також може бути корисним інструментом у світі агентств, оскільки він краще адаптується до змін, а клієнти люблять часто змінювати свою думку. Ця техніка є більш простою альтернативою Scrum, якщо ви хочете «робити Agile», але не хочете бути занадто суворими.
№3. Метод критичного шляху
Будівництво, розробка програмного забезпечення та інженерна промисловість використовують цю техніку для моделювання та планування проектів. Використовуючи цю техніку, ви визначаєте дії, необхідні для завершення проекту, час, який буде потрібно для кожного, залежності між ними та їхні результати або етапи.
Вони призначені для обчислення найдовших і найшвидших шляхів завершення вашого проекту, що допоможе вам зрозуміти основні дії проекту, які можна відкласти, не впливаючи на ваші етапи.
№4. PERT
Техніка оцінки та перегляду програми є методикою оцінки. Коли оцінки окремих завдань/діяльності невідомі, використовується середнє зважене оптимістичні, песимістичні та найімовірніші оцінки. Як результат, PERT є способом оцінки та оцінки часу для виконання завдання.
Це схоже на трибальну оцінку, але дасть найбільш імовірну оцінку більшу вагу. Врахування оцінки невизначеності та ризику може підвищити точність одноточкового прогнозування тривалості завдання. Техніка оцінки та огляду програми породила цю концепцію (PERT). Щоб визначити приблизний діапазон тривалості завдання, PERT використовує три оцінки:
Найбільш ймовірна оцінка (M): ця оцінка заснована на тривалості завдання, а також ресурсах, які, ймовірно, будуть призначені. Знову ж таки, їхня продуктивність, реалістичні очікування доступності для діяльності та перерви.
Оптимістичний (O): тривалість завдання визначається вивченням найкращого сценарію завдання. Це повідомить вам, скільки часу займе виконання завдання за найкоротший час.
Песимістичний (P): тривалість завдання визначається шляхом аналізу найгіршого сценарію завдання. Це додатково показує максимальну кількість часу, яку може зайняти завдання.
№ 5. Похилий
Техніка Lean – це підхід до планування проекту, який підкреслює ефективність. Lean відомий як «хрещений батько» Agile, оскільки він зосереджений на тому, щоб зробити більше з меншими витратами. Вона починається з пошуку цінності, а потім її максимізації шляхом постійного вдосконалення, що включає покращення потоку цінностей та зменшення відходів.
Це більше тема з ідеалами, ніж система, яка вказує вам, як робити речі. Він пропонує, що лікування трьох дисфункцій, що створюють відходи, відомих як «3Ms», може допомогти вам зробити більше з меншими витратами.
Lean має на меті змінити спосіб нашої роботи, щоб ми могли зосередитися виключно на забезпеченні цінності. Йдеться про зміну фокусу від окремих технологій, активів і вертикальних підрозділів на повні потоки створення цінності, які горизонтально протікають через технології, активи та відділи до клієнтів.
Аналізуючи процес планування проекту, скористайтеся ментальністю бережливого виробництва. Подумайте, як ви можете звести процес планування проекту до основних основ, які надають цінність, усунувши сторонні елементи або спосіб, яким ви завжди робили речі, і ви думатимете про Lean.
Яка роль планування проекту?
Перш ніж хтось розподілить ролі для проекту, і команда почне виконувати план, планування проекту передбачає ретельне відображення та впорядкування цілей проекту, завдань, графіків і ресурсів. Завдяки чудовому плануванню проекту ви можете практично усунути всі проблеми, які призводять до провалу проекту.
З яких 4 основних частин складається план проекту?
Потреби проекту, його основне бачення, його цілі, що піддаються кількісному вимірюванню, результати та дії, які можна і не можна виконати для забезпечення його успішного завершення, — усе це входить до обсягу проекту.
Що таке 6 P у проекті
Вони складаються з методу, людей, компетентності, завзяття, терпіння та досконалості.
Який перший крок у плануванні проекту?
Початковий етап ініціювання нового проекту називається ініціацією проекту. Ви вирішуєте, чому ви починаєте проект і яку цінність для бізнесу він забезпечить на етапі ініціації проекту. Потім ви використовуєте ці знання, щоб завоювати підтримку ключових зацікавлених сторін.
Що таке процес планування?
Процес планування — це процедура, яка використовується для створення цілей, розробки завдань для досягнення цілей, визначення необхідних ресурсів, встановлення часових рамок, прийняття рішень щодо відстеження та оцінки, завершення плану та надання плану команді.
Що таке 4 C в управлінні проектами?
Щоб вирішити цю проблему, PBL розробив новий Золотий Стандарт, який включає «Чотири К» Партнерства для навчання 21-го століття: спілкування, співпраця, критичне мислення та творчість.
Які 3 етапи планування проекту?
Ініціація, планування, виконання та закриття є етапами проекту.
Висновок
Інструменти та методи планування проекту є досить важливими в процесі управління проектом, проте внесок людських ресурсів залишається найвищим. Тому керівник проекту повинен забезпечити ефективну співпрацю між собою та своєю командою.
Статті по темі
- Фінансове планування: визначення, сертифікати важливості
- Бережливе виробництво: визначення, методи, переваги та недоліки
- Важливість ресурсів для успіху будь-якого бізнесу
- 4 способи побудувати корпоративну культуру в стартапі
- Програмне забезпечення для планування проекту: 60+ найкращих програм у 2023 році (безкоштовні та платні варіанти)
Поширені запитання щодо планування проекту
Які 5 етапів планування проекту?
Управління проектами відображено в групах процесів і областях знань Інститутом управління проектами. Таким чином, п’ять ключових груп процесів; ініціювання, планування, виконання, моніторинг, контроль і закриття
Які основні кроки SA в плануванні проекту?
- Створення та аналіз бізнес-кейсів.
- Визначити та зустрітися з зацікавленими сторонами для затвердження.
- Визначте обсяг проекту.
- Встановіть цілі та завдання проекту.
- Визначте результати проекту.
- Створіть розклад проекту та етапи.
- Призначення завдань.
- Проведіть оцінку ризику
Як ви виберете проект?
- Переконайтеся, що проект відповідає вашій організаційній стратегії. …
- Визначте лідера проекту. …
- Провести організаційну або екологічну оцінку. …
- Оцініть свої ресурси. …
- Визначте свої параметри успіху
Які основні критерії вибору проекту?
- Часова вартість грошей.
- Приведена вартість.
- Майбутня вартість.
- Зв'язок теперішньої вартості та майбутньої вартості
Що включає планування проекту?
Типовий план проекту складається з опису робіт, списку ресурсів, структури розбивки робіт, графіка проекту та плану ризиків. Обсяг включає потреби бізнесу та бізнес-проблеми, цілі проекту, результати та ключові віхи. Також базові лінії проекту встановлюються в плані проекту
